Шаг влево, шаг вправо: зачем и как отступать от стандартов оформления документов?

«Секретарь-референт» №6 2021 / Делопроизводство

Правила оформления служебных документов давно созданы, закреплены в государственных стандартах и время от времени обновляются. Однако авторы документов иногда позволяют себе немного отступить от них. В статье разберемся, когда необходимо соблюдать установленные правила, а когда целесообразно вспомнить о том, что ГОСТы в России носят рекомендательный характер.

О НОРМАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ 

Правила оформления документов содержатся в двух основных документах:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

2. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – МР по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

 

Необходимо отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и большинство российских стандартов, носит рекомендательный характер[1]. Однако этот стандарт упоминается и в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[2], и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3], в которых уточнили правила оформления реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 для электронных документов. Для коммерческих организаций эти документы носят справочный характер.

Если ГОСТ Р 7.0.97-2016 полностью лежит в основе правил оформления документов организации, которые закреплены в ЛНА[4] (например, в инструкции по делопроизводству), то делать нечего – нужно соблюдать корпоративный закон и действовать так, как написано в ЛНА. Но если организация только задумывается о разработке инструкции по делопроизводству или планирует внести в нее изменения, то можно изучить стандарт и подумать, какие отступления от него можно себе позволить. Однако независимо от того, что вы решили: следовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 или нет, оформление документов организации должно обеспечивать их юридическую значимость[5], юридическую силу и ряд других важных параметров. В этом помогут соответствующие реквизиты (Таблица), с которыми крайне не рекомендуется обращаться вольно.

Реквизиты при оформлении документов организации

 

От других строгих правил оформления реквизитов, затрагивающих внутренние делопроизводственные процессы (согласование, контроль) можно кое-где и отступить, но не всегда и не очень далеко. Рассмотрим и прокомментируем 10 случаев таких «отступлений».


[1] См. п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016).

[2] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[3] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[4] ЛНА – локальный нормативный акт.

[5] Согласно п. 13 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая значимость – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2021.