Электронная версия журнала

Созываем очередное собрание участников ООО

«Секретарь-референт» №2 2013 / Юридический практикум

В корпоративной деятельности любой организации проведение годового собрания участников занимает одно из ключевых мест. Принятые на нем решения во многом определяют порядок деятельности общества на весь следующий год. Поэтому созыв и проведение его в соответствии с действующим законодательством – одна из наиболее ответственных задач исполнительных органов компании. В настоящей статье мы рассмотрим порядок созыва очередного, обычно называемого годовым, собрания участников общества с ограниченной ответственностью и постараемся дать ряд простых советов, способных помочь избежать наиболее распространенных ошибок.

Срок проведения собрания

Очередное общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (далее – общее собрание, общество соответственно) проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем один раз в год. В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2011; далее – Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью») общее собрание должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года.

Понятия «финансовый год» действующее гражданское законодательство не содержит. Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность хозяйственных обществ, оперируют данным термином, не расшифровывая его содержания. Согласно ст. 12 Бюджетного кодекса Российской Федерации финансовый год соответствует календарному году и длится с 1 января по 31 декабря. Однако данный кодекс распространяет свое действие только на отношения, возникающие между субъектами бюджетных правоотношений в процессе формирования доходов и осуществления расходов в бюджетной системе Российской Федерации. Законодательство о бухгалтерском учете оперирует понятием «отчетный период»:

Извлечение

из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

[…]

6) отчетный период – период, за который составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность;

[…]

Статья 15. Отчетный период, отчетная дата

1. Отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно, за исключением случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица. 

[…]

Налоговое законодательство использует понятие «налоговый период», в котором может быть один или более отчетных периодов:

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 55. Налоговый период

1. Под налоговым периодом понимается календарный год или иной период времени применительно к отдельным налогам, по окончании которого определяется налоговая база и исчисляется сумма налога, подлежащая уплате. Налоговый период может состоять из одного или нескольких отчетных периодов.

[…]

Отсутствие прямых указаний позволяет некоторым авторам говорить о возможности установления параметров финансового года в учредительных документах юридического лица[1]. В отношении общества такая возможность вызывает серьезные сомнения. Во-первых, в ст. 31 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» законодатель говорит о годовой бухгалтерской отчетности за два завершенных финансовых года, во-вторых, в ст. 34 содержится упоминание утверждения годовых результатов деятельности, которое большинством юристов воспринимается как указание на необходимость утверждения годовой бухгалтерской и налоговой отчетности. К этому добавляется норма подп. 6 п. 2 ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», устанавливающего исключительную компетенцию общего собрания на утверждение годовой бухгалтерской отчетности. Из системного рассмотрения норм действующего законодательства следует, что финансовый год в обществе должен совпадать с календарным, что и необходимо зафиксировать в его уставе. Установление любых иных рамок финансового года, даже если оно экономически оправдано[2], ведет к серьезным затруднениям в работе организации. Годовое общее собрание участников должно проходить в интервале между 1 марта и 30 апреля каждого года. Общество вправе зафиксировать в уставе более конкретные сроки проведения годового собрания. Детализация может быть различной, но к вопросу необходимо подходить разумно. С одной стороны, точная информация позволяет участникам самостоятельно отслеживать реализацию своего права на участие в управлении, с другой – в ряде случаев может затруднить работу исполнительных органов общества. Иногда это может привести к непредвиденным расходам (например, окажется невозможным найти подходящее помещение или аренда его будет стоить дороже, чем обычно)[3]. Существует несколько базовых вариантов. Например, можно сократить общий срок созыва собрания[4]:

Очередное Общее собрание Участников созывается Генеральным директором Общества не позднее трех месяцев с момента окончания финансового года. На данном Собрании, помимо иных включенных в повестку дня вопросов, утверждаются годовые результаты деятельности Общества. Все иные собрания являются внеочередными.

 

Можно «привязать» к плавающей дате:

Общее собрание участников ООО «Серинити» может быть очередным (годовым), созываемым директором в третий понедельник марта для утверждения годовых результатов деятельности общества, или внеочередным, созываемым для решения вопросов, отнесенных к компетенции собрания.

Или вообще указать конкретный день, когда должно проходить общее собрание участников:

Очередное общее собрание участников ООО «Малдер» проводится ежегодно 01 апреля. Очередное общее собрание участников Общества созывается Генеральным директором Общества.

Однако на практике об этом мало задумываются, и обычно в уставе в той или иной форме дублируется норма действующего законодательства:

Очередное Общее собрание участников Общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности Общества, должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года.

Каждый из этих вариантов имеет и достоинства, и недостатки. Только участники общества могут определить, какой из вариантов для них наиболее удобен.

Вопросы повестки дня

Вопросы повестки дня, которые должны быть рассмотрены на очередном собрании участников, можно разделить на процедурные, обязательные и факультативные.

■  Процедурные вопросы – это вопросы, связанные с порядком ведения самого собрания. К ним относятся, в частности:

  •  выбор председательствующего на собрании участников.

Извлечение

из Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»

 

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества

[…]

4. Общее собрание участников общества открывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества… […]

5. Лицо, открывающее общее собрание участников общества, проводит выборы председательствующего из числа участников общества. […]

Достаточно часто проводятся и выборы секретаря общего собрания, хотя с точки зрения действующего законодательства эта процедура не имеет особого смысла. В соответствии с п. 6 ст. 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Так, вне зависимости от того, кого общее собрание изберет секретарем, ответственным будет являться руководитель организации. На практике в большинстве обществ секретарей избирают из числа сотрудников или участников общества, и их подпись на протоколе свидетельствует о том, что изложенное в документе соответствовало происходившему на собрании. Единственная обязанность таких секретарей, установленная законом, – направить копию протокола всем участникам общества в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания участников общества;

  • избрание счетной комиссии (в случае необходимости);
  • определение порядка голосования (протоколами, «поднятием руки» и т.п.). Стоит заметить, что протоколы с собственноручными подписями ‑ наиболее надежный инструмент при проведении общего собрания участников. С одной стороны, они упрощают процедуру подсчета голосов, с другой – позволяют в последующем оперировать «овеществленным» мнением самого участника.

■  Обязательные вопросы можно разделить на обязательные для всех обществ и обязательные для конкретного общества. К обязательным для всех обществ относятся вопросы:

  • рассмотрения годового отчета организации[5] и утверждения результатов деятельности, в т.ч. годового бухгалтерского баланса;
  • распределения прибыли/убытков общества.

К обязательным для конкретного общества относятся вопросы, разрешения которых требует действующее законодательство с учетом диспозитивных вариантов управления и контроля, реализованных участниками в уставе общества. Это вопросы назначения:

  • членов наблюдательного совета (совета директоров) в тех обществах, где наличие такого органа управления предусмотрено уставом и срок полномочий определен по аналогии с акционерным обществом в один год;
  • или продления полномочий ревизора общества или членов ревизионной комиссии, если срок полномочий подошел к концу;
  • и одобрения условий договора с аудитором общества, если участники определили в уставе требование об обязательном ежегодном аудите.

Первоначальная повестка дня формируется исполнительным органом и подлежит направлению участникам одновременно с уведомлением о дате, времени и месте проведения общего собрания участников.

Факультативные вопросы – это общехозяйственные вопросы, которые накопились к дате проведения очередного собрания или требуют особо пристального внимания со стороны владельцев бизнеса. Это могут быть одобрение крупных сделок или сделок с заинтересованностью, внесение изменений в устав, действующие локальные нормативные акты (положение об общем собрании, положение о ревизоре и т.п.) и даже рассмотрение предложения генерального директора об увеличении размера его персонального вознаграждения за труд.

Определяем способ уведомления

В рамках действующего законодательства очередное общее собрание созывается исполнительным органом общества. Однако если в обществе создан совет директоров, эти полномочия могут быть переданы ему уставом. Поскольку одним из вопросов очередного общего собрания является утверждение годовой отчетности общества, оно не может быть проведено в заочной форме (абз. 2 п. 1 ст. 38 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Орган, созывающий общее собрание, обязан не позднее чем за тридцать дней до его проведения уведомить каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества. С формальной точки зрения участники вправе как ужесточить регламент уведомления участника, так и упростить его. Однако судебная практика в случае с данной нормой стоит на позициях защиты прав участников, поэтому настоятельно не рекомендуется «облегчать» способ уведомления участников о проведении общего собрания. Поскольку неизвещение или несвоевременное извещение о дате проведения общего собрания является основанием для признания решений недействительным, то общество рискует погрязнуть в длительных судебных разбирательствах о законности или незаконности принятых решений. Поэтому участникам можно рекомендовать использовать альтернативные способы уведомления совместно с заказными письмами либо использовать способы, которые считаются надежнее заказных почтовых отправлений.

В рамках «ужесточения» регламента участники общества могут установить требование о направлении уведомления:

  • заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
  • телеграммой с уведомлением о вручении;
  • лично в руки курьером.

Дополнительно к почтовой рассылке можно давать объявления в общедоступном для всех участников средстве массовой информации, например в местной газете. Это может помочь в том случае, если участники не уведомили общество о своем текущем местонахождении, а такие ситуации не редкость.

Стоит заметить, что не только организации в этом случае злоупотребляют своими возможностями. Участники достаточно часто сами провоцируют ситуации, в дальнейшем позволяющие им оспаривать решения общих собраний. Самый простой способ – не сообщить в общество о своем реальном месте нахождения. В итоге обществу приходится направлять письма по всем известным адресам, где участник может находиться, и даже в этом случае общество не застраховано от иска.  В качестве примера приведем постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.11.2006 по делу № А38-1278-1/196-2006. Определением ВАС РФ от 28.05.2007 № 2713/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора.

Истец обратился в суд с требованием о признании недействительными решений общего собрания, которое мотивировано тем, что он не уведомлен о времени и месте проведения собрания, не ознакомлен с повесткой собрания, поэтому не принимал в нем участия, принятыми решениями ему причинены убытки. Суд при рассмотрении спора установил, что общество направило уведомление от 26.01.2005 о проведении этого собрания по четырем известным обществу адресам истца:

1) место фактического проживания, уведомление получено женой истца;

2) следственный изолятор ‑ место фактического нахождения истца на день направления уведомления, получено дежурным изолятора;

3) адрес временной регистрации, возвращено с отметкой «Адресат выбыл»;

4) адрес постоянной регистрации (прописки), письмо возвращено за истечением срока хранения.

Исходя из фактических обстоятельств дела, суд установил, что спорное собрание проведено с соблюдением порядка созыва такого собрания, т.к. общество предприняло все установленные законом меры для своевременного уведомления участника общества как о времени и месте проведения спорного собрания с его первоначальной повесткой дня, так и о внесенных изменениях в повестку дня этого собрания.

Уведомления следует направлять не только участникам общества. В соответствии с п. 3 ст. 32 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» члены совета директоров (наблюдательного совета) общества и члены коллегиального исполнительного органа общества, не являющиеся участниками общества, могут участвовать в общем собрании участников общества с правом совещательного голоса. Так, их необходимо уведомить о времени, дате и месте проведения собрания.

О чем уведомляем?

В уведомлении о проведении общего собрания участников должны быть указаны время и место проведения общего собрания участников общества, а также предлагаемая повестка дня (Пример 1). Число участников общества невелико, поэтому можно рекомендовать направлять персонифицированные уведомления или снабжать стандартные уведомления сопроводительными письмами (Пример 2).

Кроме того, участникам должны быть предоставлены информационные материалы. Порядок ознакомления с ними может быть определен в уставе общества. Если участники своевременно не озаботились этим вопросом, данная информация и материалы должны быть направлены вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников общества. К информации и материалам, подлежащим предоставлению участникам общества при подготовке общего собрания, по основным вопросам относятся:

  • годовой отчет общества;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества.

При наличии соответствующих вопросов в повестке дня готовят следующие материалы:

  • сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества; совет директоров (наблюдательный совет) общества и ревизионную комиссию (ревизоры) общества;
  • проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества, или проект устава общества в новой редакции;
  • проекты внутренних документов общества, а также иные материалы, если это предусмотрено уставом общества.

В ряде случаев может оказаться, что из-за обилия материалов участнику надо отправлять не заказное письмо, а бандероль или посылку.

Указанная информация и материалы в течение тридцати дней до проведения общего собрания участников общества должны быть предоставлены для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию участника общества предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление данных копий, не может превышать затрат на их изготовление. Размер такой платы определяется исполнительными органами общества исходя из общей калькуляции затрат на их копирование.

Пример 1

Уведомление о проведении общего собрания участников

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

ИНН/КПП 0326015228/753645001

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

 

УВЕДОМЛЕНИЕ

о проведении очередного (годового) общего собрания участников

общества с ограниченной ответственностью «Электроник»

Дата проведения собрания:  31 марта 2013 г.

Место проведения собрания: гостиница «Горный отдых» («синий» зал), ул. Жердева, д. 112, г. Улан-Удэ, 670042.

Начало регистрации участников: 12.00.

Начало собрания: 13.00.

Повестка дня:

       1. Об утверждении годового отчета, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчета о прибылях и убытках общества.

       2. О распределении прибыли (в том числе о выплате дивидендов) общества по результатам 2012 г.

       3. Об избрании ревизора общества.

       4. Об утверждении аудитора общества и условий договора с ним.

       Для регистрации на собрании участнику необходимо иметь при себе паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а для представителя – также доверенность на право участия в собрании и (или) документы, подтверждающие его право действовать от имени участника без доверенности.

       С информацией (материалами) по вопросам повестки дня годового общего собрания, подлежащей предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании, можно ознакомиться по адресу: ул. Жердева, д. 2, каб. 3, г. Улан-Удэ, 670042 по рабочим дням с 9.00 до 18.00, перерыв с 12.00 до 13.00.

       Тел. (3012) 433314.

       Материалы доступны с 25 февраля 2013 г.

Генеральный директор                                              Удэнов                                            А.И. Удэнов

М.П.


Пример 2

Сопроводительное письмо к уведомлению о проведении общего собрания участников

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

ИНН/КПП 0326015228/753645001

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

Исх. № 23

От 01 марта 2013 г.

Симонову А.А.

шоссе Энтузиастов, д. 23, кв. 17, г. Москва, 117562

 

Уважаемый Александр Алексеевич!

      Сообщаем Вам о предстоящем 31 марта 2013 г. общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью «Электроник». Просим прибыть лично или направить Вашего уполномоченного представителя для участия в собрании.

       Приложение:

       1. Уведомление о проведении очередного (годового) общего собрания участников с повесткой дня на 1 л.

       2. Годовой отчет за 2012 г. на 12 л.

       3. Баланс с приложениями за 2012 г. на 6 л.

       4. Заключение ревизора общества на 4 л.

       5. Заключение аудиторов на 18 л.

       6. Проект договора о проведении аудиторской проверки с ООО «Улан-Удэ Аудит» в 2013 г. на 4 л.

 С уважением,

Генеральный директор                                               Удэнов                                              А.И. Удэнов

М.П.

  

Согласовываем повестку дня

Любой участник общества вправе вносить предложения о включении в повестку дня общего собрания участников общества дополнительных вопросов (Пример 3). Такое предложение должно быть сделано не позднее чем за пятнадцать дней до проведения собрания. Дополнительные вопросы, за исключением вопросов, которые не относятся к компетенции общего собрания участников общества или не соответствуют требованиям федеральных законов, подлежат включению в повестку дня общего собрания участников общества. При этом исполнительные органы, созывающие годовое общее собрание, не вправе вносить изменения в формулировки дополнительных вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания участников общества.

В случае если по предложению участников общества в первоначальную повестку дня общего собрания участников общества вносятся изменения, орган или лица, созывающие общее собрание, обязаны не позднее чем за десять дней до даты его проведения уведомить всех участников общества о внесенных в повестку дня изменениях способом, аналогичным уведомлению о проведении общего собрания участников.

Пример 3

Письмо от участника с предложением включить в повестку дня общего собрания участников общества дополнительные вопросы

Генеральному директору

ООО «Электроник»

г-ну А.И. Удэнову

Уважаемый г-н Удэнов!

       Предлагаю включить в повестку дня общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Электроник», проведение которого планируется 31 марта 2013 г., следующие вопросы:

       1. О прекращении полномочий генерального директора Удэнова А.И. и увольнении его по п. 2 ст. 278 Трудового кодекса Российской Федерации.

       2. Об избрании на должность единоличного исполнительного органа генерального директора Преображенского Ф.Ф.

       3. О назначении на должность финансового директора Иванова И.И.

       Приложение:

       1. Автобиография Преображенского Ф.Ф. на 4 л.

       2. Автобиография Иванова И.И. на 6 л.

       3. Копия документов об образовании (диплома и приложения) Иванова И.И. на 2 л.

  

С уважением,

А.А. Симонов

07 марта 2013 г.

Пример 4

Ответ на письмо участника

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

 

ИНН/КПП 0326015228/753645001

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

Исх. № 36

От 14 марта 2013 г.

Симонову А.А.

шоссе Энтузиастов, д. 23, кв. 17, г. Москва, 117562

Уважаемый Александр Алексеевич!

       Сообщаем Вам, что предложенные Вами вопросы о прекращении полномочий действующего и назначении нового генерального директора будут включены в повестку дня общего собрания участников.

       Предложенный Вами к внесению в повестку дня вопрос «О назначении на должность финансового директора Иванова И.И.» рассматриваться общим собранием участников не может, так как заключение трудовых договоров с сотрудниками общества в компетенцию общего собрания участников не входит.

С уважением,

Генеральный директор                            Удэнов                             А.И. Удэнов

М.П.

Пример 5

Ответ на письмо участника

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

ИНН/КПП 0326015228/753645001

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

Исх. № 37

От 14 марта 2013 г.

Симонову А.А.

шоссе Энтузиастов, д. 23, кв. 17, г. Москва, 117562

Уважаемый Александр Алексеевич!

       Сообщаем Вам, что в повестку дня общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Электроник», назначенного на 31 марта 2013 г., внесены следующие дополнительные вопросы:

       1. О прекращении полномочий генерального директора Удэнова А.И. и увольнении его по п. 2 ст. 278 Трудового кодекса Российской Федерации.

       2. Об избрании на должность единоличного исполнительного органа генерального директора Преображенского Ф.Ф.

       Приложение:

       1. Копия автобиографии Удэнова А.И. на 8 л.

       2. Копия автобиографии Преображенского Ф.Ф. на 4 л.

       С дополнительными материалами к собранию (автобиографиями) можно ознакомиться в том же порядке, что и с основными материалами, по адресу: ул. Жердева, д. 2, каб. 3, г. Улан-Удэ, 670042 по рабочим дням с 9.00 до 18.00, перерыв с 12.00 до 13.00.

       Тел. (3012) 433314.

       Дополнительные материалы доступны с 14 марта 2013 г.

С уважением,

Генеральный директор                                  Удэнов                                        А.И. Удэнов

М.П.

Исправляем ошибки

Общество – одна из наиболее демократичных организационно-правовых форм. Это проявляется во многих моментах, в т.ч. и в порядке созыва общего собрания участников. В соответствии с нормами Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» в случае нарушения установленного порядка созыва общего собрания участников общества такое общее собрание признается правомочным, если присутствуют все участники общества. Такая возможность дает обществам с небольшим числом участников (2–5 человек) большую свободу действий. Когда между участниками отсутствуют конфликты, их можно приглашать на общие собрания любым доступным способом – хоть электронными письмами, хоть телефонными звонками. Главное – согласовать время и место и добиться того, чтобы все участники были на собрании и протокол был оформлен должным образом.

Стоит заметить, что многие процедурные вопросы становятся жизненно важными в условиях корпоративных конфликтов, когда уже слишком поздно. Более того, все эти кажущиеся громоздкими и излишне формализованными процедуры во многом существуют именно для того, чтобы локальные противоречия не перерастали в серьезное противостояние между участниками. Особенно это важно, когда общие собрания созываются генеральным директором, человеком, во многом зависящим от воли одного или нескольких владельцев бизнеса. Часто несоблюдение подобных формальностей ставит его в положение того самого холопа, у которого трещит чуб от барской драки. Причем владельцы бизнеса почти наверняка договорятся, а вот для директора последствия могут быть самые неблагоприятные. Поэтому очередное (годовое) собрание требует особо кропотливого и внимательного отношения к соблюдению процедуры его созыва.


[1]См.: Братановский С.Н., Злобина Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (постатейный) // СПС «КонсультантПлюс». 2006.

[2]Например, в организациях с высокой сезонностью продаж с экономической точки зрения начало и конец финансового года разумнее «привязывать» к сезонам.

[3]Особенно это актуально для организаций, расположенных в небольших городах. Например, если на дату проведения общего собрания придется проведение собраний несколькими крупными акционерными обществами, то арендные ставки могут быть повышены.

[4]Здесь и ниже приведены цитаты из уставов действующих обществ.

[5]В соответствии с п. 3 ст. 30 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» годовой отчет общества в обязательном порядке должен содержать информацию о состоянии чистых активов общества.

С.В. Россол, юрисконсульт ООО «ТК “Третий Рим”»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.