«Секретарь-референт» №6 2009 / Профессия
Нынешний мировой кризис привел многие компании на грань разорения. Чтобы выжить и сохранить бизнес, работодатели идут на невиданные по масштабам сокращения штата сотрудников. Россия, увы, не исключение. И хотя наши соотечественники, казалось бы, привыкли к перманентно повторяющемуся лихорадочному состоянию российской экономики, тем не менее нарастающая волна увольнений повергла многих в состояние шока. И не только тех, кого непосредственно увольняют, но и тех, кто вынужден этими увольнениями заниматься. Что предпринять, какую модель поведения выбрать, чтобы выйти из этой непростой ситуации с наименьшими потерями?
Ситуация первая. Когда увольняют вас…
Как гром среди ясного неба до вас доходит информация, что компания больше не нуждается в ваших услугах. И вот вы сидите тет-а-тет со своим руководителем, который уже принял решение, взвесил все «за» и «против», предусмотрел ваши возражения и даже подобрал замену. В отличие от вас он спокоен и деловит, разве что избегает смотреть вам прямо в глаза. Говорит складно, разумно, логично, и его доводы выглядят безупречно. Но вы оба знаете, что это неправда, это только «удобная» причина. И вот внутри вас зреет, разрастается и грозит вырваться наружу праведный гнев: «Как же так? Я верой и правдой… столько лет… и вдруг? Почему?.. Почему именно я?»
Мой вам совет: если хотите узнать правду – молчите! Подавите свой гнев и продолжайте слушать, что говорит вам руководитель. Вспомните хитрый прием, описанный еще С. Моэмом в его «Театре»: чем лучше актер, тем дольше у него пауза. Шеф выдал вам заготовленную фразу – молчите. Он вынужден продолжать, а стало быть, говорить то, что не предусматривал. Возможно, даже начнет оправдываться. Молчите. Изображайте внимательного слушателя. Шеф вновь начнет говорить. Вот теперь вы можете быть уверены: шеф выложит все начистоту. И только когда он закончит, в игру вступаете вы.
Чего не стоит говорить и делать:
1. Обвинять руководителя в предвзятом к вам отношении.
2. Спорить и доказывать вашу незаменимость.
3. Пускаться в оскорбления.
4. Немедленно писать заявление об уходе.
5. Подписывать какие-либо бумаги, в которых говорится, что вы не имеете претензий по взысканию дополнительных денежных сумм, не будете предъявлять судебных исков и т.д.
6. Немедленно соглашаться на предлагаемую вам денежную компенсацию из боязни, что «потом вообще ничего не дадут».
Что необходимо сделать в первую очередь:
1. Выяснить, на каких условиях шеф готов вас уволить (денежные компенсации, увольнение с переводом на другую должность или в филиал, рекомендательные письма, длительный отпуск и т.д.).
2. Согласиться с увольнением и взять тайм-аут дня на два-три (а лучше «до понедельника») для обдумывания предложения. Заявление лучше всего подавать после этих размышлений.
Как только разговор с шефом завершится, приступайте к активным действиям, направленным как на урегулирование возникшей проблемы, так и на снятие стресса.
Ситуация вторая. Когда увольняете вы…
В этой ситуации руководителю также нелегко. Что ни говори, очень сложно, глядя человеку в глаза, сообщать, что он уволен. А если увольнять приходится не одного человека, а нескольких? Как провести разговор, чтобы не осталось взаимных претензий и обид?
Ольга Д., руководитель службы секретариата, уже успела столкнуться с подобной проблемой. Штат ее сотрудников сократили почти на 40 %. «Накануне того дня, когда мне предстояло сообщить первым кандидатам на увольнение решение руководства, я буквально ночь не спала, – вспоминает Ольга. – Все обдумывала, как сказать этим несчастным девчонкам, что их сокращают. Конечно, они еще молоды и вряд ли долго будут не у дел, но ведь работа в нашей компании – это их первый опыт, и такой драматичный! Я решила подсластить пилюлю. Выписала, чтобы не забыть, все те положительные черты характера и профессиональные навыки, за которые я могла бы похвалить девушек. Положительный эмоциональный настрой очень важен в таком разговоре, чтобы сотрудница не ушла обиженной на компанию и ее руководство, не чувствовала себя незаслуженно оскорбленной, униженной и, главное, чтобы не потеряла веру в себя и свои силы, знания, способности.
Я считаю крайне необходимым донести до сотрудницы мысль, что с ее увольнением жизнь не заканчивается. Напротив, возможно, именно другая компания сможет предложить ей куда более интересную работу и перспективы роста.
Некоторые, особенно одинокие, девушки начинали тревожиться о своем финансовом положении, когда узнавали об увольнении, потому во время разговора я обязательно сообщала коллеге решение руководства, касающееся выдачи компенсации или выплаты пособия.
Чтобы увольняемый еще больше ощутил моральную поддержку со стороны компании, я заранее подготовила рекомендательное письмо от лица руководства, в котором в самом доброжелательном тоне подчеркивала ответственное отношение сотрудников к делу и их профессиональные достоинства. Не секрет, что правильно и солидно составленное рекомендательное письмо всегда имеет большой вес в глазах работодателей.
Я сделала для себя вывод, что немаловажное значение имеет место и время проведения разговора с увольняемым. Советую проводить его в переговорной комнате, где ничто не отвлекает от беседы, и сотрудник сможет в полной мере выразить свои эмоции. Встречу рекомендую назначать на пятницу после окончания рабочего дня. Во-первых, к моменту окончания беседы в офисе не останется сотрудников, а значит, никто не сможет увидеть расстроенного лица коллеги или распространить слух о случившемся. Во-вторых, за выходные сотрудник постепенно свыкнется с мыслью об увольнении и не выплеснет свое негативное настроение на коллег.
Не могу сказать, что я не преследую и собственного интереса в построении такой схемы общения с увольняемым. Дело в том, что хотя увольняет у нас всегда руководство, расплачиваться и подставлять себя под удар приходится тому, кто проводит беседу. В данном случае под ударом оказываюсь я. Согласитесь, мало приятного в том, чтобы по окончании разговора на тебя обрушился поток всевозможных обвинений. Ведь когда человек обижен, то он направляет свой гнев не на истинного инициатора увольнения, а на того, кто оказывается рядом. Вот поэтому я настоятельно советую не подставлять себя под удар, а выступать от имени и по поручению руководства, а вот похвальные слова вполне можете говорить от собственного лица.
Еще одно правило я выработала для себя за время горького опыта по увольнению персонала своей службы: никогда не следует затягивать этот процесс, идти на поводу у сотрудника. С одной стороны, стресс, в котором пребывает увольняемый, может перерасти в депрессию, а с другой – усугубить гнетущее настроение в коллективе. Поэтому процесс увольнения следует проводить деликатно, но быстро».
МНЕНИЕ
Т.В. Рыбченкова, зам. директора Высшей школы референтов «Катюша» (Санкт-Петербург)
■ Если увольняют вас. Первое, на что надо обратить внимание, – действительно ли вас увольняют или сокращается должность, которую вы занимаете. В ситуации увольнения руководитель может попытаться подобрать какие-то слова, но вполне возможно, что все оказажется гораздо проще: «Сдайте пропуск, мы больше не нуждаемся в ваших услугах», а к шефу вы можете и не попасть. Нередко «под кризис» стараются убрать с дороги тех, кто идет не в ногу, выбивается из коллектива. Такой сценарий более актуален, когда увольняют персональную единицу. В этом случае ничего нельзя сделать: ни подумать, ни поговорить с шефом, успеть бы личные вещи забрать и при этом не показать виду, насколько это вас затронуло. Надо сжать зубы и максимально спокойно, достойно выдержать эту пытку. Если не требуют даже передать дела, значит, уже найден человек на замену и ему дана команда разбираться самостоятельно во всем. Это наиболее худший сценарий. Правда, бывает и так, что по прошествии некоторого времени раздастся звонок и вас попросят вернуться, но я бы не советовала этого делать – по многим причинам.
Если у шефа несколько помощников, то могут сократить штатные единицы, оставив одного помощника, который будет выполнять работу целого отдела. И здесь может появиться шанс остаться: вы готовы освободить место секретаря или второго помощника, но за время работы в компании вы освоили смежную специальность или хорошо изучили работу одного из подразделений и, если есть возможность, хотели бы перейти в этот отдел. Если построить разговор грамотно и спокойно, то можно остаться в компании и развивать карьеру дальше. Не всегда компания сокращает все отделы, нередко сокращение идет в одном месте, а в другое требуются новые сотрудники. Если вам нужна эта компания и вы боитесь, что не найдете работу в связи с кризисом, то стоит рискнуть.
■ Если увольняете вы. В этой ситуации нужно проявить максимум собранности, спокойствия и благожелательности. Уходящий сотрудник всегда может дать информацию о компании, поэтому необходимо сгладить сложность момента. Если дело касается нескольких сотрудников, то к каждому необходим индивидуальный подход: кому-то рекомендательное письмо с указанием индивидуальных деловых и личных качеств; для кого-то более значима компенсация, а в каких-то случаях дети остаются в ведомственном детском садике. Если идет массовое увольнение, то условия могут быть стандартными, но соответствующими трудовому законодательству. Не все в этих ситуациях зависит от помощника руководителя, но человеку необходимо человеческое, а не формальное отношение. Не жалость, а сочувствие, сожаление и заверение, что все наладится и будет лучше, чем было.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2009.
Купить этот номер в электронном видеПроект ФЗ «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей»
27 февраля, Москва, SOK, Земляной вал, д.8
Проект поправок ФАС в закон «О связи»