Электронная версия журнала

Цветовое кодирование документов: дешево и практично

«Секретарь-референт» №2 2016 / Архивное дело

Методика цветового кодирования относится к числу наиболее эффективных и простых приемов ведения делопроизводства, суть которой – использование цвета для систематизации документов.

Где применяется цветовое кодирование?

Сама идея не нова и очень часто применяется на бытовом уровне. Так, если вы педант и складываете полотенца в шкаф, разделяя по цвету, то применяете цветовое кодирование.

В практике медицинских учреждений с советских времен и до сих пор активно используется этот метод. В регистратурах поликлиник корешки медицинских карт обозначаются определенным цветом в соответствии с алфавитным указателем, адресом или социальной категорией.

Классический пример цветового кодирования – карты метрополитенов, где определенная ветка метро обозначена отдельным цветом. Когда веток метро небольшое количество, можно использовать один цвет. Когда их становится очень много, без введения других цветов никак не обойтись.

На крупных производствах существует система цветового кодирования инвентаря, инструмента и оборудования, с помощью которой предотвращается, например, использование уборочного инвентаря сотрудниками других цехов и отделов.

Цветовое кодирование в архивном деле

Под цветовым кодированием в архивном деле понимается обозначение определенных групп документов с помощью цвета. Цветовое кодирование в нашей стране только сейчас набирает популярность, потому что во времена СССР и постперестроечного периода возникала проблема в материальном обеспечении организаций: «достать» некоторые канцелярские товары (папки, архивные короба, маркеры) в больших количествах и одного цвета было трудно. К тому же в теории делопроизводства эта тема практически не освещалась, практического ее применения тем более не было.

Данная методика имеет неоспоримые преимущества: значительно повышается эффективность поиска документов, сокращаются трудозатраты, минимизируются конфликтные ситуации среди сотрудников при поиске определенной документации, прививается культура ведения делопроизводства на предприятии.

Важно!

Цветовое кодирование не отменяет традиционные методы индексирования дел, а лишь дополняет их. При сдаче дел в архив оформление происходит в строгом соответствии с требованиями архивного законодательства.

Ввиду простоты метода практику его применения почти не обсуждают в профессиональных кругах. В то же время эффективность метода специалисты соотносят с эффективностью внедрения современных информационных технологий.

Специалисты архивного дела в практике применяют несколько разновидностей цветового кодирования:

  • полное – присвоение определенного цвета массиву документов путем оформления всей документации в папки или короба определенного цвета.
  • маркерное – проставление маркером на корешке дел определенных обозначений.

Несомненным плюсом применения цветового кодирования является низкая себестоимость. Организации так или иначе нужно будет закупать папки и короба или заказывать маркеры – нужно лишь закупать/заказывать товары определенных цветов, что на цене заказа не отразится. Между тем эффект от применения методики как минимум оправдает, как максимум превзойдет предполагаемые ожидания.

Методика применима во всех фазах обработки документации:

  • при формировании дел;
  • на этапе составления описей;
  • в процессе отбора на утилизацию;
  • при поиске определенных документов.

Результат будет виден сразу. При систематическом применении цветового кодирования возможно поддерживать видимый порядок расположения дел. Даже если сотрудник по ошибке переложит папки в архиве не на свое место, ошибка будет видна невооруженным глазом и пересматривать неимоверный объем документации не придется.

В зависимости от заполняемости архива, опыта управляющего делами и наличия/отсутствия «человеческого потенциала» можно выбрать тот или иной вид цветового кодирования для применения в практической деятельности.

 

В.С. Туркина,

секретарь-референт

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.