Исполнительская дисциплина. Отчетность, анализ причин невыполнения задач, санкции

«Секретарь-референт» №3 2021 / Делопроизводство

На примере института с большим объемом документооборота подробно рассмотрим, как организовать эффективную систему контроля за сроками исполнения документов, используя функциональные возможности популярного редактора таблиц Microsoft Excel, а также некоторые методы менеджмента.

В компании, в которой я сейчас работаю, исполнительская дисциплина составляет 99 %. Расскажу, как у меня это получилось.

Начнем с того, что предложим руководителю создать определенную систему, а точнее – благотворную среду, в которой сотрудники смогут решать задачи вовремя. Причем даже если в нее попадут новенькие сотрудники, то ничего не изменится: они максимально быстро освоятся и исполнят документы в срок.

Среда базируется на трех элементах: отчетность, анализ причин невыполнения, наказание за невыполнение. Итак, чтобы сотрудники выполняли задачи вовремя:

1. Создаем правильную и своевременную отчетность по исполнительской дисциплине, используя Microsoft Excel.

2. Выясняем причины, почему задачи не выполняются в срок.

3. Наказываем виновных за невыполнение.

Разберем каждый пункт в деталях.

 

1.СОЗДАЕМ ПРАВИЛЬНУЮ И СВОЕВРЕМЕННУЮ ОТЧЕТНОСТЬ ПО ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ, ИСПОЛЬЗУЯ MICROSOFT EXCEL

 

Поскольку мы работаем в Microsoft Excel, наш реестр регистрации входящих документов, поставленных на контроль, можно использовать в целях мониторинга исполнения поручений. Например, выложить его в общий доступ с ограничением «Только чтение». После этого нужно сообщить исполнителям и их руководителям о том, что вся информация об исполнении документов будет предоставляться генеральному директору.

Для удобства работы стоит настроить поля определенным образом – задать цветовую маркировку в столбце «Статус выполнения» (программа автоматически будет окрашивать задачи согласно установленным параметрам). Например, для поручения, срок которого еще не наступил, выбрать синий цвет; для вовремя выполненного поручения – зеленый (для этого даты в полях «Срок исполнения» и «Исполнение» должны совпадать); для поручения, по которому срок исполнения истек, а отметки о получении отчета об исполнении не поступило, – красный.

Операцию настройки цветовой маркировки рассмотрим на примере реестра входящих документов. Ниже представлен готовый вариант.

 

 

Для настройки нам нужны столбцы I «Контрольный срок», J «Исполнение», K «Статус выполнения».

 

 

Шаг 1. Вставляем курсор в ячейку J9, нажимаем кнопку «Условное форматирование» и выбираем опцию «Управление правилами…»

 

Необходимые команды находятся на вкладке «Главная».

 

 

Шаг 2. Создаем четыре правила: зеленый – выполнено в срок, желтый – выполнено не в срок, синий – в работе, красный – просрочено

 

После выбора команды «Управление правилами…» появится диалоговое окно «Диспетчер правил условного форматирования», где можно редактировать или удалять пользовательские правила.

 

 

 

 

Е.В. Бугаева,
руководитель отдела документооборота

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2021.