Нормативная база
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержатся некоторые положения, касающиеся издания совместных документов:
● регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (п. 3.12);
● в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили») (п. 3.20);
● при подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке (п. 3.22).
Положения, касающиеся издания совместных документов, присутствуют и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Извлечение
из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
3.3.5.1. Состав документов
федерального органа исполнительной власти
[…] В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
[…]
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Дата документа
[…] Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
[…]
Регистрационный номер документа
[…] Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа…
[…]
Текст документа
[…] В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
[..]
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ)
[…] Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центрованным образом;
дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.[…]
Кроме того, нормативными правовыми актами некоторых государственных органов утверждаются собственные инструкции по делопроизводству, в которых содержатся в т.ч. положения об оформлении совместных документов. Среди них:
● Инструкция по делопроизводству в федеральной службе судебных приставов, утвержденная приказом Минюста России от 25.06.2008 № 126 (п. 12, 21, 36);
● Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденная приказом Генпрокуратуры России от 05.06.2008 № 107 (п. 5.3.1, 5.4.5, 5.8.3, 5.11.2);
● Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденная приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160 (в ред. от 15.11.2007) (п. 3.1.3, 3.1.6, 3.9, 4.3.17);
● Инструкция по делопроизводству в Аппарате судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации, утвержденная приказом судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 13.12.2010) (п. 3.3.5, 4.2.2, 4.2.5, 4.2.10, 4.2.11, 4.2.14, 4.2.20, 4.2.23);
● Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов, указаний в министерствах социальной защиты населения республик в составе Российской Федерации, комитетах, департаментах, главных управлениях, управлениях и отделах социальной защиты населения органов исполнительной власти краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях, организациях, подведомственных Министерству (письмо Минсоцзащиты России от 09.06.1995 № 2117/1-34) (раздел «Совместные приказы (решения)»);
● Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденная распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 № 314-РГ (п. 2.6.3, 2.8.4);
● Регламент Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы, утвержденный приказом Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы от 05.09.2002 № 617а (п. 3.1.9, 3.7.4).
Итак, государственные органы могут создавать совместные документы. Однако следует учесть, что это возможно исключительно при их взаимодействии между собой в установленных законодательством случаях по вопросам, входящим в компетенцию обоих органов. Иными словами, если в законе не указываются, что те или иные органы могут взаимодействовать при решении определенных вопросов, то совместные документы и не составляются.
Возникает вопрос: в отличие от регламентированных ситуаций взаимодействия государственных органов власти в законе не указаны конкретные случаи или сферы, в рамках которых юридические лица могут вступать во взаимоотношения, и, соответственно, порядок таких взаимоотношений. Каким образом они будут издавать совместные документы?
С одной стороны, в законе действительно не указывается процедура взаимодействия юридических лиц между собой. Но с другой стороны, это вовсе не означает, что они не могут самостоятельно для себя решить этот вопрос. В целом отношения между юридическими лицами являются гражданско-правовыми и могут основываться на нормах гражданского законодательства, которое, в свою очередь, не требует наличия специальных нормативных актов для того, чтобы юридические лица могли взаимодействовать. В частности, основой таких взаимоотношений является гражданско-правовой договор. Это может быть договор возмездного оказания услуг, договор подряда, договор поставки, договор аренды и т.д.
Особенности оформления отдельных реквизитов совместных документов
Проекты приказов (распоряжений) составляются в количестве, соответствующем числу организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов. При этом реквизиты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом № 14 без помарок и исправлений на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (210 x 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.
■ Бланк документа. В совместных приказах (распоряжениях) бланки не используются.
■ Наименования организаций. Наименования организаций располагают на одном уровне, например:
Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес» Открытое акционерное общество «Консалт»
При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа.
■ Наименование вида документа. Наименование вида документа – ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается центрированно.
■ Дата. Датой документа является день его подписания. Соответственно, приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).
■ Регистрационный номер. Регистрационный номер совместного приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно (слева направо) через косую черту, например: № 45/18
■ Место составления или издания документа. Местом составления (издания) приказа (распоряжения) будет являться населенный пункт, в котором находятся организации, издавшие его.
■ Текст документа. В совместном с другими организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа, например: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «ПРЕДЛАГАЕМ», «ОБЯЗЫВАЕМ».
■ Подпись. При подписании совместного приказа (распоряжения) несколькими должностными лицами их подписи располагают ниже текста (на 3 межстрочных интервала) на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной организационной структурой, например:
Генеральный директор Генеральный директор
ООО «Бизнес» ОАО «Косалт»
Рогов В.Е. Рогов Серов А.Е. Серов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. На всех экземплярах подписи руководителей должны быть подлинными. В наименование должности реквизита «Подпись» должно быть включено наименование организации. Следует учесть, что подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации – инициатора создания документа.
■ Визы согласования документа. Оформление виз совместного приказа (распоряжения) осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования, при этом наименования должностей лиц, визирующих приказ, указываются слева от их инициалов и фамилий.
Согласование проекта совместного приказа осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта приказа. Визирование проекта приказа производится каждой стороной на всех экземплярах.
Пример совместного приказа приводится на с. ___.
Совместный приказ о проведении рекламной акции
ЗАО «Манго» ООО «Манго-М»
ПРИКАЗ
15.12.2010 № М-38-2010/А-16-2010
Москва
О проведении
рекламной акции
по продвижению йогуртов
«Манго плюс» на рынке
В целях стимулирования спроса на йогурты «Манго плюс» среди отдельных групп потребителей
ПРИКАЗЫВАЕМ:
1. Провести рекламную акцию под названием «Манго плюс» в период с 15 декабря 2010 года по 15 января 2011 года.
2. Утвердить Перечень рекламной продукции (Приложение 1).
3. Утвердить Правила проведения рекламной акции «Манго плюс» (Приложение 2).
4. Утвердить форму Отчета о проведении рекламной акции «Манго плюс» (далее – Отчет; Приложение 3).
5. В целях обеспечения выполнения приказа:
– начальнику отдела рекламы и маркетинга ООО «Манго-М» Крюкову Н.Г.: обеспечить проведение рекламной акции «Манго плюс» в соответствии с Правилами;
предоставить Отчет в срок до 20 января 2011 года;
– старшему менеджеру по продвижению продукции ЗАО «Манго» Розову Е.В. обеспечить заключение необходимых договоров, связанных с проведением рекламной акции «Манго плюс» с третьими лицами.
6. Начальнику канцелярии ЗАО «Манго» Носковой Е.В. довести настоящий приказ до сведения лиц, поименованных в реестре (Приложение 4).
7. Секретарю ООО «Манго-М» Раскиной К.О. довести настоящий приказ до сведения лиц, поименованных в реестре (Приложение 5).
8. Контроль исполнения приказа оставляем за собой.
Генеральный директор ЗАО «Манго» Генеральный директор ООО «Манго-М»
___Васильев_______ И.Н. Васильев ________Косов_________ А.Е. Косов
10 декабря 2010 г. № М-38-2010 15 декабря 2010 г. № А-16-2010
Подводя итог, хотелось бы отметить, что составление совместных организационно-распорядительных документов коммерческими организациями не менее важно, чем составление таких документов государственными органами, поскольку при отсутствии подобных документов сложно осуществлять контроль над выполнением поручений работниками разных организаций. Тем более что в этом случае затрагиваются вопросы подчинения: работники одной организации не могут подчиняться руководителю другой организации, а также руководители одной организации не могут давать поручения работникам другой организации. Соответственно, при участии в мероприятии работников разных организаций оптимальным решением будет издание совместных организационно-распорядительных документов.