Электронная версия журнала

Из жизни командировочных

«Секретарь-референт» №5 2007 / Профессия

Обратили ли вы внимание, дорогие читатели, как спрессовано нынче наше время, как сократились расстояния и каким крошечным шариком кажется нам теперь когда-то огромный земной шар! Мы с легкостью перемещаемся по нему, минуя страны, континенты и часовые пояса. За окном один незнакомый пейзаж стремительно сменяется другим, а вслед за ними с бешеной скоростью трансформируется и вся наша жизнь.

Даже профессия секретаря за последние четверть века изменилась кардинально! Помните, когда-то все начиналось с чопорной машинистки, в чьи обязанности входило, главным образом, только создание документов? Затем секретарю доверили прием телефонных звонков, а потом – и встречу посетителей. Сегодня на передовую выходят энергичные молодые леди, ориентированные на решение серьезных административных проблем и владеющие навыками организационной работы. И это не случайно, потому что в последнее время руководители все чаще работают вне офиса. Мобильная связь, карманные компьютеры, ноутбук и прочие блага технического прогресса позволяют человеку беспрепятственно перемещаться в пространстве, а значит, ему все больше требуется сил и времени на решение глобальных задач в рамках своего бизнеса. Безусловно, что при таком напряженном трудовом ритме все острее возникает потребность в грамотном, высокопрофессиональном помощнике, способном не только помогать в повседневных делах, но и брать на себя часть работы руководителя, достойно представлять его во время деловых встреч и поездок. Однако это только на первый взгляд кажется, что работа секретаря во время командировок легка и незамысловата. Вот только несколько случаев, дающих бесценный опыт и подтверждающих незаурядные деловые качества наших коллег-секретарей, оказавшихся вместе со своим боссом в кризисной ситуации.

Случай первый: «А куда летим, однако?»

График работы секретаря, отправляющегося в бизнес-поездку совместно с руководителем, предполагает ненормированный рабочий день. Воспоминаниями об одной из таких командировок поделилась Ирина З.

«Мой руководитель решил провести ряд бизнес-семинаров в разных городах России. Это была своего рода марафонская дистанция, потому что каждый день мы перелетали из одного города в другой, и так в течение двух недель! Двадцать четыре часа в сутки я вынуждена была находиться в зоне досягаемости и решать проблемы руководителя. А вопросы возникали самые разнообразные: от отсутствия горячей воды в номере у шефа до изменения графика полетов. Например, в Новосибирске из-за сильного снегопада мы не успели вовремя приехать в аэропорт, поэтому мне пришлось на ходу решать вопрос о замене авиабилетов и гостиниц. Поскольку этот сбой повлек за собой целую цепочку изменений в нашем графике, то я немедленно связалась с московским туроператором, предоставляющим нам услуги по бронированию авиабилетов, гостиниц, получению виз, загранпаспортов и т.д., обрисовала ситуацию и условия задачи. Партнеры, надо отдать им должное, оказались, как всегда, на высоте, и все сложилось весьма успешно».

Итак, профессионализм Ирины подсказал ей правильное решение – грамотно делегировать полномочия, что позволило в кратчайший срок ликвидировать проблему так, чтобы она не нарушила планы шефа, и командировка прошла успешно. Но ведь не всегда ситуации разрешаются столь просто. Все-таки Ирина была в своей стране, и общение не представляло особых затруднений. Иное дело, если вы отправились с руководителем в зарубежную командировку…

Случай второй: «Давай пожмем друг другу руки…»

Не секрет, что каждая нация имеет свои культурные традиции и специфические особенности, и поэтому, оказываясь в чужой стране, мы вынуждены придерживаться местных правил. Обычно перед командировкой секретарь подбирает для руководителя материалы, помогающие ознакомиться с нюансами делового этикета страны посещения. И все же напряжение и стресс, сопутствующий ответственным встречам, иногда могут сыграть плохую шутку, и шеф не сразу вспомнит об этих рекомендациях. Вот тут-то и вступает в игру секретарь.

«В прошлом году, – поделилась своими впечатлениями Кристина Д., мы ездили с моим руководителем в одну из стран арабского Востока для заключения очень важного для нас договора о поставке сырья. В момент представления мой начальник оказался лицом к лицу с руководительницей стратегически важного для нас подразделения. Надо сказать, что в арабских странах женщины стали появляться в бизнесе (а тем более на руководящих постах) не так давно, а стало быть, европейские традиции приветствия, когда женщина протягивает руку мужчине первой, здесь еще не утвердились. Поэтому мой европеизированный начальник замешкался, ожидая протянутой для рукопожатия руки, а дама ожидала инициативы со стороны моего руководителя. Поскольку я находилась на шаг позади от шефа (опять-таки в угоду восточному этикету – что поделаешь, как говорят у нас в России, в чужой монастырь со своим уставом не ходят), я даже не могла помочь руководителю выразительным взглядом. Пришлось изобразить досадную случайность. Я уронила на пол ручку и, поднимая ее, сделала небольшой шаг вперед. Этого времени мне вполне хватило, чтобы прошептать шефу: «Пожмите руку!» Благо, мой руководитель мгновенно среагировал… В результате обе стороны остались довольны друг другом, и переговоры прошли успешно».

Согласитесь, дорогие читатели, можно восхититься находчивостью Кристины. Не окажись она рядом, неизвестно, как разрешилась бы ситуация. Не секрет, что при деловом общении любая мелочь играет роль и оказывает положительное или отрицательное влияние на ход всей встречи. Секретарь никогда не должен забывать об этом.

Случай третий: «От улыбки хмурый день светлей!»

На самом деле хороший секретарь – это не просто палочка-выручалочка в трудной ситуации. Это настоящее сокровище и бесценное достояние фирмы, потому что кроме обычных профессиональных качеств он призван еще заряжать окружающих позитивной энергией. Он само обаяние. Его улыбка источает свет, доброту, заботу и уверенность.

«У нас с руководителем за более чем семилетнее сотрудничество выработались свои правила общения, – рассказала нам Екатерина Р. – Шеф вполне доверяет моему опыту и интуиции. Когда выезжаем в заграничные командировки или на симпозиумы, где он делает доклад, то мне отводится роль стороннего наблюдателя. Я внимательно слежу за реакцией собеседников или слушателей и пытаюсь по выражению их лиц, мимике и жестам протестировать их мысли и эмоции. Даже науку физиогномику пришлось специально для этого проштудировать! Зато руководитель знает, если во время переговоров я улыбаюсь – все хорошо, если дотрагиваюсь до уха – собеседники слушают без интереса, если смотрю исподлобья – партнер испытывает недоверие к говорящему. Такая система невербального общения помогает моему руководителю быстро перестраиваться в процессе переговоров, а моя ободряющая улыбка, как он сам говорит, поддерживает его хорошее настроение и вселяет уверенность».

Действительно, улыбка способна творить чудеса. Недаром наши западные партнеры всегда широко улыбаются своим клиентам. Улыбка сразу обезоруживает и располагает к себе, расслабляет и дает повод для надежды. А в сочетании с женским обаянием она обладает поистине волшебными чарами. Так что улыбайтесь почаще, милые коллеги!

Случай четвертый: «О пользе мелочей» 

И все же секретари сопровождают своих руководителей во всевозможных поездках не только в качестве группы моральной поддержки, но и как незаменимый технический персонал. Достаточно часто бизнесмены принимают участие в различных семинарах и выставках, выступают на конференциях и симпозиумах. В этом случае в обязанности секретаря входит подготовка и тиражирование наглядных материалов, внесение исправлений в текст доклада, организация незапланированных встреч с участниками мероприятия. В принципе, эта работа ничем не отличается от той, которую ежедневно делает помощник руководителя, находясь на своем рабочем месте. Единственное, что хочется вам посоветовать, дорогие коллеги, уделяйте более пристальное внимание мелочам. Именно в этом залог успеха любого дела. На собственном опыте в правоте сказанного выше убедилась наша коллега Ольга Д., недавно вернувшаяся из командировки в Дюссельдорф, где ее руководитель выступал с докладом на одной из секций крупной международной конференции.

«Мой босс неплохо владеет немецким, и поэтому доклад он решил делать сам, не прибегая к помощи переводчика. Однако в процессе выступления стало очевидно, что немецкие партнеры с трудом успевают следить за ходом его мысли и поэтому плохо воспринимают излагаемый материал. Они слушали рассеянно, чересчур напряженно, а некоторые – и вовсе растерянно. Пытаясь понять, что происходит, я неожиданно вспомнила, что моя любимая школьная учительница истории всегда, когда рассказывала нам о чем-либо, пользовалась указкой, а мы завороженно следили за перемещением указки с одной карты или картинки на другую и запоминали материал гораздо быстрее и легче. Я решила поэкспериментировать и посоветовала шефу воспользоваться хотя бы карандашом, указывая на те или иные данные на диаграммах и таблицах. Каково же было мое удивление, когда слушатели воодушевились, стали смотреть более осмысленно и даже кивать головами в знак согласия! По возвращении в Москву я сразу же купила красивую указку, ведь до следующего выступления шефа осталось всего полмесяца. Теперь я точно знаю: мелочей в нашей работе не бывает».

Случай пятый: «Объять необъятное»

«Собираясь в командировку первый раз в жизни, – рассказывала Тамара К., – я запаслась только самым необходимым, а потому ехала с небольшой дорожной сумочкой. «В конце концов, не в тайгу же еду, – рассуждала я сама с собой, – а в Лондон. Там уж что угодно найти можно!» И ошиблась… По окончании командировки шеф решил устроить прощальный ужин для наших партнеров и обратился ко мне с просьбой найти подходящий ресторан. В первый момент я даже растерялась. В Москве еще куда ни шло, но в Лондоне? Я и города-то толком не знаю, а тут ресторан! Поблуждала по интернету, посоветовалась с администратором в гостинице, между делом завела разговор с английскими коллегами. Худо-бедно выпуталась, но урок усвоила на всю секретарскую жизнь: прежде чем ехать куда-нибудь, узнай все об этом месте, овладей информацией по самым разнообразным вопросам. А поскольку ко второй командировке всевозможной подсобной литературы у меня набралось изрядное количество, я не задумываясь купила себе внушительных размеров чемодан со специальным отделением для всякого рода справочников, словарей, инструкций, карт. Теперь я во всеоружии, и всегда придерживаюсь правила: даже в чужом городе или стране секретарь должен быть всеведущим. Телефоны посольств, консульств, представительств? – Пожалуйста! Рестораны, развлекательные комплексы, магазины, театры? – Будьте любезны! Что бы ни понадобилось шефу во время полета, или в отеле, или на встрече, у меня есть все, потому что успех и хорошее настроение моего шефа – это моя главная профессиональная задача».

Как видите, дорогие коллеги, Тамара не только поступила грамотно, но и сумела сделать выводы из ситуации и зарекомендовать себя как отличный специалист. Согласитесь, что только тогда, когда вы будете не только лицом офиса, но и его глазами, ушами, умом и душой, вы сможете стать для своего руководителя поистине незаменимым сотрудником.

Кризисные ситуации, непредсказуемые события, безусловно, всегда тяжелы, но, увы, неизбежны. Нельзя все предсказать заранее и подстелить соломку там, где можно упасть. Единственное, чего ни в коем случае не следует делать, так это падать духом и опускать руки. Секретарь всегда должен быть на высоте. Главное – верить в себя и чаще прислушиваться к советам умудренных опытом коллег. Попутного вам ветра! 

Н.В. Кучер, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2007.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.