Электронная версия журнала

Офисный переезд. Гораздо лучше пожара

«Секретарь-референт» №4 2013 / Профессия

Все течет и меняется. Однажды компания, в которой вы работаете, вдруг превратится из молодой и маленькой в успешную, крупную и с историей на рынке и перестанет помещаться в скромном офисе безликого бизнес-центра. Или рост ВВП вызовет повышение цен на квадратные метры, которые арендует ваша фирма. Или директор переберется в загородный дом, и дорога до работы станет занимать у него три часа без учета пробок. В общем, исходные данные изменятся, и однажды в своей приемной вы услышите страшное слово «переезд». Главное после этого – пережить те первые минуты, когда кажется, что на голову падает потолок. Это ощущение совершенно естественное. Но нужно сделать глубокий вдох, собраться с силами и мыслями и организовать все так, чтоб вам не пришлось жалеть о том, что потолок и в самом деле не рухнул, когда переезд все-таки наступит.

Говорят, что один переезд равняется двум пожарам. Надеюсь, что ни мне, ни кому-либо из читателей никогда не придется проверить это утверждение на практике. Но на своем собственном опыте мне не раз приходилось убеждаться, что переезд – это отнюдь не радостное событие. Зато теперь я могу поделиться рекомендациями, как сделать это событие (нет, не праздником, поскольку это невозможно) не слишком разрушительным для вашего офиса и вашей нервной системы.

 

Главное, уточните у руководителя, насколько велика вероятность переезда. Вполне может оказаться, что он просто озвучил свои мечты (или страхи). Итак, если вы не ослышались, нужно выяснить два вопроса: когда и куда? В случае если новое расположение офиса вас совсем не устроит, можно быстро написать заявление об увольнении по собственному желанию, и пусть они переезжают сами, как хотят. Если такой вариант вас не устраивает, начинайте действовать по плану.

Подготовку к переезду можно разделить на три части. Во-первых, нужно решить, кто и как будет перевозить ваш офис; во-вторых, следует подготовить к переезду руководителя и сотрудников, умудрившись при этом не забыть о себе; в-третьих, надо выполнить некоторую подготовительную работу, непосредственно к переезду отношения не имеющую, но очень важную для успешного функционирования вашей компании в новом офисе.

 

Кто будет заниматься переездом?

Здесь есть несколько вариантов:

1. Сотрудники фирмы делают все сами.

2. Сотрудники фирмы сами упаковывают вещи, а грузят и перевозят их сторонние компании.

3. Вы нанимаете мувинговую компанию – одну из тех, что занимаются переездами под ключ.

Первый вариант возможен только в том случае, если у вас совсем небольшая фирма, в которой есть водитель и хотя бы небольшой грузовичок и нет сейфа или большого офисного аквариума, т.е. тех предметов, для транспортировки которых нужны специальное оборудование и машины.

В реальности даже небольшие компании предпочитают второй вариант. Если вещей и сотрудников не очень много, то можно самостоятельно закупить скотч, упаковочную бумагу и пленку, коробки – словом, все, что необходимо для переезда. Сейчас даже не нужно ничего из этого самостоятельно носить в офис – вы можете сделать заказ по Интернету (часто на том же сайте, где вы заказываете канцелярские товары), и вам доставят все необходимое. Погрузочно-разгрузочными работами займутся профессионалы.

Данный вариант подходит небольшим компаниям, которые хотят сэкономить деньги. Услуги, которые предоставляют мувинговые компании, к сожалению, очень дорогие. Поэтому если у вас есть возможность не разбирать мебель и нет многотонного сейфа, можно ограничиться только наймом машин и грузчиков. Сотрудникам в любом случае лучше упаковывать свои вещи самостоятельно.

Кстати, многие компании готовы обсуждать стоимость своих услуг. Если вы дадите им понять, что готовы рекомендовать компанию знакомым и сотрудничать с ними в дальнейшем, стоимость переезда может быть снижена (конечно, в разумных пределах).

Если вы понимаете, что своими силами не обойтись, то лучше обратиться к профессионалам. Сейчас на рынке представлено огромное количество так называемых мувинговых компаний. Да, это те самые профессионалы переезда, которым можно доверить исполнение такой деликатной задачи. Чем они отличаются от обычных транспортных компаний? Дело в том, что они предоставляют полный комплекс услуг: упаковку мебели (причем все материалы сотрудники компании привезут к вам в офис), сборку и разборку, погрузочно-разгрузочные работы. У таких компаний есть возможность произвести такелажные работы. (Такелаж – это транспортировка крупногабаритных грузов, весом иногда более тонны, а также подъем таких грузов по внешним стенам здания.)

Кроме того (и это, пожалуй, самое главное), мувинговые компании работают по договору. И в этом договоре прописана сумма, в которую вашей компании обойдутся все работы по переезду. Так, ситуации, когда вещи погружены в машину и вам называют цифру, в два раза превышающую ту, что озвучивали ранее, вы гарантированно избежите. К тому же по договору компания-перевозчик несет ответственность за сохранность вещей, и если что-то будет испорчено или утеряно, вам возместят стоимость.

 

С чего начать подготовку переезда?

Для начала пройдите по офису, осмотрите помещения, проверьте, сколько именно человек трудится в вашей компании, сколько есть сейфов и их примерный вес (указан в документах на сейф). Если у вас есть сложные для перевозки вещи – большие аквариумы, громоздкие кожаные диваны, рояль, – составьте список. После этого вы можете начать обзванивать мувинговые компании.

Предварительная подготовка нужна для того, чтобы сразу ответить на вопросы специалиста. Конечно, это будет далеко не полный список вопросов, и точную стоимость по телефону вам не назовут. Но можно будет сразу уточнить, есть ли у компании возможность провести такелажные работы (в случае если они вам нужны), а также стоимость перевозки одного офисного места. Как правило, эта цифра у всех компаний фиксированная.

 

Где искать фирму для переезда?

Проще всего, конечно, в Интернете. Но если у вас есть знакомые, которым в недавнем прошлом пришлось переехать, обязательно обратитесь к ним. Если таковых не обнаружилось, то обзванивайте все фирмы, которые выдаст вам поисковая система. Сравните цены на перевозку одного рабочего места и пригласите технологов из нескольких компаний. Это очень важный момент. В хорошей компании есть специалист, который выезжает в офис, проводит опись имущества, которое нужно перевезти. Кроме того, он осматривает лифты, лестничные пролеты и подъезды к зданию. Такую же работу он проводит и в офисе, куда вы будете переезжать. Только после этого компания может назвать вам точную стоимость переезда. Эта стоимость фиксируется в договоре, после подписания которого изменить ее уже нельзя.

Почему выезд технолога так важен? Дело в том, что специалист на месте сразу определит, какую офисную мебель нужно разбирать, какие понадобятся машины и упаковочные материалы. Кроме того, он сразу видит все подводные камни.

Компания, в которой я раньше работала, переезжала в офис в центре города. Вход в него был со двора. И все бы хорошо, но арка для въезда во двор была очень низкой (бывают такие арки в домах постройки конца XIX века). Это означало, что стандартная большая машина для переезда не подойдет, поскольку в арку она не проедет. Оставить машину около арки было невозможно, поскольку дело происходило на оживленном проспекте. Технолог осмотрел место действия и принял решение использовать несколько машин поменьше. В связи с этим было изменено расписание переезда и погрузочно-разгрузочных работ. Использование нескольких машин, конечно, сделало переезд дороже, но зато все работы прошли слаженно, без форс-мажоров, и специалисты уложились в один рабочий день. В итоге было сэкономлено время на переезд, а значит, и деньги компании.

А вот еще один пример.

Руководство логистической компании, в которой трудилась моя подруга, приняло решение осуществить переезд своими силами. Зачем обращаться к сторонним специалистам, если они сами профессионалы? Поэтому наняли только недорогих грузчиков. Увы, логистика грузов и переезд офиса – несколько разные сферы. Это стало понятно, когда любимый кожаный диван руководителя не прошел по узкой лестнице, ведущей в мансардные помещения, где находились кабинеты руководящего состава.

Итак, огромный и неприлично дорогой любимый диван стоял среди хаоса переезда, мешая грузчикам и работникам. В ходе срочного совещания было предложено: снять обивку с дивана, снять перила с лестницы, а также еще несколько более неприятных вариантов. Когда все немного успокоились, секретарь вспомнила, что одна из компаний-партнеров предоставляет услуги такелажа, в т.ч. промышленных альпинистов. Через пару часов на место приехали четверо мужчин, которые подняли диван по внешней стене здания через мансардное окно. Сколько сил, нервов и времени можно было бы сберечь, если бы компания сразу обратилась к специалистам.

 

Несколько важных моментов

  • Полный комплекс работ по переезду (сборка, разборка мебели, упаковка, погрузочно-разгрузочные работы, машина для перевозки, такелаж) не дешевый, но это того стоит. На руках у вас будет договор, гарантирующий качественное исполнение услуг и возмещение ущерба, если таковой будет. Кроме того, к вам придут трезвые специалисты, которым достойно платят, а значит, им не нужно работать круглосуточно. Вести себя они будут прилично, а к перевозимым вещам –  относиться по возможности бережно.
  •  Мувинговые компании включают в стоимость переезда материалы для упаковки. Их вам привезут сотрудники компании. Но вы же понимаете, что качество таких материалов далеко не самое лучшее. И если пленка с пузырьками (на языке профессионалов – «пузырка») в любом случае выполнит свои функции, то некачественный скотч оставляет следы на мебели, от которых практически невозможно избавиться. Поэтому попросите заранее показать вам упаковочные материалы. Если их качество вас не устроит, лучше самостоятельно купить другие. Это дополнительные расходы, но мебель в любом случае дороже.
  • Многие компании предлагают так называемый переезд под ключ. Если при этих словах вам вспоминаются голливудские фильмы, в которых милые женщины заботливо упаковывают вещи в абсолютно пустом доме, а потом расставляют их в другом таком же пустом доме, забудьте об этих видениях. В реальности собирать и разбирать вещи сотрудникам все равно придется самим. Кстати, это правильно, ведь  каждый должен нести ответственность за собственное имущество.

 

Пакуем вещи

Когда сроки переезда установлены, компания выбрана, материалы для упаковки занимают половину приемной и все кладовые офиса, наступает пора осуществить следующий этап подготовки: необходимо собрать вещи. Кстати, это отличный повод разобрать ящики, архивы, а также выбросить из офисного холодильника продукты с просроченным сроком годности.

Для упаковки вещей вам понадобятся коробки. Это могут быть и специальные коробки для переезда, и те, что остались у вас от привезенных канцелярских товаров и продуктов. Офисную технику лучше класть в ее «родную» упаковку. Если таковая не сохранилась, подберите подходящую по размеру и обложите аппаратуру «пузыркой». Что делать с проводами и кабелями? Их ни в коем случае нельзя складывать в отдельные пакеты и коробки. Аккуратно прикрепите кабель к корпусу техники. Иначе потом долго в этих хитросплетениях не разберетесь.

Контролировать погрузку и разгрузку офисной техники (принтеры, компьютеры, телефонные аппараты) должны специалисты – системные администраторы и телефонисты.

Поскольку в основном офисные работники перевозят бумаги, коробки должны быть не слишком большие. Если вы до отказа забьете годовыми отчетами большую коробку, у нее может не выдержать дно. Кстати, цветы тоже нужно перевозить в коробках. Поставьте несколько горшков в одну коробку, проложите бумагой, чтобы горшки не треснули. Поливать цветы в день переезда нельзя.

Каждую коробку нужно подписать следующим образом: фамилия и инициалы сотрудника и обозначение содержимого. Если вы складывали вещи не тематически, а по содержимому ящиков стола и тумбочки, то подписать можно следующим образом: Петрова, стол; Сидорова, Петрова, правая тумбочка. Тогда в новом офисе сразу можно будет разложить все по своим местам. Кроме того, коробки лучше подписывать несмываемыми маркерами разных цветов.

За день до переезда разморозьте холодильник, помойте кофеварку, микроволновую печь.

 

Упаковка нестандартных предметов

Сейчас во многих офисах стоят большие аквариумы. Вам придется позаботиться о том, чтобы переезд был комфортным и для самого аквариума, и для его обитателей. Теперь можно не перевозить рыб в банках – в зоомагазинах продаются специальные пакеты с кислородной смесью. Такие пакеты наполняются водой из аквариума, и рыбы в них могут находиться больше суток. На новом месте пакет помещается внутрь аквариума, вода из него смешивается с аквариумной, поэтому рыбы испытывают гораздо меньший стресс. Кроме этого, необходимо взять хотя бы часть аквариумного грунта и растений. Проследите за тем, чтобы стенки аквариума проложили не только «пузыркой», но и листами плотного картона.

Помните, что кормить рыб в день переезда нельзя!

Если в вашей приемной и кабинете руководителя есть ценные вещи, разумно будет перед переездом положить их в сейф. Если такой возможности нет, лучше не складывать их в общие коробки, а увезти самостоятельно.

 

Как подготовить к переезду сотрудников?

Общей рассылкой уведомите всех, в какие даты будет происходить переезд и до какого числа необходимо собрать все личные вещи. Сообщите, где и когда они могут забрать коробки и другие материалы для упаковки вещей. Не надейтесь на внутреннюю дисциплину своих коллег, лучше поставьте автоматическое напоминание с датой переезда и просьбой собрать свои вещи.

Что делать, если вы заметили у себя или у кого-то из сотрудников «синдром переезда»? Как правило, переезд означает, что дела компании пошли лучше и работать вы теперь будете в более комфортных условиях. Даже если это на самом деле так, многих такие перемены не радуют. Расставаться с привычным окружением, менять маршрут поездки на работу для многих из нас – большой стресс. А если учесть, что переезд традиционно ассоциируется со стихийным бедствием, то неудивительно, что многие сотрудники впадают в уныние.

Если это коснулось и вас, попробуйте сделать следующее: съездите в новый офис. Осмотрите свою новую приемную, прикиньте, куда и что вы поставите. Может быть, вид пустых кабинетов вас и не обрадует, но вы переключитесь на другую интересную задачу, да и грустить будет некогда.

Кроме того, можно поискать в Интернете, какие недорогие кафе, магазины, развлечения есть рядом с вашим офисом. Подумайте о том, как вам будет удобнее добираться до работы, тем более что многие поисковые системы сейчас предлагают опцию «проложить маршрут».

За день или два до переезда созвонитесь с представителем мувинговой компании, уточните время приезда специалистов. Попросите дать вам телефон бригадира.

 

День «X»

Даже если вы доверились профессионалам, помните, что представители вашей компании должны присутствовать и в старом, и в новом офисе. Необходимо контролировать и погрузку, и разгрузку вещей. В этом случае вы можете сразу показать грузчикам, куда и что нести, а значит, потом потратите меньше времени на поиски необходимых вещей.

 

За кадром

Подготовка к переезду – это не только поиски компании и упаковка вещей в коробки. При переезде ваша компания меняет фактический (а часто и юридический) адрес. Это требует от вас следующих действий:

  • Официальным письмом сообщите всем поставщикам и клиентам о том, что у вас меняется адрес. Прежде всего стоит поставить в известность поставщиков воды, продуктов и канцелярских товаров. Потом, в суматохе, вы можете забыть об этом, а оказаться в новом офисе без вещей первой необходимости – ситуация не из приятных.
  • За пару недель до переезда, отправляя любые документы почтой, добавляйте к ним листок с новым адресом и телефоном.
  • Как только получите новые реквизиты, отправьте их всем партнерам по факсу и электронной почте.
  • Закажите бланк с новыми реквизитами компании.
  • Смена адреса и телефона означает необходимость заказать новые визитки. Лучше позаботиться об этом заранее.
  • Зайдите в свое почтовое отделение и попросите отправлять всю приходящую корреспонденцию по новому адресу. Эта услуга платная, но стоит совсем небольших денег и оформляется на весь год. Написать заявление можно сразу же в отделении почты.
  • Узнайте, какие теперь у вас будут почтовое отделение, налоговая и отделение пенсионного фонда.

 

Конечно, переезд – это отнюдь не просто. Но если вы заранее подготовитесь к трудностям и будете иметь четкое представление о том, что нужно делать, то все пройдет хорошо. Впрочем, что бы ни утверждали поговорки, я все равно твердо убеждена, что переезд – это гораздо лучше, чем пожар.

 

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.