Разработка положения о канцелярии

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт, который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс создания положения о канцелярии (службе ДОУ, отделе документооборота).

Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений, юристы занимались бы своими прямыми обязанностями. В противном случае какое отношение имеют к работникам службы ДОУ эти пятьсот документов?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения, или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях: работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив, спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем) этого самого подразделения.

Место канцелярии в вашей организации. Не рано ли браться за положение?

Вариант 1. Канцелярия существует лишь фактически, на самом деле в нее входят один-два работника, которые занимаются делопроизводством (секретарь, офис-менеджер). Документально эти работники могут числиться в каком угодно отделе: секретариате, АХО, управлении по общим вопросам... Так часто бывает в небольших компаниях, где работает до сотни человек. В этом случае составлять положение о канцелярии рано, ведь самого структурного подразделения еще нет. На этом этапе главное – грамотно выстроить все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством.

Вариант 2. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение. Варианты названий: отдел документационного обеспечения управления, административная служба, канцелярия и т.п.

Вариант 3. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение в составе более крупного (например, административно-хозяйственного) управления.

В случае если ваша канцелярия попадает под последние два варианта, целесообразно составить положение о подразделении.

Структура положения. Пишем основной текст

Независимо от того, для какого отдела, службы или управления пишется положение, оно будет включать следующие части:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Ответственность.
7. Взаимодействие.

Как видите, в рамках организации труд довольно фундаментальный, и человек, лишь в общих чертах знающий, что представляет собой канцелярия внутри организации, вряд ли с ним справится. Далее мы последовательно разберем каждую их указанных частей и завершим статью образцом положения о канцелярии. Если вы работаете над положением, вам останется лишь «подогнать» этот образец под свою организацию.

■ Общие положения. Во-первых, этот раздел описывает место подразделения в структуре всей организации. Необходимо указать, является ли ваша канцелярия самостоятельным отделом или же входит в состав более крупного департамента. Здесь же нужно написать, кому подчиняется подразделение (например, непосредственно генеральному директору, начальнику (заведующему) канцелярией, начальнику вышестоящего департамента и т.п.).

Во-вторых, следует указать порядок создания отдела. Как правило, все подразделения создаются путем издания приказа по основной деятельности за подписью генерального директора, но возможны и другие варианты.

В-третьих, нужно перечислить документы, которыми канцелярия руководствуется в своей ежедневной работе. Некоторые предпочитают расписывать подробно все ГОСТы и постановления, другие ограничиваются простым упоминанием федерального законодательства и нормативных правовых актов. На наш взгляд, второй вариант предпочтительнее, потому что исключает возможность построения неполного списка.

■ Структура и штатная численность. Как следует из названия, в этом разделе описывается персонал подразделения – перечисляются специальности с указанием количества штатных единиц.

Более сложный подход – описать требования к работнику каждой специальности, например: «На должность заведующего канцелярией назначается работник, имеющий высшее гуманитарное образование, опыт работы в сфере делопроизводства от 4 лет и опыт руководящей работы от 2 лет».

В этом же разделе нужно указать, что должностные обязанности работников закреплены в должностных инструкциях. Начальник распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например рабочие или проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит канцелярия.

■ Задачи подразделения. Традиционно разделы «Задачи» и «Функции» представляют основные трудности при составлении любого положения. Казалось бы, все прекрасно знают, чем занимается канцелярия, но вербализировать это почему-то нелегко…

Чтобы перечислить задачи канцелярии, ответьте на вопрос: для чего вообще компании ваш отдел? Наверное, для того, чтобы работа с документами во всей компании, даже если в ней заняты тысячи человек, строилась по единым схемам?

Отлично, вот и первая задача: «Организация единой системы делопроизводства в компании».

Попробуем ответить на этот же вопрос еще раз. Канцелярия работает для того, чтобы любой документ за десять лет существования компании можно было легко отыскать и взять в работу.

Записываем вторую задачу: «Комплектование архивного фонда документов компании. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на архивное хранение».

Чтобы «найти» третью задачу, пойдем от обратного: представьте на минуту, что на сегодня ваша канцелярия просто исчезла и ни одной операции по делопроизводству за целый рабочий день выполнено не будет. Что произойдет в компании? Документы останутся без регистрации и своих адресатов, скорее всего, никогда не найдут. Задания, поставленные руководством, не попадут к исполнителям, а корреспонденция не будет отправлена.

Формулируем третью задачу: «Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка».

Трех задач вполне достаточно (впрочем, можно сформулировать и больше). Теперь нужно выстроить их в порядке значимости.

■ Функции. Функции подразделения описать легче, потому что они менее абстрактны и служат именно для того, чтобы выполнять задачи. Следовательно, каждая функция подразделения, внесенная в положение, должна:

а) быть описанием конкретного действия,

б) соотноситься с задачами, представленными в предыдущем разделе нашего положения.

Простейший способ описать функционал подразделения – провести анкетирование его сотрудников (Пример 1). Вопрос в анкете задается всего один: за проведение каких именно операций по делопроизводству вы ежедневно отвечаете?

Пример 1

Заполненная анкета

В результате в третьей графе анкеты мы получаем готовый перечень функций канцелярии. Осталось только немного обобщить, переформулировать их и выстроить в соответствии с перечисленными ранее задачами для внесения в положение.

■ Права. Это не просто стандартный раздел, как часто думают авторы положений. Права нужны подразделениям для того, чтобы обеспечить беспрепятственное выполнение своих функций.

В положении права делятся на три группы:

1) описывают возможности взаимодействия отдела с другими структурными и обособленными подразделениями компании, а также с другими организациями;

2) описывают полномочия канцелярии, необходимые для реализации ее функций;

3) дают руководителю право управлять персоналом внутри отдела.

■ Ответственность. Помимо прав, у всех имеются обязанности, за невыполнение которых предполагается ответственность. И если обязанности работников обычно содержатся в должностных инструкциях и повторять их в положении не нужно, то об ответственности сказать стоит.

Логично предположить, что главным проступком будет невыполнение работниками подразделения своих функциональных обязанностей. Вторым пунктом идет нарушение трудовой дисциплины и требований охраны труда. Наконец, не нужно забывать и об этике в обращении работников подразделения как с коллегами, так и с посетителями.

Как видим, речь идет о наборе «непопулярных» мер за какие-либо неправильные действия или бездействие. Работодатель может привлечь работников только к дисциплинарной (ст. 192 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)) или материальной (гл. 39 ТК РФ) ответственности, но это не исключает того, что за отдельные проступки работнику и его руководителю может грозить административная или даже уголовная ответственность в рамках действующего законодательства.

■ Взаимодействие. Канцелярии и службы ДОУ отличаются тем, что они взаимодействуют практически со всеми отделами и филиалами компании. По-другому просто невозможно, ведь документы в том или ином объеме создают все.

Формы взаимодействия с другими подразделениями компании в рамках выполнения функций канцелярии будут одни и те же. Чтобы не переписывать их многократно, в начале раздела создается отдельный пункт «Со всеми структурными подразделениями отдел взаимодействует по вопросам», а содержание пункта пишется исходя из функционала подразделения.

Однако в компании есть еще отдел кадров, служба охраны труда, бухгалтерия, склад, юристы, ИТ-отдел и многие другие, общение с которыми не ограничивается вопросами делопроизводства. Чтобы никого из них не забыть, придется вооружиться схемой штатной структуры вашей компании. При работе над содержанием пунктов могут помочь положения об этих отделах или их работники.

Последние штрихи

После того как текст положения составлен, дело остается за малым: снабдить документ необходимыми реквизитами, провести процедуру внутреннего согласования, утвердить и ввести положение в действие приказом руководителя организации.

Положение о подразделении обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения документа;
• визы согласования документа.

Порядок внутреннего согласования положения о канцелярии (как и любого другого локального нормативного акта (ЛНА)) организация определяет сама. Некоторые «прогоняют» свои ЛНА через всех руководителей подразделений, другим достаточно лишь минимального набора виз. Все зависит от внутренних правил компании.

Положение можно считать согласованным, если…

…с ним ознакомились:

• руководитель отдела, для которого составлено положение;
• руководитель более крупного подразделения, в которое входит отдел (если такое есть);
• главный бухгалтер (для контроля финансовых моментов);
• главный юрист (для правовой экспертизы положения);
• начальник отдела кадров (для контроля вопросов, связанных с управлением персоналом).

После согласования положение отправляется на подпись к генеральному директору. Издается обычный приказ по основной деятельности «Об утверждении и введении в действие положения о канцелярии», и с этого момента ваш труд является полноценным локальным нормативным актом.

Наконец, с вновь принятым положением нужно ознакомить работников канцелярии. Чем скорее это произойдет, тем лучше, в идеале – в день введения положения в действие. Лист ознакомления целесообразно поместить прямо в документ, в самом конце.

Пример 2

Положение о канцелярии

Общество с ограниченной ответственностью «Колизей»

                                                                                                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                              Генеральный директор

                                                                                                              Егоров В.В. Егоров

                                                                                                              30.04.2013

Положение о канцелярии

1. Общие положения

       Канцелярия (далее – отдел) является структурным подразделением ООО «Колизей» (далее – Компания).

       Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Компании.

       Отдел входит в состав административно-хозяйственного управления Компании.

       Отдел подчиняется начальнику административно-хозяйственного управления.

       При выполнении своих функций отдел руководствуется:

       – действующим законодательством Российской Федерации;

       – федеральными нормативными правовыми актами;

       – Уставом Компании;

       – локальными нормативными актами.

2. Структура и штатная численность

       Структура и количество штатных единиц отдела утверждаются приказами генерального директора Компании.

       В состав отдела входят:

       заведующий канцелярией – 1 штатная единица;

       делопроизводитель – 3 штатных единицы;

       архивариус – 1 штатная единица;

       курьер – 1 штатная единица.

       Должностные права и обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

       Распределение обязанностей между работниками отдела производится заведующим канцелярией в соответствии с должностными инструкциями.

       Начальник канцелярии вправе инициировать создание временных структурных единиц (рабочих групп) для решения текущих производственных вопросов.

       Временные структурные единицы создаются путем издания распоряжения начальника административно-хозяйственного управления.

3. Задачи

       Основными задачами отдела являются:

       – организация и совершенствование единой системы делопроизводства в Компании;

       – своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям, отправка документов;

       – осуществление контроля ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании;

       – комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности Компании.

4. Функции

       В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

       – регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов;

       – предоставление документов на рассмотрение генеральному директору Компании и его заместителям по направлениям деятельности;

       – отправление документов на исполнение в ответственные структурные подразделения согласно поставленным резолюциям;

       – контроль исполнения поставленных по документам задач. Подготовка отчетных документов по исполнению задач в Компании;

       – организация отправки исходящей корреспонденции почтовой, факсимильной связью и с нарочным;

       – контроль формирования, хранения и своевременной передачи дел в архив Компании;

       – обеспечение архивного хранения документов;

       – подготовка копий служебных документов по запросам работников Компании, заверение копий;

       – ведение протоколов совещаний руководства Компании;

       – разработка инструкций и методических рекомендаций по ведению делопроизводства в Компании.

5. Права

       Отдел имеет право:

       – взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, со структурными и обособленными подразделениями Компании, государственными и муниципальными органами, другими организациями;

       – представительствовать от имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями в пределах, установленных доверенностью, выдаваемой по решению генерального директора Компании;

       – запрашивать и получать от структурных и обособленных подразделений Компании информацию, необходимую для решения задач отдела;

       – проводить проверки организации и соблюдения внутренних правил делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании и доводить итоги проверок до руководства Компании;

       – давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

       – представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности структурных и обособленных подразделений Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

       Заведующий канцелярией имеет право представлять на рассмотрение руководства Компании предложения по оптимизации структуры и штатной численности отдела, назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников отдела.

6. Ответственность

       Работники отдела несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

       – несвоевременное и (или) ненадлежащее исполнение функций отдела, перечисленных в разделе «Функции» настоящего Положения;

       – нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

       – причинение материального ущерба Компании;

       – несоблюдение служебной этики при общении с работниками структурных и обособленных подразделений Компании, посетителями, работниками других организаций;

       – противоправные решения, действия или бездействие.

7. Взаимодействие

       Со всеми структурными и обособленными подразделениями Компании отдел взаимодействует по вопросам:

       – ведения делопроизводства;

       – передачи документов для исполнения;

       – приема для регистрации и отправки исходящих документов;

       – получения документов для копирования и заверения копий, выдачи копий документов;

       – подготовки и предоставления документов для хранения в архиве Компании;

       – дачи разъяснений и рекомендаций относительно делопроизводства;

       – ознакомления работников Компании с локальными нормативными актами.

       С отделом кадров отдел взаимодействует по вопросам:

       – нормирования труда работников отдела;

       – распределения фондов заработной платы;

       – премирования работников;

       – составления штатного расписания;

       – подбора персонала;

       – приема, перемещения, увольнения, материального и нематериального стимулирования и дисциплинарной ответственности работников отдела;

составления графика отпусков;

       – обеспечения трудовых прав, льгот и гарантий работников отдела.

       Со службой охраны труда отдел взаимодействует по вопросам:

       – получения результатов замеров вредных факторов на рабочих местах отдела;

       – ознакомления работников отдела с федеральными законодательными и локальными нормативными актами в области охраны труда и пожарной безопасности;

       – предоставления информации о несчастных случаях и случаях травматизма в отделе.

       С отделом материально-технического снабжения отдел взаимодействует по вопросам обеспечения работников отдела канцелярскими принадлежностями и оборудования рабочих мест мебелью.

       С юридическим управлением отдел взаимодействует по вопросам:

       – разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

       – заявок на поиск необходимых для деятельности отдела нормативных правовых документов;

       – предоставления отделом проектов документов для правовой экспертизы, визирования и согласования.

       С бухгалтерией отдел взаимодействует по вопросам:

       – предоставления справок и расчетных листов о начисленной и выплаченной заработной плате;

       – предоставления отделом проектов документов для визирования и согласования.

       С ИТ-отделом отдел взаимодействует по вопросам:

       – оснащения рабочих мест компьютерной техникой, оргтехникой, средствами связи и программным обеспечением;

       – организации доступа во внутреннюю корпоративную сеть;

       – устранения сбоев в работе компьютерной техники, оргтехники, средств связи и программного обеспечения.

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий канцелярией      Багрова               С.В. Багрова

Начальник административно-хозяйственного управления   Лекарев             Р.М. Лекарев

Начальник отдела кадров        Шведова            Д.К. Шведова

Главный бухгалтер       Парамонова     Л.В. Парамонова

Начальник юридического управления             Толмачев           Н.С. Толмачев

С Положением ознакомлены:

Веселова М.П.                Веселова           30.04.2013

Чумакова Г.Р.   Чумакова           30.04.2013

Федорова А.М.               Федорова          30.04.2013

Жирнова Т.Д.   Жирнова            30.04.2013

Громов П.В.      Громов                                30.04.2013

Любое положение о подразделении нужно проверять ежегодно, ведь в отделе может измениться штатная структура или функционал. Изменения в положение вносятся путем издания приказа по основной деятельности.

Как видите, автору положения об отделе работа предстоит большая, но вполне выполнимая. Часто важность положения об отделе с четко расписанными функциями и правами осознается руководством только после какой-нибудь неприятной конфликтной ситуации с другими отделами – вдруг выясняется, что положение было нужно «вчера». Надеемся, что наши рекомендации не дадут поставить вас в тупик и вы сможете разработать положение о своей службе ДОУ быстро и без особых трудностей.