Электронная версия журнала

Представительские расходы

«Секретарь-референт» №5 2013 / Бухгалтерский учет

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов. Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций. Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией. Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью. Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты. На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя. Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков. Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов. Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы. Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

 

  

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

12.01.2013                                                                                                                 № 4

Пермь

Об организации работы с официальными делегациями в 2013 году

       В целях упорядочивания работы с официальными делегациями, минимизации представительских расходов и повышения эффективности договорной работы

       ПРИКАЗЫВАЮ:

       1. В рамках планового пересмотра условий действующих договоров заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. составить график проведения переговоров с контрагентами компании в срок до 15.01.2013.

       2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. представить план работы отдела по расширению сети оптовых покупателей продукции компании.

       3. Заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. и начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. подготовить типовые регламенты переговоров.

       4. Утвердить смету представительских расходов на 2013 г.

       5. Ответственным за организацию обслуживания делегаций и подготовку к проведению представительских мероприятий назначить секретаря-референта Бьянкову А.М.

       6. Секретарю-референту Бьянковой А.М. в срок до 01 февраля 2013 г. представить предложение с обоснованием необходимости привлечения сторонних организаций для оказания услуг по транспортному и банкетному обслуживанию делегаций.

       7. Определить следующих лиц, полномочных на осуществление представительских расходов от имени компании:

       – генеральный директор Иванов И.И.;

       – заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.;

       – начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.;

       – секретарь-референт Бьянкова А.М.

Выдача денежных средств на представительские расходы для иных лиц осуществляется на основании приказа генерального директора.

       8. Главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать работу бухгалтерской службы по своевременному выделению наличных денежных средств на представительские расходы.

Генеральный директор                                                  Иванов                                 И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Тряхунов В.М.       Тряхунов             12.01.2013

Откатников А.М.                   Откатников         12.01.2013

Бьянкова А.М.        Бьянкова              12.01.2013

Счетоводова С.П.                 Счетоводова      12.01.2013

ПРИМЕР 2

Приказ о проведении переговоров с представителями конкретной организации

 

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

12.02.2013                                                                                                                 № 46

Пермь

О проведении переговоров с представителями ООО «Железячник»

       В целях заключения договора на поставку кровельного железа на наиболее выгодных условиях

       ПРИКАЗЫВАЮ:

       1. Организовать и провести официальный прием и переговоры с представителями ООО «Железячник» в первой декаде апреля 2013 г.

       2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. пригласить представителей ООО «Железячник» на переговоры, согласовать с ними даты визита и список представителей.

       3. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. в срок до 26 марта 2013 г. подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ООО «Железячник» и смету представительских расходов.

       4. Утвердить список работников ООО «Корпорация „Тау„» для участия в переговорах в следующем составе:

       – заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.;

       – начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.;

       – секретарь-референт Бьянкова А.М.

       5. Назначить Бьянкову А.М. ответственной за прием представителей контрагента, соблюдение программы их пребывания и ведение протокола встречи.

       6. Бьянковой А.М. обеспечить ресторанное и банкетное обслуживание во время проведения деловых переговоров.

       7. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. не позднее 3 дней после окончания визита представителей контрагента представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

       8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Тряхунова В.М.

       9. По окончании мероприятий главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать проверку правомерности отнесения затрат, связанных с приемом делегации, к представительским расходам.

Генеральный директор                                                  Иванов                                 И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Тряхунов В.М.        Тряхунов             12.02.2013

Откатников А.М.                    Откатников         12.02.2013

Бьянкова А.М.         Бьянкова              12.02.2013

Счетоводова С.П.                 Счетоводова      12.02.2013

  

Необходимо понимать, что смета во всех случаях будет носить ориентировочный характер, а степень ее детализации зависит от самой организации. В ней достаточно зафиксировать предельную сумму, которую фирма планирует потратить за год на представительские расходы. Таким образом, эти документы являются необходимым минимумом документов первого этапа.

Обратите внимание: в ряде случаев в специализированной литературе высказывалось мнение, что смета представительских расходов должна утверждаться высшим органом управления организацией (общим собранием акционеров или участников). Аргументируется это тем, что этим документом определяется в т.ч. и размер расходов на организацию деятельности органов управления обществом. Однако такой подход представляется не совсем адекватным. Сложно представить, что приложения к документу должны утверждаться более высоким органом управления, чем орган, утвердивший сам документ. Поэтому смета представительских расходов должна утверждаться единоличным исполнительным органом организации (директором, генеральным директором) – так же, как утверждается сама учетная политика (Пример 3).

Извлечение

из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

 

Статья 8. Учетная политика

 

1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.

2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

[…]

 

Извлечение

из Международного стандарта финансовой отчетности (IAS) 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки», введенного в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 25.11.2011 № 160н

(в ред. от 18.07.2012)

 

Определения

 

5. В настоящем стандарте используются следующие термины в указанных значениях:

Учетная политика – это конкретные принципы, основы, соглашения, правила и практика, принятые предприятием для подготовки и представления финансовой отчетности.

[…]

Извлечение

из Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008,

утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н

(в ред. от 18.12.2012)

 

II. Формирование учетной политики

 

4. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, на основе настоящего Положения и утверждается руководителем организации.

[…]

ПРИМЕР 3

Пример утверждения сметы генеральным директором организации

Общество с ограниченной ответственностью «Саянская Строительная Компания»

                                                                                            УТВЕРЖДАЮ

                                                                                             Генеральный директор

                                                                                             Сибиряков           М.М. Сибиряков

                                                                                             31.12.2012

СМЕТА

представительских расходов на 2013 год

 

       Смета составлена исходя из анализа цен на услуги, приобретенные ООО «Саянская Строительная Компания» при проведении официальных мероприятий, переговоров и встреч с контрагентами. Стоимость услуги рассчитывалась исходя из среднерыночной стоимости аналогичных услуг в 2012 г. с учетом планируемого числа представительских мероприятий.


Наименование расхода

Максимальная сумма расхода, рублей на одного участника в рамках одного мероприятия

Планируемая сумма расходов за год, рублей

Проведение официального приема:

     завтрак;

     обед;

     ужин;

     иное мероприятие, в том числе проводимое в баре или ресторане

300,00

800,00

1500,00

1500,00

30 000,00

80 000,00

150 000,00

150 000,00

Доставка участников встречи к месту проведения и обратно

500,00

50 000,00

Буфетное обслуживание во время переговоров

500,00

50 000,00

Алкогольные напитки для организации банкетного обслуживания

750,00

75 000,00

Услуги переводчика

75 000,00

Расходы на техническое обеспечение залов заседаний и мест проведения переговоров

50 000,00

Планируемый размер представительских расходов

710 000,00

 

Представительские расходы, величина которых превышает предельные размеры, либо незапланированные представительские расходы осуществляются на основании приказа генерального директора ООО «Саянская Строительная Компания».

Составил:

Главный бухгалтер                                         Цифирькина                                       А.М. Цифирькина

Согласовано:

Финансовый директор                                   Растратчиков                                    Р.М. Растратчиков

31.12.2012

Отдельно выделим тему алкогольных напитков. Обратимся к постановлению ФАС Северо-Западного округа от 26.12.2005 по делу № А44-2051/2005-9. Общество обратилось в Арбитражный суд с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы. Одним из эпизодов было рассмотрение вопроса о том, что заявитель неправомерно относил на счет представительских расходов затраты на приобретение алкогольных напитков, связанные с представительскими мероприятиями. Суд принял позицию общества, указав следующее:

Извлечение

из постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.12.2005 по делу № А44-2051/2005-9

 

[…]

В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 этой статьи.

[…]

В данном случае Инспекция не оспаривает, что реальные затраты Общества на приобретение спиртных напитков связаны с проведением деловых переговоров и обслуживанием представителей других организаций, что в силу подпункта 22 пункта 1 и пункта 2 статьи 264 НК РФ относится к представительским расходам, уменьшающим в порядке статьи 252 НК РФ полученные доходы налогоплательщика.

Данный вывод подтверждается также письмами Министерства финансов Российской Федерации от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 и от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30.

[…]

 

Второй этап: разработка и принятие документов, связанных с конкретным мероприятием

При оформлении этих документов необходимо учесть несколько нюансов. Напомним, что НК РФ при осуществлении представительских расходов по приему представителей контрагентов оперирует двумя оценочными критериями: во-первых, прием должен быть официальным, во-вторых, у таких расходов должна быть четко выраженная цель. Пункт 2 ст. 264 НК РФ формулирует ее так: «для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества». Оба критерия расплывчаты и однозначно «привязать» их к ситуации практически невозможно. Так, подтверждениями в этом случае могут служить только документы (приказы, акты, служебные записки), составленные самой организацией, а также общепринятые в деловой среде правила подготовки и ведения переговоров. Официальный характер встречи может, например, подтвердить наличие приказа, определяющего лиц, ответственных за проведение встречи, заранее разработанного регламента встречи, согласованного в рамках организации круга вопросов, которые должны быть решены в процессе переговоров, а также составление ответственным лицом протокола или отчета по результатам переговоров. И если перечень вопросов для переговоров – это зона ответственности профильных специалистов, то регламент, ведение протокола встречи и подготовка отчета по ее результатам обычно находятся в зоне ответственности помощника руководителя или секретаря-референта.

Наличие в НК РФ такого условия, как цель, с одной стороны, дает организации определенные послабления. «Идти к цели» и «достичь цели» – разные вещи. НК РФ не ставит возможность принять к учету представительские расходы в зависимость от результата проведения переговоров, позволяя не оглядываться на их итоговый результат. С другой стороны, чтобы не вызывать лишних вопросов со стороны налоговых органов, сама цель должна быть тем или иным образом зафиксирована. Ведь если конфликт дойдет до суда, то рассматриваться проблема будет по совокупности всех обстоятельств.

Извлечение

из постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»

 

9. Установление судом наличия разумных экономических или иных причин (деловой цели) в действиях налогоплательщика осуществляется с учетом оценки обстоятельств, свидетельствующих о его намерениях получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

[…]

Наиболее простой способ зафиксировать деловую цель проведения переговоров – отразить ее в приказе об организации проведения представительских мероприятий. Причем формулировка цели должна носить максимально конкретный характер, не стоит ограничиваться повторением нормы НК РФ.

Рассмотрим простой пример. Сеть магазинов электроники проводит переговоры с представителями компании, торгующей косметикой. Формулировка «Для установления и поддержания взаимного сотрудничества» вызовет недоумение не только у любого здравомыслящего человека, но и у человека, проводящего налоговую проверку. Однако достаточно указать, что переговоры проводятся, чтобы выяснить, возможно ли организовать поставку подарочных наборов для проведения рекламной акции, приуроченной к Международному женскому дню, и все становится более понятно.

Еще одним интересным вопросом является возможность отнесения на счет представительских расходов тех денежных средств, которые тратятся на организацию и проведение переговоров с физическими лицами, в т.ч. не являющимися индивидуальными предпринимателями. Особенно это актуально для организаций, осуществляющих реализацию эксплозивных дорогостоящих товаров или услуг. В целом ответ на этот вопрос представляется положительным. По крайней мере, Минфин в своих письмах склонен относить такие расходы на счет представительских. Однако стоит отметить, что свое мнение он высказал в ответах на индивидуальные вопросы налогоплательщиков, а такие документы не являются нормативными правовыми и ссылаться на них в споре с налоговыми органами можно только как на общеинформативные документы.

Извлечение

из письма Минфина России от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351

 

[…]

Вышеуказанное положение[1] относит к представительским расходам расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, однако полагаем, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами – клиентами организации.

[…]

Третий этап: оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие

Процесс подтверждения расходов одинаков для любого их вида. В зависимости от способа организации и проведения мероприятия можно использовать первичные документы, подтверждающие платежи в адрес компаний-организаторов, либо авансовый отчет с подтверждающими документами, составленный сотрудником компании, осуществляющим наличные платежи.

Секретарям и помощникам руководителя в силу их должности приходится иметь дело с авансовыми отчетами на представительские расходы довольно часто. Поэтому напомним, что к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, счета и другие). Отдельно стоит отметить, что с 1 января 2013 г. вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете» – Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В результате этого изменился статус форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, к которым относилась и унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет». Теперь такие документы не являются обязательными к применению. Продолжают оставаться обязательными к применению только формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Поэтому исходя из ч. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководитель организации в начале этого года должен был утвердить формы первичных учетных документов, используемых в бухгалтерском учете, либо издать приказ, в соответствии с которым в организации используются первичные документы по формам, утвержденным Госкомстатом России. Документы, разработанные организацией самостоятельно, должны содержать все необходимые реквизиты, поименованные в законе.

Извлечение

из Федерального закона «О бухгалтерском учете»

 

Статья 9. Первичные учетные документы

 

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

[…]

Ответственному лицу необходимо обращать внимание не только на оформление документов своей организацией. Нужно быть внимательным и к тем документам, которые прикладываются к авансовому отчету. Они также должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Если расходы подтверждены документами, оформленными ненадлежащим образом, то принять их к учету будет невозможно, что чревато в т.ч. и личными неприятностями – денежные средства, выданные «под отчет», могут быть удержаны из заработной платы.

Извлечение

из письма Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169

 

[…]

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

[…]

Нормирование представительских расходов

Действующее законодательство рассматривает представительские расходы как расходы строго нормированные. Согласно гл. 25 НК РФ в течение налогового периода организация может списать на расходы в целях учета налога на прибыль сумму представительских расходов, не превышающую 4 % от расходов на оплату труда за этот же отчетный период. Представительские расходы в части превышения предельного размера относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (п. 42 ст. 270 НК РФ), т.е. организация несет такие расходы за счет собственной прибыли.

Особо интересным представляется, что законодатель в данном случае говорит не о заработной плате, а о расходах на оплату труда. То есть базис при расчете определяется по перечню, установленному ст. 255 НК РФ, и включает в себя:

  • любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;
  • стимулирующие начисления и надбавки;
  • компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;
  • премии и единовременные поощрительные начисления;
  • расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Стоит отметить, что наше государство в налоговом плане достаточно консервативно и любит «играть в одни ворота», поэтому активно ведущей производственную или торговую деятельность фирме нормативов обычно не хватает. В большинстве случаев этот вопрос пытаются решить за счет иных нормируемых затрат. Например, если сотруднику контрагента преподнести не просто подарок, а подарок с символикой компании, то при правильном оформлении документации его стоимость можно будет принять к учету в рамках рекламного бюджета фирмы.

Что не стоит включать в представительские расходы

Как мы уже отмечали, ст. 264 НК РФ содержит не только перечень расходов, которые можно считать представительскими, но и те, которые к таковым относить нельзя. К таким расходам, по мнению законодателя, относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Под однозначным запретом – расходы на приобретение театральных билетов и приглашение артистов. Под вопросом обычно украшения для зала: шарики, ленты, цветы. Однако стоит отметить, что украшение украшению рознь. В ряде случаев затраты на оформление помещений могут быть отнесены  на рекламные расходы.

Извлечение

из решения АС г. Москвы от 17.08.2006 по делу № А40-10124/06-90-55

 

[…] приобретение багетных рам, ковра, юбилейных папок, поздравительных открыток, сувенирной продукции, наручных часов с символикой приобреталось для оформления помещений, где осуществляется обслуживание посетителей […], и в целях рекламы при приеме представителей организаций, которым […] оказываются услуги. Эти вещи служат имиджевым целям организации, то есть составляют рекламные расходы организации. […]

Оформленные соответствующим образом помещений в зданиях, на которых находится вывеска [организации], информируют граждан о деловой солидности и безупречной экономической репутации организации, то есть непосредственно рекламирует ее. Тем самым расходы на поддержание такого имиджа организации согласно п. 4 ст. 264 НК РФ прямо относятся к затратам, связанным с рекламными расходами. […]

Стоит заметить, что в рамках представительских расходов не всегда можно однозначно отделить расходы на развлечения от расходов на само мероприятие. Например, крупный производитель проводит конференцию дилеров своей продукции в санатории. Здание арендуют целиком на выходные. Кроме непосредственно проживания и питания, в санатории есть бассейн, спортзал, баня, прокат спортивного инвентаря. Каким образом в этом случае отделить расходы на проведение мероприятия от оплаты развлечений? Представляется, что это во многом будет зависеть от того, каким образом будут оформлены подтверждающие (первичные) документы. Выделение в протоколах переговоров, счетах, договоре или платежных документах отдельными строками оплаты услуг, которые могут быть отнесены к развлекательным, однозначно влечет необходимость раздельного учета данных затрат.

Чтобы более полно оценить ситуацию, обратимся к примерам:

Извлечение

из постановления ФАС МО от 27.02.2012 по делу № А40-49520/11-20-208

 

Общество с ограниченной ответственностью […] обратилось в Арбитражный суд города Москвы с заявлением к ИФНС России № 22 по г. Москве (далее – Инспекция, налоговый орган, заинтересованное лицо) о признании недействительным решения от 31.12.2010 № 50/162 «Об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения» в части п. 2.1 в отношении уплаты недоимки по налогу на прибыль за 2007–2009 годы.

Решением Арбитражного суда города Москвы от 15.08.2011 заявленные требования удовлетворены, суд признал недействительным решение Инспекции… […]

В кассационной жалобе Инспекция приводит довод о том, что расходы, понесенные Обществом на организацию развлечений и отдыха, были исключены им из состава расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, не соответствует обстоятельствам дела и документально не подтвержден.

Данный довод исследовался судами и обоснованно отклонен. Как установлено судами, Обществом 08.06.2007 проведена дилерская конференция с участием представителей других организаций, что подтверждается протоколом проведения мероприятия.

Согласно представленному в материалах дела сценарию мероприятия от 08.06.2007 дилерская конференция проводилась для подведения итогов работы и поддержания взаимовыгодного сотрудничества в целях развития бизнеса приглашенных дилеров Общества и, соответственно, для осуществления и развития деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 2.2.4 договора с ООО «Веселая компания» стороны договорились, что документом, подтверждающим выполнение работ по договору, является акт сдачи-приемки работ.

[…]

Учитывая, что в силу п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний, Общество из всей суммы понесенных затрат по договору от 19.04.2007 № 60К включило в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только расходы, непосредственно связанные с проведением дилерской конференции и представительских мероприятий.

Суды пришли к выводу о том, что расходы в размере 417 983,65 руб., связанные с развлекательной программой, проводимой после дилерской конференции, Общество в состав расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, не включало, а согласно учетной политике учитывало указанную сумму отдельно по счету 26.17 «Общехозяйственные расходы, не принимаемые для целей налогообложения».

Извлечение

из постановления ФАС Северо-Западного округа от 07.06.2004 по делу № А05-14160/03-13

 

 

В кассационной жалобе налоговая инспекция просит отменить решение суда по эпизоду, связанному с занижением Обществом налогооблагаемой прибыли за 2002 год на 6480 руб. – сумму расходов, неправомерно, по мнению налогового органа, в нарушение пункта 4 статьи 264 и пункта 1 статьи 252 НК РФ, включенных Обществом в состав представительских расходов.

[…]

Судом […] установлено, что […] на острове Соловки состоялись переговоры между представителями налогоплательщика и ОАО «Роспродукт» по вопросам поставки сырья для производства хлебобулочных изделий. […]

Налоговым органом не представлены суду доказательства того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха. В материалах дела таких доказательств нет.

При таких обстоятельствах, а также с учетом заявления Общества об отсутствии у организации помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок, не опровергнутого налоговым органом, суд первой инстанции законно и обоснованно признал недействительным оспариваемое решение налоговой инспекции… […].

Пример с Соловками достаточно показателен. Тяжело представить, что эта поездка носила строго деловой характер, да и помещение для проведения встречи можно было найти намного ближе. С другой стороны, сама поездка, свежий воздух и непринужденная обстановка способствовали установлению более тесного контакта между представителями сторон, что не могло не сказаться на результативности переговоров. Этот пример еще раз показывает, что представительские расходы – оценочная категория. Фактически при проведении представительских мероприятий каждый из видов расходов – на питание, аренду, оплату работы официантов, подарки, артистов – нужно анализировать по первичным документам и по совокупности всех имеющихся документов решать, можно ли их принимать к учету.

Еще один вид расходов, которые сложно отнести к представительским, – расходы на приобретение продуктов питания для «текущих» видов взаимодействия (например, угощение чаем и печеньем специалистов контрагента в офисе). Такие расходы более разумно относить на счет других видов расходов (к примеру, на обеспечение благоприятных условий труда работников).

Извлечение

из письма Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327

 

[…] затраты на приобретение продуктов питания, выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 Кодекса[2] и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли.

[…]

Общий перечень документов, необходимых в учете представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов в организации необходимо иметь следующие документы:

  • учетную политику, содержащую в себе положения о порядке учета представительских расходов;
  • годовую смету представительских расходов (приложение к учетной политике организации);
  • положение (ЛНА) или приказ о порядке осуществления представительских мероприятий;
  • приказ (распоряжение) о проведении конкретного представительского мероприятия;
  • смету представительских расходов на конкретное мероприятие;
  • план проведения мероприятия с описанием его целей и задач (в приложении может быть составлен регламент ведения мероприятия);
  • договоры, платежные и иные первичные документы, используемые для проведения представительских мероприятий товаров или услуг третьих лиц;
  • отчет (авансовый) ответственного лица или лиц о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, при осуществлении наличных платежей;
  • отчет о проведенном мероприятии с краткой фиксацией его итогов (в приложении могут быть протоколы мероприятия, документы, принятые во исполнение решений, и другие).


[1]Имеется в виду п. 2 ст. 264 НК РФ (прим. ред.).

[2]Имеется в виду НК РФ (прим. ред.).

 

С.В. Россол, начальник юридического отдела ООО «ТК „Третий Рим„»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.