Реквизит 25 Отметка об исполнителе. Не все так просто, как кажется

«Секретарь-референт» №5 2019 / Делопроизводство

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, возникает надобность вернуться к документу, задать несколько вопросов автору – а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Чтобы этого избежать  ГОСТ Р 7.0.97-2016  предусмотрел реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

 

Те из нас, кто проработал в профессии хотя бы несколько месяцев, наверняка уже сталкивались с неприятной ситуацией, когда приходится разыскивать автора или «хозяина» (иногда его называют владельцем) документа – как будто из другого измерения приплывают на ваш стол неопознанные документы, от которых все открещиваются. Или, что еще хуже, в авторстве начинают подозревать вас!

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, нужно вернуться к документу, задать несколько вопросов автору – а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Так и хочется порой крикнуть: «Автора!»

И это происходит внутри вашей организации! Что уж говорить о сторонних документах. Чтобы свести подобные ситуации к минимуму, существует реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

 

 

 

 

 

 

 

Бытует мнение, что отметку об исполнителе следует проставлять исключительно на письмах, запросах, ответах на запросы, пояснительных записках  к проектам, расчетной и технической документации, других документах, которые идут за пределы организации. Это не совсем так.

Даже в малочисленных организациях бывает текучка кадров, различного рода реорганизации: укрупнения, слияния, изменения организационной структуры и штатного расписания и т.д. Это может быть причиной беспорядка в делопроизводстве и документообороте. В таком случае вам придется мучительно восстанавливать события и вспоминать, кто же разработал и оформил какой-либо документ. 

КАКИЕ ДАННЫЕ СОДЕРЖИТ РЕКВИЗИТ 25

В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.

Отметка об исполнителе включает:

1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) – в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;

2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.

Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный  и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.

Если не можете определиться, то пишите все телефоны.

Отметка об исполнителе может включать:

1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;

2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;

3) электронный адрес исполнителя. Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную 
 почту.

Какую еще информацию можно указать  в отметке об исполнителе?

Помимо рекомендаций, указанных в п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в отметке об исполнителе можно указать:

  •  код подразделения, личный код сотрудника в подразделении или  табельный номер:

  •  дату распечатки документа:

  •  сведения о копиях. Для внутренних документов, требующих особого учета, можно указать количество копий. Если доступ к документу ограничен, следует указать, куда направлены копии:

  • иерархию исполнителей. Если у документа несколько исполнителей, вначале указывают главного исполнителя и его данные, ниже – соисполнителей (в столбик, в алфавитном порядке, с необходимыми контактными данными). В этом случае не обойтись без слов «Главный исполнитель» и «Соисполнитель», которые можно сократить до «ГИД» и «СИД»

  •  личную подпись исполнителя:

 

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2019.

Скачать бесплатно демо-номер журнала

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.