«Секретарь-референт» №2 2019 / Делопроизводство
Но, выползя на миг из тины зыбкой,
Болотная зеленовая тварь
Совает мне с заботливой улыбкой
Большой Орфографический словарь.
А. Иванов
Профессия секретаря предполагает абсолютную грамотность или близкую к абсолютной. «Повезло тем, кто обладает врожденной грамотностью! – возразят многие. – А что делать остальным? Посыпать голову пеплом от учебника Розенталя?! Идти в шпалоукладчицы или с топором на большую дорогу?!». Ни то, ни другое, ни третье! Если у вас режет глаза после прочтения эпиграфа к этой статье, то поздравляю – для вас не все еще потеряно.
Грамотность – дело наживное, плод ежедневного труда и регулярного чтения хорошей литературы. И пусть интуиция никак не желает подсказывать, какую букву писать в том или ином случае и надо ли ставить точку после сокращения слова «метр», не отчаивайтесь – мы расскажем о некоторых, широко распространенных камнях преткновения при создании различных видов документов.
Формулируется в предложном падеже, отвечающем на вопросы «О ком? О чем?». Например, «О премировании работников отдела продаж» или «О кладовщике Деркач М.Н.».
После темы приказа следует написать преамбулу, т.е. указать причину или обстоятельства составления приказа или распоряжения, которые могут содержать ссылки на распорядительную, правовую или нормативную документацию (обязательно указываются название документа, его дата, тема и номер). Причины создания приказа или распоряжения указываются, начиная со слов «В связи…», «В целях…», «Во исполнение…». Например:
Если со склонением обычных фамилий, оканчивающихся на -ов(ова), -ев(ева), -ин(ина) все более или менее понятно, то с другими фамилиями возникают сложности. Я умышленно в первом разделе статьи привела пример фамилии, заканчивающейся на согласный звук, – зачастую делопроизводитель впадает в растерянность при склонении подобной фамилии.
Согласно правилам русского языка:
НАШ СОВЕТ
Я была неоднократным свидетелем случаев, когда упомянутый в распорядительном документе работник как мужского, так и женского пола, имеющий фамилию из разряда вышеперечисленных, увидев ее поставленной в каком-либо падеже, кроме именительного, устраивал скандал, настаивая на том, что его фамилия не склоняется. Поэтому я предпочитаю писать в распорядительных документах так: «приказываю кладовщику Деркач Матвею Ивановичу» или «приказываю уборщику производственных помещений Лонгория Еве Петровне…» и т.д.
Названия должностей пишутся со строчной буквы. Исключение составляют названия высших должностей – Президент Российской Федерации, Председатель правительства Российской Федерации и др.
НАШ СОВЕТ
Часто названия должностей высших руководителей организации во внутренних распорядительных и организационно-нормативных документах также пишутся с прописной буквы. Чтобы не путаться, советую закрепить правила написания должностей в инструкции по делопроизводству или отдельным приказом по организации. Например, указать, что названия таких должностей, как председатель совета директоров, генеральный директор, президент и вице-президент, должны писаться с прописной буквы, а все остальные – со строчной.
Многие думают, что если работник данной профессии – женщина, то можно указывать название профессии в женском роде. Например «учитель – учительница», «ткач – ткачиха», «повар – повариха» и т.д. Но это не так. Достаточно открыть Общероссийский классификатор ОК 016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 с 1 января 1996 г.) и убедиться, что 99,9 % всех профессий вообще не имеют формы женского рода.
В классификаторе содержится всего несколько «женских» профессий: заведующая машинописным бюро, модистка головных уборов, машинистка, стенографистка, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, вышивальщица, вязальщица, ковровщица, кружевница, санитарка (мойщица), цветочница, фасовщица. Часть этих профессий имеет и мужскую форму: вязальщик, вышивальщик, ковровщик, санитар, фасовщик.
В документах следует использовать официальное название профессии независимо от того, мужчина или женщина работает в данном качестве. Например, «ткач Петрова А.Ю.» или «цветочница Иванов П.В.», как бы странно это ни выглядело.
При употреблении наименований профессий, должностей, званий для лиц женского пола:
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2019.
Купить этот номер в электронном видеПисьмо Минфина России от 18.10.2019 № 03-02-08/80594
Письмо Минфина России от 25.10.2019 № 03-03-06/1/82236
Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 19.09.2019 по делу № 33-12590/2019