Но, выползя на миг из тины зыбкой,
Болотная зеленовая тварь
Совает мне с заботливой улыбкой
Большой Орфографический словарь.
А. Иванов

Профессия секретаря предполагает абсолютную грамотность или близкую к абсолютной. «Повезло тем, кто обладает врожденной грамотностью! – возразят многие. – А что делать остальным? Посыпать голову пеплом от учебника Розенталя?! Идти в шпалоукладчицы или с топором на большую дорогу?!». Ни то, ни другое, ни третье! Если у вас режет глаза после прочтения эпиграфа к этой статье, то поздравляю – для вас не все еще потеряно.

Грамотность – дело наживное, плод ежедневного труда и регулярного чтения хорошей литературы. И пусть интуиция никак не желает подсказывать, какую букву писать в том или ином случае и надо ли ставить точку после сокращения слова «метр», не отчаивайтесь – мы расскажем о некоторых, широко распространенных камнях преткновения при создании различных видов документов.

В каком падеже указать тему приказа?

Формулируется в предложном падеже, отвечающем на вопросы «О ком? О чем?». Например, «О премировании работников отдела продаж» или «О кладовщике Деркач М.Н.».

Какие выражения используются в преамбуле приказа?

После темы приказа следует написать преамбулу, т.е. указать причину или обстоятельства составления приказа или распоряжения, которые могут содержать ссылки на распорядительную, правовую или нормативную документацию (обязательно указываются название документа, его дата, тема и номер). Причины создания приказа или распоряжения указываются, начиная со слов «В связи…», «В целях…», «Во исполнение…». Например:

Как склонять необычные или иностранные фамилии?

Если со склонением обычных фамилий, оканчивающихся на -ов(ова), -ев(ева), -ин(ина) все более или менее понятно, то с другими фамилиями возникают сложности. Я умышленно в первом разделе статьи привела пример фамилии, заканчивающейся на согласный звук, – зачастую делопроизводитель впадает в растерянность при склонении подобной фамилии.

Согласно правилам русского языка:

1. Мужские фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, а женские – нет. Поэтому, возвращаясь к примеру из первого раздела, понимаем, что речь идет о кладовщике-женщине по фамилии Деркач. Если бы кладовщик был мужчина, мы должны были бы написать: «О кладовщике Деркаче М.Н.».
2. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласную -а, которой предшествует другой гласный (как правило, иностранные фамилии), не склоняются. Например, «сокровища аббата Фариа», «дифференциальная теория Эвариста Галуа».
3. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласную -я, которой предшествует другая гласная, склоняются. Например, «биография Евы Лонгории», «фильм Георгия Данелии».
4. Мужские и женские славянские фамилии, созвучные нарицательным существительным, оканчивающимся на гласный, склоняются. Например, «о Павле Воле» или «о Светлане Лободе».
5. Мужские и женские неславянские фамилии, оканчивающиеся на гласный, которому предшествует согласный, не склоняются. Например, «о теореме Ферма», «для Софи Марсо». Сведем перечисленные правила в Таблицу 1.

НАШ СОВЕТ
Я была неоднократным свидетелем случаев, когда упомянутый в распорядительном документе работник как мужского, так и женского пола, имеющий фамилию из разряда вышеперечисленных, увидев ее поставленной в каком-либо падеже, кроме именительного, устраивал скандал, настаивая на том, что его фамилия не склоняется. Поэтому я предпочитаю писать в распорядительных документах так: «приказываю кладовщику Деркач Матвею Ивановичу» или «приказываю уборщику производственных помещений Лонгория Еве Петровне…» и т.д.

С какой буквы писать названия должностей?

Названия должностей пишутся со строчной буквы. Исключение составляют названия высших должностей – Президент Российской Федерации, Председатель правительства Российской Федерации и др.

НАШ СОВЕТ
Часто названия должностей высших руководителей организации во внутренних распорядительных и организационно-нормативных документах также пишутся с прописной буквы. Чтобы не путаться, советую закрепить правила написания должностей в инструкции по делопроизводству или отдельным приказом по организации. Например, указать, что названия таких должностей, как председатель совета директоров, генеральный директор, президент и вице-президент, должны писаться с прописной буквы, а все остальные – со строчной.

В каком роде указывать названия профессий?

Многие думают, что если работник данной профессии – женщина, то можно указывать название профессии в женском роде. Например «учитель – учительница», «ткач – ткачиха», «повар – повариха» и т.д. Но это не так. Достаточно открыть Общероссийский классификатор ОК 016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 с 1 января 1996 г.) и убедиться, что 99,9 % всех профессий вообще не имеют формы женского рода.

В классификаторе содержится всего несколько «женских» профессий: заведующая машинописным бюро, модистка головных уборов, машинистка, стенографистка, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, вышивальщица, вязальщица, ковровщица, кружевница, санитарка (мойщица), цветочница, фасовщица. Часть этих профессий имеет и мужскую форму: вязальщик, вышивальщик, ковровщик, санитар, фасовщик.

В документах следует использовать официальное название профессии независимо от того, мужчина или женщина работает в данном качестве. Например, «ткач Петрова А.Ю.» или «цветочница Иванов П.В.», как бы странно это ни выглядело.

При употреблении наименований профессий, должностей, званий для лиц женского пола:

• в качестве подлежащего выступает существительное мужского рода, обозначающее профессию, должность или звание, а сказуемое ставится в женском роде. Например, «доцент Иванова М.А. провела семинар» или «генеральный директор Лазаревская И.А. утвердила Положение о персонале»;
• если в документе не указана фамилия, то подлежащее и сказуемое употребляются в мужском роде. Например, «генеральный директор утвердил Положение о персонале»;
• прилагательное, входящее в сложное наименование должности, всегда должно быть согласовано в числе и роде с существительным. Например, «ведущий конструктор» (но не «ведущая конструктор»!), «старший лаборант» (но не «старшая лаборант»!).