Ваши вопросы

«Секретарь-референт» №3 2021 / Делопроизводство

Как правильно оформить итоговую запись в журнале регистрации приказов? Как филиалу оформить приказ, подписать который может только генеральный директор головной организации: на бланке филиала или на бланке головной организации?

 

Оформление различных видов документов

 

Как правильно оформить итоговую запись в журнале регистрации приказов?

 

Вопрос

В начале каждого года в организации заводят новый журнал регистрации приказов в новой книге учета, которая состоит из 48 листов. В конце 2020 года оказались заполнены 40–42 страницы. Как в этом случае правильно оформить итоговую запись? Нужно ли перечеркивать пустые страницы?

 

Ответ

Итоговая запись о количестве зарегистрированных документов оформляют для того, чтобы зафиксировать количество учетных записей и пропущенных номеров, чтобы никто не смог внести запись в закрытый журнал «задним числом».

Итоговая запись должна отражать количество учетных записей в журнале, а не количество листов в книге. Именно поэтому под последней записью следует указать общее количество зарегистрированных приказов, включая литерные (или дробные), а также пропущенные номера. Например:

 

Количество листов в журнале нужно указать при его прошивке. Журнал прошивается ниткой, концы которой закрепляются бумажной наклейкой с надписью:

 

Незаполненные страницы можно перечеркнуть. Нужно отметить, что прошивать журнал регистрации приказов не обязательно. / Е.Н. Кожанова

 

Как филиалу оформить приказ, подписать который может только генеральный директор головной организации?

 

 

 

Вопрос

Филиалы организации ведут делопроизводство самостоятельно, у каждого филиала – свои утвержденные образцы бланков документов, своя номенклатура дел. В одном из филиалов понадобилось создать распорядительный документ, подписать который уполномочен только генеральный директор головной организации. Могут ли в филиале оформить распорядительный документ на бланке головной организации (в отметке об исполнителе будет указана фамилия руководителя филиала), а затем отправить его на подпись генеральному директору головной организации? Учесть этот распорядительный документ следует в делопроизводстве головной организации (и подшить в дело по ее номенклатуре)?

 

Ответ

Мнение 1. В соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации филиалы и представительства являются обособленными подразделениями юридического лица. Руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. В ситуации, которая изложена в вопросе, нет ничего необычного. Вполне возможно, что тех полномочий, которые переданы директору филиала доверенностью генерального директора, недостаточно, чтобы принять управленческое решение в определенной ситуации. В этом случае принять такое решение, то есть издать распорядительный документ (например, приказ) может только генеральный директор, но инициировать решение должен директор филиала. Для этого необходимо, чтобы директор филиала и генеральный директор устно договорились о соответствующих действиях, либо чтобы директор филиала направил письменное обоснование необходимости издания распорядительного документа в виде письма, получил положительную резолюцию и затем подготовил проект распорядительного документа.

Естественно, что распорядительный документ, изданный генеральным директором, зарегистрируют в головной организации и поместят его в дело там же. Филиал получит в работу копию этого распорядительного документа. Филиал должен включить копию в свое дело в соответствии со своей номенклатурой дел. При этом в номенклатуре дел должно быть дело для копий распорядительных документов головной организации, например: «Приказы по основной деятельности (наименование организации). Копии». / В.Ф. Янковая

Мнение 2. В этой ситуации подписать приказ должен именно генеральный директор, а составлять его должен работник администрации генерального директора (например, его помощник). Руководитель филиала может составить текст приказа и направить его в администрацию генерального директора, однако формально в реквизите «Отметка об исполнителе» будет указана фамилия помощника генерального директора, потому что директор филиала не может создавать документы на бланке головной организации. При этом он может стать исполнителем задания по этому приказу.

 

 

 

 

 

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, к.и.н.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2021.