Электронная версия журнала

Как повысить работоспособность?

«Секретарь-референт» №3 2013 / Психологический практикум

Ученые установили, что человеческий мозг работает всего на 3–10 % своих возможностей. Тем не менее наш мозг способен принимать и обрабатывать информацию на более высоком уровне. По мнению ученых, в обычных условиях мозг использует всего 3 % от своего потенциала, а в результате выполнения большого объема работ, кропотливого труда или дефицита времени продуктивность работы мозга увеличивается с 3 до 10 %. Если же возникает экстренная ситуация, активность мозга возрастает в десятки раз. В результате человек, сам того не осознавая, выполняет такие действия, которые в обычной жизни ему не свойственны. Например, если за ним гонится собака, он перепрыгивает через высокий забор, а потом удивляется, как же он смог преодолеть такую высоту

Работоспособность человека напрямую связана с его мозговой активностью, поэтому уровень работоспособности также постоянно меняется. Например, вчера вы справились с массой неотложных дел, а сегодня вас отвлекает все подряд – разговоры коллег, шум в коридоре, неудобное кресло, давящая обувь, посторонние запахи. Иногда вообще ничего в голову не лезет из-за личных проблем. Что же делать? Не создавать же каждый раз экстренную ситуацию.

О том, как поднять свою работоспособность и улучшить продуктивность мозговой активности, мы поговорим в сегодняшней статье.

Микроклимат и эргономика рабочего места

Комфортный микроклимат – это соответствующая температура воздуха, температура поверхностей, влажность и скорость движения воздуха, тепловое излучение. Все это должен контролировать работодатель, проводя аттестацию рабочих мест. Однако микроклимат зачастую зависит от нас самих.

Сядьте на свое рабочее место и понаблюдайте, что вас раздражает и отвлекает от работы. Плохой свет или сигаретный дым? Чьи-то терпкие духи, захламленный стол или неудобное кресло? Давайте попробуем разобраться.

Кресло. Следует правильно выбирать офисные кресла и настраивать их под свои параметры.

Проследите, чтобы ваша поясница соприкасалась со спинкой кресла. Спинка кресла должна поддерживать ваш позвоночник, мышцы спины должны быть расслаблены.

Ноги должны соприкасаться с полом, колени – согнуты под прямым углом. Если такого нет, отрегулируйте кресло.

Кресло должно иметь крепкие подлокотники. Проверьте их: обопритесь на них двумя руками, подлокотники при этом не должны болтаться.

Отрегулируйте подголовник под свой рост.

Колеса должны легко скользить по полу, а кресло – двигаться в любом направлении.

По окончании настроек кресла убедитесь, что все зафиксировано и кресло спокойно держит вес спины.

Наш совет. Выбирая кресло, останавливайтесь на тех, которые можно регулировать. Не забывайте, что механизмы регулировки обеспечат комфорт в работе и профилактику профзаболеваний.

Если вам неудобно подолгу сидеть в фиксированной позе (в кресле), то остановите свой выбор на офисных стульях или, если работаете дома, на широком полудиване.

Монитор. Оптимальное расстояние между глазами и монитором – 1 метр. Именно такое расстояние не требует от глаз фокусировки. Если вы поставите монитор ближе, будут напрягаться цилиарные мышцы, расположенные возле хрусталика, и глаза будут уставать.

Исправность мебели и техники. Проследите, не шатается ли рабочая поверхность стола, не мерцают ли лампы, правильно ли падает свет, не скрипят ли половицы, хорошо ли работает офисная техника. Если что-то не устраивает, действуйте: обратитесь к начальнику или людям, ответственным за эту работу. Чем больше вы терпите, тем больше падает ваша производительность труда.

Порядок на рабочем месте. Если вы более минуты тратите на поиск необходимой бумаги, вам некуда поставить чашку с кофе, потому что весь стол завален документами, или вы повторно ищете информацию, которую узнавали только что (например, заново звоните в справочную, потому что записка с телефоном испарилась таинственным образом), следует навести порядок. Беспорядок на столе, захламленность шкафов, ящиков, сваленные в угол коробки, пыль, плесень, засохшие цветки в горшках отнюдь не сопутствуют работоспособности. Согласно учению фэн-шуй в таких условиях застаивается положительная энергия Ци, а это приводит к плохому настроению, нервозности, конфликтам и т.д.

Наведите порядок. Неотложные документы положите на видное место, исполненные подшейте в папки. Разберите канцтовары. Избавьтесь от макулатуры, и вы увидите, что ненужная бумага занимала львиную долю пространства. Переберите папки и журналы в шкафу, определите, что из этого пора сдать в архив. Если сотрудники пользуются вашими вещами, просите класть все на свои места.

Запахи. Неприятные запахи, резкие ароматы духов, сигаретный дым, вредные продукты производства способны выбить из колеи каждого. Чаще проветривайте помещение, выходите в обеденный перерыв подышать свежим воздухом, пользуйтесь освежителями воздуха. Большинство современных аэрозолей обладают свойствами аннигилирования, т.е. самоуничтожения при соприкосновении с другими запахами. И самое главное – не курите на рабочем месте и требуйте этого от коллег!

Физические нагрузки

Сидячий образ жизни так или иначе приводит к гиподинамии (ее еще называют «болезнью цивилизации»). При ограниченной двигательной активности, снижении силы сокращения мышц нарушаются функции основных систем организма (опорно-двигательной, кровеносной, дыхательной, пищеварительной), возникают боли в мышцах и суставах, становится труднее сосредоточиться, появляется апатия.

Не злоупотребляйте лифтом – больше ходите по лестнице. Ежедневно старайтесь проходить 2–3 км пешком. Посещайте занятия фитнесом, лечебной физкультурой, бассейн. Чередуйте умственные нагрузки с физическими – это улучшает настроение и повышает работоспособность.

  

Физкультминутка

Если в организации не предусмотрена производственная гимнастика и у вас нет возможности без стеснения заниматься физкультурой, предлагаем вам скрытые упражнения для офиса.

  • Чаще меняйте положение, работая за столом. Потягивайтесь с удовольствием. Прогуливайтесь по коридорам.
  • Для ног: приподнимите ноги, вытяните их, напрягите мышцы – вытяните пальцы ног и оттяните их на себя.
  • Для ягодиц и живота: втяните живот и напрягите ягодицы.
  • Для рук: потянитесь руками вверх и в стороны.
  • Для шеи: наклоните голову вперед и назад, а также в стороны, будто хотите положить ее на плечо. Положите руку на макушку, давите вниз и, сопротивляясь давлению, поднимайте голову вверх. Кстати, это хорошее упражнение против остеохондроза. Повторите каждое упражнение по 10 раз.
  • Для рук и большой грудной мышцы:

– Сидя за столом, возьмитесь за край стола и сделайте движение, будто вы собираетесь его перевернуть. Только не переворачивайте стол по-настоящему! Делайте это движение столько секунд, сколько вам позволяет ваша физическая подготовка. Проделайте это же упражнение другой рукой.

– Положите руку на край стола и сделайте усилие, будто придавливаете стол к полу, не давая ему подняться в воздух.

– Можно объединить два упражнения: одной рукой переворачивайте стол, другой – придавливайте его к полу. Поменяйте руки.

  • Для ног и пресса:

– Сядьте на край стула, приподнимите выпрямленную ногу так, чтобы она не касалась пола. Чем выше вам удастся поднять ногу, тем эффективнее будет упражнение. Старайтесь, чтобы нога была прямой. Можно поднимать одновременно обе ноги, скрещивать их и удерживать приподнятыми.

– Более сложное упражнение: сядьте на краешек стула, поднимите обе ноги, одновременно упритесь сверху руками в стол и пробудьте в таком положении несколько секунд. Если будете тренироваться, то сможете удерживать ноги поднятыми в течение минуты. Упражнение полезно тем, что задействована целая группа мышц: прямые и косые мышцы живота, ног, рук и большая грудная мышца.

  •  Встаньте ровно, ноги на ширине плеч. Согните руки, ладони положите на бедра. Слегка наклонитесь влево, а левой рукой надавите на бок, создавая сопротивление. Самого движения быть не должно. Задержитесь на 3–7 секунд. Проделайте то же упражнение с правой стороной. Повторите 4–5 раз для каждой стороны.

Правильное питание

Для сохранения умственной активности и работоспособности организму нужен белок животного или растительного происхождения. Сахар поднимает работоспособность совсем ненадолго: он быстро расщепляется в организме. А вот соединение сахара – крахмал – способно поднять умственную работоспособность на несколько часов, поэтому полезно употреблять в пищу картофель, фасоль, орехи, горох, черный хлеб, рис.

Нервные клетки нуждаются в подпитке никотиновой кислотой и витаминами группы В. Поэтому не забывайте про рыбу, картофель, гречневую, овсяную, пшенную каши, яйца, хлеб из муки грубого помола, молочные продукты. Мыслительной деятельности также способствуют курага и изюм. Семечки и орехи помогают справиться с утомлением, появляющимся при длительных умственных нагрузках.

Если необходимо усилить концентрацию внимания, включите в свое меню блюда из кальмаров, крабов, креветок, свежего репчатого лука – они улучшают кровоснабжение мозга.

Тмин, имбирь и морковь улучшают обмен веществ в мозге, тем самым облегчая запоминание. Если вам предстоит выучить большой объем материала – съешьте тарелку тертой моркови, заправив ее тмином и сметаной (сметана нужна, чтобы лучше усваивался полезный каротин).

Для улучшения работоспособности полезно обильное питье. Обратите внимание на низкокалорийный кефир, йогурт, настойки щавеля и шиповника. Из шиповника также можно сварить варенье.

Психологические секреты

Хронометраж. У вас часто бывает ощущение, что день прошел, а вы так ничего глобального и не сделали? Естественно, вы не сидели без дела: то одно, то другое, а вот почему-то на выходе так ничего и не получили. Пора использовать хронометраж. Не поленитесь, опишите весь свой рабочий день. Запишите, чем вы занимались и сколько на это уходило времени. Пили утренний кофе, посетили оперативку, заходили в кабинеты, звонили по телефону, посетили курилку (столько-то раз), читали электронную почту, прибирали на столе, читали новости в Интернете, искали куда-то подевавшийся договор, слушали коллегу, которая не отличается краткостью изложения мысли. Посчитайте, сколько времени ушло на работу, а сколько – даром. Как правило, поначалу результаты впустую потраченного времени составляют 50–80 %. Расстраиваться, конечно, не стоит, а вот сделать для себя выводы – самое время. Например, вы определили, что тратите много времени на Интернет. Эффективно ли вы его проводите или пора ограничить себя? Если вы долго ищете бумаги, поработайте с номенклатурой, может быть, пора ввести новые дела?

Интеллектуальный режим. Все мы знаем, что деятельность человека многогранна. Когда-то нужнее запоминать информацию, когда-то – анализировать. А иногда и вовсе нужно отключить критичность и устроить себе «мозговой штурм». Ученые выяснили, как по времени работает мозг человека. Давайте посмотрим.

6.00–7.00 – лучше всего работает долговременная память (в этот период хорошо запоминается информация).

8.00–9.00 – время для логического мышления, его лучше посвятить анализу.

9.00–10.00 – хорошо работать с различного рода информацией и статистикой.

11.00–12.00 – резко снижается эффективность интеллектуальных функций, поэтому не удивительно, что многие не могут сосредоточиться.

11.00–14.00 – лучшее время для обеда. На востоке этот период называется «огнем пищеварения». В это время пища переваривается и усваивается самым лучшим образом. Если обед был достаточно плотным, организм в максимальном режиме бросается переваривать пищу. Кровь активно устремляется к желудку, в головной мозг ее попадает меньше, включается защитный механизм и человека клонит в сон.

14.00–18.00 – хорошее время для активного труда. Нежелателен умственный труд в более поздние часы (это заставляет организм работать на износ). Возникают трудности с засыпанием, нервозность, психосоматические заболевания.

21.00–23.00 – время для отдыха мозга и нервной системы.

23.00–01.00 – восстанавливается «тонкая» энергия. В практике фэн-шуй ее называют Ци, в индийской йоге – «прана», а современная наука понимает ее как нервную и мышечную силу.

01.00–03.00 – восстанавливается эмоциональная энергия. Если человек хорошо спал всю ночь, сон был здоровым и спокойным, на утро он будет готов к новым подвигам.

Работа при отвлекающих факторах. Все мы знаем, как на нас влияют различные раздражающие факторы, особенно если работа очень срочная и/или объемная. Резкие телефонные звонки, сигнал СМС, громкие разговоры коллег мгновенно снижают работоспособность в несколько раз. Мало того, часто бывает, что вы с воодушевлением работали, были в восторге от того, что все так хорошо и быстро получается, но вдруг пришло какое-то письмо, испортило вам настроение – и все, сконцентрироваться невозможно!

Почему так происходит? Отвлекаемость – это естественная функция человеческого внимания. Она появляется в результате чередования состояний возбуждения и торможения коры головного мозга во время любой работы. Больше всего нас отвлекают предметы или явления, которые появляются внезапно и действуют с меняющейся силой и частотой. Эта функция полезна тем, что является реакцией организма на потенциальную угрозу жизни (например, запах гари в коридоре чувствуется из-за пожара?) и спасает мозг человека от перегрузки. Отрицательные свойства отвлекаемости заключаются в том, что возвращение к ранее выполняемой деятельности может занимать от 5 минут до нескольких дней! А если отвлекающие факторы проявляются постоянно, то и вовсе формируется ориентировочный рефлекс. Что же делать? Ответ один: по возможности надо устранить отвлекающий/раздражающий фактор.

Интернет. На время выполнения задания отключите электронную почту, мгновенные сообщения, выйдите из Интернета (если, конечно, без него можно обойтись, выполняя задание). Если первое время будет трудно или некомфортно, отключайте программы хотя бы на 30 минут, потом на 1–2 часа и т.д.

Телефон. Ничто так не выбивает из колеи, как пронзительный сигнал телефона, вашего или чужого. Дорогие коллеги, работая в офисе, ставьте громкость звонка на минимум! Свой звонок вы не пропустите, а вот нервы других сбережете.

Если задание очень срочное или требует максимальной сосредоточенности, можно поставить телефон на бесшумный режим, заранее предупредив коллег, чтоб к вам обращались только в экстренном случае.

Посторонний шум. «Мы матом не ругаемся, мы на нем разговариваем» – так называется история, которую я хочу поведать. Как-то за консультацией ко мне обратился один офисный сотрудник, очень ранимый и тяжело переживающий жизненные неурядицы. Проблема Алексея заключалась в том, что вместе с ним в одном кабинете работали еще семь человек. Естественно, тишина в помещении была редкостью: все разговаривают, суетятся, вечно куда-то опаздывают, то у одного, то у другого звонят телефоны… Но это еще полбеды. Две женщины из этого отдела постоянно выясняли отношения. И рабочие, и личные вопросы они решали путем взаимных упреков, а порой и нецензурной лексики. Они просто не умели по-другому общаться. Работать это мешает, и домой Алексей приходил в разбитом состоянии.

Конечно, трудно работать в обстановке, когда вокруг полнейшая суета. Если невозможно договориться с коллегами, выход один – беруши или наушники с музыкой. В первом случае мы просто отключим негативный фактор, во втором – поможем себе.

Неисправности. Плохо работающая мышка, принтер, зажевывающий бумагу, зависающий компьютер могут довести человека до истерики. Если вы заметили недочеты в работе вашего софта и оборудования, не оставляйте их без внимания – обращайтесь в IT-отдел. Может случиться так, что техника и софт напомнят о себе в совершенно неподходящий момент.

Работа с концентрацией внимания. На что следует обратить внимание?

Беритесь только за одно дело. Не секрет, что многие сотрудники практикуют выполнение нескольких дел одновременно: разговаривают по телефону, набирают текст на компьютере, слушают коллегу и одновременно достают ногой упавшую под стол ручку. Настоящий героизм! Как тут не вспомнить Гая Юлия Цезаря? Кстати говоря, потом он страдал страшными головокружениями.

При выполнении нескольких дел единовременно наш мозг не успевает воспринимать такой объем информации, потому мы распыляемся, не можем качественно довести работу до конца, рискуем упустить что-то важное. Проведем эксперимент. Поставьте перед собой правую и левую руки с вытянутыми вверх указательными пальцами. А теперь сконцентрируйтесь на кончиках пальцев одновременно. Получается? Конечно, нет. Концентрация – это удержание внимания только на одном объекте, потому повысить качество внимания можно занимаясь одним делом.

Биоритмы. В течение рабочего времени человек постоянно чувствует то подъем, то упадок сил. Понаблюдайте за своим биоритмом и постарайтесь наиболее ответственные и срочные дела решать в момент наивысшей активности.

Медитация на решение задачи. Для лучшей концентрации внимания необходим внешний и внутренний покой. Прежде чем приступить к работе, сядьте, расслабьтесь, отбросьте все посторонние мысли, идеи, проблемы. Подумайте, каким образом можно добиться поставленной задачи, как выполнить требования? Какая информация у вас уже есть и какую требуется поискать? Где вы ее будете искать? Теперь можно приступить к выполнению задания.

Хотите озарения? Прилягте!

Вы, наверное, замечали, что лежа легче фантазировать? Ученые считают, что горизонтальное положение часто приводит человека к инсайту (озарению). Все происходит потому, что снижается уровень норадреналина и активности участка головного мозга – голубого пятна, а это снижает напряжение, тревогу и активизирует творческое мышление.

Составление плана. «Не спрашивай, как прошел день, – говорит мне знакомая, начальник техотдела. – Я даже не помню, что было два часа назад». Если у вас сумасшедший график, решить эту проблему поможет составление плана. Совсем не обязательно заводить записную книжку, ведь можно воспользоваться стикерами с перечнями необходимых дел, завести электронный список или придумать свои способы. План поможет сконцентрироваться на главном, расставить приоритеты, распределить время. Всегда пользуйтесь правилом «записал – выполнил». Выполнив одно задание, отметьте его выполнение и приступайте к новому.

Конкурс с самим собой. Можно относиться к своей деятельности как к соревнованиям, особенно если перед вами внушительный список дел: «Сегодня я не только доделаю слайд-шоу, но и начну учить вопросы к аттестации. Завтра я продолжу ими заниматься, а освободившееся время смогу посвятить заполнению базы данных. Попробую не отвлекаться на громкие разговоры и не буду проводить много времени в Интернете». Постепенно вы войдете в азарт, ведь побеждать свои рекорды всегда интересно. Главное – не переусердствуйте в количестве и скорости и берегите здоровье.

Награды. «Если я сдам этот отчет до 11.30, то обедать пойду в новый ресторан». Никто не позаботится о вас лучше вас самих, а потому за успешную деятельность награждайте себя приятной покупкой, походом в любимое кафе, дополнительным временем для хобби, чашкой кофе со сладостями. Это ли не мотивация?

Метод «якорения», или Попытка войти в образ. Для того чтобы работалось эффективно, можно ввести себя в состояние работоспособности. Писатели называют это состояние вдохновением, посещением музы, спортсмены – «быть в форме», артисты – «вхождением в образ». Как же войти в образ обычному человеку?

В психологии для этих целей активно используется метод «якорения». С такими «якорями» встречается каждый из нас, они сродни условному рефлексу. Когда мы хотим есть, то идем на кухню, когда хотим развеяться – в кино или парк, если нужно поработать – садимся за стол. Так и для работоспособности можно установить нужные «якоря» и пользоваться ими. Что нужно сделать?

  • Выбрать «якорь». Кого-то вдохновляет кофе, шоколад, музыка, картины, написанные маслом. А что вдохновляет вас? «Якорь» должен быть уникальным, т.е. эти сигналы не должны вам встречаться в другой обстановке, свободным, не напоминающим вам о чем-либо, вызывающим у вас приятные чувства и воодушевление.
  • Привязка «якоря». Как только работоспособность достигнет максимума – скорее доставайте «якорь»: вешайте на стену картину из стеклышек, включайте определенную музыку. Чтобы «якорь» привязался, следует повторить несколько раз.
  • Использование «якоря». В следующий раз достаньте «якорь» и прислушайтесь к импульсам внутри себя. Представьте, что вы достали радио и ищете нужную волну. Послушайте новые ощущения. Со временем они будут становиться сильнее, пока вы не ощутите нужный рабочий настрой. Практикуйтесь – и все получится!

На заметку. Следует помнить: «якорь» не работает, если вы нездоровы, мало спали или совершенно обессилены. В таком случае прежде следует привести организм в порядок, а уж потом заняться психологией.

Высокой вам работоспособности и только отличного настроения!

 

 

О.В. Самойлова, психолог

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.