Электронная версия журнала

Завтра как вчера, или Трудности многолетней работы с одним руководителем

«Секретарь-референт» №6 2013 / Профессия

Что нужно секретарю для того, чтобы многие годы работать в одной компании? Достойная и регулярно индексируемая зарплата, комфортные условия труда, хороший социальный пакет, должностные обязанности, позволяющие профессионально и личностно развиваться, а также удобное расположение офиса, курсы и тренинги, оплачиваемые компанией, хороший коллектив, престиж самой компании. Однако самое главное – найти «своего» шефа. Для большинства из нас основное – сработаться со своим руководителем. Если это произошло, то можно много лет работать, не думая ни о смене профессии, ни о смене должности.

 

Но всегда ли совпадение с начальником гарантирует стабильность работы, психологический комфорт и светлое будущее? Какие правила нужно соблюдать секретарю, чтобы сохранить статус-кво? Что нужно делать, чтобы избежать трудностей, возникающих после многих лет работы с одним руководителем?

Итак, вы долгое время работаете с одним шефом и вас все устраивает. На самом деле, конечно, что-то может и не устраивать, но вы к этому привыкли и почти не обращаете внимания. Вы знаете все недостатки своего руководителя, но, безусловно, его уважаете и умеете с ним договориться. Он тоже часто идет вам на встречу, поэтому если возникает необходимость отпроситься с работы, пойти на тренинг, заказать в приемную новую технику, вы без дрожи в голосе обращаетесь к нему с просьбой. Как правило, он отвечает согласием. Вы хорошо разбираетесь в тонкостях работы в данной организации, выучили английский для того, чтобы вести переписку с иностранными партнерами от имени руководителя, и даже получили водительские права (на всякий случай). То есть вы много, действительно много вложили в вашу работу и в данного конкретного человека и вправе рассчитывать на уважение и понимание в некоторых вопросах. Ваш начальник доверяет вам и всегда может на вас положиться. А это дорогого стоит.

В таких чудесных условиях можно работать годами и не переживать ни о карьерном росте, ни о том, что «никто не ценит моих усилий». Но на этом пути могут возникнуть различные трудности, о которых лучше знать заранее. Ведь кто предупрежден, тот вооружен.

 

Трудность первая: надо еще лучше!

Помните анекдот «Почему мужья уходят от хороших жен? Потому что думают, что найдут еще лучше. А почему тогда не уходят от плохих? Потому что боятся, что встретят еще хуже». Увы, и на работе можно наблюдать похожую ситуацию. Действительно, люди быстро привыкают к хорошему. И ваш начальник тоже.

Представьте себе ситуацию. Секретарь приходит на работу в небольшую компанию, где в документах царит страшнейший беспорядок, а слово «делопроизводство» сотрудников пугает больше, чем «девальвация». Девушке приходится организовывать делопроизводство не просто с нуля – с минуса. Теперь документы и дела в идеальном порядке, сотрудники и шеф готовы молиться на нового секретаря. Проходит несколько лет, компания расширяется, процветает, секретарь работает в той же должности, в делах по-прежнему порядок, она знает все про шефа, сотрудников и разбирается в мельчайших тонкостях бизнес-процессов, происходящих в компании. Сотрудники чувствуют себя хорошо, секретарь на своем месте, руководителя, казалось бы, все устраивает. Но однажды он вдруг начинает придираться к секретарю. Компания-партнер уже перешла на электронный документооборот, почему же его секретарь до сих пор не выступил с инициативой? Дескать, у конкурентов все документы краткосрочного хранения вовремя уничтожаются, а у нас архив уже до потолка коробками заставлен.

И у секретаря на глазах слезы, она не понимает, чем вызваны все эти придирки, неужели никто не ценит ее усилий, не помнит, в каком бардаке они тут жили, пока она не пришла на работу? Самое грустное, что действительно никто не помнит. Это поначалу и руководитель, и сотрудники видят изменения, радуются чистоте и порядку. Но проходит время, и им начинает казаться, что так было всегда и может быть гораздо лучше. Вот у партнеров лучше. А на бизнес-тренинге рассказывали, что в идеале должно быть совсем по-другому. Конечно, это обидно. Но в чем-то такое поведение вполне обоснованно. Человеку свойственно стремиться к лучшему. Стабильность – это очень хорошо, это необходимо, но она не означает стагнацию. Ведь для большинства людей стабильность – постепенное изменение к лучшему.

Что делать, если подобная ситуация возникла у вас? Долгое время вам казалось, что и шеф, и сотрудники всем довольны, и вдруг отовсюду посыпались жалобы, порой совершенно несправедливые. Во-первых, не нужно бежать в туалет плакать от обиды, даже если очень хочется. Вы же профессионал и не сомневаетесь в себе. А даже если сомневаетесь, помните: никто в офисе – ни шеф, ни его заместители, ни всезнающие менеджеры – не разбирается в вашей работе лучше, чем вы. Поэтому соберитесь и внимательно выслушайте претензии. Причем не просто слушайте, но и задавайте вопросы. На этом этапе ваша главная задача – убедиться, что претензии обоснованны, а не являются результатом офисных интриг или плохого настроения шефа. Если претензия конструктивна, спросите, есть ли какие-либо предложения у вашего руководителя. Так, если шеф упрекает вас в том, что вы недостаточно хорошо говорите с партнерами на английском, можно попросить его отправить вас на языковые курсы; если он хочет усовершенствовать систему документооборота, то сообщите ему о готовности пойти на соответствующий семинар.

В общем, никаких решений вам не предложат, просто озвучат, что «должно быть вот так». Начальник хочет, чтобы по мановению волшебной палочки случилось чудо, или ждет от вас озвучки рационального предложения, которое устроит всех и не потребует никаких финансов для своего воплощения. Так что эту ситуацию можно обратить себе во благо, если у вас давно зреет какая-то идея (кстати, не обязательно имеющая отношение к теме обсуждения). Если вы считаете, что подобные нововведения не нужны (или невозможны), будьте готовы объяснить свою позицию.

Можно ли избежать подобных нападок? Скорее всего, нет. Как бы представительно вы ни выглядели, насколько бы ни были уверены в себе как в профессионале, ваш шеф, избалованный вашей хорошей работой, в любой момент может решить, что нужно работать еще лучше. Но профессиональный секретарь всегда должен быть готов к таким претензиям.

 

Трудность вторая: переоценка собственной компетенции

Когда вы долго работаете на одном месте с тем же начальником, то можете позволить себе расслабиться. Это не зависит от того, насколько у вас напряженный ритм работы. Даже если работы у вас хватит на троих, все равно многие обязанности со временем вы начинаете выполнять автоматически, из-за чего нередко возможны ошибки. А своего руководителя вы хорошо изучили, знаете, как он расставляет приоритеты, что может вывести его из себя, а на что он даже внимания не обратит. Увы, это также сказывается на отношении к обязанностям. Многие мои коллеги руководствуются принципом «шефу это безразлично, зачем я буду себя утруждать». При этом ваша самооценка, в т.ч. профессиональная, постоянно растет. Ведь с руководством у вас отношения сложились, вокруг все знакомо, никакие задачи уже не могут вогнать вас в ступор.

Если все вышеперечисленное естественно, то почему это так плохо? Во-первых, потому что от уменьшения внимания страдает качество вашей работы. Во-вторых, никто не любит работать с всезнайками, задирающими нос. В-третьих, профессия секретаря предполагает, что вы постоянно учитесь чему-то новому. Но если долго работать в одной фирме с тем же руководителем, может возникнуть иллюзия, что учиться нечему и незачем. Увы, мир вокруг нас меняется значительно быстрее, чем организация рабочих процессов в одной отдельно взятой компании.

Появляются офисные программы, входят в действие новые правила документооборота, меняются правила выписки билетов, а многофункциональные устройства имеют гораздо больше общего с биороботами, чем с принтерами.

Но как держать руку на пульсе, если каждый день вы выполняете одни и те же обязанности и новые знания вам применять негде? Одним из вариантов профилактики являются курсы и тренинги. Секретарю необходимо постоянно повышать свою квалификацию. Правда, на большинстве курсов вам расскажут, как должно быть, и нарисованная преподавателем картинка будет иметь мало общего с реальностью. Зато при возникновении претензий со стороны руководителя всегда можно будет прикрыться знанием ГОСТов и норм делового протокола.

 

Идем учиться

Курсы и тренинги часто оторваны от реальности. В задачу секретаря входит не только знание, как должно быть. Вам следует знать, что происходит в других компаниях, какие решения в тех или иных областях принимают ваши коллеги, что составляет их обязанности и т.д. Это нужно для того, чтобы адекватно оценивать собственную компетентность и сохранять конкурентоспособность, ведь все познается в сравнении. Кроме того, зачем изобретать велосипед? Многие ваши коллеги уже нашли замечательные решения сложных рабочих задач, и лучше всего перенять их опыт. Поэтому при выборе курсов уточните, кто является преподавателем. Бизнес-тренеры – это очень хорошо и модно, но не менее полезно послушать практика. А в перерывах между занятиями общайтесь с коллегами, задавайте им вопросы, слушайте, о чем они говорят.

 

Не пренебрегайте профессиональными форумами. Конечно, при просмотре тем вы наверняка удивитесь, кому вообще все это нужно, как можно не знать таких элементарных вещей. Но профессиональные форумы дают возможность узнать, в каких условиях трудятся ваши коллеги, что входит в их обязанности и какие знания им приходится применять в работе. Кроме того, если вам есть чем поделиться с менее опытными коллегами, почему бы не потратить десять минут и не написать ответ на вопрос, пусть даже глупый, с вашей точки зрения? Ведь все мы когда-то были начинающими.

 

Трудность третья: ваша граница на замке?

Как сохранить личное пространство? Многим из нас приходится работать не только с руководителем, но и со всей его многочисленной семьей. Помощники покупают билеты на концерты мамам и женам начальника, записывают его самого к врачу, организуют семейный отдых. Даже если все перечисленное не входит в ваши обязанности, со временем вы довольно много узнаете о жизни своего руководителя. Конечно, он тоже что-то узнает о вас. Безусловно, все мы знаем, что нельзя обсуждать ни с кем в офисе свою личную жизнь. Но вы сами не замечаете, как через пару лет совместной работы на вопрос начальника «Как прошли выходные?» вместо дежурного «Хорошо, а ваши?» начинаете подробно рассказывать обо всем, что с вами за эти два дня приключилось. Да и шеф в какой момент перестанет ограничиваться утренним обсуждением рабочего графика и начнет показывать фотографии котенка, купленного для мамы (родители – чемпионы Европы!), фотографии со свадьбы дочери (ему не нравится зять), эскизы дизайна новой квартиры (в приемной в это время разрывается телефон).

Работать с человеком длительное время и ничего о нем не знать невозможно. Более того, это неправильно. Секретарь должен владеть информацией об увлечениях руководителя, чтобы подбирать подарки на праздники. Неплохо также быть в курсе состава семьи и общего состояния здоровья. Но зачем вам знать о нем абсолютно все?

Во-первых, откровенность со стороны шефа предполагает, что и вы в ответ будете рассказывать о себе. Дело даже не в том, что так вы нарушаете корпоративную этику – можно привыкнуть делиться с начальником всем, что происходит в вашей жизни. А у него, допустим, начнется трудный период или случится аврал на работе, и в ответ на ваши излияния он будет только недоуменно пожимать плечами, пытаясь понять, почему вы отвлекаете его от работы.

Во-вторых, человеку свойственно жалеть о сказанном. Все-таки секретарь не лучший друг и не психотерапевт. Многие знания – многие печали. Он очень быстро пожалеет о том, что рассказал вам что-то личное, да и вам такая информация будет только мешать. Ведь вы работаете с успешным профессионалом, а не с отцом трудного подростка.

В-третьих, участие в личных делах шефа может привести к тому, что на собственную жизнь у вас совершенно не останется времени. Подготовка рефератов из разовой акции превратится в постоянную обязанность, в нянях вы начнете разбираться лучше, чем специализированные агентства. Если в самом начале при приеме на работу подобные обязанности не были оговорены, постарайтесь не попасть в такую ситуацию, иначе не останется времени на то, чтоб заниматься собственными детьми и выбирать платья себе.

Как этого избежать? Помните, что основная обязанность секретаря – помогать начальнику выполнять его работу. Вы не психиатр и совсем не обязаны выслушивать его излияния. Всегда можно извиниться и сказать, что у вас много работы, что вы хотели бы обсудить расписание на сегодня или прояснить рабочий вопрос, требующий решения. Иными словами, переводите все разговоры с личных тем на рабочие. Кроме того, не стоит приставать с расспросами. Даже если вы узнали, что ваш шеф женился, не спешите с поздравлениями. Он не сообщил вам об этом? Значит, не посчитал нужным. А если вы покажете свою осведомленность, для него это будет означать, что вы обсуждаете его дела у него за спиной.

 

«Эмили! Эмили!!!»*

Как быть, если вас пытаются нагрузить обязанностями, которые вы выполнять не должны? Например, найти ребенку няню или написать ему реферат, сочинение, решить задачи по математике? На одном из форумов я прочитала сообщение от коллеги, которая рассказала, что после окончания работы над рефератом для ребенка руководителя она сообщила последнему, что ее «халтура» стоит столько-то. Способ довольно жесткий, хотя если ваш начальник не Миранда Пристли из упомянутого фильма, то вполне можно им воспользоваться. Если же реакция шефа вызывает у вас сомнение, аргументируйте свой отказ большим количеством работы. К примеру, в случаях, когда нужна няня или детский сад, можно сказать, что вы не готовы брать на себя ответственность за принятие решений, от которых в прямом смысле зависит жизнь ребенка.

 

Трудность четвертая: профессиональное выгорание

Каждый день как по накатанной. Одни и те же обязанности, один и тот же офис, утомительная дорога на работу, ничего нового – кажется, что так будет всегда, и это пугает. Собственно, это главный симптом. Как только ощущение, что так будет всегда, перестает вызывать у вас радость или хотя бы просто спокойствие, нужно обратить на это внимание. Потому что дальше этот синдром будет усугубляться.

Про профессиональное выгорание написано множество статей, но давайте обратим на это внимание еще раз в рамках именно нашей темы. Вы уже много лет секретарь одного руководителя и, кажется, хорошо с ним сработались. У вас замечательные условия работы, хорошая зарплата, но однажды утром вы вдруг просыпаетесь в глухой тоске. Идти на работу не хочется, шутки шефа вызывают раздражение, а стрелки на часах движутся предательски медленно.

Причины выгорания могут быть стандартными. Однако есть еще одна. Подумайте, может быть, вам пришлось очень сильно стараться, чтобы приспособиться к своему шефу? Внешне все замечательно, он доволен вашей работой, но вам приходится жестко себя контролировать или поступаться какими-то принципами, чтобы ему угодить. Вполне возможно, что вы привыкли и перестали замечать это. Но такая эмоциональная перегрузка даром не проходит. Чтобы понять, так ли это, обратите внимание на то, как вы чувствуете себя в его отсутствие. Если ничего не меняется, то шеф точно ни при чем. Командировка или отпуск начальника вызывают радость? Здесь важно понять, почему именно. Возможно, это просто радость от хоть какой-то перемены в одинаковых рабочих буднях, а возможно, радость от отсутствия шефа. Второй случай, конечно, плох. Но не нужно сразу писать заявление об уходе, все может быть не так страшно. То, что люди устают друг от друга, если видятся каждый день, – совершенно нормально. Вероятно, вы просто давно не были в отпуске. Так что если смена работы не входит в ваши планы, вспомните, что по какой-то причине вы с шефом все-таки сработались. Перечислите все качества, которые вызывают у вас уважение, а к раздражающим вас привычкам постарайтесь отнестись с юмором.

Также примите как данность, что выстраивание отношений с начальником – это всегда игра в одни ворота. Вам придется подстраиваться под него, а он никогда не будет. Поэтому не нужно копить обиды, подстроиться под руководителя – такая же обязанность секретаря, как вести протоколы и организовывать командировки. Если вы страдаете от того, что вас не ценят по достоинству (давно не поднимали заработную плату, не хвалят), поговорите об этом с шефом. Попробуйте сами обратить его внимание на свои заслуги и достижения. А почему нет? Зачастую у руководителя не хватает времени на то, чтобы замечать все. Кроме того, многие из них видят мир в целом (важная особенность для руководителя), а не в деталях.

Трудность пятая: боязнь потерять работу

Это явление противоположно звездной болезни. Многим секретарям, которые долго работают с одним начальником, начинает казаться, что за пределами их приемной «жизни нет». Почему это так плохо? Потому что зависимость – это всегда плохо. Потому что для того, чтобы хорошо работать, секретарю необходимо быть уверенной в себе. Потому что в любой момент в жизни все может измениться (например, начальник уйдет на повышение и не сможет взять вас с собой или по семейным обстоятельствам вам придется переехать в другой город). В жизни всегда нужно быть готовым к переменам и не стоит воспринимать их как катастрофу. Большинство секретарей пугает, что они так долго проработали на одном месте, стали старше и не смогут найти работу. Почему-то они забывают при этом, что успели приобрести бесценный опыт. А то, что вы сработались с одним начальником, говорит не о том, что вам сказочно с ним повезло, а о том, что вы сможете сработаться со многими другими.

Так что в случае если вам придется менять шефа (это не обязательно означает менять рабочее место), попросите его написать вам рекомендательное письмо (на всякий случай) и будьте готовы любые перемены обернуть себе на пользу.

 

Насколько важна для секретаря личность руководителя? Безусловно, важна. Для многих из нас признание собственных заслуг, уважение начальства, доброжелательная атмосфера в офисе ценнее денежного вознаграждения. Все мы мечтаем об идеальном шефе, при этом часто забывая о своем умении создавать ту самую доброжелательную атмосферу или способности подстраиваться под руководителя. Работа – это значительная часть нашей жизни, но только лишь часть, а не вся жизнь. Нужно и важно найти именно «своего» руководителя. При этом не стоит бояться его потерять, поскольку при этом ваши умения, знания и навыки все равно останутся при вас. А с идеальным руководителем можно работать так долго, как захотите.

 


*Имя старшей ассистентки Миранды Пристли – деспотичного и всем недовольного главного редактора журнала «Подиум» из фильма «Дьявол носит “Прада”». Андреа, младшую ассистентку, она называла тем же именем, но не по причине того, что не могла запомнить имя последней, а давая понять, насколько ей безразличен работающий персонал.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.