Электронная версия журнала

Как время направить на прибыль?

«Секретарь-референт» №5 2011 / Корпоративная культура

По данным ряда исследований, ежедневно на личные вопросы работники тратят как минимум 10 % рабочего времени. Но, как уверяют некоторые предприниматели, если немного ослабить контроль над персоналом, эта цифра может возрасти в 2, а то и 3–4 раза.

Мы поинтересовались у собственников бизнеса, как они контролируют рабочее время своих личных помощников и секретарей, задав им несколько вопросов. Используют ли они для контроля специальные технические средства? Считают ли, что отсутствие тотального контроля за тем, как сотрудники используют рабочее время – это залог успеха? Cколько времени, по их мнению, можно «подарить» сотруднику на личные дела, чтобы не страдал бизнес? Какие инструменты воздействия предпочтительнее для мотивации персонала, чтобы найти золотую середину между его эффективностью и пользой общему делу?

Эльвира БАРБАШОВА, генеральный директор компании «Event make» (консалтинг в сфере гостиничного и ресторанного бизнеса):

«Контролировать должен специальный человек»

– Контролировать личного помощника можно и с помощью современных технических устройств, которых сейчас множество. Но за любым техническим приспособлением должны стоять люди, которые контролируют результат. Я – за контролирующие устройства, которые отслеживают время прихода человека на работу и время его ухода. Сначала моя помощница опаздывала на 5–10 минут, а перед новогодними праздники настолько расслабилась, что стала задерживаться на сорок минут. Мне пришлось собрать экстренное совещание и объявить, что с завтрашнего дня будет фиксироваться уход и приход, причем, каждого сотрудника. Здесь важно не отступать от своих слов и внедрять эту систему тут же, как только об этом было сказано. И также очень важно вести за этим делом контроль. В противном случае сотрудники, почувствовав отсутствие контроля, тут же начинают расхолаживаться. Считаю, что контролировать должен человек с административным складом ума, лидер же должен быть вдохновителем.

Мне бы не хотелось дарить сотрудникам, а особенно своему личному помощнику, ни одной минуты рабочего времени. Но так уж устроен мир, и этого не изменишь: около 20 % рабочего времени уходит на общение сотрудников между собой и своими близкими. Это звонки родственникам, друзьям, общение на личные темы. Поговорить о мужьях и детях – это святое, без этого никуда.

А вообще я не сторонник тайм-менеджмента, это не подходит моему темпераменту и характеру, ломать которые я не планирую. Да и никому не советую делать это. Систему организации времени следует выстраивать по характеру, темпераменту человека. Чтобы быть эффективным руководителем, надо уметь вести параллельно несколько дел. Это стало возможным благодаря не столько природным способностям, сколько опыту в бизнесе.

Сергей КАРПИНСКИЙ, генеральный директор сети продуктовых магазинов «Фермер»:

«Человек работает хорошо только тогда, когда работает на себя»

– Я не готов дарить работнику ни одной минуты. Если у моего секретаря появилось свободное время, он должен не разговаривать на личные темы по телефону, а полить в офисе цветы, проверить электронную почту и так далее. Если вы дома, то всегда найдете, на что потратить время. Я требую такого же уважительного отношения и к рабочему времени. Я стараюсь внушить своему новому помощнику эту важную мысль, как только он приступает к работе. Если он ко мне не прислушивается, я готов объяснить еще один раз, но не больше. При этом, конечно же, большую роль играет личность лидера, главы компании. Чем более эффективен руководитель, тем больше будут стараться подражать ему подчиненные. И наоборот.

Я считаю, что установка в офисах видеокамер весьма эффективна. Они позволяют четко контролировать рабочее время сотрудников и личного помощника. Кроме того, это важный психологический момент: если человек знает, что за ним наблюдают, он будет вести себя по-другому.

Григорий ОГМРЦЯН, генеральный директор строительной компании ООО «ГриАР», сети автомоек «Аква»:

«Успех дела – в четком распределении функций»

– Наш бизнес – сезонный. Когда на автомойке много машин и клиентов, я не готов дарить ни минуты, даже ни секунды, так как мой помощник встречает особо уважаемых клиентов. Многие наши клиенты – мои друзья и знакомые, и они хотят зайти ко мне в кабинет, чтобы пообщаться. Она должна встретить их улыбкой, предложить им чай или кофе. Когда клиентов нет, я не возражаю против общения сотрудников между собой или же по телефону.

Я категорически запрещаю личному помощнику общаться с клиентами не по рабочим вопросам по нескольким причинам. Во-первых, это экономит их рабочее время. Во-вторых, часто клиентам неприятно, когда секретарь начинает разговаривать с ними «за жизнь». Успех любого дела – в четком распределении ролей и функций. Тогда рабочего времени будет хватать на всех и на все. Важно мотивировать человека, а главный мотивационный фактор – деньги. Да, нерадивого сотрудника можно периодически отчитывать, ругать, и он будет, опустив голову, вас внимательно выслушивать. Но этого эффекта хватает, как правило, на непродолжительное время. Каждый член команды, в том числе и помощник, получает должностные инструкции, в которых прописаны штрафные санкции. Но я считаю, что ставку следует делать именно на вознаграждения, а не на наказания. Так уж устроен русский человек – пряник всегда приятнее кнута.

Мы установили видеокамеры и на мойке, и на сушке, и в офисе. Таким образом я контролирую и рабочее время сотрудников, и качество их работы.

Роман АМБАРЦУМЯН, генеральный директор компании «IC line», политтехнолог:

«В России наука о времени отсутствует»

– Фотография рабочего дня – это основа основ. Неоднократно сталкивался с работой консультанта по тайм-менеджменту и знаю, что существует эффективность не только часа, но и минуты. В России около часа в день уходит на распитие чая и кофе, общение между сотрудниками и на информационные шумы.

У нас установлена специально разработанная компьютерная программа, которая позволяет отслеживать, какие цели и задачи поставлены перед каждым конкретным работником и что он делает каждую минуту своего рабочего времени. От восьмичасового рабочего дня я готов подарить обеденный час и в каждом часе максимум 5 минут. Специфика российского рынка труда такова, что ответственный сотрудник вынужден задерживаться на работе на час-полтора 2–3 раза в неделю. Зная это, можно давать компенсационные возможности. Вспомните замечательный фильм, где роль серьезного, настроенного на четкий контроль босса играл Алек Болдуин. Зайдя в офис утром, он увидел вольготно распивающего кофе помощника, буквально выбил у него из рук чашку и сказал: «Пока ты не заработал – ты не имеешь право пить кофе».

Контролировать использование рабочего времени личного помощника, секретаря следует обязательно – от его поведения, умения грамотно организовать рабочий день лидера компании во многом зависит успех бизнеса.

Что касается организации своего рабочего дня, то уже несколько лет я веду большие тетради формата А-4 по каждому направлению бизнеса. Память на дела, события и цифры у меня безупречная. Все фиксируется с одной главной целью – доказать сотрудникам, в том числе и моему помощнику, что постановка задачи и сроки были озвучены в такой-то день в такое-то время.

Александр КОТЮСОВ, президент ГК «ПИР» (сеть ресторанов и кафе):

«Лучше планировать дела сверх нормы»

– Считаю, что лучше отслеживать ситуацию в целом, а контролировать каждую минуту сотрудника смысла не вижу. Если вообще не контролировать использование сотрудниками рабочего времени, то это может завершиться опозданием на работу на час или же два. Опять-таки, наказывать за пятиминутное опоздание тоже нет смысла. Главное – чтобы опоздания не были систематическими. Если в связи с авралом помощник задержался на работе за полночь, естественно, ругать его за опоздание на следующий день никто не будет. Более того, лучше премировать этого человека, дать возможность полдня отдохнуть. Это позитивно скажется на эффективности рабочего процесса. Никакие технические средства для контроля рабочего времени мы не используем.

Что касается планирования своего рабочего дня, то иногда я решаю задачи, возложенные на помощника. Кажется, и задание не по чину, а приходится брать его на себя, так как это оказывается более эффективным и действенным. Самый эффективный способ – взять на себя заведомо больше дел, чем запланировано на день, и когда ты укладываешься и делаешь сверх нормы, то можешь спокойно отдохнуть оставшееся время или же посвятить отдыху часть следующего дня.

Елена ШЕРШАКОВА, генеральный директор Агентства эксклюзивных событий «Арт Премиум»:

«Творческий человек по указке не работает»

– Контролировать рабочее время сотрудников, безусловно, нужно. Как собственник компании знаю, что многое зависит от личной эффективности сотрудника. Мне не жалко подарить рабочее время такому работнику, который будет полдня витать в облаках, а потом быстро сделает все, что нужно, и мы уложимся в сроки. Речь идет о творческом сотруднике, которому время нужно на то, чтобы обдумать свои идеи. Заставлять творить по указке просто невозможно.

Также следует контролировать время помощника, секретаря. Уверена, что дефицит рабочего времени заключается в градусе личной ответственности. Здесь важна самодисциплина человека. Один будет испытывать гордость и радость за то, что справился с задачей не только в срок, но даже раньше коллег. А другой будет радоваться, что сегодня весь день бездельничал, украв у компании и ее собственника время.

Если цели оправдывают средства, то можно использовать и технические средства для контроля рабочего времени. Каждая конкретная ситуация требует особого подхода к контролю времени. Мы такими средствами не пользуемся.

Считаю, что личный контакт с сотрудником будет более эффективным, чем система наказаний. А штрафные санкции можно применять разово. Если же сотрудник систематически тратит свое рабочее время на личные цели, легче его просто уволить.

Владимир ВАНИН, эксперт по тайм-менеджменту, генеральный директор компании «Неолит»:

«Неэффективного сотрудника «выживет» сам коллектив»

– Я веду семинар по тайм-менеджменту, поэтому мне эта тема близка и понятна. Инвестирование во время – это и есть жизнь. И другой не будет. Иногда человек думает: «Сегодня эту работу я отложу до завтра или перенесу этот проект на послезавтра, а пока можно посидеть в Интернете, пообщаться «по аське». Многие живут планами на будущее, эфемерным будущим, которое, кстати, может и не наступить.

Чтобы изменить отношение ко времени, следует изменить отношение к себе – упорядочить мысли, спокойно взвесить и проанализировать их. Надо научиться управлять собой – эмоциями, поступками, и тогда научишься управлять временем. Человек должен понимать, что следует четко расставлять приоритеты, начиная с распорядка дня и заканчивая эффективностью использования рабочего времени.

В тайм-менеджменте есть два аспекта: человек должен осмыслить свою заинтересованность в более разумном использовании времени, а вернее, своей жизни, а затем следует реализовать приемы грамотного использования времени. Другими словами, узнав способы грамотного использования времени, человек должен изменить существующий ход вещей.

Существует множество обучающих программ тайм-менеджмента, каждая компания может выбрать оптимальную для себя. На мой взгляд, самое лучшее – это программа, завязанная на целеполагании, когда не менее половины времени на обучение уделяется связкам «цель-ценность» в данной конкретной области. Надо приучить человека к мысли, что он – часть компании, от него зависит эффективность работы структуры в целом. Ведь если он не выполнит работу, то ее придется делать другому сотруднику. Но в будущем команда может сама «выжить» такого неэффективного сотрудника.

Беседовала Марина Сипатова.

 


 

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2011.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.