Электронная версия журнала

Электронные документы в российской арбитражной практике

«Секретарь-референт» №3 2012 / Юридический практикум

 

В случае возникновения в процессе деятельности организации каких-либо споров для доказательства юридически значимых фактов могут использоваться электронные документы. В российские суды электронные документы стали представляться уже в конце 90-х годов.

Учитывая возрастающую роль судебной ветви власти, признание ею электронных документов и принятие судами таких документов в качестве доказательств является необходимым условием становления информационного общества и построения электронного правительства[1].

Одновременно с этим именно суды сейчас первыми сталкиваются с правовыми проблемами использования электронных документов в деловой деятельности и судебной практике. Изучение арбитражной практики помогает выявить «серые зоны» законодательства.

 

Нормативная база

Рассматривая вопрос об использовании электронных документов в судебной практике, необходимо в первую очередь остановиться на существующей в нашей стране законодательно-нормативной базе, которая в той или иной степени регулирует использование электронных документов в качестве доказательства в арбитражных судах. Это прежде всего Гражданский и Арбитражный процессуальный кодексы, в которых закреплены правила принятия судом доказательств.

Среди законов, подписанных Президентом Российской Федерации 27 июля 2010 года, особое место занимает Федеральный закон от 27.07.2010 № 228-ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальый кодекс Российской Федерации». Его положения предоставляют большие возможности для арбитражных судов в плане использования ими в своей деятельности информационных технологий и электронных документов. Закон вступил в силу 2 ноября 2010 года. Ряд изменений, внесенных в АПК РФ, непосредственно затрагивает вопросы документирования хода судебного процесса, а также порядок представления доказательств в суд (прежде всего, документов в электронном виде).

Статья 41 АПК РФ «Права и обязанности лиц, участвующих в деле» дополнена абзацем следующего содержания: «Лица, участвующие в деле, также вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации».

Процессуальные документы (заявления, жалобы, представления, отзывы) и копии прилагаемых к ним дополнительных документов теперь можно подавать в электронном виде посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте соответствующего арбитражного суда в сети Интернет.

Приказом ВАС РФ от 12.01.2011 № 1 утвержден Временный порядок подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде[2] (далее – Временный порядок). В приказе Управлению делопроизводства ВАС дано распоряжение приступить к приему документов, поступающих в ВАС РФ в электронном виде, организовать их регистрацию и учет (п. 2 приказа). Этим же приказом была создана рабочая группа из 8 человек, которая проводила мониторинг вопросов применения Временного порядка.

Протоколы заседаний рабочей группы и итоги обсуждений размещены в открытом доступе на сайте ВАС РФ[3]. На основе поданных предложений во Временный порядок были внесены изменения, утвержденные приказом ВАС РФ от 26.04.2011 № 46 (в том числе был уточнен общий порядок работы с документами при их представлении в электронном виде).

Как подать документы в суд в электронном виде?

Для подачи документов в электронном виде лица, участвующие в деле, должны зарегистрироваться в системе «Электронный страж»[4], размещенной на официальном сайте ВАС РФ (§ 1 Временного порядка подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде). Представление документов иными способами, включая направление их по электронной почте, Временным порядком не регулируется.

Документы подают по-разному:

  • процессуальные документы (заявления, жалобы, представления, отзывы) создаются путем заполнения формы на сайте Высшего арбитражного суда;
  • остальные документы, которые сторона хочет представить в суд в качестве доказательств, присоединяют к электронной форме в виде отсканированных образцов в формате pdf.

Перевод судебного производства в электронный вид, с нашей точки зрения, будет одним из катализаторов, способных значительно ускорить расширение сферы применения электронных документов. Стоит отметить, что этот процесс начался: так, уже 20 января 2011 года Арбитражный суд Омской области вынес судебный акт на основании документа, поступившего в канцелярию суда в электронном виде[5].

За 9 месяцев работы системы «Мой Арбитр», позволяющей подавать документы в арбитражные суды страны в электронном виде, всего было подано 106 тысяч документов, из которых 92 тысячи документов были признаны поступившими[6].

В новой редакции изложена ч. 3 ст. 75 АПК РФ «Письменные доказательства».

Извлечение

из Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации

 

Статья 75. Письменные доказательства

[…] 3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет[7], а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

[…]

Теперь в АПК РФ зафиксировано, что в качестве доказательств могут быть приняты и документы, полученные через Интернет, что закрепляет правомочность подачи документов через сайт ВАС РФ.

Кроме того, порядок представления документов в качестве письменных доказательств может быть определен (помимо федеральных законов, нормативных актов и договоров) ВАС РФ в пределах его полномочий. Это достаточно важный момент, поскольку, как показывает практика зарубежных стран, при активном использовании электронных документов возникает много правовых и организационных проблем, которые необходимо разрешать в оперативном порядке.

Время масштабных перемен

В настоящее время арбитражные суды являются одними из самых продвинутых органов государственной власти в плане использования информационных технологий. Они уже давно принимают в качестве доказательств различные виды электронных документов, и сейчас наши судьи весьма неплохо разбираются в их специфике.

В данный момент в арбитражных судах идет масштабный переход к электронному судопроизводству, что приводит к возрастанию роли электронных документов, которая в перспективе еще более усилится с появлением электронного нотариата и электронных счетов-фактур. Вполне вероятно, что через 10 лет мы придем к ситуации, сложившейся в США, где более 95 % всех представляемых в суд документов являются электронными, не говоря уже о внутреннем делопроизводстве суда.

Основным источником информации по вопросу использования электронных документов в судах в качестве доказательств являются выложенные в открытом доступе решения арбитражных судов разного уровня и прежде всего федеральных арбитражных судов.

Упоминание электронных документов в судебных решениях

Изучение текстов судебных решений показало, что можно выделить две основных ситуации, в которых упоминаются электронные документы.

1. Если при рассмотрении спора в суд представляются те или иные электронные документы, которые стороны не оспаривают, то в судебных решениях просто констатируется факт их использования в деловой деятельности (это может быть, например, переписка по электронной почте, заключение договора посредством обмена электронными сообщениями, направление документов по электронной почте, сдача отчетности в электронном виде и т.д.).

Собирать такого рода сведения достаточно сложно, поскольку факт использования электронных документов во взаимоотношениях сторон не является предметом спора и судебного разбирательства и не подчеркивается в рефератах судебных решений. Анализ собранных данных позволяет установить, какие виды электронных документов принимаются в настоящее время судами в качестве доказательств.

2. Если же стороны оспаривают содержание или высказывают сомнения в подлинности представленных в суд электронных документов либо отрицают факт их существования или факт осуществления с их помощью юридически значимых действий (например заключение договора, направление распоряжения в банк о перечислении средств и т.д.), то суд не только тщательно изучает содержание и реквизиты соответствующих электронных документов, но и оценивает совокупность аргументов спорящих сторон.

Достаточно часто, особенно при спорах по документам, подписанным ЭЦП, назначаются специальные технические экспертизы. Анализ такого рода дел позволяет выявить «слабые места» отдельных видов электронных документов и принять соответствующие меры для минимизации рисков.

При рассмотрении споров по вопросам принятия электронных документов в качестве письменных доказательств суды, в частности, оценивают:

  • факт существования документа;
  • факт заключения сделок в электронном виде;
  • факт отправления и получения документа в электронном виде;
  • факт подписания документа уполномоченным лицом.

Существенное значение имеет и то, что сами судебные органы сейчас активно внедряют информационные технологии, и поэтому они заинтересованы в использовании электронных документов в судебном делопроизводстве.

Судебная практика показывает, что все большую роль при рассмотрении дел в арбитражных судах всех инстанций играют четкость формулировок контрактных обязательств, имеющаяся в организации внутренняя нормативная база, а также соблюдение организацией ею же установленных правил работы с документами.

Языком статистики

Статистические данные об упоминании электронных документов в решениях арбитражных судов получены на основе базы данных решений арбитражных судов, имеющейся в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс», в которой самые ранние арбитражные решения относятся к 1995 году. Поскольку эта база достаточно полная и покрывает тот период, когда электронные документы из теории стали реальностью нашей жизни, статистический анализ содержащихся в ней решений позволяет получить достаточно надежные результаты. Данные приведены на 19 января 2012 года.

В ходе выполненного исследования, в частности, определялись:

  •  частота употребления в судебных решениях терминов, обозначающих различные виды электронных документов;
  •  дата первого упоминания электронных документов в арбитражных решениях;
  •  динамика по годам количества судебных решений, в которых употребляются термины, обозначающие отдельные виды электронных документов, выявление периодов роста и падения интереса к различным видам электронных документов.

Полученные результаты представлены на нижеприведенном графике. Учитывая то, что в базе за разные годы содержится неодинаковое количество судебных решений, приводятся относительные результаты (пересчитанные в расчете на 100 тысяч решений), более объективно отражающие уровень использования соответствующих терминов.

Частота упоминания в арбитражных решениях терминов, обозначающих отдельные виды электронных документов

  

Статистика показывает, что чаще всего в настоящее время в судебных решениях упоминается термин «база данных», что, с нашей точки зрения, связано с правилами судопроизводства, требующими при подаче документов в суд представлять выписки из единых государственных реестров (прежде всего, из Единого государственного реестра юридических лиц).

Второе место с середины 2008 года по частоте упоминаний занимает термин «электронная почта», а ЭЦП пока заметно уступает лидерам. Термин «интернет-сайт» упоминается редко.  

 

Зарубежная судебная практика

Зарубежная практика представляет интерес для отечественных специалистов по нескольким причинам.

■ Это возможность позаимствовать проверенный практикой опыт регламентации и использования электронных документов.

■ Активное продвижение российских компаний на зарубежные рынки приводит к тому, что им приходится все чаще решать деловые споры в зарубежных судах. Насущной необходимостью становится понимание тесно связанных с судебной практикой правил создания, использования, хранения и уничтожения электронных документов, а также правил раскрытия информации в случае судебных разбирательств.

■ Имеет место тенденция к гармонизации российского законодательства с законодательством стран Европейского союза, что достаточно часто приводит к тому, что положения англосаксонского либо континентального европейского права становятся частью российского законодательства.

■ Наконец, учитывая примерно десятилетнее отставание России в плане внедрения современных технологий в различные виды деловой деятельности и государственного управления, зарубежный опыт служит для нас своеобразной «машиной времени», помогающей спланировать развитие нашей собственной правовой системы и предвидеть поджидающие на этом пути трудности.

Наибольший интерес в настоящее время представляет современное право англосаксонских стран (США, Великобритании и др.). Одним из ключевых в нем является понятие делового документа, отсутствующее в российском праве, однако входящее сейчас в отечественную практику через определение понятия «документ» в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: документ (document, records) – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3).

Эта трактовка понятия «документ» дает возможность зарубежным судам принимать (при соблюдении определенных условий) в качестве доказательств документы, вообще не имеющие ни подписей, ни печатей. Изучение арбитражной практики показывает, что есть осторожное движение и наших судов в том же направлении.

Особое внимание стоит обратить на принципиально изменившиеся правила раскрытия информации в случае судебного разбирательства или расследования, используемые в США и Великобритании[8]. Теперь они имеют следующие особенности:

  •  введено понятие сохраняемой в электронном виде информации;
  •  жестко регламентирована система раскрытия информации, имеющейся у сторон до начала судебного разбирательства;
  •  имеются законодательные требования о приостановлении процесса уничтожения документов с истекшими сроками хранения в случае начала судебного разбирательства (или при появлении оснований полагать, что такое разбирательство возможно).

Согласно новым правилам поиску и выемке подлежат как документы, так и сохраненная электронным образом информация, включая тексты, чертежи, графики, схемы, фотографии, звукозаписи, графические образы и иные данные и наборы данных, сохраненные на носителях любого вида, с которых информация может быть получена.

В итоге для корпораций теперь критически важно точно знать, где и какая информация у них имеется, и решение этой задачи представляет собой настоящую головную боль для юристов и специалистов служб информационных технологий, информационной безопасности и управления документами. Как показывает практика, многие организации до сих пор не готовы к новым условиям работы.

Еще большие проблемы создает постоянный рост как объемов сохраняемой информации, так и количества информационных систем, которые используются в организациях для обработки и хранения информации.

Подведем итоги

Анализ судебной практики позволяет сделать вывод о том, что суды привыкают к электронным документам и понимают, что с ними по сравнению с бумажными работать проще. Компьютерная грамотность наших судей уже достаточно высокая, что подтверждается как статистикой, так и результатами анализа судебных решений.

По сравнению с ведущими зарубежными странами мы находимся еще в начале пути. Объемы используемых в суде электронных документов неизбежно будут расти, и судам придется разбираться с новыми, более сложными видами электронных доказательств.

Анализ судебных решений показывает, что суды сейчас играют важную роль в разработке нормативного регулирования использования электронных документов, особенно в «серой зоне», где нет четких норм, на которые можно было бы опереться, и где суды сами ищут оптимальные подходы – точно так же, как это делают их коллеги в США и других странах. 

 

[1]Электронное правительство (англ. e-Government) – способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.

[2]Высший Арбитражный Суд РФ утвердил порядок подачи документов в арбитражные суды в электронном виде (см. блог Н.А. Храмцовской: http://rusrim.blogspot.com/2011/02/blog-post.html).

[3]http://arbitr.ru/vas/in/poryadok_dok_el_vide.

[4]Регистрация в системе «Электронный страж» позволяет войти в систему «Мой Арбитр», функционирующую на сайте ВАС РФ. «Электронный страж» в данной системе выступает в роли личного кабинета пользователя.

 

[5]Куликов В. Суд онлайн. Арбитраж начал прием электронных исков // Российская газета. № 5387 (11). 21.01.2011, http://www.rg.ru/2011/01/21/sudonline.html.

[6]Свой арбитр будет у каждого, решил ВАС РФ // Правовой портал КАДИС, http://www.kadis.ru/news/99659?fm=0.

[7]Здесь и ниже выделено автором.

[8]Храмцовская Н.А. Новые правила раскрытия информации в ходе судебных разбирательств в Великобритании //Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 11. С. 46–47. (http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=10950); Храмцовская Н.А. Триумф цифровых документов: суд рассмотрит все // CNews. 30 марта 2007 года (http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=15907); Храмцовская Н.А. Электронные документы в зарубежных судах // Банки и технологии. 2007. № 3. С. 28–38 (http://eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=33070).

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.