Электронная версия журнала

Важен ли возраст для секретаря?

«Секретарь-референт» №2 2013 / Профессия

Пожалуй, ни одна профессия не вызывает столько дискуссий, как профессия секретаря. Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то обсуждал, как одеваться экономисту или может ли главный бухгалтер позволить себе яркий макияж? А до какого возраста можно работать менеджером по продажам? Возрасту секретаря посвящено огромное количество тем на профессиональных форумах, статей в различных изданиях, да и просто разговоров в курилках. Что ж, давайте поговорим об этом.

 

Честно говоря, я никогда не задумывалась над тем, играет ли возраст какую-либо роль в работе секретаря, до тех пор, пока не стала встречать на профессиональных форумах темы вроде «Стыдно ли работать секретарем после тридцати?» или «До какого возраста можно работать секретарем?». Я знаю своих коллег, которым далеко за тридцать, и у меня это не вызывает никакого удивления.

Возрастные ограничения в работе есть у врачей-рентгенологов или машинистов, и это обусловлено объективными факторами вреда для здоровья. Наша работа, конечно, тоже отнюдь не спокойная, но я не вижу причин, по которым нельзя работать секретарем так долго, как хочется.

Тем не менее, если опрошенные журналистами руководители редко устанавливают возрастной ценз для своих помощников, то многие из успешно работающих секретарей переживают из-за своего возраста, чему немало способствуют и объявления о вакансиях, часто указывающие, что нужный специалист не должен быть старше тридцати/двадцати пяти/сорока (нужное подчеркнуть).

С другой стороны, если обсуждения допустимого возраста секретаря не единичный случай, а тенденция, может быть, я не права? Возраст секретаря на самом деле важный фактор? Давайте разбираться.

Кстати, откуда взялось убеждение, что секретарем можно работать лишь до определенного (весьма молодого, надо заметить) возраста? Вы когда-нибудь принимали участие в подобных дискуссиях о возрасте учителей, например? Почему никто не обсуждает возраст руководителя? В чем же дело, почему именно секретарям так «повезло»?

В детстве папа часто брал меня на работу (он работал в райкоме). Помню его секретаря: не могу точно сказать, сколько ей было лет, но моему папе она годилась в мамы (т.е. около шестидесяти). В советское время никого это не удивляло. Секретари получали профессию, устраивались на работу и могли работать до пенсии. И ведь это были действительно высококвалифицированные работники! На печатной машинке нет проверки орфографии и возможности стереть набранное с ошибкой слово. Так, чтобы стать секретарем, нужно было получить образование, знать делопроизводство, иметь высокую скорость печати, знать делопроизводство и др.

Прошлый век, 90-е годы…. Исчезли райкомы, исчезла страна, исчезла старая жизнь, а новая не появлялась. Не стало делопроизводства, делового этикета, протокола, зато появилось много фирм-однодневок, куда на работу секретарями брали совсем юных девушек, ориентируясь на их приятную внешность. Секретаря рассматривали не как специалиста, а как способ показать, что дела в фирме идут хорошо, финансовых трудностей у владельца нет, поэтому никаких требований к квалификации тогда не предъявляли.

Когда ситуация в стране немного стабилизировалась, появились новые законы, люди приспособились к реалиям, изменилось отношение и к кадровому составу. Грамотные специалисты снова обрели свою ценность, в т.ч. и секретари.

Сегодня сомнений в том, что у секретаря должно быть высшее образование, он должен знать деловой этикет, делопроизводство и хотя бы один иностранный язык, уже ни у кого не возникает. Строгие требования к внешности тоже встречаются довольно редко. Да, у секретаря должна быть приятная внешность, но под ней чаще всего имеют в виду ухоженный внешний вид и располагающую улыбку, а уж никак не модельные параметры.

Причины «возрастных терзаний»

А вот дискуссии по поводу возраста не прекращаются. Какие же еще на это есть причины?

1. К сожалению, в нашем обществе до сих пор присутствует дискриминация по возрасту. Особенно страдают от этого женщины. Сейчас мы не будем рассуждать о том, как возникло это явление, но, к сожалению, оно в нашей жизни есть. Вы наверняка слышали рассуждения, дескать нужно выйти замуж и ребенка обязательно нужно родить до n-ного возраста. На самом деле, никто не знает, почему надо и откуда взялась именно эта заветная цифра. Жительницы столиц, конечно, страдают от этого меньше, ситуация в провинции гораздо хуже. Те же девушки, которые слышат от своих близких, что «стыдно после тридцати работать» секретарем, в свое время слышали, что «пора выходить замуж, тебе уже не двадцать». Что с этим делать? Ничего. Предоставьте окружающим возможность спокойно жить вместе с их заблуждениями.

2. Второй важный фактор – это профессиональный шовинизм. В детстве нас учили, что «все работы хороши – выбирай на вкус», а потом оказалось, что есть профессии престижные, а есть не очень. И на форумах появляются темы «Не стыдно ли работать секретарем после тридцати?» Разве может быть стыдно работать? Главное – стремиться быть лучшим в том, что вы делаете, и любить то, что вы делаете. Стыдно работать плохо, когда своими действиями или бездействием вы подводите людей. И совершенно абсурдно утверждать, что какая бы то ни было профессия может быть непрестижной и стыдной.

3. Кроме того, нам мешает спокойно жить то, что секретари не делают карьеру в общепринятом смысле этого слова. Вы можете быть личным помощником президента крупной компании, ездить в заграничные командировки, зарабатывать больше, чем вся ваша семья, говорить на двух иностранных языках и при этом быть в глазах окружающих «всего лишь секретарем». Очень многие люди уверены, что восхождение по карьерной лестнице и есть непременный атрибут успеха. И если у экономиста есть перспектива стать финансовым директором, то какие высоты ждут секретаря, близким людям бывает сложно понять. Поэтому многие из нас часто слышат: «Ты что, до пенсии собираешься сидеть в приемной?» Почему до пенсии? Секретарем можно работать гораздо дольше.

Аргументы в пользу ограничения возраста

Помимо внешних причин (перечисленных выше), существуют еще внутренние причины. Ситуации, когда секретари с определенного возраста комплексуют по поводу своей профессии, к сожалению, не редкость. С каждым таким случаем нужно разбираться отдельно. Если близкие не оказывают на вас давления, на работе вас не унижают, то откуда появляются мысли вроде «мне скоро тридцать, а я все еще секретарь»? Самая распространенная причина – вам не нравится ваша работа. И здесь очень важно разобраться, вам не нравится ваша профессия или именно данная работа в конкретной компании и у данного руководителя, ведь может быть и такое. Выходов здесь два. В первом случае нужно менять профессию. Конечно, это не так легко сделать, ведь придется прилагать усилия, чтобы перейти в другой отдел, или даже получать дополнительное образование. К тому же многим страшно начинать с нуля, они боятся, что не справятся с новыми обязанностями. Вспомните, чему вы научились за время своей работы, все ситуации, с которыми вам приходилось справляться. Вряд ли будет намного сложнее работать в другой выбранной вами должности.

Во втором случае нужно искать другую работу. Если вы не чувствуете себя востребованной, то ищите должность личного ассистента, нагрузка будет так велика, а обязанности так разнообразны, что мыслям о возрасте просто некогда будет появляться в вашей голове. Хотя бывают и обратные ситуации. Если вы достаточно долго работаете помощником с ненормированным рабочим днем, звонками от шефа ночью и в выходные, с рабочей почтой даже в отпуске, то однажды можете просто очень сильно устать. Бывает так, что с должности секретаря уходят именно потому, что работа мешает личной жизни, дети страдают от вашего невнимания, друзей вы не видите годами. Однако виноваты не профессия и не ваш возраст. Просто в жизни необходимо соблюдать баланс между работой и личной жизнью. И у каждого этот баланс свой.

История из жизни. Моя подруга, работающая секретарем, собирается менять профессию. На вопрос о причине говорит, что ей надоело, что начальники моложе, чем она. Я заинтересовалась ситуацией. Выяснила, что начальнику эта разница в возрасте никаких неудобств не доставляет. Его очень устраивает, что Ольге тридцать семь, у нее взрослый ребенок, так что никакие декреты, больничные и утренники в детском саду ему не грозят. В чем же дело? К сожалению, Ольга, как и  многие женщины, переживает по поводу своего возраста. Ей нравится ее работа. Ей не нравится цифра, которая получается, если из года, указанного в календаре, вычесть год рождения, указанный в паспорте. В этом случае довольно сложно дать какие-либо рекомендации. Можно лишь заметить, что каждый сам выбирает возраст, когда он перестает чувствовать себя молодым.

Еще одним аргументом в пользу ограничения возраста секретаря является внешняя привлекательность. Многие работодатели и сами секретари указывают на то, что секретарю обязательно хорошо выглядеть. Что ж, в наше время всем офисным работникам обязательно хорошо выглядеть и производить приятное впечатление. Некоторые компании вводят внутренние регламенты, где подробно описывают, как должны выглядеть работники. Но при этом никто и нигде не указал, что «хорошо выглядеть» означает «выглядеть на восемнадцать». Конечно, секретарь должен иметь ухоженный внешний вид, со вкусом одеваться, быть в хорошей физической форме (что вовсе не тождественно «иметь модельную внешность»). Неужели в наше время кто-то всерьез считает, что все вышеперечисленное невозможно в пятьдесят? Это и шестьдесят возможно, и в семьдесят. Приятная внешность – результат ежедневной заботы о себе. Чем раньше вы начнете, тем лучше будет этот результат. Прямой зависимости от денег здесь нет – есть прямая зависимость от вашего желания и затраченных усилий.

Учитываем возраст. Делаем это правильно

Итак, с причинами мы разобрались. И если собственное отношение можно изменить, то бороться с внешними факторами мы не в силах. Что же делать? Как в существующей реальности строить карьеру, искать новую работу, если появляется такая необходимость, да и просто чувствовать себя комфортно?

Не учитывать возраст совсем вряд ли получится, поэтому будем учитывать его правильно. Почему-то мы всегда воспринимаем возраст как некий негативный фактор и совершенно забываем о плюсах. А ведь если вы прочитаете сообщения на форумах от начинающих секретарей, то увидите множество жалоб на то, что их не берут на работу в силу отсутствия опыта, причем не только рабочего, сколько жизненного. Кроме того, часто у молодых девушек недостаточно представительный внешний вид. Секретарь должна быть не только красивой, но и производить впечатление успешного профессионала. В работе мы сталкиваемся с ситуациями, в которых знание делопроизводства помогает мало: нам необходимо проявлять терпение, понимание, мудрость и выдержку. Да, можно услышать множество историй о том, как умны и проницательны молодые люди, а работники в возрасте часто несдержанны. Но это будут исключения из правил. Так что основное преимущество возраста – это опыт. И опыт этот порой оказывается поистине бесценным.

Выпускнице института зачастую сложнее устроиться на должность секретаря, поскольку руководитель не может быть уверен, что она до конца определилась с выбором профессии. Так же работодатели опасаются ухода в декрет. В этом нет ничего плохого, просто многим руководителям не хочется каждый год менять помощника. Их легко можно понять, ведь найти хорошего секретаря непросто. Только привыкнешь работать с помощником, начнешь ему доверять, и тут он просит перевода в другой отдел или сообщает о предстоящем декрете. Поэтому многие руководители начинают брать на эту должность женщин около пятидесяти. Энергии у них не меньше, чем у молодых, кроме того, они гарантированно будут держаться за свою работу, относиться к ней с огромной ответственностью и окружат руководителя вниманием и заботой.

Кстати, у секретарей бывают комплексы по поводу того, что руководители их моложе. Но ни один руководитель не переживает о том, что секретарь его старше. Психологически начальнику гораздо легче доверить свои дела зрелому человеку, нежели юным выпускницам.

Секретарю, чей опыт работы составляет не один десяток лет, не придется ничего объяснять даже на новой должности. Более того, она сама сможет оптимизировать рабочие процессы, навести порядок в документах, грамотно наладить офисный быт. Подобные умения приходят только с опытом, и его ничем не заменить.

Еще одно важное качество для секретаря – умение руководить людьми. Да, ведь во многим компаниях помощник генерального директора одновременно является начальником секретариата. А руководить молодыми, умными, амбициозными девушками – задача не из простых. Также в обязанности секретаря зачастую входит контроль исполнения документов. Многие из нас сталкивались с игнорированием или даже грубостью при попытке узнать текущий статус выполнения задачи, поставленной на контроль. Зачастую начальники отделов воспринимают девушку, отвлекающую их своими запросами от работы, как досадную помеху. Опытный секретарь легко пресечет любые «попытки сопротивления».

Есть ли у возраста минусы? Пожалуй, основной недостаток – это уверенность опытного профессионала в своей непогрешимости. Некоторые руководители жалуются на то, что их зрелый помощник считает себя всегда и во всем правой и в любом вопросе отстаивает свою точку зрения. Спорить с ними бывает очень сложно. Что здесь можно посоветовать? Следить за собой, относиться к себе со здоровой долей самокритики. Хорошо, когда руководитель может посоветоваться со своим секретарем по любому вопросу. Плохо, если у него при этом возникнет ощущение, что он взял на работу маму.

Итак, у вашего возраста есть масса преимуществ, вы прекрасный специалист. А с поисками работы возникают трудности. Разговоры о недопустимости дискриминации по возрасту в нашей стране ведутся давно. Судя по информации в прессе, скоро будет принят закон, запрещающий указывать в объявлении о вакансии возрастной максимум. Что это изменит в жизни соискателей? Ничего. Работодатель может просто не позвонить вам или найти иной предлог для того, чтобы отказать в приеме на работу. С другой стороны, возможно, его так впечатлит ваше резюме, что на возраст он не обратит никакого внимания. Тогда у вас появится шанс понравиться ему на собеседовании, ведь решающее значение имеет личная встреча с руководителем. Желание взять секретаря на работу на самом деле совершенно субъективное.

Что делать сейчас? Следует помнить, что указанный в вакансиях возраст – приблизительный. Если компания ищет секретаря в возрасте от двадцати девяти до тридцати шести лет, то и 27-летним, и 38-летним специалистам можно отправлять резюме на указанную позицию.

Определитесь, что вы ищете. Необходимо определиться, какую именно работу искать. Конечно, опытный специалист не станет отправлять резюме на позицию секретаря на ресепшен, ведь это самая первая ступень в карьере секретаря. Позиции личного помощника, руководителя секретариата или офис-менеджера компании вполне могут подойти. Не забывайте о некоторых различиях в требованиях, которые предъявляют к этим должностям. Если вы помощник руководителя, то самое главное – понравиться шефу. А вот если вы претендуете на должность офис-менеджера, то здесь важно найти общий язык со всем коллективом. Поэтому в развивающуюся компанию с молодым коллективом вряд ли пригласят секретаря в возрасте.

Также учитывайте сферу деятельности компании. В государственных структурах не любят брать на работу молодых неопытных секретарей. Во-первых, там очень строгие требования к знанию делопроизводства. Во-вторых, секретарю ежедневно приходится общаться с людьми очень высокого статуса, поэтому необходимо знание протокола и делового этикета, умение в любой ситуации контролировать свои эмоции и грамотно оценивать происходящее. Кроме того, большинство руководителей в государственных структурах – люди немолодые. Поскольку они консервативны, то предпочитают работать с ровесниками, ведь с ними гораздо проще найти общий язык.

Наш совет. Главное – во время поисков не испытывать переживаний по поводу своего возраста. Помните о своих профессиональных достижениях, большом опыте работы. Единственный человек, которому может помешать ваш возраст, – это вы сами. Если вы его не замечаете, то почему должен заметить работодатель?

 

Вряд ли разговоры о возрасте секретаря в ближайшее время прекратятся. Возможно, благодаря этим разговорам отношение к проблеме последние годы все-таки изменилось. Сейчас редко можно встретить объявление о вакансии личного помощника в крупной компании, в котором указан возраст меньше тридцати лет. Выпускницы институтов могут рассчитывать лишь на должность секретаря ресепшен или секретаря отдела. И случаи, когда секретарь старше своего начальника, теперь не редкость.

Мама моей знакомой работала секретарем в министерстве до 74 лет. И этот пример отнюдь не единственный. Наша компания сотрудничает с крупным туристическим агентством. С офис-менеджером агентства мы, конечно, часто общаемся. Веселая энергичная женщина, которая никогда не отказывала в помощи и отвечала на самые дурацкие вопросы, однажды пригласила меня на каток: «Я своих девчонок собрала, не хочешь с нами?» Честно говоря, я сразу подумала: «Неужели ей хочется после работы еще ехать куда-то с коллегами, она, что ли, от них не устала?» Не могу точно сказать, сколько ей лет, и никто из ее коллег не знает, но думаю, что за шестьдесят. Она не только прекрасный офис-менеджер – она регулярно организовывает интересный досуг для своих друзей и сотрудников, много путешествует, занимается спортом. Конечно, сотрудники агентства не просто ее уважают, они ее любят и страшно боятся потерять такого работника.

 

Я регулярно посещаю конференции для секретарей, хожу на профессиональные тренинги и курсы повышения квалификации. На подобные курсы часто приезжают коллеги из других городов. Подобные мероприятия своим сотрудникам оплачивают компании, что означает, что компании их ценят и берегут. Среди слушателей курсов и тех, кто приезжает на конференции, можно увидеть представительниц разного возраста. Оглядывая присутствующих, я каждый раз убеждалась, что в нем большинство 30-летних секретарей и помощников, много представительниц более старшего возраста и совсем мало молоденьких девушек. Возможно, дело в том, что на подобные мероприятия ходят только состоявшиеся профессионалы, которым интересно развиваться, и поэтому моя статистическая выборка не объективна. С другой стороны, мои коллеги весьма успешно работают и хорошо зарабатывают, они востребованы и у них нет никаких комплексов по поводу возраста. Им просто некогда об этом думать. 

Конечно, возраст – очень важный фактор, но мы придаем ему слишком большое значение (и это значение почему-то часто негативное), а ведь возраст можно использовать как конкурентное преимущество перед коллегами. В любом возрасте важно хорошо выполнять свою работу. Уважение начальника, коллег, друзей и близких зависит не от того, кем вы работаете, а от вашего отношения к себе и своей жизни, в т.ч. и к выбранной профессии. И если вы на своем месте, то можете работать сколько угодно.

 

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.