Совместные распорядительные документы

В коммерческих организациях, в особенности, если они каким-то образом юридически связаны, например входят в одну группу, иногда возникает необходимость издать совместный документ. Как это грамотно сделать, учитывая, что на законодательном уровне вопрос об издании совместных документов двумя юридическими лицами не урегулирован?

Нормативная база

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержатся некоторые положения, касающиеся издания совместных документов:

● регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (п. 3.12);

● в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили») (п. 3.20);

● при подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке (п. 3.22).

Положения, касающиеся издания совместных документов, присутствуют и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

3.3.5.1. Состав документов

федерального органа исполнительной власти

[…] В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

[…]

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Дата документа

[…] Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

[…]

Регистрационный номер документа

[…] Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа…

[…]

Текст документа

[…] В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

[..]

Приложение № 15

к п. 3.3.5.2

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ)

[…] Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центрованным образом;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.[…]

Кроме того, нормативными правовыми актами некоторых государственных органов утверждаются собственные инструкции по делопроизводству, в которых содержатся в т.ч. положения об оформлении совместных документов. Среди них:

● Инструкция по делопроизводству в федеральной службе судебных приставов, утвержденная приказом Минюста России от 25.06.2008 № 126 (п. 12, 21, 36);

● Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденная приказом Генпрокуратуры России от 05.06.2008 № 107 (п. 5.3.1, 5.4.5, 5.8.3, 5.11.2);

● Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденная приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160 (в ред. от 15.11.2007) (п. 3.1.3, 3.1.6, 3.9, 4.3.17);

● Инструкция по делопроизводству в Аппарате судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации, утвержденная  приказом судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 13.12.2010) (п. 3.3.5, 4.2.2, 4.2.5, 4.2.10, 4.2.11, 4.2.14, 4.2.20, 4.2.23);

● Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов, указаний в министерствах социальной защиты населения республик в составе Российской Федерации, комитетах, департаментах, главных управлениях, управлениях и отделах социальной защиты населения органов исполнительной власти краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях, организациях, подведомственных Министерству (письмо Минсоцзащиты России от 09.06.1995 № 2117/1-34) (раздел «Совместные приказы (решения)»);

● Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденная распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 № 314-РГ (п. 2.6.3, 2.8.4);

● Регламент Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы, утвержденный приказом Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы от 05.09.2002 № 617а (п. 3.1.9, 3.7.4).

Итак, государственные органы могут создавать совместные документы. Однако следует учесть, что это возможно исключительно при их взаимодействии между собой в установленных законодательством случаях по вопросам, входящим в компетенцию обоих органов. Иными словами, если в законе не указываются, что те или иные органы могут взаимодействовать при решении определенных вопросов, то совместные документы и не составляются.

Возникает вопрос: в отличие от регламентированных ситуаций взаимодействия государственных органов власти в законе не указаны конкретные случаи или сферы, в рамках которых юридические лица могут вступать во взаимоотношения, и, соответственно, порядок таких взаимоотношений. Каким образом они будут издавать совместные документы?

С одной стороны, в законе действительно не указывается процедура взаимодействия юридических лиц между собой. Но с другой стороны, это вовсе не означает, что они не могут самостоятельно для себя решить этот вопрос. В целом отношения между юридическими лицами являются гражданско-правовыми и могут основываться на нормах гражданского законодательства, которое, в свою очередь, не требует наличия специальных нормативных актов для того, чтобы юридические лица могли взаимодействовать. В частности, основой таких взаимоотношений является гражданско-правовой договор. Это может быть договор возмездного оказания услуг, договор подряда, договор поставки, договор аренды и т.д.  

Особенности оформления отдельных реквизитов совместных документов

Проекты приказов (распоряжений) составляются в количестве, соответствующем числу организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов. При этом реквизиты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом № 14 без помарок и исправлений на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (210 x 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

■ Бланк документа. В совместных приказах (распоряжениях) бланки не используются.

■ Наименования организаций. Наименования организаций располагают на одном уровне, например:

Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес»            Открытое акционерное общество «Консалт»

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа.

■ Наименование вида документа. Наименование вида документа – ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается центрированно.

■ Дата. Датой документа является день его подписания. Соответственно, приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).

■ Регистрационный номер. Регистрационный номер совместного приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно (слева направо) через косую черту, например: № 45/18

■ Место составления или издания документа. Местом составления (издания) приказа (распоряжения) будет являться населенный пункт, в котором находятся организации, издавшие его.

■ Текст документа. В совместном с другими организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа, например: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «ПРЕДЛАГАЕМ», «ОБЯЗЫВАЕМ».

■ Подпись. При подписании совместного приказа (распоряжения) несколькими должностными лицами их подписи располагают ниже текста (на 3 межстрочных интервала) на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной организационной структурой, например:

Генеральный директор                                           Генеральный директор

ООО «Бизнес»                                                         ОАО «Косалт»

Рогов  В.Е. Рогов                                                     Серов  А.Е. Серов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. На всех экземплярах подписи руководителей должны быть подлинными. В наименование должности реквизита «Подпись» должно быть включено наименование организации. Следует учесть, что подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации – инициатора создания документа.

■ Визы согласования документа. Оформление виз совместного приказа (распоряжения) осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования, при этом наименования должностей лиц, визирующих приказ, указываются слева от их инициалов и фамилий.

Согласование проекта совместного приказа осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта приказа. Визирование проекта приказа производится каждой стороной на всех экземплярах.

Пример совместного приказа приводится на с. ___.

Совместный приказ о проведении рекламной акции

ЗАО «Манго»                                                                                                                            ООО «Манго-М»

ПРИКАЗ

15.12.2010                                                                                        № М-38-2010/А-16-2010

Москва

О проведении

рекламной акции

по продвижению йогуртов

 «Манго плюс» на рынке

В целях стимулирования спроса на йогурты «Манго плюс» среди отдельных групп потребителей

ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Провести рекламную акцию под названием «Манго плюс» в период с 15 декабря 2010 года по 15 января 2011 года.

2. Утвердить Перечень рекламной продукции (Приложение 1).

3. Утвердить Правила проведения рекламной акции «Манго плюс» (Приложение 2).

4. Утвердить форму Отчета о проведении рекламной акции «Манго плюс» (далее – Отчет; Приложение 3).

5. В целях обеспечения выполнения приказа:

– начальнику отдела рекламы и маркетинга ООО «Манго-М» Крюкову Н.Г.: обеспечить проведение рекламной акции «Манго плюс» в соответствии с Правилами;

предоставить Отчет в срок до 20 января 2011 года;

– старшему менеджеру по продвижению продукции ЗАО «Манго» Розову Е.В. обеспечить заключение необходимых договоров, связанных с проведением рекламной акции «Манго плюс» с третьими лицами.

6. Начальнику канцелярии ЗАО «Манго» Носковой Е.В. довести настоящий приказ до сведения лиц, поименованных в реестре (Приложение 4).

7. Секретарю ООО «Манго-М» Раскиной К.О. довести настоящий приказ до сведения лиц, поименованных в реестре (Приложение 5).

8. Контроль исполнения приказа оставляем за собой.

Генеральный директор ЗАО «Манго»                  Генеральный директор ООО «Манго-М»

___Васильев_______ И.Н. Васильев                     ________Косов_________ А.Е. Косов

10 декабря 2010 г. № М-38-2010                            15 декабря 2010 г. № А-16-2010

Подводя итог, хотелось бы отметить, что составление совместных организационно-распорядительных документов коммерческими организациями не менее важно, чем составление таких документов государственными органами, поскольку при отсутствии подобных документов сложно осуществлять контроль над выполнением поручений работниками разных организаций. Тем более что в этом случае затрагиваются вопросы подчинения: работники одной организации не могут подчиняться руководителю другой организации, а также руководители одной организации не могут давать поручения работникам другой организации. Соответственно, при участии в мероприятии работников разных организаций оптимальным решением будет издание совместных организационно-распорядительных документов.