Электронная версия журнала

Спокойствие, только спокойствие!..

«Секретарь-референт» №3 2007 / Профессия

Не секрет, что работа секретаря – работа для экстравертов. Звонки, посетители, задания… Бывает, что их много, очень много, слишком много. И тогда даже явные экстраверты начинают чувствовать, что моральные силы на исходе, ведь нужно не только много общаться, но и быть для всех милой и предупредительной. И вот секретарь уже готова сорваться, грубо перебить собеседника, сбежать. Но нельзя. Как в таких условиях сохранить внешнее и внутреннее равновесие?

Совет № 1: разбавьте официальную обстановку

Во-первых, необходимо обустроить рабочее место не только с учетом требований эргономики (чтобы все находилось не дальше чем на расстоянии вытянутой руки), но и с точки зрения комфорта, в том числе и душевного. Если есть возможность, хорошо бы привнести в официальную среду что-то личное, напоминающее о приятных моментах – поставить на стол фотографии любимых людей, милую безделушку, привезенную из отпуска; засушенную веточку из букета, подаренного на день рождения. Все очень личное и не имеющее отношения к работе желательно располагать так, чтобы оно не было заметно для постороннего глаза, но было у вас в поле зрения: за папками, за секретарской стойкой, за монитором компьютера. Это только для вас. Когда в рабочей суматохе взгляд случайно цепляется за фотографию из другого, «неофисного», мира, сознание как бы переключается и человек уже не чувствует себя таким раздраженным и уставшим.

Совет № 2: устройте пятиминутный перерыв

Помните рекомендацию советских врачей устраивать пятиминутки здоровья? Когда мы выполняем одну и ту же работу, мышцы устают, что нередко становится причинной профессиональных заболеваний. Но не меньше мышц от психологической нагрузки устает нервная система. Если есть возможность, желательно покинуть рабочее место на несколько минут, чтобы просто сменить обстановку. Попить кофе, посмотреть в окно, перекинуться парой слов с коллегой из другого отдела. Перекуры пользуются большой популярностью в офисах именно потому, что дают возможность «официально» сделать небольшой перерыв в работе.

Известно, что работодатели считают это воровством времени. Но, во-первых, организм не может работать без перерывов с одинаково высоким КПД. Во-вторых, скажите честно, вы всегда тратите на обед выделенный час минуту в минуту? И никто при этом вас не отрывает? Никто не звонит на мобильный, чтобы уточнить, каким рейсом вылетает шеф? Поэтому я думаю, что секретарь может устроить себе пятиминутный перерыв, если начинает чувствовать себя многоруким Шивой или загнанной лошадью (верное подчеркнуть). Естественно, это невозможно сделать, если от вас ожидают срочных действий, но в течение дня всегда есть возможность перевести дух.

В крайнем случае для того, чтобы перевести дух, можно использовать любую возможность – например, отнести кому-либо документы. Многие молодые секретари этого не любят, считая не своей работой. Но когда подолгу приходится сидеть за рабочим столом, полезно время от времени встать и пройтись. А ведь это еще и возможность сменить обстановку и побыть наедине с собой какое-то время.

Совет № 3: выполняйте работу спокойно

И все-таки бывает так, что нервы не пределе, возможности выйти нет, а фотографии близких не успокаивают, а раздражают. Что делать в таких случаях?

У каждого человека есть своя определенная скорость выполнения работы, при которой его деятельность наиболее эффективна. При снижении этой скорости увеличивается количество времени, затрачиваемого на выполнение работы, а при повышении – количество ошибок. Когда мы нервничаем, происходит выброс адреналина в кровь, и мы неосознанно повышаем скорость выполнения работы, пытаясь таким образом снять часть раздражения. Этот инстинкт достался нам от предков: если что-то заставляет нервничать, значит, от этого нужно убежать или начать с ним сражаться. И мы начинаем работать быстрее, увеличивая количество собственных ошибок.

Снимая фильм об обрушениях Всемирного торгового центра в Нью-Йорке, в сценарий включили интервью с пожарным, который выводил людей из здания. Пожарный рассказал, что он специально тренировался говорить медленно и спокойно, и чем сложнее ситуация, тем медленнее и спокойнее, так как это действует успокаивающе на окружающих. Этот парень знал, что делал. Такое поведение действует умиротворяюще не только на окружающих, но и на говорящего. Поэтому когда в следующий раз вы будете готовы взорваться или если у вас начнут дрожать руки от того, что ничего не успеваете, просто прервитесь на секунду, глубоко вздохните и продолжайте делать то, что делали, только спокойно. Поверьте, от того, что вы будете нервничать и спешить, вы не сделаете работу быстрее – вы будете делать еще больше ошибок, и выполнение работы займет не меньше времени, чем если бы вы делали ее спокойно. Это не значит, что нужно работать медленно, – делайте все спокойно.

Да! И не забудьте принести из дома новую фотографию.

Совет № 4: станьте актрисой

Этим секретом поделилась со мной моя первая начальница. Представьте, что вы играете роль. Роль секретаря, которого пытаются вывести из себя, но который по сюжету должен сохранять хладнокровие. Такая игра позволяет по-другому воспринимать все окружающее. Как будто то, что происходит вокруг вас, не имеет к вам никакого отношения. Коллеги срываются не на вас, а на вашу героиню, которая хладнокровно просит не повышать голос, поскольку она и так делает все возможное.

Есть две причины, по которым люди повышают голос: когда у них самих нервы на пределе, повышенный уровень алреналина в крови и когда они не умеют себя вести. В обоих случаях это не ваша проблема, а их, и не стоит забивать ею голову и тем более принимать близко к сердцу.

Совет № 5: нарисуйте обидчика

В интернете есть много flach-шуток на рабочую тематику. Есть «коллега», которого можно облить соляной кислотой и поджечь, а потом напустить на него плотоядных муравьев. Есть шутки на тему заседаний, перекуров и прочей офисной жизни. Подобные «развлечения» обычно не поощряются руководством, но иногда здорово выручают. Не зря же в Японии устанавливают куклу – макет начальника, чтобы каждый из его подчиненных мог «отвести душу».

Если нет возможности виртуально «отомстить» коллеге на рабочем месте, можно зайти в интернет-кафе. Поверьте, что деньги, которые вы потратите, окупятся – вы переступите порог дома, забыв об инциденте на работе. Если у вас не возможности попасть в интернет, можно нарисовать коллегу на бумаге и сделать с ним, все что захочется: порвать, изрезать, приделать уши, копыта, рога, пробить дыроколом и нашпиговать скрепками от степлера. Да, это некрасиво и не совсем порядочно, но повышать голос тоже некрасиво и непорядочно, к тому же здорово нагружает нервную систему адресата, часто невиновного. Кто-то сочтет это проявлением трусости: не можешь сказать в глаза – рисуешь человечков. Но прежде чем кому-то что-то сказать, нужно четко представлять, какой результат хочешь получить и какой можешь. Мое мнение таково: не всегда можно успокоить рассерженного человека словами, порой попытки утихомирить его могут привести к очередной вспышке или перепалке. Лучше промолчать, а потом нарисовать обидчика.

Совет № 6: переступив порог дома, забудьте о работе

Никогда не берите работу домой. Если у вас столько дел, что вы не успеваете сделать всего в рабочее время, лучше задержаться в офисе, выйти в выходные, но не брать работу домой. Иначе дом перестанет быть вашей крепостью, за стенами которой можно укрыться от офисной суеты, а руководство и коллеги, хоть и будут удивляться, как вы все успеваете, не будут считать, что нагрузка слишком велика и вы перерабатываете. А это значит – никаких помощников и никаких разговоров об оплате сверхурочных.

Но важнее денег то, что при таком раскладе в скором времени вы потеряете способность отдыхать за пределами офиса. Идеально, чтобы переступив порог дома, вы забыли о работе до начала следующего рабочего дня и переключились на домашние заботы, которых у всех хватает.

Именно поэтому я не сторонница корпоративного мобильного телефона. Да, это свидетельство того, что вы нужны свому руководителю и он вам доверяет, но зато это лишает вас возможности полностью переключиться с рабочих вопросов на домашние. Вы вспоминаете о работе, как только видите свой телефон, и всегда думаете, выходя их дому: «А не забыла ли я корпоративную трубку?» Если руководителю нужен секретарь 24 часа в сутки, значит, у него должно быть несколько секретарей.

Часто приходится слышать от секретарей, что раз шеф может работать круглосуточно, то и секретарь тоже должен быть всегда на связи. Но мы забываем, что руководитель не работает 24 часа в сутки. Ему тоже нужно есть, спать, восстанавливать силы. Даже трудоголикам. Они планируют свое время: на совещания, на встречи, на сон. Секретарь, который «всегда на связи», лишен такой возможности. Ему могут позвонить, когда он уже лег спать, когда уехал на пикник с семьей, когда он в театре или на лекции. Иногда его телефонную доступность просто жестоко эксплуатируют – дают номер его телефона зарубежным партнерам, чтобы они позвонили секретарю в 7 утра, поскольку сам руководитель в это время спит. Или звонят в 12 ночи, чтобы секретарь записал информацию, которую руководитель боится забыть.

Дом – это территория, где нет места работе. Ничто так не вредит отношениям с близкими людьми, как рабочий звонок в то время, когда вы планировали уделить внимание своей семье.

Работа «всегда на связи» оплачивается выше. Еще больше платят за ненормированный рабочий день, точнее за то, что обычно называют ненормированным рабочим днем, когда время ухода с работы становится известно перед этим самым уходом, а время прихода определяется рабочим графиком. Но эти прибавки не настолько велики, чтобы отказываться от дополнительного образования, посещения спортивного зала, отношений с близкими. Лучше подучиться, набраться опыта и начать зарабатывать столько же, но в установленное законом рабочее время. Поверьте, от этого выиграете в первую очередь вы сами. Так как, во-первых, работник нужен, если он здоров и энергичен, а работа «всегда на связи» (не говоря уж о ненормированном дне) быстро вытягивает из организма и здоровье, и энергию, а времени для восполнения сил при такой работе нет. Во-вторых, вы лишены возможности повышать уровень своего образования, свою конкурентоспособность. Раньше можно было закончить учебное заведение и потом всю жизнь эксплуатировать полученные знания, но сегодня они столь стремительно устаревают, что учиться приходиться если не постоянно, то периодически. Еще 13 лет назад секретари уверенно использовали Norton и «Лексикон», а Windows и Word только слышали. 7 лет назад электронный документооборот был экзотикой. Сегодня Windows с его приложениями вольготно чувствуют себя в офисных компьютерах, а электронный документооборот все активнее внедряется в рабочие процессы, и секретарю со знаниями тринадцатилетней давности сложно будет найти себе работу, даже если на его прежней работе до сих пор используются Norton и «Лексикон».

Выбирая ненормированный график работы, вы здорово тормозите свое профессиональное развитие и лишаете себя полноценного отдыха.

 

Совет № 7: сделайте приятное близким

Возвращаясь домой после трудного нервного дня, купите что-то незначительное своим близким (шоколадку – ребенку, пиво – мужу), помогите тем, кому нужна помощь (придержите дверь перед женщиной с тяжелыми сумками, помогите перейти дорогу старику). Это почти ничего не стоит, но по дороге от работы до дома вы отдохнете душей. Вы, наверное, и сами замечали, что помощь от чистого сердца, искренняя поддержка другого человека улучшает настроение, а стремление навредить, не заметить, не помочь – ухудшает его. Можно «помочь себе»: зайти в кафе выпить кофе, купить себе шоколадку – поблагодарить себя таким образом на хорошую работу (или поддержать, если день сложился не совсем удачно).

Знание некоторых маленьких секретов, а также умение (и возможность) планировать свое время позволят быть искренне доброжелательной и милой со всеми и в любых ситуациях.

Ю.В. Еремеева, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2007.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.