Электронная версия журнала

Как сэкономить на авиабилетах

«Секретарь-референт» №3 2012 / Профессия

 

Мы живем в мире без границ. Общение с деловыми партнерами, друзьями и коллегами, живущими в самых разных уголках нашей страны и за рубежом, стало нормой жизни. На сегодняшний день работа секретаря просто немыслима без организации командировок руководителей и сотрудников.

Оптимизируем заказ авиабилетов

В условиях постоянных многочисленных командировок заказ и бронирование билетов – одна из главных функций секретаря.

Предположим, вы никогда раньше не занимались билетами. С чего начинать? Как наладить работу по поиску билетов по разнообразным маршрутам и зачастую одновременно? Самое главное – постарайтесь сразу выяснять все нюансы, чтобы не звонить по нескольку раз в агентство для уточнения деталей.

Звоним в агентство. О чем следует спрашивать?

● О билетах на нужную вам дату.

● О том, есть ли прямой рейс на запрашиваемую дату, и если выясняется, что его нет, то узнать, по каким дням он есть (менеджер в системе бронирования видит такую информацию).

● Если нет прямого рейса – о том, какие вам могут предложить варианты стыковочных рейсов.

● О стоимости билета. Если билет на нужный рейс стоит дорого, то сразу уточняйте, какая есть альтернатива.

● Если вы хотите только забронировать билет, уточняйте, как долго могут держать бронь и возможно ли перебронировать.

● О том, можно ли вернуть билет, каковы штрафы при возврате, есть ли специальные условия возврата и т.д.

Конечно, если в агентстве грамотный менеджер, он сразу предупредит обо всех существующих нюансах, но лучше рассчитывать на себя и быть предельно внимательной!

Лист ожидания

Если вы хотите купить билет, а мест нет, то можно внести пассажира в лист ожидания. По существующим правилам менеджер агентства должен предложить такой вариант. Особенно популярно использование листа ожидания в высокий сезон. Так, летом бывает просто невозможно приобрести авиабилет на определенное направление. Поэтому многие авиакомпании используют систему электронной очереди. Если нет мест, секретарь оставляет координаты пассажира менеджеру агентства и ждет освободившегося места в самолете. Лист ожидания – небесполезная вещь. Когда пассажир отказывается от реального места, оно переходит к первому человеку, стоящему в очередном списке. Кроме того, авиакомпании не скрывают количество людей в листе ожидания, что делает понятным, стоит ли рассчитывать на билет. Кстати, при покупке недорогих билетов лист ожидания не используется.

Ищем билет подешевле

В большинстве компаний ценовая политика покупки авиабилетов крайне строгая.

Секретарю необходимо знать определенные правила и закономерности для оптимального заказа авиабилетов.

Планируйте полет заранее. Важно как можно раньше узнать, на какой период и куда летят сотрудники, ведь по дешевым тарифам авиакомпании продают ограниченное количество билетов. Если их раскупят, придется платить больше. Как правило, билет можно купить уже за 330 дней до полета. Некоторые самые дешевые тарифы требуют бронирования и покупки авиабилета за 7, 14 или 21 день в зависимости от уровня тарифа. Это правила авиакомпаний, и агентство, выписывающее вам билет, не может их изменить (впрочем, как и авиакомпании). Чем раньше вы займетесь поиском билетов, тем выше вероятность, что вы найдете самые дешевые варианты. Если вы самостоятельно ищете билет на сайте агентства и не находите подходящего тарифа, не теряйтесь: попробуйте выбрать другие даты, проверьте рейсы разных авиакомпаний по одному и тому же маршруту.

Секретарю крайне редко заранее сообщают даты командировок. Когда речь идет о дальних перелетах, напоминайте сотрудникам, чтобы они как можно раньше говорили вам о предстоящей командировке.

Наш совет. Помните, что цены на авиабилеты постоянно обновляются. Иногда это происходит от возрастающего спроса на определенные полеты. Чем меньше остается времени до начала конкретного полета, тем дороже может стать стоимость билета. Места в самолете не продаются за одну и ту же цену. Несмотря на то, что для всех мест экономкласса предусмотрен одинаковый сервис (могут предлагать 5 мест за самую низкую цену, 10 мест – за более высокую, 20 мест – за более дорогую цену и т.д.), каждая авиакомпания имеет право регулировать данный процесс в зависимости от ценовой политики. Если вы нашли нужный полет за приемлемую цену и уверены в том, что полетите, нужно бронировать и оплачивать билет незамедлительно.

Учитывайте время пребывания в городе или стране назначения. Большинство самых дешевых тарифов авиакомпаний требуют, чтобы ваш обратный полет был не ранее ближайшего воскресенья. Есть тарифы, которые ограничивают минимальное пребывание тремя или четырьмя днями. Пребывание больше 30 дней в месте назначения может привести к удорожанию вашей поездки.

По статистике, чаще всего люди летают в пятницу, воскресенье, понедельник – соответственно, больше шансов найти хорошее предложение, если вы планируете поездку на другие дни недели. Тарифы некоторых авиакомпаний могут иметь ограничения по дням вылета: самые низкие цены предлагаются на рейсы в будние дни. Так, стоимость билетов в некоторые страны дешевле по вторникам, средам и четвергам. Всегда интересуйтесь у менеджера по бронированию, действует ли в выбранной вами авиакомпании «правило воскресенья»: если путешественник готов пробыть в стране хотя бы одну ночь с субботы на воскресенье, то ему продадут билет со скидкой.

Летайте в обе стороны: при покупке билета в обе стороны авиакомпании продают билеты дешевле, чем при покупке в каждую сторону по отдельности. Покупая авиабилеты туда-обратно, вы экономите около трети стоимости. Например, авиабилет на рейс авиакомпании «Трансаэро» Москва–Костанай стоит 6150 рублей, а по маршруту Москва–Костанай–Москва – 11 500 рублей.

Однако помните, что если сотрудник не уверен в сроке окончания командировки, лучше оформить билет только в одну сторону, чтобы обойтись без потерь в случае возврата билета.

Бронируйте и выкупайте недорогие авиабилеты. При этом обратите внимание на то, что цена билета зависит от ограничений, накладываемых авиакомпанией (чем больше ограничений, тем меньше цена, и наоборот).

На заметку. При покупке дешевых авиабилетов или авиабилетов со скидками учтите такой нюанс: существенная или полная потеря денег при возврате или отказе от полета в силу различных личных обстоятельств. Поэтому если вы приобретаете льготный авиабилет, отнеситесь к этому чрезвычайно ответственно.

Для билетов по дешевым тарифам не предусмотрено долгосрочное бронирование. В большинстве случаев срок действия брони авиабилетов – 24 или 72 часа. Срок действия брони зависит от тарифа, авиакомпании, загрузки рейса и многих других факторов.

Ни в коем случае нельзя бронировать места одному и тому же пассажиру по маршруту одинакового назначения в нескольких агентствах одновременно. В такой ситуации можно потерять все места, поскольку информация из агентств моментально попадает в единый центральный компьютер авиакомпании, где все одинаковые бронировки, даже из разных агентств, сразу удаляются, и пассажир остается вообще без мест. Часто такие пассажиры попадают в «черные списки» авиакомпаний. Если нужно получить дополнительные гарантии по перелету, то лучше сделать дополнительные бронировки в один пункт назначения, но по разным маршрутам.

Стоимость билета и курс евро

Cтоимость билетов, которые продаются в России, привязана к специальному курсу евро, устанавливаемому Международной ассоциацией воздушного транспорта еженедельно по средам. Поэтому даже в течение срока действия брони стоимость билета может измениться – все зависит от курса ЦБ РФ во вторник. Если срок действия вашей брони перекрывает ночь со вторника на среду и вы знаете, что курс евро в среду увеличится, покупайте билеты во вторник, а если знаете, что курс евро в среду уменьшится, то потерпите до среды.

Еще одна немаловажная заметка: если сотрудник летит стыковочным рейсом, то комплекс «авиабилет бизнес-класса с перелетом более трех часов + авиабилет бизнес-класса с перелетом менее трех часов» (например, Магадан – Москва – Санкт-Петербург) стоит дешевле, чем комплекс «авиабилет бизнес-класса с перелетом более трех часов + авиабилет экономкласса с перелетом менее трех часов». В этом случае рекомендуется представить в бухгалтерию распечатку рейсов со стоимостью авиабилетов или письмо, заверенное агентством. Это подтверждает факт удешевления билетов бизнес-класса.

Еще несколько способов сэкономить

Помимо вышеперечисленных общих правил, есть и другие способы сэкономить при покупке авиабилетов.

Сезонные распродажи, скидки, специальные предложения. Авиакомпании (российские и международные) проводят распродажи осенью, начиная с октября, и весной, в марте-апреле. Обычно такие распродажи краткосрочные – длительностью до 10 дней.

Так, например, по акции «Аэрофлота» в октябре (период продажи – с 3 по 9 октября) 2011 года можно было купить авиабилет на рейс Санкт-Петербург–Париж–Санкт-Петербург за 149 € (около 7000 рублей). При этом, когда авиакомпании предоставляют информацию о ценах на рейсы по акциям, внизу расписания рейсов есть примечание: «Таксы и сборы не включены». Такие таксы и сборы могут составлять приличную сумму.

Для авиаперевозок различают высокий и низкий сезоны. Высокий сезон – праздники, дни каникул, пик туристического сезона. Для России это традиционно период с мая по октябрь. В период низкого сезона – осенью и в начале весны – активность пассажиров снижается, загрузка рейсов ухудшается, поэтому авиакомпании вынуждены стимулировать пассажирский спрос путем проведения всевозможных акций по распродаже авиабилетов. Специальные предложения часто настолько привлекательны, что многие пассажиры ждут именно их, чтобы дешевле слетать в отпуск.

Купить билет по низкому тарифу именно на запланированную дату очень сложно. Этот вариант хорош для тех, кто не связан определенным сроком и может лететь в любое время. Полезную информацию по скидкам и распродажам авиакомпаний можно найти на сайте aviashop.ru.

Рекламные акции проводятся, когда авиакомпания только начинает свою работу или появляется новое направление. Цель акции – привлечь к себе внимание. Воспользовавшись таким предложением, можно недорого улететь в Европу. Рекламные акции обычно сопровождаются еще и приятными сюрпризами – к примеру, вручением специальных карточек, дающих право пользоваться льготами в дальнейшем.

При рекламных акциях – привлекательные цены

Например, когда авиакомпания «KD AVIA» (Калининград) только возникла и ей нужно было заявить о себе, была проведена глобальная рекламная акция «За 5 евро в Европу», а затем «За 50 евро в Европу». Именно по таким ценам можно было улететь из Омска или Перми в Прагу, Барселону, Лондон и другие европейские города. Авиакомпания «Скай Экспресс» ознаменовала свое появление акцией «500 рублей на все направления». «Аэрофлот», вводя маршрут в Дрезден, дарил каждому пассажиру первого рейса серебряные карты, дающие льготы на ряд услуг авиакомпании.

Событийные скидки. Это подарки и бонусы, приуроченные к каким-то датам или событиям – Дню святого Валентина, Новому году, Рождеству, дню рождения авиакомпании и т.д. Такие скидки наиболее популярны у европейских авиакомпаний («AirBerlin», «AirFrance», «Lufthansa», «Malev», «British Airways» и многих других).

Льготные тарифы. Речь идет о льготах, которые постоянны и не зависят от сезона, наличия мест и др. Например, детские скидки предоставляются детям младше двух лет, не занимающим посадочного места. За малыша, летящего на руках у родителя, придется заплатить только 10 % от стоимости тарифа и некоторые сборы. Дети от 2 до 12 лет летят с 50%-ной скидкой. Это правило распространяется на все рейсы авиакомпаний. Под молодежный тариф попадают пассажиры в возрасте 12–27 лет (в зависимости от авиакомпании и направления возрастные рамки варьируются – до 21, 25 или 27 лет). Не все российские авиакомпании и не на все направления продают авиабилеты по скидкам молодым людям, предъявляющим студенческий билет. Однако практически на все международные рейсы возможно приобрести билет по молодежным тарифам, предъявив при этом так называемый международный студенческий билет: молодежную карту EURO < 26 (до 26 лет) и ISIC (карта, предоставляющая скидки студентам по всему миру). Скидка на авиабилеты для молодежи составляет 10–25 % в зависимости от авиакомпании и направления. Существуют также такие тарифы, как групповой, супружеский, семейный.

Бонусные программы, программы лояльности. Авиакомпании, как и всякие другие компании, предоставляющие услуги, стремятся не потерять своих клиентов. Для этого они используют всевозможные программы лояльности. Суть такой программы заключается в следующем: чем больше вы летаете самолетами этой авиакомпании, тем больше бонусов вам положено. Таким образом, пассажиры копят мили, а затем тратят их (налетав определенное количество миль с данной компанией, вы при покупке очередного билета оплачиваете не всю его стоимость, а лишь какую-то часть), получают золотые и платиновые карты, дающие право обслуживания в бизнес-залах, приоритетную посадку, провоз большего количества багажа и т.д.

Сбои систем. Любая авиакомпания, даже самая лучшая, может допустить ошибку, и в системе резервирования появятся подозрительно дешевые авиабилеты. Не раздумывайте и бронируйте! Довольно часто, чтобы не портить деловую репутацию, авиакомпания осуществит перевозку именно по той цене, что была заявлена.

Так, когда «KD AVIA» проводила акцию «За 50 евро в Европу», произошла ошибка: стоимость билетов была установлена в 5 евро (как при предыдущей акции «За 5 евро в Европу»). Билеты, купленные за 5 евро, не были аннулированы.

Лоукостеры. Лоукостеры (дискаунтеры, малобюджетные авиакомпании) – авиакомпании, предлагающие билеты по низким ценам. Экономия получается за счет того, что в стоимость билета не включаются дополнительное оборудование, еда и напитки, которые обычно подают в самолете. Ищите такие авиакомпании на сайтах flylowcostairlines.org, aviasales.ru.

Чтобы минимизировать расходы на обслуживание самолетов, такие авиакомпании предлагают один тип самолетов и один пассажирский класс. Невысокие цены на билеты не означают снижение уровня полетов, ведь многие лоукостеры являются подразделениями известных компаний. Статистика говорит о том, что вероятность попасть в катастрофу, летя самолетами лоукостеров и известных компаний, одинакова.

Основное правило покупки авиабилетов: чем раньше, тем дешевле. Бронировать билеты нужно как можно раньше, по мере приближения к дате вылета тарифы растут. У лоукостеров сложная система сдачи авиабилетов (практически невозможно это сделать), большие штрафы за смену дат или фамилии пассажира. Гораздо проще купить новый билет, чем поменять даты. Скидки традиционных авиакомпаний – сезонные распродажи, рекламные акции и событийные скидки – также действуют и у лоукостеров.

Бюджетные авиакомпании экономят на всем, в том числе и на подключении к GDS (глобальным системам бронирования), где представлены авиабилеты практически всех авиакомпаний. Поэтому в авиакассе или интернет-агентстве вам не продадут авиабилеты от дискаунтера, потому как их просто не видно (в частности, это касается международных лоукостеров).

Чартерные рейcы.

 

Наш словарик. Чартерными называют дополнительные рейсы, которых нет в регулярном расписании. Они выполняются по заказу, причем заказчиком может быть кто угодно, будь то частное лицо, фирма или туроператор.

Ошибочно считать, что чартеры существуют лишь для того, чтобы составить альтернативу более дорогим, с точки зрения пассажира, регулярным рейсам. На самом деле чартерные рейсы актуальны в двух случаях: когда спрос на направление значительно превышает возможности регулярной перевозки и когда прямые регулярные рейсы до пункта назначения просто отсутствуют, а число желающих туда попасть достаточно велико.

Если вам нужен билет на чартер, необязательно покупать турпакет

Принято считать, что билеты на чартерный рейс можно приобрести только в составе турпакета. В обычных авиакассах их действительно их не найдешь. Ищите билеты на чартерные рейсы на сайтах www.chartex.ru, www.allcharter.ru. Однако проще обратиться непосредственно к туроператору или в агентство, с которым вы сотрудничаете.

Чартерные рейсы очень привлекательны из-за цены билета: она в два-три раза ниже, чем на регулярный рейс. Соотношение цен зависит от направления.

Минусом билетов на чартерные рейсы является то, что выписываются они в последний момент – за день-два до вылета, а бывает, что курьер турфирмы привозит их в аэропорт, что заставляет поволноваться. Такой билет нельзя обменять или сдать. Это относится и к билетам на регулярные рейсы, продаваемым по самым низким тарифам, при этом стоящим в полтора выше, чем чартерные. Зато билет на чартерный рейс в отличие от билета на регулярный рейс можно без проблем передать другому лицу.

Возврат авиабилетов

Случается, что командировка внезапно отменяется, а вы не успеваете вовремя аннулировать билет. Бывает так, что растерянные сотрудники звонят из того или иного города и спрашивают, как им быть, если они опоздали на рейс или рейс отменили. Что делать в таких случаях?

Возврат билета может быть добровольным или вынужденным.

Вынужденным возвратом возврат считается в случае:

  • отмены, переноса или задержки рейса перевозчиком;
  • отмены посадки в пункте, указанном в билете пассажира;
  • необеспечения перевозчиком стыковки рейсов;
  • замены класса обслуживания или типа воздушного судна;
  • смерти пассажира или членов его семьи.

Возврат по другим причинам считается добровольным и осуществляется по правилам тарифа, по которому билет был выписан. В этом случае на полный возврат следует рассчитывать только по первому, бизнес-, полному годовому и экскурсионному тарифам.

Наиболее распространенные условия возврата

Билет сдается без удержаний при возврате более чем за 24 часа до вылета самолета. При возврате авиабилета менее чем за 24 часа до вылета самолета удерживается штраф в размере не более 25 % от оплаченного тарифа. После вылета билет не сдается.

В случае вынужденного возврата представители авиакомпании или работники службы регистрации аэропорта должны сделать в вашем авиабилете (бумажном или электронном) соответствующую отметку и заверить ее печатью или личным штампом. Только такая отметка является основанием для признания возврата авиабилета вынужденным для агентства (или офиса продаж авиакомпании), производящего возврат денег.

Возврат авиабилета может осуществить только агентство, выписавшее билет. Если у вас есть договор с агентством и вы покупаете авиабилеты по безналичному расчету, то осуществить возврат можно, отправив письмо в агентство. Чтобы сдать авиабилет, приобретенный за наличный расчет (оплачен он может быть с помощью банковской карты или наличными в офисе агентства), то нужно обратиться в агентство (или офис продаж авиакомпании) и заполнить соответствующие документы. При этом запрос на отказ (возврат) авиабилета может быть осуществлен не только самим пассажиром (при себе иметь паспорт), но и уполномоченным лицом (в этом случае следует обратиться к нотариусу для составления официальной доверенности).

В моей практике был случай, когда сотрудник с билетом на рейс Хабаровск–Москва опоздал. В результате была потеряна значительная сумма денег. Я написала письмо с просьбой о возврате денег в агентство. Нам вернули сумму сборов за билет – около 2000 рублей.

Аэропортовый сбор – платеж, взимаемый с пассажира, на имя которого выписан билет. Данный платеж распределяется в актив аэропорта, который обслуживает самолет перед вылетом и по прилету в место назначения. Размер аэропортовых сборов не зависит от агентства, в котором вы приобретаете авиабилет. Сумма сборов (такс) аэропортов варьируется в зависимости от маршрута и класса обслуживания и составляет от 1000 до 8000 рублей на каждый авиабилет. Таксы могут сильно варьироваться в зависимости от города, страны и самой авиакомпании. Чем больше пересадок по маршруту, тем больше сборы. По этой причине некоторые низкие тарифы с большим количеством пересадок, особенно если смена самолетов происходит в крупных европейских аэропортах, могут по конечной стоимости приблизиться к не самым низким тарифам других авиакомпаний.

На заметку. На многие рейсы аэропортовый и топливный сборы уже включены в цену билета, однако отдельные авиакомпании могут не уточнять в рекламных предложениях, что помимо цены билета, при его покупке нужно вносить еще необходимые дополнительные платежи.

Тонкости стыковок

Сотрудникам, совершающим несколько перелетов, следует стараться по возможности взять билеты одной авиакомпании. Рекомендуется брать билеты на рейсы разных авиакомпаний, но входящих в единый альянс. Авиакомпании, входящие в единый альянс, являются партнерами и не оставят пассажиров без внимания в случае непредвиденных обстоятельств.

Перед дальней командировкой со сложным маршрутом (например, летом наши сотрудники летали по маршрутам Санкт-Петербург–Париж–Рио-де-Жанейро–Белу-Оризонти и Белу-Оризонти–Сан-Паулу–Париж–Санкт-Петербург) я всегда предупреждаю сотрудников, особенно неопытных, о непредвиденных обстоятельствах. Например, о том, что если человек не успел на нужный стыковочный рейс по причинам, не зависящим от него, то ему необходимо сразу же обратиться к представителям авиакомпании в аэропорту, рейсом которой он летел. Если все перелеты осуществляются одним перевозчиком, то его сотрудники обязаны отправить такого человека в пункт назначения в кратчайшие сроки. Если авиакомпании разные, то ответственность за опоздание лежит на той, что выполняла первый рейс, вторая же может оказать содействие, но не обязана этого делать. Однако если это авиакомпании из одного альянса, то велика вероятность, что пассажиров не оставят без помощи.

Если вынужденное ожидание превышает 5 часов, пассажир имеет право на бесплатную доставку в пункт, из которого он изначально вылетел, и денежную компенсацию полной стоимости билета. Также при задержке стыковочного рейса более чем на 6 часов ночью и более чем на 8 часов днем перевозчик должен предоставить пассажирам гостиницу без какой-либо дополнительной платы. Кроме того, авиакомпания обязана доставить пассажира из аэропорта в гостиницу, а затем – обратно. Данные стандарты устанавливаются Правилами перевозки пассажиров воздушным транспортом.

С.В. Осипова,
секретарь ОАО «Полиметалл УК»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.