Электронная версия журнала

Уходим в отпуск спокойно

«Секретарь-референт» №6 2005 / Профессия

Новая страница 1

Дублер начинает действовать

В своем стремлении переделать за оставшиеся до отпуска дни абсолютно всю порученную вам работу не заходите слишком далеко – в конце концов, вы будете отсутствовать в офисе не более месяца и, кроме того, вас будут подменять. Проводите передачу дел с учетом профессиональных качеств и опыта человека, который в ваше отсутствие будет вести дела.

Если возможно, предоставьте своему «сменщику» возможность поработать параллельно с вами один-два дня до отпуска. Работая рука об руку, понаблюдайте, как ваш коллега будет справляться с новыми для него обязанностями. Оцените его действия, обратите его внимание на успешные и менее успешные действия, подскажите, как избегать серьезных ошибок в дальнейшем.

Заметим, что подобную «проверку боем» целесообразно проводить не в самый последний момент, а за три-пять дней до ухода в отпуск – ведь если выяснится, что ваш выбор не вполне удачен, то несостоявшегося «дублера» еще можно будет заменить кем-то другим. Если же все пройдет относительно гладко, то позаботьтесь о том, чтобы о передаче полномочий на время отпуска был своевременно издан соответствующий приказ.

Кстати, подбор замены также следует производить заранее, ориентируясь при этом не столько на личные предпочтения и даже не на мнение руководителя, сколько на профессиональные и личностные качества вашего потенциального заместителя.

Для проведения процедуры приема-передачи дел заранее определите время в рамках последнего дня, предшествующего отпуску. Такая процедура обычно предусматривает:

1. Ознакомление вашего преемника с рабочим местом (помещением, в котором оно расположено).

2. Прием-сдачу документов (в том числе электронных – на ПК), оборудования и принадлежностей, необходимых для эффективного исполнения повседневных обязанностей.

3. Ваши ответы на вопросы дублера.

4. Подписание акта приема-сдачи дел.

5. Доклад (в устной или письменной форме) руководителю о том, что прием-сдача дел произведены.

Как правило, непосредственно после этого заступившего на секретарскую вахту работника представляют – в новом качестве – его коллегам по офису. Вам же, до того как вы покинете офис, обретя отпускную свободу, предстоит выполнить еще несколько важных дел.

 

5 ценных советов, как найти «правильного» дублера

1. Вы должны полностью доверять своему дублеру. От кандидата в первую очередь требуется проявление лояльности – и по отношению к вам, и по отношению к шефу. Ни в коем случае не рассматривайте кандидатов, к которым по тем или иным причинам вы (или ваш руководитель) не испытываете должного доверия: ведь секретарь, не пользующийся доверием, – это нонсенс.

2. Ваш дублер в идеале должен быть профессионалом секретарского дела – в широком понимании этого слова. Дублеру при выполнении своей миссии предстоит функционировать исключительно самостоятельно, и обеспечить ему подобную самостоятельность может прежде всего уверенность в своих знаниях и умениях.

3. У вашего дублера должны быть очень крепкие нервы. Ведь ему придется выполнять совершенно новую для себя роль ­­­­– роль секретаря. Исполнение этой роли потребует огромных внутренних усилий, стоического терпения, подчеркнутой релевантности во взаимоотношениях с коллегами.

4. Ваш дублер должен иметь определенный авторитет в коллективе – это существенно облегчит для него исполнение новых обязанностей. Кроме того, человеку с признанным авторитетом, как правило, опасаются подстраивать разные мелкие пакости.

5. Ваш избранник не должен быть новичком – желательно, чтобы он отработал в вашей фирме хотя бы год и хорошо представлял себе ее организацию, содержание деятельности, должностных лиц и их полномочия. Обрести подобный опыт «по ходу действия» представляется проблематичным – времени на это не будет.

 

Кое-что напоследок

1. Еще раз убедитесь, что у вас нет незаконченных дел, невыполненных крупных поручений. Если вы не способны справиться с каким-либо поручением за оставшееся до отпуска время, попросите шефа либо перенести срок его исполнения, либо передать это дело другому сотруднику. Третий вариант – спешка, аврал и работа до полного изнеможения – крайне нежелательны: поручение, скорее всего, будет выполнено вами некачественно, а заодно будет наверняка испорчено и ваше предотпускное настроение.

2. Передав дела коллеге, который в ваше отсутствие будет вести их, не забудьте вручить ему список поручений (перечень обязанностей), а также опись документов, которые будут наиболее необходимы ему в процессе работы. И то, и другое пригодится вам еще раз – когда вы вернетесь из отпуска – и поможет быстро, по пунктам разобраться в состоянии дел и возвращенных вам документах. Во время приема-сдачи дел дайте коллеге ответы на все интересующие вопросы – это позволит ему работать с максимальной эффективностью.

3. Оставшись наедине с дублером, передайте ему «по секрету» самые последние – устные – инструкции относительно особенностей организации работы в самые первые дни вашего временного отсутствия. На всякий случай можете оставить дублеру номер своего телефона, попросив, естественно, не злоупотреблять звонками. И конечно же, пожелайте ему успехов – ведь от того, насколько хорошо справится дублер со своей задачей, во многом будет зависеть и эффективность вашей последующей деятельности.

4. Составьте для себя список поручений, к которым вам следует вернуться сразу же по окончании отпуска. Такой список надежно оградит вас от суматохи и нервотрепки в первые послеотпускные часы. Этот поистине незаменимый документ вложите в еженедельник (оформите на странице с датой своего предполагаемого выхода из отпуска).

4. Оповестите всех, с кем вы поддерживаете профессиональные и деловые контакты, о том, что уходите в отпуск до такого-то числа. В случае острой необходимости – но не в ущерб другим своим обязанностям! – предложите заинтересованным лицам разрешить наиболее насущные вопросы до отпуска или отложить их решение до момента вашего появления на рабочем месте.

5. Сдайте конфиденциальные документы в хранилище, наведите порядок в столе и на столе, скопируйте (если это не было сделано раньше) наиболее ценную информацию своего ПК на резервный диск. Если в офисе на вашем попечении находятся животные или растения, убедитесь, что за ними будет кому присмотреть. Пожелайте своим коллегам плодотворной работы. Официально попрощайтесь с руководителем.

 

И самое главное: покидая офис, не оставьте в нем что-либо из того, что вам будет крайне необходимо в отпуске – ключи от машины, кредитную карточку, паспорт и т.п. Ведь возвращаться за ними на работу во время отдыха – дурная примета!..

М.Ю. Рогожин

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2005.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.