Секретарь – на все руки мастер?

Как правило, в настоящее время секретарь совмещает несколько должностей, таких как делопроизводитель, кадровик, офис-менеджер, помощник руководителя, а также помощник юриста и бухгалтера. Безусловно, позиция работодателя в подобных случаях просматривается совершенно ясно: это колоссальная экономия на персонале. Если один человек способен справиться со всеми вышеперечисленными должностными обязанностями, то, скорее всего, штат никогда не пополнится новым специалистом, например кадровиком или офис-менеджером. Так и приходится секретарю тянуть свою нелегкую лямку...

Но где же все-таки та граница, за которой заканчивается компетенция секретаря и наступает ответственность других работников офиса? Вопрос сложный, поскольку затрагивает как минимум два аспекта: юридический и психологический.

Согласно договору…

Прежде всего, следует остановиться на юридической составляющей проблемы, поскольку только документирование взаимоотношений между работником и работодателем может обезопасить работника от так называемой «рабской эксплуатации», а работодателя – от чрезмерного «качания прав» со стороны первого. Главное при трудоустройстве – четко обсудить с будущим начальником все важные моменты, после чего согласиться или не согласиться с тем перечнем функциональных обязанностей, которые предлагает выполнять руководитель за определенную плату, и что еще важнее, задокументировать этот перечень. Обязанности работника, режим рабочего времени и другие важные моменты фиксируются в трудовом договоре, который заключается с работником. Кроме того, одним из важнейших документов, регламентирующих работу любого сотрудника компании, является должностная инструкция. Именно в ней подробно разъясняется круг обязанностей, ответственность работника за их невыполнение.

Трудовой договор и должностная инструкция впоследствии могут являться доказательством при судебном разбирательстве. Поэтому не стоит пренебрегать ими, полагая, что руководитель сам решит, когда и как ознакомить сотрудника с основными нормативными документами, устанавливающими отношения между работником и работодателем.

– У меня был достаточно неудачный опыт трудоустройства, – говорит Наталья, бывший секретарь. – Я устраивалась на работу в коммерческую фирму. Мой будущий руководитель был слишком занят, чтобы проводить длительное собеседование, разъясняя мне мой фронт работы, и отделался формулировками «стандартные обязанности секретаря: делопроизводство, телефонные переговоры и так далее». Впоследствии выяснилось, что под словами «и так далее» подразумевался еще с десяток обязанностей. Например, мне приходилось составлять доверенности по каждому запросу юриста и бухгалтера, вести кадровое делопроизводство. О подобных нюансах руководитель не удосужился рассказать, и уже через некоторое время я печатала для бухгалтера товарные накладные, попутно рассчитывая в них проценты и выводя суммы, и занималась оформлением виз для руководителя и его семьи, а также вела переписку с банком. И все это из-за того, что в должностной инструкции все было прописано очень косноязычно и нечетко: казалось, что оформление товарных накладных и доверенностей тоже входит в мои обязанности. Спустя какое-то время мне пришлось покинуть эту компанию.

К слову сказать, подобные ситуации совсем не редкость, секретарю часто приходится слышать о том, что в его обязанности входит оформление документов для юриста и бухгалтера, несмотря на то что для этого нужно обладать определенным уровнем знаний. Именно нечеткие формулировки в договоре и должностной инструкции, как правило, позволяют манипулировать работником секретариата. И если ему сложно разобраться в собственных функциях, необходимо обратиться за помощью и разъяснениями к руководителю, поскольку в такой ситуации у других работников может возникнуть соблазн «поэксплуатировать» секретаря в собственных интересах.

– Однажды менеджеры нашей компании обратились ко мне с «поручением» помыть кулер у них в кабинете, – рассказывает Елена, помощник руководителя. – Я ответила, что свяжусь со службой уборки офиса и передам их замечание по поводу кулера. На что я услышала заявление юриста, что в договоре с клиринговой компанией такая обязанность уборщицы, как помывка кулера, не значится. Получается, что это моя обязанность? Мне пришлось ответить в достаточно резкой форме, что секретарь и уборщица – это совсем разные должности, и у меня, как у помощника руководителя, выполнение клиринговых функций тоже ни в одном документе не прописано. По всей вероятности, мой отказ сотрудники восприняли негативно, и конфликты на этой почве возникали еще не раз.

Имею законное право отказаться!

Часто сложно отказаться от выполнения определенной работы, которая, может быть, вовсе не связана напрямую с трудовыми функциями. Безусловно, здесь главную роль играет психологический фактор. Порой люди руководствуются боязнью конфликта – отказ может обидеть обращающегося с просьбой, и тогда ссоры не избежать. Особенно сложно секретарю-новичку: он полагает, что в организации так принято, и «старожилы» часто этим пользуются. Но не стоит забывать, что, говоря «нет», человек не всегда поступает некорректно по отношению к окружающим. Наоборот, он заведомо защищает себя от разнообразных лишних просьб со стороны любителей «прокатиться за чужой счет».

Между прочим, в главном руководстве по трудовому законодательству – Трудовом кодексе Российской Федерации – есть отдельная Глава 59 «Самозащита работником трудовых прав», посвященная этой проблеме. Статьи 379 «Формы защиты» и 380 «Обязанность работодателя не препятствовать работникам в осуществлении самозащиты» содержат основные правовые нормы, позволяющие любому работнику не согласиться выполнить ту или иную работу, которая не входит в его должностные обязанности.

Извлечение

из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 379. Формы защиты

В целях самозащиты трудовых прав работник, известив работодателя или своего непосредственного руководителя либо иного представителя работодателя в письменной форме, может отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, а также отказаться от выполнения работы, которая непосредственно угрожает его жизни и здоровью, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. На время отказа от указанной работы за работником сохраняются все права, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права. […]

В свою очередь, в соответствии со ст. 380 ТК РФ работодатель не имеет права препятствовать работнику отстаивать свои права.

Чужие обязанности – собственная ответственность

Можно без сомнений сказать, что закон полностью на стороне «эксплуатируемого» работника. Поэтому, иногда потворствуя сотрудникам офиса в выполнении за них их же работы, секретарь негласно отрицает возможность самозащиты своих прав, чем в некоторой степени сам же и нарушает свои собственные права. Как ни банально это звучит, но человек – сам строит свою судьбу, в том числе и рабочие отношения. Стоит задуматься и над тем, что, позволяя другим перекладывать на себя трудовые обязанности, секретарь также берет на себя ответственность за выполнение этой работы: в случае ошибки в документе или при неправильном, некомпетентном его оформлении все шишки полетят, конечно же, на того, кто этот документ составил. Подобная ситуация может неблагоприятно сказаться на дальнейшей карьере. Если человек не обладает определенным уровнем знаний, ему сложно выполнить ту или иную работу, а следовательно, соглашаясь ее исполнить и затем допустив ошибки, можно легко заработать отрицательную репутацию.

Опыт никогда не помешает

Но есть еще один немаловажный аспект: как правило, секретарь, который берется за чужую работу и с успехом ее выполняет, приобретает огромный опыт и впоследствии ему легче переквалифицироваться. Например, если секретарь сталкивался с кадровым делопроизводством, он может впоследствии стать менеджером по персоналу или сотрудником отдела кадров. Не секрет, что работа секретаря порой воспринимается как стартовая ступенька в карьерной лестнице. И здесь тоже все зависит от самого работника, а точнее, от того, какой опыт он сумеет приобрести, поэтому некоторые секретари сознательно идут навстречу другим сотрудникам, особенно если они квалифицированные специалисты, и помогают им с целью получения новых знаний и навыков.