Электронная версия журнала

Категории приказов

«Секретарь-референт» №3 2019 / Делопроизводство

Читатели задают нам больше всего вопросов по работе с приказами. Часто секретарям непонятно, к какой категории относить тот или иной приказ. В статье расскажем, какие категории и виды приказов существуют, а также рассмотрим порядок работы с каждым из них от создания до отправки на хранение.

 

Приказ – это правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1]. Приказы организации делятся на три категории. Источник деления – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[2] (далее – Перечень 2010). Перечень 2010 – один из немногих нормативных (обязательных для выполнения) документов по делопроизводству в России, так что к его требованиям стоит прислушаться. Деление приказов на категории в Перечне 2010 обусловлено сроком хранения каждой из них (см. Таблицу).

ТАБЛИЦА

Категории приказов и сроки их хранения по Перечню 2010

Номер статьи Вид документа Срок хранения документа Примечания
 

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности

 

б) по личному составу: – прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение;

– аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);

 – изменение фамилии;

– поощрения, награждения;

– оплата труда, премирование, различные выплаты;

– все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);

– дежурства по профилю основной деятельности;

– длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

 

в) по административно-хозяйственным вопросам

 

 

Пост. ** (1)

 

 

75 л. (2) ЭПК

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 л.

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

Примечание к таблице

Распоряжение – это вид распорядительного документа, который Словарь ВНИИДАД определяет как: 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ.
Приказ и распоряжение могут одновременно существовать в организации, но их нужно уметь различать. Самое простое отличие – тот, кто подписывает документ. Генеральный директор оставляет только за собой право издавать приказы, а другим топ-менеджерам для решения их вопросов может делегировать право издавать распоряжения. При этом каждое распоряжение распространяется только на структурные подразделения, подчиненные издавшему его руководителю. Если генеральный директор считает, что топ-менеджеры не могут издавать собственные распорядительные документы, то в организации остается либо приказ, либо распоряжение, подписывать которые имеет право только шеф. Чего точно не стоит делать – издавать генеральному директору и приказы, и распоряжения, не видя разницы между ними.

Приказы по основной деятельности, присланные для сведения (не для исполнения!), хранятся до минования надобности. В 100 случаях из 100 это копии приказов вышестоящих, контролирующих органов, органов власти и т.п. К приказам по основной деятельности организации они не имеют отношения и в соответствующее дело не подшиваются.

Сноска «**» в Перечне 2010 означает, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Другими словами, если ликвидируется организация-«неисточник», то комиссия из госархива теоретически может заинтересоваться ее приказами по основной деятельности и даже принять некоторые из них на постоянное хранение, но это происходит крайне редко.

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет[3]. Фактически это означает, что организация-«неисточник» имеет право уничтожать документы с постоянным сроком хранения через 10 лет. Пользоваться этим правом или нет, руководитель организации решает сам.

Отметка ЭПК означает, что при ликвидации организации экспертно-проверочная комиссия госархива изучит приказы по личному составу и, возможно, примет не все. Известны случаи, когда архив принимал только приказы о приеме, увольнении и переводе работников ликвидируемой организации.

Срок хранения приказов по личному составу «75 лет» изменен в 2016 году. Он составляет 50 лет, если приказ датирован после 01.01.2003, и 75 – если до 01.01.2003[4]. Почему-то эти изменения до сих пор не отражены в Перечне 2010.

Соблюдать деление на три категории приказов необходимо в силу нормативного характера Перечня 2010. Мы пойдем дальше и рассмотрим, какие виды приказов встречаются внутри каждой из категорий (Схема). Это поможет секретарю оптимизировать систему создания и хранения приказов организации.

 

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы-ЛНА и приказы, утверждающие ЛНА

Этот вид приказов содержит управленческие решения регулярного характера. Прекращение этих решений происходит:

• в специально оговоренный срок;

• при их отмене другим приказом;

• при ликвидации организации. К ЛНА организации относятся положения, инструкции, правила, регламенты, порядки и еще ряд документов. Но и приказ может быть ЛНА. Для этого он должен отвечать следующим критериям:

• издаваться в установленном порядке;

• содержать нормы и правила;

• быть обязательным для определенного круга лиц;

• быть созданным с целью неоднократного применения.

Приказы-ЛНА предназначены для оптимизации небольших процессов или назначения ответственных за разные стороны корпоративной жизни. Часто молодые организации, в которых бизнес- и производственные процессы только начинают оформляться, регламентируют их приказами, а не инструкциями или положениями. Например, если системы делопроизводства еще нет, а вести учет документов необходимо, издается приказ о регистрации документов (Пример 1).

Приказы, утверждающие ЛНА, всегда имеют приложение – тот документ, который утверждают. Это – неотъемлемая часть приказа, и она будет храниться вместе с ним, невзирая на объем. Поэтому, создавая ЛНА, нужно позаботиться о «контрольном» экземпляре. Он отправится в дело «Приказы по основной деятельности» вместе с утверждающим приказом.

К СВЕДЕНИЮ
ЛНА утверждается приказом только в тех случаях, когда утверждение сопровождается другими связанными с этим решениями, например если необходимо разделить во времени утверждение документа и введение его в действие (Пример 2). Отсрочка может быть связана с необходимостью ознакомить работников с ЛНА под подпись или провести обучение. Если можно утвердить и одновременно ввести ЛНА в действие или это ЛНА на определенный год (номенклатура дел, график отпусков), то достаточно личного утверждения документа первым лицом. Приказ в таких случаях не требуется.

 

 

[1]См. сноску <*>в Перечне 2010.

[2]В соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3]Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, М., 2014, далее – Словарь ВНИИДАД).

[4]Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

[5] Свободная форма приказов условна: приказ «в свободной форме» составляется по правилам, установленным в делопроизводстве для этого вида документов.

 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2019.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.