Электронная версия журнала

В компанию пришел новый руководитель…

«Секретарь-референт» №5 2008 / Профессия

Если жизнь преподнесла тебе лимон,

постарайся сделать из него лимонад.

Житейская мудрость

Счастлив тот, кому не доводилось переживать смену руководства на своем рабочем месте. Что может быть драматичнее перемен в устоявшихся и ясных, как день, трудовых буднях? Мало того, что летит в тартарары весь привычный уклад работы, так еще и организм погружается в затяжной многодневный стресс. Как жить? Как работать? Вот тут-то и вступает в игру жизни уже не просто человек, а профессионал. А настоящий профессионал панике не поддается! Он мобилизует все усилия, осмысляет имеющиеся обстоятельства и пытается выработать план действий в зависимости от сложившейся ситуации. 

 

Как выбрать оптимальную линию поведения?

Что будет предпринимать секретарь, если в компанию пришел новый руководитель? Безусловно, оценив все «за» и «против», он, во-первых, честно ответит себе на вопрос: хочу ли я вообще дальше работать в этой компании? Если ответ положительный, то главная задача для секретаря – сохранить за собой свое рабочее место. Для этого ему придется направить все усилия на то, чтобы получить ответы на следующие вопросы:

  • Был ли у нового босса личный секретарь?
  • Если был, то шеф приходит в вашу компанию один или вместе со своим помощником?
  • Если шеф приходит в компанию один, то кого он намеревается видеть в качестве своего личного помощника: секретаря предыдущего руководителя или нового человека?

Как только на вышеперечисленные вопросы появятся вразумительные и четкие ответы, секретарь сможет грамотно выстроить свою линию поведения. Как говорится, предупрежден – значит вооружен.

Если получена неутешительная информация о том, что руководитель приходит со своей командой (личным помощником), или он твердо решил пригласить на должность секретаря абсолютно нового для компании человека, то уместнее всего подготовить почву для красивого отступления. Это может быть переход в другой отдел на аналогичную должность или выбор имеющегося вакантного места в компании, максимально близкого по роду деятельности. В последнем случае секретарь получает возможность выиграть время, внимательно оглядеться вокруг: вдруг найдется более подходящая ниша, где можно было бы в дальнейшем заняться самореализацией.

 

Начать все с нуля

Гораздо сложнее ситуация, когда новый босс привык справляться с делами без секретаря или, в силу предыдущего статуса, помощника никогда не имел. Здесь нужен особый такт и умение дипломатично выстраивать взаимоотношения с нуля таким образом, чтобы новому руководителю самому захотелось иметь личного помощника. И не просто помощника как такового, а именно секретаря предыдущего начальника, то есть вас.

В этой негласной борьбе за место под солнцем важна каждая мелочь. Начнем, пожалуй, с первого впечатления. Ваша задача – ненавязчиво продемонстрировать новому боссу, что его приход к вам – это несомненный праздник. «Легко сказать – ненавязчиво! – вот, вероятно, первая мысль, которая приходит в голову любому читателю. – Как это осуществить реально?» Вот несколько простых советов.

Начните с себя, со своего внешнего вида. Пусть он будет по-прежнему строгим и деловым, разве что чуть-чуть нарядным. И конечно, не забудьте про улыбку – дружелюбную, но без заискивания, улыбку уверенного в себе и своем статусе человека. Общеизвестно, что настроенный на худшее человек никогда не получит желаемого, ибо формирует вокруг себя энергию поражения. Если вам сложно справиться с мрачными мыслями, займитесь аутотренингом, поскольку наши мысли материальны. Повторяйте про себя, пока идете на работу, едете в метро, обедаете: «Я успешная, умная женщина, отличный профессионал. Мой новый руководитель счастлив, что будет работать со мной». Рано или поздно количество сказанного обязательно перейдет в качественный рывок.

Наведите порядок в приемной и в кабинете нового руководителя. Можете поставить на его рабочий стол или журнальный столик небольшую цветочную композицию (это тем более актуально, если руководитель – женщина) и открытку с поздравлениями по случаю начала работы в компании от лица всех сотрудников офиса. Безусловно, вашему новому боссу будет приятно такое внимание. Писать открытку только от себя не стоит – это будет похоже на подобострастие. Шеф и так догадается, кто был инициатором данного начинания. К тому же вы все равно первой встретите шефа в приемной и сможете его поздравить лично. При этом вполне уместно будет сказать примерно следующее: «Здравствуйте, Иван Иванович! Примите мои поздравления по поводу Вашего назначения. Я рада, что мне предстоит работать под Вашим началом». Этой, на первый взгляд, незамысловатой фразой вы как бы невольно обозначили свой статус и место работы, программируя мысли шефа относительно вашей будущности. На комплименты можете не скупиться: мужчины их принимают намного охотнее, чем женщины, при этом даже не задумываются, насколько они правдивы.

Когда шеф устроится в новом кабинете, спросите у него, не нужна ли ему ваша помощь: «Иван Иванович, чем я могу быть Вам полезна?». Наверняка шеф чувствует себя еще не совсем уютно на новом месте. Возможно, он захочет для начала просто взбодриться и выпить чашечку кофе. Поинтересуйтесь, какой кофе он предпочитает. Если шеф затруднится с ответом, предложите сами. Только не делайте акцента на том, что «вот предыдущий шеф предпочитал то-то, говорил так-то, делал вот так». Поскольку вы все равно не знаете всей подноготной замены руководства, взаимоотношений, которые сложились у бывшего и нынешнего руководителя, вам очень легко ошибиться, показаться навязчивой, задеть самолюбие нового шефа. Вот если он сам задаст вам вопрос относительно пристрастий предыдущего босса, вы можете рассказать о них, но опять же очень осторожно, без эмоциональных оценок, желательно максимально беспристрастно. Подавая чай или кофе, сервируйте стол красиво и оригинально, чтобы подчеркнуть свои умения. Не забудьте подать к чаю что-нибудь вкусненькое. Думаю, вашему новому боссу будет небезынтересно услышать, что маленькие вкусные печеньица, которыми он лакомится, вы испекли собственноручно.

 

Давайте все обсудим!

Как только первый контакт будет установлен, можно осторожно перевести разговор в деловое русло. Поинтересуйтесь, когда руководитель сможет принять вас, чтобы обсудить порядок дальнейшей работы. Будьте готовы к этому разговору заранее, вдруг босс скажет: «А зачем откладывать, давайте сейчас и обсудим!» В данной ситуации есть опасность того, что в процессе беседы вы перейдете на поучающий тон, как более опытный в секретарских вопросах человек, а руководителю это может быть неприятно. (Мужчины в силу своей психологии не очень-то жалуют женщин, которые их поучают.)

В процессе беседы постарайтесь получить ответы на следующие вопросы:

■ Изменится ли график работы приемной? Если да, то как? Рабочий график жестко фиксированный или ненормированный? Если до этого в компании было принято дежурство вечернего секретаря, то этот вопрос также следует обсудить.

■ Планирует ли шеф организовывать ежедневные пятиминутки с вами в течение рабочего дня и в какое время?

■ Какие мероприятия, совещания и т.д. будут еженедельными, и в какое время они будут проходить?

■ Как будет организован процесс подписания документов (почта утренняя, дневная, вечерняя, экстренная)?

■ Будут ли внесены изменения в телефонное обслуживание приемной и какие?

■ Кто имеет приоритетное право на общение с руководителем? С кем его можно соединять по телефону всегда или в первую очередь?

■ Какие дни будут выделены для приема сотрудников, посетителей, по личным вопросам и т.д.?

■ Какие личные мероприятия шефа будут повторяться еженедельно, чтобы вы сразу могли включить их в график его трудового дня (бассейн, теннис, баня, занятие иностранными языками и т.д.)?

■ Какие пожелания будут у руководителя по планированию его времени, связанного с приемом пищи, возможно, лекарств? Нужно ли в графике дня предусматривать небольшие промежутки времени для отдыха?

Обсуждая эти вопросы, постоянно апеллируйте к шефу, чтобы узнать его мнение, например: «Иван Иванович, а как Вам видится порядок организации приема посетителей?» или « Какие у Вас есть пожелания по этому вопросу?» и т.д. Общаясь с руководителем с помощью вопросов, которые потребуют от него развернутого ответа, вы сможете получить более полное представление об этом человеке, понять не только его вкусы, но и как он умеет донести до слушателя свои мысли. У каждого человека есть своя специфическая манера общения. Возможно, он предпочитает говорить очень тихо, и вам придется постоянно прислушиваться к тому, как он отдает указания: в виде строгой формулировки или советуясь с вами, что потребует от вас известной доли самостоятельности при принятии решений.

Как только вы узнаете об этих нюансах и станете учитывать их, то будуте чувствовать себя с новым руководителем более комфортно. Подобная скрупулезность в мелочах позволит вам лишний раз не только продемонстрировать свой высочайший уровень профессионализма, умение быстро приспосабливаться к изменяющейся ситуации, но и «включенность» в работу с новым человеком. Опытный руководитель, безусловно, по достоинству оценит такие деловые качества секретаря и запишет вам еще один несомненный плюс.

И в завершение еще один совет. Постарайтесь правильно уловить, к какому типу людей относится ваш новый босс, и подстроиться под него. Если он консерватор, человек жестких привычек, любитель схем, графиков, строгой отчетности о проделанной работе, то будьте готовы стать скромным винтиком в машине его повседневных дел. Если же новый руководитель склонен реализовывать в работе творческое начало, то ваша модель поведения будет качественно отличаться от предыдущей: вы будете ощущать себя уже не винтиком, а сотворцом. Зная эти психологические тонкости, вы сможете с легкостью предвосхищать желания и действия руководителя, что еще более повысит «ваши акции» в его глазах.

 

Я к вам пишу…

Чтобы избежать негативных оценок, попробуйте изложить свои пожелания руководителю в письменном виде. Озаглавьте документ, например, так: «Предложения по организации работы приемной». Это продемонстрирует новому шефу, что вы не просто заботливая хозяйка, умеющая печь вкусные печенья, но еще и умная деловая женщина, хороший организатор. К тому же многие руководители привыкли работать с бумагами, и зрительное восприятие у них развито лучше звукового. Возможно, и новому шефу воспринимать на слух  ваши ценные мысли будет нелегко, да и вы от волнения можете что-нибудь перепутать.

Составляя свои «Предложения...», продумайте мельчайшие подробности организации жизнеобеспечения приемной и рабочего дня руководителя, чтобы в дальнейшем больше не возвращаться к этой теме.

На мой взгляд, повода для особого беспокойства по поводу смены руководителя нет и быть не может. Когда вы уверены в себе, знаете цену каждому своему шагу, готовы к переменам и самосовершенствованию, то успех не заставит себя ждать, и место помощника нового руководителя будет непременно оставлено за вами. 

 

МНЕНИЕ

Ю.В. Еремеева, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

 

Для помощника смена руководителя – это почти то же самое, что смена работы, только без возможности выбирать условия. Приходится забывать о старых правилах и подстраиваться под нового начальника. У нового начальника свои сложившиеся привычки, методы работы, которые он не собирается менять. С другой стороны, новый человек еще не знает «внутреннюю кухню» компании, и поэтому чувствует себя не совсем уверенно. Задача помощника в этой ситуации – помочь новому руководителю адаптироваться в коллективе.

Объем работы у помощника может вырасти или, наоборот, сократиться. Хорошо, если ему поручили более интересную работу, а если приходится выполнять работу, которая стала более простой, скучной и к тому должна оплачиваться ниже? Второй вариант опасен тем, что рано или поздно возникнет вопрос: «Почему человек, в основном подающий чай-кофе, получает такие деньги?». Помощнику необходимо принять меры до того, как этот вопрос встанет, если, конечно, он планирует работать в компании. Что можно посоветовать в этом случае? Брать на себя больше работы самостоятельно (при этом ненавязчиво сообщать начальнику о новых «завершенных проектах») и постоянно напоминать руководителю, что помощник может и должен делать больше. Руководитель должен знать, что помощник полностью отрабатывает свою заработную плату. Возможен и другой вариант: с новым руководителем помощник взлетит на тот уровень, о котором он даже и мечтать не мог с прежним руководителем.

Если помощник пришел в компанию с какими-то своими целями (иметь возможность не пропускать занятий в институте, получить дополнительные навыки, со временем перейти в другой отдел), то после смены руководства в силе остаются только те договоренности, которые прописаны в трудовом договоре. Все остальные свои пожелания придется оговаривать с новым руководителем заново, и вполне возможно, о некоторых планах придется забыть, если у шефа по данному вопросу другое мнение.

В течение первых нескольких недель совместной работы необходимо не только подробно рассказывать руководителю, кто и зачем приходит к нему, но и называть должность сотрудника, уровень подчиненности и, если необходимо, сообщать известные подробности по вопросу, с которым к нему обращаются.

Естественно, такие мелочи, как содержимое буфета, тип воды или объем любимой кружки должны соответствовать привычкам нового шефа. И это не каприз. Именно мелочи помогают почувствовать себя в стрессовой ситуации (смена работы – это всегда стресс) на новом месте более комфортно.

 

МНЕНИЕ

П.В. Поплавская, управляющая делами ЗАО «НПКО "Меридиан"»

 

Я знаю только одного помощника, которая «пережила» не менее пяти руководителей, но работает она в государственной структуре, где все очень жестко регламентировано и прописано. В основном же руководители или уходят со своими помощниками, или берут нового человека. Новый директор приходит со своим видением организации работы и управления, помощник же, невольно сравнивая руководителей, может даже неосознанно саботировать работу, особенно если ему больше нравились методы управления предыдущего директора.

 

МНЕНИЕ

Т.В. Рыбченкова, референт генерального директора

 

Новый руководитель может не менять всю команду, а привести с собой наиболее лояльных к нему специалистов. Это касается и помощника. Кто, как не он, лучше других знает все особенности рабочего распорядка и нюансы личного характера?

Поэтому замена помощника может произойти только в двух случаях: если предшественник максимально положительно рекомендовал своего помощника, но по объективным причинам на другое место с собой взять не может, и если новый руководитель компании готов к смене помощника (возможно, прежний не подходил по каким-либо профессиональным или психологическим параметрам).

При появлении нового руководителя иногда можно осуществить некоторые планы, которые не удалось реализовать раньше. Новые поставщики, изменение интерьера, закупка новой мебели (только не всего сразу, а постепенное обновление), закупка современных технических средств, некоторые льготы личного характера (например, оплачиваемый мобильный телефон). Вариантов множество, только все эти предложения не стоит выкладывать сразу, лучше дождаться подходящего момента. Например, «завис» компьютер – можно предложить произвести замену оборудования, так как объемы информации постоянно увеличиваются, и старое оборудование уже не справляется. В одной небольшой компании мне удалось осуществить идею озеленения мрачного серого офиса именно при смене руководства.

Что качается вкусов и пристрастий нового руководителя, то, действительно, здесь много нюансов: чай или кофе, горячий или не очень, утром или вечером, с сахаром или без. Я знакомилась с новыми руководителями дважды, при этом никогда не стеснялась спросить об их предпочтениях, и никто не отказал мне в любезности рассказать о своих пожеланиях и привычках. И я, и мои новые руководители понимали, что знать эти «мелочи» необходимо для отладки механизма успешного взаимодействия.

Также я всегда ставила в известность нового руководителя о договоренностях с предшественником в отношении себя. Излишняя скромность в этой ситуации только вредит. Новый руководитель не знает о ваших планах и проектах? Спокойно говорите об этом. Вы учитесь по вечерам – прекрасно, значит, вы уже планируете свою профессиональную карьеру. Вы должны забирать ребенка из сада до 19.00? Значит, рабочий день у вас заканчивается в 18.00–18.15. Поставив руководителя в известность в отношении многих моментов, вы должны услышать и о его временных ограничениях, например не трогать «сову» до 10 часов. Очень редко случается, что два умных серьезных человека, которые планируют работать вместе, не могут договориться.

 

Н.В. Кучер,
личный помощник генерального директора «ЗАО ТВК "Авиапарк"»,
член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2008.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.