Электронная версия журнала

«Подсобное хозяйство» секретаря

«Секретарь-референт» №3 2004 / Офис

Новая страница 1

Известно, что рабочее пространство секретаря делится на три неравных сектора:

собственно рабочее место секретаря, где располагаются компьютер, телефон, факс и все остальное, что нужно секретарю для работы;

приемная для ожидающих посетителей,

«подсобное хозяйство» – хранилище посуды и продуктов, которые нужны для угощения посетителей.

 

Где же должно располагаться это хранилище?

Хорошо, если имеется маленькая комната, где все это можно расположить. Если же шкаф с посудой находится непосредственно в приемной, нужно постараться организовать пространство так, чтобы он не бросался в глаза. Можно отделить «кухонную зону» от основной территории легкой решетчатой перегородкой, увитой комнатными растениями.

 

Что должно быть в «подсобном хозяйстве» секретаря?

Это прежде всего шкаф и, возможно, подсобный столик. Из кухонной техники – как правило, электрический чайник. Может быть еще кофеварка и микроволновая печь, а также небольшой холодильник. Если все эти предметы находятся в приемной, следует расположить их так, чтобы шкаф по возможности закрывал собой кухонный уголок.

Поддержание «подсобного хозяйства» в рабочем состоянии является обязанностью секретаря. Именно он вызывает мастера починить холодильник или дверцу шкафа.

Отметим, кстати, что секретарь несет ответственность за подведомственное ему пространство – обеспечивает уют, чистоту, наличие необходимых предметов, вплоть до мыла на умывальнике в уборной. Если в приемной не убрано, руководитель не станет искать уборщицу, а сделает выговор секретарю. Разумеется, секретарь сам не убирает, но следит за тем, чтобы это было сделано.

Скажем несколько слов и о микроволновой печи. Теперь во многих офисах есть этот необходимый предмет, но далеко не всегда в специально отведенных местах. Порой входишь в приемную руководителя – и тебя обдает аромат щей, разогреваемых заботливой рукой офисной феи. Это совершенно недопустимо для тех руководителей, которые респектабельность своей фирмы ценят больше, чем возможность плотно пообедать, не выходя их кабинета.

Состав «подсобного хозяйства» зависит от сложившейся традиции угощения посетителей и от вкусов руководителя. Если он, скажем, требует горячего кофе, сваренного по всем правилам, без кофеварки вам не обойтись — если же это не принципиально для него, будет достаточно растворимого кофе.

Секретарь тоже имеет право голоса в этих вопросах: может посоветовать хорошую марку продукта, предложить приобрести какие-то предметы сервировки (для этого в бюджете фирмы должны быть предусмотрены соответствующие суммы). Закупает все, как правило, секретарь. Отметим, однако, что девушка-секретарь не обязана носить все это сама. Она вправе потребовать, чтобы ей дали помощника или шофера с машиной.

 

Что должно быть в шкафу?

Чайный и кофейный сервизы или соответствующих видов чашки (разумеется, с блюдцами). Лучше всего и тех и других иметь по дюжине, поскольку посуда имеет обыкновение разбиваться. Чашки должны быть одного вида и с одним и тем же рисунком. Они могут быть фарфоровыми, фаянсовыми, керамическими или из прозрачного стекла. Многие на работе имеют обыкновение пить из кружек. Имейте в виду: кружки – явление кухонное, поэтому в респектабельной фирме гостям чай в кружках не предлагают. Если ваш руководитель имеет привязанность к подарку друзей объемом около литра и с надписью «Чай не водка — много не выпьешь», бережно храните это чудо, но в присутствии посетителей старайтесь из шкафчика его не доставать.

Десертные тарелки с тем же рисунком, что и чашки, или с другим, но гармонирующим рисунком. Если вам приходится иногда подавать закуски, должны быть и закусочные тарелки, закусочные вилки и ножи. Десертные вилки не обязательны, так как пирожные можно есть и чайными ложками, но ножи для фруктов должны быть.

Ложки. Чайные или кофейные? Лучше всего, если будут и те, и другие – для соответствующих чашек.

Сахарница. Даже если вы угощаете одного человека, не следует подавать сахар на тарелочке или класть его в чашку — подавайте его в сахарнице. Причем сахар обязательно должен быть кусковой.

Вообще, старайтесь по возможности избегать «порционности»: подавайте не один кусочек лимона в чашке, а нарезанный целый на десертной тарелке, не один ломтик сыра на кусочке хлеба, а нарезанный хлеб и нарезанный сыр и т.д. — даже если вы угощаете одного или двух гостей.

Вилочки, лопаточки или щипчики — чтобы гости могли брать с общей тарелки кусочки лимона, колбасы или пирожные. Специальные щипчики должны быть для сахара.

Заварочный чайник. Заваренный в чайнике крупнолистовой чай хороших сортов отличается более приятным вкусом.

Вазочка для печенья, а также несколько более крупных тарелок или небольших блюд для пирожных и фруктов.

Стеклянные стаканы для минеральной воды (лучше 12 штук), а также набор рюмок – в соответствии со сложившейся традицией празднования деловых свершений.

Упаковка пластмассовых стаканчиков (не всегда есть возможность обеспечить всех заходящих в приемную стеклянной посудой), небольшая упаковка пластмассовых тарелок, вилок и ножей – в качестве подсобных инструментов для разделки пищи и подготовки ее перед подачей на стол – все-таки мыть придется меньше.

Графин для соков и вина. Вино и соки, которые продаются в бумажных упаковках, на стол в таком виде лучше не ставить. Это же относится к молоку или сливкам: переливайте их в молочник, подавая к чаю или кофе.

Две-три небольшие разделочные доски и необходимое количество острых ножей, штопор и консервный нож.

Скатерть и салфетки. В идеале, конечно, нужно иметь небольшую льняную скатерть и соответствующие салфетки. Но таких скатертей должно быть около дюжины, а салфеток – очень много. У секретаря в этом случае появляется дополнительная обязанность: своевременно сдавать их в прачечную, чтобы они всегда были идеально. Поэтому в условиях офиса можно ограничиться бумажными салфетками и специальными подставками под блюда – пластиковыми или из других синтетических материалов. Подставки кладут не только под тарелки и чашки, но и под блюда, расставляемые на столе. Для бумажных салфеток хорошо иметь держатели – металлические, керамические или фарфоровые.

Несколько полотенец, чтобы вытирать посуду, а также (в отдельном ящике) средства для мытья посуды. Причем они обязательно долИх отдельное хранение от посуды и продуктов питания обязательно.

Небольшая аптечка, где должны быть бинт, лейкопластырь, вата, йод, перекись водорода и другие медикаменты, необходимых в случае получения мелких травм. Там должен быть и набор основных лекарств, которые могут понадобиться в любую минуту: средства от головной боли, валидол, нитроглицерин, настойка валерианы и т.д. Неплохо также иметь в офисе аппарат для измерения давления и уметь им пользоваться. Это, конечно, не входит в обязанности секретаря, но начальник будет гордиться помощником, который в любой ситуации будет на высоте.

Набор ниток основных цветов и иголки – на всякий случай. Особенно если руководитель – мужчина.

Бельдова М.В.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2004.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.