Электронная версия журнала

Перенос аудиоинформации на бумажные носители

«Секретарь-референт» №4 2010 / Профессия

В последние время для записи встреч, совещаний или переговоров часто вместо стенографирования используют диктофон. В такой практике есть свои плюсы и минусы. К плюсам можно отнести более высокую точность записи, возможность записи высказываний нескольких одновременно говорящих участников встречи (так бывает, когда на совещании возникают противоречия или при ограниченности времени каждый торопиться высказать свое мнение), кроются в проблеме переноса аудиоинформации на бумагу.

Кстати

Для того чтобы набрать текст одного часа переговоров, понадобится от 2-х до 4-х часов – в зависимости от скорости речи говорящих, наличия последовательного или синхронного перевода, количества одновременно говорящих участников.

7 % против 93 %

Перенос текста с аудионосителя на бумагу – это своего рода перевод, только не с одного языка на другой, а из устной речи в письменную. И здесь есть свои нюансы.

Психологи утверждают, что 55 % информации передается с помощью невербальных средств (мимика, жесты, телодвижения), 38 % – с помощью интонации, тембра, скорости речи, в то время как сами слова несут в себе только 7 % информации.

В письменной речи, особенно в деловом стиле, отсекается любая экспрессия, смысловые акценты, расставленные с помощью фонетических средств. Что же остается? Собственно слова, те самые 7 %, в которые необходимо вместить все, что было на совещании.

При произношении формирование фразы происходит одновременно с высказыванием, а невербальные средства (те самые 93 %, не попавшие на бумагу) позволяют верно понять информацию. Поэтому некоторая корявость, свойственная устной речи, не мешает воспринимать информацию. Но на бумаге все по-другому. Текст, набранный на бумаге так, как он был сказан, со всеми словами-паразитами, вводными словами, «мыслями вслух», может потерять свой смысл, точно также как теряет смысл дословный перевод с одного языка на другой.

Что понадобится?

Чтобы успешно переносить информацию с аудионосителя, стоит приобрести специализированное оборудование и программное обеспечение. Например, программа Transcriber запускает на компьютере одновременно Word и аудиопроигрыватель. С Word’ом работают как обычно, а аудиопроигрывателем нужно управлять с панели, которая подключается к USB-порту и размещается под столом. На панели располагаются две или три ножные педали, с помощью которых и происходит управление аудиозаписью. Режим управления сотрудник выбирает на свое усмотрение. Можно использовать, например, перемотку вперед или назад (последнюю удобнее ставить всего на несколько секунд – две или три секунды при одном нажатии на педаль), паузу, установить регулировку уровня громкости. Диктофон редко располагается на одинаковом расстоянии по отношению ко всем участникам встречи, а значит, чей-то голос будет звучать очень громко, а чей-то слишком тихо.

Можно, конечно, не использовать специальных программ и набирать текст прямо с диктофона, но придется постоянно отрывать руки от клавиатуры, останавливать и перематывать запись, что значительно увеличивает трудозатраты.

Понадобятся также наушники. Наушники не должны пропускать посторонние звуки и давать четкий, чистый звук без помех.

Трудности идентификации

Прежде чем приступить к набору текста, необходимо уточнить количество участников встречи и их имена. Если в беседе принимали участие сотрудники других организаций, хорошо было бы получить копии их визиток, чтобы без ошибок указать имена и должности. Будет неплохо, если секретаря ознакомят с материалами, которые были представлены на встрече.

Если в мероприятии участвуют люди незнакомые или мало знакомые, запись лучше начать чуть раньше, еще на стадии представления участников переговоров. Это необходимо для того, чтобы секретарь мог услышать их голоса – в дальнейшем это поможет распознавать говорящих. Голос, воспроизводимый в записи, часто отличается от голоса в реальной жизни. если такая запись не была сделана, придется ориентироваться по ситуации. Возможно (часто так и бывает), кто-то назовет «владельца» незнакомого голоса по имени, и это даст возможность его идентифицировать. Кроме того, следует иметь в виду, что во время двухсторонних переговоров обычно говорит только руководитель одной из сторон, как правило, это человек, занимающий самую высокую должность. Если из записи непонятно, кто именно вел переговоры со стороны гостей, это можно уточнить у сотрудников компании, принимавших участие в переговорах. У них также можно узнать имя человека, которого не удалось узнать по голосу и который не был назван во время переговоров. Если вы так и не узнали кого-то из участников встречи, придется сдавать работу с таким результатом.

Очень удобно набирать текст, если переговоры шли в сопровождении последовательного перевода: одна и та же мысль высказывается дважды, и это дает достаточно времени для того, чтобы набрать запись с минимальным количеством остановок и прокруток назад. Сложнее работать, если последовательного перевода нет, и очень сложно, когда несколько человек говорят одновременно. К сожалению, человеческий мозг в этой ситуации не позволяет все хорошо расслышать и понять. В этом случае запись приходится несколько раз перематывать назад, чтобы услышать каждого участника, обнаружить новые высказывания, идеи.

Начинаем набирать

Для удобства можно заранее подготовить шаблон документа: установить расстояние между строками, поставить тире перед строками с прямой речью. Word позволяет облегчить набор информации. Например, можно вместо полных имен участников переговоров ставить только инициалы строчными буквами без точек, а длинные сложные термины печатать в сокращенном виде, а затем воспользоваться автозаменой и заменить все черновые названия и инициалы.

Во время переноса текста на бумагу можно опускать вводные слова, слова-паразиты, «мысли вслух», неверные, а затем исправленные самим автором высказывания . В напечатанном виде они затрудняют восприятие информации. Можно придавать слишком корявым фразам грамматически правильную форму – главное, чтобы все эти изменения не меняли смысл высказывания.

Набрав весь текст, проверьте, нет ли грамматических ошибок. Прослушайте запись еще раз, сверяя ее с набранным текстом.

Ценная идея

Иногда бывает так, что высказанную одним из участников идею никто не услышал. Она так и осталась бы незамеченной, если бы не было переноса информации с диктофона на бумагу. Каждая такая идея должна быть зафиксирована. Если одну и ту же идею высказали несколько человек, достаточно напечатать высказанную мысль только того, кто выше по рангу.

Стоит обратить внимание на моменты, когда не мысль следует за говорящим, а говорящий – за мыслью. Начав говорить об одном, он, не закончив высказывания, переходит на другую тему, потом – на третью, и так далее… В итоге – фраз много, а общей идеи нет. Если вы не смогли выделить ключевую мысль высказывания или несколько основных мыслей, лучше все оставить так, как есть, убрав только слова-паразиты. Помните: вы работаете с чужой мыслью и именно ее переносите на бумагу. Относитесь к ней бережно, даже если она вам непонятна.

Наши советы

■ Если во время встречи обсуждаются презентации, то эти моменты можно не вносить в запись. Как показывает практика, в таких случаях речь идет о том, что изображено в презентации. Таблицы, рисунки, схемы в запись не вставляются.

■ Иногда бывает так, что сколько ни прокручивай запись, чье-то высказывание так и не получается расслышать и понять. Не вносите его в текст. Во-первых, вам нечего писать, а во-вторых, если вы, потратив немало времени на то, чтобы понять человека, так и не смогли этого сделать, то, скорее всего, этого не смог сделать никто из участников встречи, поскольку слышали это высказывание только один раз в шуме голосов.

■ Иногда в речи говорящих проскальзывают незнакомые слова и термины. Уточнить написание и значение этих слов в словарях или Интернете.


Ю.В. Еремеева,
зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2010.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.