Электронная версия журнала

Печать в России становится историей или не все так однозначно?

«Секретарь-референт» №5 2015 / Делопроизводство

Печати являются привычным элементом нашей жизни. Связано это, прежде всего, с давними отечественными традициями в области делопроизводства, которые наиболее ярко отразились в поговорке: «В России, чтобы что начать, нужна бумажка и печать».

Реформы государственного управления и деловой деятельности последних лет, тесно связанные с широким внедрением информационных технологий и реформами законодательства, уже отправили ряд традиций на свалку истории, а последние события заставили задуматься о дальнейшей судьбе печатей.

 

Как было

В основных российских законах, регламентирующих порядок деятельности хозяйственных обществ, до недавнего времени содержались положения, обязывавшие их иметь печати:

 

Извлечение
из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ
«Об акционерных обществах»
(в ред. от 22.12.2014)
Статья 2. Основные положения об акционерных обществах
[…] 7. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. […]

 

Извлечение
из Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ
«Об обществах с ограниченной ответственностью»
(в ред. от 05.05.2014)
Статья 2. Основные положения об обществах с ограниченной ответственностью
[…] 5. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. […]

 

Применение печатей, как и многих других привычных элементов традиционного делопроизводства, плохо отрегулировано в нормативно-правовой базе, особенно в части их использования негосударственными организациями. По сути дела, печати применяются не столько на основе законодательства, сколько как обычай делового оборота. Впрочем, определение понятия «печать», а также краткие рекомендации по ее применению можно найти в российских стандартах и методических рекомендациях по вопросам управления документами:

 

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
[…] 71 печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
[…]

 

Извлечение
из ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26. […] Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[1]
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название – «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита. […]

 

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием.

 

Как стало

Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее – Федеральный закон № 82-ФЗ) внес в российское законодательство перемены, затрагивающие, можно сказать, основы основ традиционного делопроизводства: с мая 2015 года наличие круглой печати становится правом, а не обязанностью хозяйственного общества.

Изменения внесены в 15 федеральных законов, в т.ч. такие ключевые акты, как Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2). С 07 апреля  2015 года относительно использования печати в обоих законах действует следующее положение, текст которого идентичен: Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

В 13 федеральных законах уточнено, что при оформлении ряда документов там, где ранее печать была обязательна, теперь она будет проставляться только при ее наличии в организации (см. таблицу).

 

Перечень документов, которые в соответствии с законодательными актами должны быть заверены печатью (при ее наличии)

Наименование Федерального закона

Печатью (при ее наличии) заверяются

Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2)

– Копия извещения об уплате авансового платежа акциза по алкогольной и (или) спиртосодержащей продукции;

– копия извещения об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по алкогольной и (или) спиртосодержащей продукции

Гражданский кодекс Российской Федерации (абз. 9 п. 1 ст. 913)

Двойное складское свидетельство

Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (абз. 14 п. 1 ст. 17, абз. 11 части четвертой ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3)

– Решение о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг;

– сертификат эмиссионной ценной бумаги;

– решение о выпуске российских депозитарных расписок

Федеральный закон от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (абз. 5 и 6 п. 4 ст. 16)

Копии учредительных документов юридического лица при представлении в регистрирующий орган

Федеральный закон от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25)

– Выписка по счету депо;

– отметка на закладной об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства

Федеральный закон от 21.12.2001 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16)

– Письмо руководителя организации, содержащее сведения о доле Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в уставном капитале юридического лица;

– документы, представляемые покупателями государственного и муниципального имущества

Трудовой кодекс Российской Федерации (часть пятая ст. 230)

Акт о несчастном случае на производстве

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (часть пятая ст. 61)

Доверенность от имени организации на ведение дела в арбитражном суде

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации (часть третья ст. 53)

Доверенность от имени организации

Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (часть вторая ст. 54)

Доверенность, выдаваемая от имени организации при оформлении полномочий представителей сторон исполнительного производства

Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (часть десятая ст. 16)

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя

Федеральный закон от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации» (часть шестая ст. 39, п. 6 части третьей ст. 90, п. 2 части пятой ст. 177, п. 1 ст. 184)

– Доверенность от имени организации (при обжаловании действий (бездействия) таможенного органа);

– копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению о включении в реестр уполномоченных экономических операторов;

– отчетность о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операциях на бумажном носителе;

– выписка из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов

Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (подп. «в» п. 1 части второй, часть четвертая ст. 51, п. 4, 5 части второй ст. 61, подп. «в» п. 1 части второй, часть четвертая  ст. 88)

– Доверенность на осуществление действий от имени участника открытого конкурса;

– заявка на участие в открытом конкурсе;

– доверенность на получение аккредитации от имени участника – юридического лица;

– доверенность, выданная физическому лицу на осуществление от имени участника действий по участию в электронном аукционе на электронной площадке;

– доверенность на осуществление действий от имени участника закрытого аукциона;

– заявка на участие в закрытом аукционе

 

Следует отметить три важных аспекта нововведений:

  • обязательность наличия печати трансформируется в право ее иметь;
  • сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества;
  • федеральными законами могут быть установлены случаи, при которых использование печати может быть обязательным.

Последний из важных аспектов означает, что весь шум о необязательности печати не стоит выеденного яйца. Если хотя бы один из тех законов, под действие которых подпадает общество, требует обязательного использования печати, то обществу придется воспользоваться своим «правом» на печать, хочет оно того или нет. Пока положения об обязательности применения печати убирали из существующих законов, появился новый кодекс (и какой!) – Кодекс административного судопроизводства[2]!

 

Извлечение
из Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации
Статья 57. Оформление и подтверждение полномочий представителя
[…] 6. Доверенность от имени организации должна быть[3] подписана ее руководителем или иным уполномоченным на это ее учредительными документами лицом и скреплена печатью организации. […]

 

Для сравнения:

 

Извлечение
из Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации
Статья 61. Оформление и подтверждение полномочий представителя
[…] 5. Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным на это ее учредительными документами лицом и скреплена печатью организации (при наличии печати[4]).
[…]

 

Таким образом, организации, которые будут выяснять в суде отношения с государственными органами, обязаны будут ставить на доверенности печать.

Требование об указании сведений о наличии печати в уставе не создаст трудностей для тех, кто не собирается от нее отказываться, – у большинства организаций такие формулировки уже включены в уставные документы. А вот любителям острых ощущений, т.е. тем, кто попробует жить без печати, это положение потенциально способно добавить неприятностей, поскольку вполне возможно, что им каждый раз придется приносить нотариально заверенную выписку из устава, подтверждающую отсутствие печати. Если же печать, согласно уставу, у них все-таки имеется, то они попадут в не урегулированную законодательством ситуацию, поскольку одно дело – не иметь печати (закон это разрешает) и совсем другое – не пользоваться существующей (тут многое зависит от того, как положения закона будут трактовать суды; при буквальном прочтении, в случае наличия печати ее использование обязательно).

 

Использование печати при оформлении доверенностей

Довольно интересная ситуация в российском законодательстве складывается в отношении оформления доверенностей на осуществление действий от имени организаций и использования при этом печати.

Федеральным законом от 07.05.2013 № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации» был изменен порядок удостоверения доверенности, выданной юридическим лицом, и отменена необходимость проставления на доверенности печати юридического лица. Эти положения вступили в силу еще 1 сентября 2013 г.

 

Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации
Статья 185.1. Удостоверение доверенности
[…] 4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. […]

 

В марте 2015 г. был принят Кодекс административного судопроизводства Российской Федерации, который явным образом требует обязательно проставлять печать организации на доверенности при обращении в суд.

Федеральный закон № 82-ФЗ предусматривает использование печати при оформлении доверенности (при ее наличии).

Получается, что на вопрос о том, можно ли теперь не ставить печать на доверенности, в настоящее время невозможно ответить однозначно:

  • согласно Гражданскому кодексу печать организации можно не ставить;
  • в соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом, Гражданским процессуальным кодексом и еще тремя федеральным законами (см. таблицу выше) печать организации проставляется при ее наличии (могут потребоваться доказательства отсутствия у организации печати);
  • Кодекс административного судопроизводства говорит, что печать организации обязательна.

Такой «зоопарк» требований способен лишь запутать организации и спровоцировать дополнительные конфликтные ситуации, прежде всего при взаимодействии с государственными органами.

 

Последствия для организаций и государственных органов

Органам государственной власти предстоит большая работа по приведению законодательно-нормативной базы на всех уровнях в соответствие с новыми положениями законодательства.

В ходе работы над законопроектом был подготовлен перечень нормативно-правовых актов, в которые необходимо будет внести изменения: это 95 нормативных правовых актов Правительства РФ и 80 нормативных документов федеральных органов исполнительной власти[5]. Скорее всего, документов, требующих корректировки, на федеральном уровне будет существенно больше. Не стоит забывать и о том, что требования о проставлении печати содержатся и в нормативно-правых актах регионального и муниципального уровней.

С моей точки зрения, предоставление возможности хозяйственным обществам самим решать, иметь им печать или нет, может стать источником дополнительных проблем и головной боли как для самих организаций, так и для государственных органов. В частности, могут возникнуть следующие вопросы:

  • Если организация зафиксирует в уставе наличие у нее печати, будет ли она иметь право оформлять документы и без ее оттиска?
  • Не потребуется ли в каждом случае представления документов без проставления оттиска печати вместе с ним представлять и нотариально заверенную копию устава организации, доказывающего отсутствие у общества печати?
  • Что делать организации, устав которой не предусматривает наличия печати, в тех случаях, когда оттиск печати по закону все-таки обязателен?
  • Сможет ли организация отстоять свои права в случае, если ее контрагент откажется принимать документы без печатей?

В то же время в краткосрочной перспективе никаких изменений в деловой практике, скорее всего, не будет. Напомню, что скрепление печатью договоров давно уже не является обязательным, однако мало кто этим пользуется. Применение печатей – это устоявшийся элемент сложившегося делового оборота, способствующий установлению доверия и в ряде случаев также имеющий церемониальный характер (как договор, так и почетная грамота без печатей смотрятся несолидно).

 

Кстати
Наличие на документе печати, как показывает судебная практика, существенно снижает риски отказа организации от документа на том основании, что он был подписан неустановленным лицом. Не так уж редко экспертиза печатей позволяет выявить фальсификации.

 

Думаю, печати постепенно начнут исчезать на тех документах, где, согласно первоначальной традиции, их и не должно было быть: на не очень «ответственных» документах, оформленных на бланках организаций, а также на разного рода извещениях, которые формируются и рассылаются автоматически. И происходить это будет лишь тогда, когда отказ от использования печатей позволит организациям получить существенную деловую отдачу – например, за счет исключения лишних ручных операций при изготовлении бумажных документов определенных видов и, как следствие, более глубокой автоматизации процессов делопроизводства.

 

В заключение хочу отметить: печать в России – привычный элемент делового оборота, поэтому добровольный отказ от ее использования возможен только в том случае, если бизнес увидит в этом реальную выгоду. В общем, пока что судьба печатей у меня беспокойства не вызывает, а дальше жизнь покажет.

 

[1]Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом).

[2]Федеральный закон от 08.03.2015 № 21-ФЗ, вступает в силу с 15.09.2015.

[3]Здесь и далее выделено автором.

[4]Выделено автором.

[5]http://goo.gl/y4t6Nc. 

Н.А. Храмцовская, канд. ист. наук, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов и ARMA International

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2015.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.