Как защитить договор

«Секретарь-референт» №6 2019 / Профессия

Те, кто плюет на документы, –

воск в руках тех,

кто на них не плюет.

Айрис Мердок. Под сетью

Договор выступает обязательным инструментом заключения любой сделки, от которого напрямую зависит успех всей операции. При его подготовке нужно провести ряд мероприятий: проверить надежность делового партнера, оценить риски и защитить сам документ. Последняя процедура особенно важна, ведь она позволит избежать непредвиденных ситуаций в работе компании, сохранить репутацию фирмы. Поговорим о способах защиты договора, их выборе и целесообразности использования. 

 

Мы существуем в правовом поле и часто (даже как физические лица) сталкиваемся с необходимостью заключения договоров по тем или иным вопросам. Если же говорить о коммерческом секторе, то бизнес в принципе ведется на основе таких документов. Возможны сделки и без заключения договора, но они редки, как, например, разовая закупка канцелярских товаров. Если такие операции будут производиться регулярно, то с компанией-поставщиком для более удобного и прозрачного взаимодействия лучше составить соответствующее письменное соглашение.

В процессе деятельности организации заключают различные виды договоров: куплипродажи, оказания услуг, обучения, ДМС и др. Однако логично и удобно, когда в компании разработан один или несколько шаблонов такого документа по профилю своей деятельности. В обязательном порядке его следует защитить – так не придется постоянно проверять версии договоров, полученных от контрагентов.

Выбор способ защиты договора зависит от того, как он хранится: в электронном или бумажном виде.

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Чаще всего договорные документы оформляются в формате MS Word. Какими возможностями для работы, в частности для защиты файлов, обладает эта программа? Какие пункты текстового редактора необходимо настроить пользователю в первую очередь?

Создание шаблона

Для начала необходимо включить отображение вкладки Разработчик. На ней расположено несколько групп команд. При создании шаблона используются Элементы управления (рис. 1). 

В указанной группе находятся элементы управления, которые следует размещать в шаблоне для обозначения полей – их заполняют пользователи. Для этого необходимо перейти на вкладку Файл нажать на ней кнопку Параметры (рис. 2).

В открывшемся диалоговом окне Параметры Word нужно нажать команду Настроить ленту (рис. 3).

Теперь в правой части диалогового окна Параметры Word в группе Настроить ленту необходимо в выпадающем списке выбрать блок Основные вкладки и установить флажок в строке Разработчик (см. рис. 3). Остается нажать кнопку ОК.

Сохранение документа в формате «Шаблон»

Для этого необходимо открыть вкладку Файл, далее – команду Сохранить как и в выпадающем списке поля Тип файла выбрать Шаблон Word. Подтвердить действие нужно нажатием кнопки ОК (рис. 4).

 Инструменты для защиты

Инструменты для защиты документа находятся на вкладке Разработчик (см. рис. 3). Идея в том, чтобы добавить в шаблон несколько редактируемых полей. Только их и можно будет форматировать.

Переместите курсор в место, куда нужно добавить поля. Затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «обычный текст» (значок ) (см. рис. 1).

Одно поле для редактирования создано. Чтобы добавить новые, нужно выполнить описанный выше алгоритм. В шаблоне поле будет выглядеть так (рис. 5, 6):

Настройка подсказок

Подсказки (названия полей) позволяют пользователю сразу понять, какую именно информацию нужно указать в том или ином поле. Чтобы задать подсказку для поля, в котором должна быть указана дата договора, выделите его – кликните по нему мышкой. Затем на вкладке Разработчик нажмите кнопку Свойства (рис. 7). 

В открывшемся диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в поле Название внесите Дата (рис. 8).

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым можно задать и другие параметры поля, например формат даты. После выполнения необходимых операций новое поле для редактирования в шаблоне будет выглядеть так (рис. 9):

Объединение элементов в шаблоне

Все добавленные в шаблон элементы лучше всего сгруппировать. Для чего это нужно? Если вы работаете с несколькими элементами и будете применять к ним общее форматирование, то, безусловно, управлять ими удобнее всего как одним целым.

Для объединения элементов необходимо переместить курсор в любое место в документе и нажать сочетание клавиш CTRL+A. Затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нужно нажать команду Группировать (рис. 10). 

Полезные инструменты

Под защитой документа следует понимать возможность заполнения полей пользователем, причем только тех, которые необходимы ему для заполнения и форматирования. Остальные фрагменты документа будут недоступны для редактирования.

Этот способ защиты уже описывался ранее на страницах журнала* , поэтому имеет смысл вспомнить только основные операции.

На вкладке Разработчик необходимо нажать команду Ограничить редактирование (рис. 11).

В открывшемся диалоговом окне нужно установить флажок в поле Разрешить только указанный способ редактирования документа и выбрать Ввод данных в поля форм (рис. 12).

Теперь нужно нажать команду Да, включить защиту (см. рис. 12). В открывшемся диалоговом окне Включить защиту необходимо указать пароль, который будет знать только разработчик шаблона, и нажать кнопку ОК (рис. 13).

В конечном итоге фрагменты договора с добавленными полями для редактирования могут выглядеть так (рис. 14, 15):

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА В БУМАЖНОМ ВИДЕ

В настоящее время сделки все чаще заключают с помощью документов в электронной форме. Однако в ряде случаев это правило не работает. Например, договор купли-продажи недвижимости, аренды зданий на срок более одного года, залога недвижимости (ипотеки) и др. нужно по-прежнему составлять на бумаге, заверяя подписями (при необходимости и печатями) сторон, осуществляющих сделку, – только так они имеют законную силу. Возникает логичный вопрос: как можно защитить такие документы?

Способы защиты

Для всех договорных документов на бумажном носителе необходимо предусмотреть надежную защиту от копирования и редактирования (подмены). Какими способами можно это сделать?

Парафирование

Этот способ пришел в Россию из международного права. Он используется тогда, когда авторы документа уже согласовали все представленные условия и отредактировали все элементы в нем. Парафирование (от франц. ра-raghe – сокращенная подпись, инициалы, росчерк) означает визирование (лицом, подписывающим договорной документ) каждой страницы договора.

Согласно ст. 10 Венской конвенции о праве международных договоров, принятой еще в 1969 году, парафирование подтверждает, что текст договора является аутентичным и окончательным. В России применение этой процедуры законодательно не зафиксировано.

Использование парафирования можно предусмотреть в тексте договора как дополнительное требование сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ). Такие подписи участники сделки размещают внизу каждой страницы, за исключением тех страниц, на которых должны в обязательном порядке проставляться подписи (парафы) с указанием инициалов и должности лица, обладающего правом визирования, в соответствии с шаблоном документа.

Требование о парафировании документов обычно не прописывается в договоре. Обязательны лишь подписи на каждой странице документа. Причем одна сторона договора может по собственному желанию подписывать каждую страницу соглашения, а вторая – нет (если таково ее желание).

Прошивание

Этот способ предусматривает не только непосредственно прошивание документа, но и прикрепление наклейки, на которой также проставляются подписи сторон и их печати (рис. 16).

Как нужно прошивать договор: на два, три (и более) прокола и на уголок? Это вопрос удобства. Законодательных требований здесь нет. Можно лишь выделить общие рекомендации, которые выработались многолетней практикой.

  • Каждый экземпляр документа прошивается отдельно.
  • Документы внутри экземпляра складываются в той последовательности, которая предусмотрена договором (договор, приложение 1, приложение 2 и т.д.).
  • Наклейку можно вырезать из бумаги и зафиксировать с помощью клея или использовать уже готовую специальную самоклеящуюся наклейку. Текст на нее (лучше в печатном виде, чем от руки) для удобства стоит нанести заранее. Этот элемент помещают непосредственно на узелок нитей или только на нити. При проставлении оттисков печатей и подписей лучше «захватывать» часть наклейки и также выходить за ее пределы (см. рис. 16).

Копия договора при необходимости прошивается аналогичным образом. Отличается только информация на наклейке. Копию заверяет одна сторона, это делает либо руководитель компании, либо уполномоченное лицо.

Использование специальных штампов

При таком способе защиты на каждой странице договора, а именно – на оборотной стороне листа внизу, ставится специальный штамп. Форма этого элемента самая разная: круглая, треугольная, квадратная и т.д. На штампе могут быть указаны наименование компании, должность и инициалы специалиста, визирующего документ, количество листов или только название организации и эмблема (рис. 17). 

Оформление документа на специальном бланке

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении сделки можно использовать специальные бланки.

Возможны ситуации, когда одна из сторон предлагает использовать собственные бланки, не предусмотренные действующим законодательством. Они обычно изготавливаются типографским способом, на определенной бумаге, часто содержат водяные знаки и защитные волокна, голограмму, могут даже «реагировать» на химикаты (возможно появление цветных пятен и т.п.).

Поскольку оформление договора на таких бланках можно отнести к дополнительным условиям, то лучше это закрепить в договоре.

Нотариальное удостоверение сделки При оформлении договора этим способом на документах ставится удостоверительная надпись нотариуса или другого должностного лица, у которого есть право совершать такое нотариальное действие. Согласно п. 2 ст. 163 ГК РФ определен перечень сделок, требующих нотариального удостоверения, в случаях, которые:

  •  указаны в законе;
  • предусмотрены соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Если организация планирует заключить важный договор, то лучше подстраховаться и заверить его нотариально, согласовав этот момент со второй стороной. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оформление сделки – важный шаг для организации, поэтому перед ее осуществлением в обязательном порядке нужно провести ряд мероприятий: проверить благонадежность делового партнера, проанализировать возможные риски и защитить договорный документ. Именно последняя процедура позволит избежать непредвиденных ситуаций в работе компании и сохранить репутацию. Поэтому организуйте защиту договора со знанием дела, а именно используя все способы, которые сегодня существуют. 

* См.: Артонкина Н.В. Как оформить приказ в MS Word // Секретарь-референт. 2019. № 4. С. 25–32.

Артонкина Н.В., документовед, архивист

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2019.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.