Электронная версия журнала

Торжество по правилам

«Секретарь-референт» №6 2008 / Деловой этикет

Праздники, торжества и церемониалы – это значительная нашей жизни. История их восходит еще к древнему обычаю торжествовать после удачной охоты на зверя с плясками и различными обрядами поедания добычи. Постепенно совершенствуясь, праздники превратились в царские церемонии коронации и вхождения во власть. А уж затем мы пристрастились устраивать торжества по каждому значительному и незначительному поводу, начиная от завершения каких-либо объектов, проектов и других значимых событий и заканчивая юбилеями отдельных великих и не совсем великих личностей.

 

Поводы для организации торжественных мероприятий бывают самые разные – условно их можно разделить на три категории.

Прежде всего это государственные или связанные с государственной деятельностью мероприятия. Государственный или дипломатический протокол таких мероприятий бывает очень строгим, поскольку при этом задействуются, как правило, государственные символы.

Вторая группа – разного рода торжества, проводимые общественными организациями, бизнес-структурами, творческими союзами, партиями.

Третью группу составляют разноликие личные и семейные празднества, – юбилеи, годовщины, свадьбы и т.п.

В этой статье остановимся только на государственных и корпоративных мероприятиях.

 

Особенности организации мероприятий, связанных с государственной деятельностью

Если вам поручили организовать, например, торжественный вечер по случаю Праздника Весны и Труда или какого-либо профессионального праздника, нужно подойти к этому со всей ответственностью, поскольку на этих общественных мероприятиях при подготовке торжественного церемониала обычно используются государственные символы (флаг, герб), требующие к себе соответствующего отношения.

Традиционно торжественное общественное мероприятие устраивается в подходящем для такого случая помещении, где можно разместить президиум, повесить государственные и отраслевые флаги, а также использовать аудиовизуальную аппаратуру. Классическая церемония таких торжеств включает следующие моменты.

  • Сначала ведущий церемонии приглашает заслуженных людей (включая руководителей организации, предприятия и т.п.) в президиум, где они рассаживаются соответственно своему положению или рангу.
  • Хозяин торжества садится в центре президиума, справа от него – почетный гость либо второй по рангу представитель организации. Слева, если в церемонии не участвует переводчик, садится третье лицо, и затем остальные по протокольной значимости. При оформлении стола для президиума лучше заготовить и расставить кувертные карточки, чтобы не было казусов при рассадке президиума.
  • Ведущий объявляет об открытии торжественного заседания (встречи, мероприятия). Вносятся государственные и отраслевые флаги, проигрывается, как правило, государственный гимн, затем, если есть, – корпоративный гимн, и начинается приветствие гостей, участвующих в торжестве.
  • Представлять участников может ведущий либо хозяин мероприятия. Главное – чтобы все титулы, а особенно фамилия, имя и отчество гостей, прозвучали правильно. Это касается уважения к личности, поэтому к данной церемонии необходимо относиться внимательно и осторожно, не допускать никаких искажений.

О позиции флагов

■ Государственный флаг по отношению к отраслевому должен стоять на почетном месте. При нечетном количестве флагов наиболее почетное место – центр. В таком случае флаг Российской Федерации будет посередине, флаг субъекта федерации – слева, а корпоративный – справа от центрального флага.

■ При четном количестве флагов наиболее почетным местом считается левый фланг.

■ Если мероприятие негосударственное, то флаг официальной делегации любого государства по принципу гостеприимства занимает почетное место относительно нашего флага.

■ Не допускается, чтобы государственный флаг по размеру был меньше корпоративного, также при подъеме государственный флаг всегда должен быть выше.

 

  • После представления и приветствия людей, сидящих в президиуме, а возможно, некоторых из зала, ведущий дает слово главному докладчику и поочередно другим выступающим по согласованной программе. Часто перед выступлением проводят «минуту молчания» в память об ушедших.
  • После выступления нередко проводится церемония награждения. Награждения бывают разные – от государственных орденов и медалей до почетных грамот и денежных премий. Ведущий вызывает награждаемых из зала поочередно или группами, просит официальное лицо приступить к церемонии.

Награды выносят на подносе, покрытом, как правило, бордовым бархатом. Поднос для наград ни в коем случае не должен быть вычурным, а тем более с пестрым орнаментом. Например, знаменитый жостовский поднос с цветочками не будет соответствовать торжественности и строгости момента. Обычно для таких случаев обшивают бархатом любой деревянный или металлический поднос.

Награды необходимо подготовить к вручению, то есть расстегнуть скрепки или другие крепящие приспособления. И конечно, каждая награда должна попасть в свои руки. Правильность вручения наград строго контролируют специально назначенные люди из секретариатов. Если невозможно прикрепить орден или медаль на грудь, награда может быть вручена в руки, как правило, в специальной коробочке. Удостоверение к награде, естественно, вручается сразу же в руки. Если кто-либо из награждаемых хочет выступить, такая возможность ему предоставляется.

Если государственной награды удостоено предприятие или организация, она вручается на торжественном собрании коллектива и прикрепляется обычно на флаге этой организации в левом верхнем углу у флагштока. Если у предприятия своего фирменного флага нет, награда вручается в руки руководителю предприятия.

  • Торжественная часть церемонии может закончиться опять же исполнением государственного гимна, выносом флага. Зал в этот момент встает.
  • После торжественной части обычно следует развлекательная – концерт, спектакль, «капустник». Церемониал соблюдать в данном случае не нужно, здесь все решает творческая личность, то есть режиссер, постановщик, сценарист.
  • Не возбраняется в рамках торжественного общественного мероприятия в финале устроить банкет, прием или просто чаепитие. Сегодня можно также заказывать фейерверк.

Особые церемонии

К торжественным общественным мероприятиям относятся не только разного рода съезды, собрания, слеты. Открытие нового цеха, предприятия, конвейера, запуск новой линии товаров, нового брэнда, спуск на воду судна тоже можно отметить в торжественной обстановке. В церемониалах таких мероприятий есть свои отличительные черты – например, при открытии нового цеха – разрезание символической ленточки; при спуске судна – разбивание о борт бутылки шампанского; закладка первого кирпича при начале строительства, наконец, выпускание из рук голубя как символа освобожденной энергии и добрых намерений.

При организации подобного рода мероприятий также нужно серьезно подойти к размещению государственных символов. Некоторые церемонии бывают строго регламентированными, например, поднятие флага на построенном и пущенном в эксплуатацию новом судне, как гражданском, так и военном, как внутри страны, так и за рубежом. Регламенты, имеющие законодательную силу, необходимо строго соблюдать – фантазии с государственными символами недопустимы.

 

А как с церемониями в бизнес-структурах?

А вот здесь фантазия практически не ограничена – можно реализовать самые фантастические сценарии. При организации корпоративных торжеств преследуются, как правило, чисто утилитарные цели – раскрутка брэнда, имиджа, реклама товара, магазина, предприятия, желание показать свое превосходство на рынке. А потому в церемониалах идут в ход не только обязательные фейерверки, но и порой обливание дорогим шампанским, организуются изысканные обеды и приемы на роскошных яхтах или в отелях на Лазурном берегу. Здесь нет строгих правил, и главная проблема – поиск «массовика-затейника», то есть фирмы, специализирующейся на организации подобного рода мероприятий.

Одно из самых популярных бизнес-мероприятий – презентация. Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, выхода книги известного автора, основание нового банка, фирмы, появление новых товаров, технологий и т.д.

Презентация может быть успешной только в том случае, если она разжигает любопытство и желание получить больше информации, поэтому такое мероприятие должно иметь строго определенные временные рамки.

Презентацию лучше проводить во второй половине дня. Участникам желательно вручить сувениры (например, фирменные записные книжки, ручки, календари, значки и т.п.).

Любая презентация требует хотя бы краткого выступления, в котором обозначается цель мероприятия, программа, представляются организаторы и ведущие мероприятия. Речь желательно не затягивать, помня о том, что уровень внимания аудитории наиболее высок в первые 10 минут и последние 5, если брать во внимание получасовое выступление. То есть существенные факты, которые аудитория должна запомнить, необходимо излагать в начале и конце выступления.

Презентацию желательно разнообразить показом слайдов, видеофильмов, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих.

В программу презентаций может быть включена пресс-конференция, вести которую поручается бойкому в общении (и особенно в ответах на вопросы) сотруднику. Кроме всего, можно предусмотреть небольшой концерт. Как правило, во второй половине презентации, продолжительность которой лучше не затягивать больше 2-х часов, проходит прием типа коктейль, фуршет, холодный буфет. Сервировка столов на презентациях не сложна, правила поведения не столь регламентированы, как на официальных приемах. Все должно быть проще и уютнее.

Формы приглашений на презентацию должны быть достаточно простыми.

 

Формы приглашений на презентацию

 

 

Уважаемый г-н ___________________!

Коллектив ассоциации «Агросервис» приглашает Вас на торжественный вечер, посвященный презентации новой линии товаров, который состоится 12 июля с.г. в 18.00 по адресу: Москва, Варшавское шоссе, 102, стр. 2.

 

 

Логотип организации

Приглашение

Имя (Name) ______________________________

Адрес (Address) ___________________________

Телефон (Phone)___________________________

На презентацию

Которая состоится (that will be held)

Дата (Data) ____________2008, в (at) ______________ часов (hours)

 

Б.А. Шардаков,
старший советник МИД РФ

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2008.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.