Электронная версия журнала

Готовимся к юбилею руководителя

«Секретарь-референт» №2 2012 / Корпоративная культура

День рождения – один из самых важных праздников в жизни любого человека. Многие говорят, что не любят ни этот день, ни поздравления (особенно публичные), ни подарки, но, вполне вероятно, эти люди немного лукавят. Конечно, став взрослыми, мы начинаем несколько по-другому оценивать этот праздник, далеко не всегда устраиваем торжество с традиционным тортом, но в любом случае день рождения – это не только повод подвести итоги очередного прожитого года.

Начальника также нужно поздравлять с праздником, дарить подарки и даже организовывать для него торжество. Если в обычный день рождения можно обойтись скромным празднованием, то юбилеи, как правило, отмечают довольно широко. Юбилей в жизни вашего руководителя может стать очень важным событием: это весомый повод собрать друзей и родственников со всех концов света, представить их вниманию жизненные успехи и достижения. Кроме того, часто руководитель компании – лицо публичное, а значит, празднование юбилея может стать одновременно пиар-акцией и способом наладить деловые контакты.

Зачастую заниматься организацией юбилея руководителя приходится секретарю. Конечно, это вовсе не означает, что вам придется писать сценарии праздничного вечера, водить гостей по городу в качестве гида и печь торт – для этих мероприятий, как правило, нанимают профессионалов. Кроме того, иногда организация юбилея находится в ведении членов семьи начальника. Однако в этом случае вам скорее всего придется с ними взаимодействовать и во многом помогать. Будет ли участвовать в организации ваш шеф? Что ж, это вполне возможно. Даже если вам на откуп отдадут организацию праздника с нуля и до победы, многие вопросы так или иначе придется согласовывать с ним, иногда даже против его воли.

Итак, перед вами поставлена непростая задача – организовать празднование юбилея. Ко многому придется подойти творчески, где-то проявить терпение, чему-то снова учиться. Однако если составить план (пусть даже не совсем четкий), вы отлично справитесь.

Список гостей

Начать нужно с составления списка гостей. Дело в том, что от количества человек, их социального положения и гражданства будут зависеть все ваши дальнейшие действия.

Праздников может быть несколько. Иногда руководитель предпочитает не собирать в одном месте всех известных ему людей. Многие приглашают отдельно коллег, партнеров по бизнесу (так сказать, деловой круг общения), а с семьей и друзьями устраивают еще один праздник. Такое решение несет ряд дополнительных хлопот на этапе организации, зато значительно упрощает процесс составления меню и праздничной программы.

Руководитель не всегда может сразу предоставить полный список гостей. Если вы работаете с начальником давно и знаете о членах семьи, друзьях и родственниках – набросайте самостоятельно хотя бы примерный список, а шеф его дополнит или исправит. Бывает и наоборот – секретарю приходится дополнять список, составленный начальником. Заняться составлением лучше заблаговременно, поскольку вспомнить всех сразу очень трудно.

Когда примерный список готов (примерным он, к сожалению, может оставаться до самого торжества, несмотря на все ваши усилия), нужно составить и разослать приглашения. Лучше всего, конечно, заказать приглашения в дизайнерском агентстве. Однако это можно сделать несколько позже, а для начала вполне приемлемо друзьям и родственникам разослать приглашения по электронной почте, а деловым партнерам – передать через секретарей. При этом можно попросить подтвердить участие. Приглашения должны быть именными. В них нужно обозначить дату, место, время проведения, количество приглашенных лиц, там же можно указать номер стола.

Затем следует разбить приглашенных на условные группы. Для чего это нужно? Далеко не все из гостей проживают в том же городе, где будет проходить юбилей. Вероятно, многие из них – граждане других государств. Для секретаря это означает, что кому-то из гостей нужно будет лишь отправить приглашение, а кому-то – помочь в оформлении визы, заказать билеты, гостиницу, такси и экскурсионную программу.

Поэтому лучше подготовить группы приглашенных, ведь вполне возможно, что всех, кому нужны номера в гостинице, вы поселите в одной. Заказывать билеты в агентстве или делать приглашения для получения визы также удобнее сразу для целой группы.

Приготовьтесь к тому, что информацию о рейсах, паспортные данные и прочую подобную информацию вам придется собирать самостоятельно, то есть весь период подготовки праздника вы будете контактировать посредством электронной почти, телефона, скайпа с самыми разными людьми. Иногда бывают очень забавные случаи.

На юбилей руководителя нужно было купить билеты его родителям, проживающим в Израиле. «У меня их данных нет, позвони и спроси», – радостно заявил начальник и куда-то быстро убежал. Сначала я долго разговаривала с его отцом. Мне нужны были даты рождения и номера паспортов. Около получаса я объясняла, почему мне нужен именно номер паспорта, а не индивидуальный номер, который, как оказалось, есть у любого гражданина Израиля. В итоге записала оба номера. В датах рождения возникли разногласия, и трубка была передана маме шефа. Даты мне всё же удалось выяснить, но в процессе я узнала много нового и интересного о начальнике, Израиле, финансовом кризисе и прочих вещах.

 

Организуем праздник

■ Выбор места. Когда вы определитесь с датой проведения и количеством гостей, нужно заняться подбором места проведения праздника. Здесь возможны различные варианты, самый распространенный из которых – ресторан. Можно также организовать мероприятие в коттеджном поселке, спортивном комплексе и даже в бассейне – все зависит от пожеланий виновника торжества.

Если место празднования – ресторан

• До ресторана должно быть удобно добираться (конечно, очень сложно найти такое место, где вечером не будет пробок, но можно постараться подыскать максимально удобный вариант).

• Кухня должна располагаться далеко от зала, где будет проводиться банкет (особенно это важно летом, в жару никакие кондиционеры не избавят от запахов).

• Зал должен не только вместить столы для приглашенных, но и быть достаточно просторным, чтобы осталось место для танцев, проведения конкурсов, выступления артистов.

• Желательно наличие удобного отдельного помещения для курения или хорошей вентиляции (вряд ли генеральный директор компании будет выходить покурить на крылечке, особенно зимой).

• Если планируется комбинированный банкет, помещений должно быть минимум два: в первом зале организуется фуршет, во втором – непосредственно празднование.

• Нужно выяснить, сможет ли выбранный ресторан удовлетворить ваши пожелания по меню, предоставить достаточное количество официантов и соответствующий уровень сервиса.

■ Разработка сценария. От выбора места проведения будет зависеть не только способ организации банкета, но и концертная программа, поздравления и вся развлекательная часть. За организацией собственно праздничной части юбилея лучше обратиться в специализированное агентство. Гостей на юбилей, как правило, ожидается много, статус многих из них очень высок, поэтому для самодеятельности места нет. Вам придется найти подходящую компанию и на протяжении всего периода подготовки тесно взаимодействовать с менеджерами и организаторами праздника, а часто с ведущими и артистами, если таковые будут приглашены.

Что нужно выяснить перед обращением в event-агентство? Бюджет и пожелания шефа. Сообщить число приглашенных и остальные детали вы сможете и сами. Если у начальника нет никаких идей и предпочтений по сценарию праздника, попросите разработать несколько вариантов, чтобы руководитель мог выбрать тот, который больше всего ему нравится.

Чтобы сценарий был хорошим, нужно будет также предоставить организаторам данные о виновнике торжества – рассказать о его хобби, увлечениях, достижениях. Если шеф не приемлет шуток на определенную тематику, об этом также нужно заранее предупредить.

Готовый сценарий передается на утверждение руководителю. Если он совсем не хочет участвовать в подготовке, лучше этим и ограничиться. Но если ваш шеф – педант или у него нет чувства юмора, придется отдельно обговаривать каждый номер.

«Слово предоставляется…»

Следует учесть еще один момент праздничной программы: руководителя будут поздравлять. Многие из коллег, друзей, родственников захотят произнести праздничную речь и публично вручить подарки или даже выступить с каким-либо номером, например спеть а капелла –  фантазия их может быть безгранична. Что следует делать секретарю? Составить список всех желающих выступить с поздравлениями и обсудить в event-менеджером или ведущим, как лучше вписать эти поздравления в праздничную программу.

Если все же есть желающие поразить шефа и приглашенных самодеятельными номерами или сюрпризами, то лучше поставить начальника в известность: хороший сюрприз – это тот сюрприз, который долго и тщательно готовили. Только не стоит бежать к руководителю, с ужасом крича «кошмар, к нам едет цыганский табор!». А вдруг он об этом мечтал все пятьдесят лет? Но прояснить ситуацию необходимо, поскольку праздником должен быть доволен, прежде всего, виновник торжества.

■ Организация торжественного ужина. Как правило, для празднования дней рождения выбирают банкет за столом с полным или частичным обслуживанием (или же комбинацию этих видов с фуршетом).

Виды банкетов

Банкет с полным обслуживанием представляет собой торжество, где участники сидят за сервированными столами, а блюда и напитки подают официанты. Никаких закусок, блюд или напитков на стол не ставят.

Чаще встречается банкет с частичным облуживанием: банкетный стол сервируют столовыми тарелками, приборами, посудой для напитков. За полчаса до прихода гостей ставят холодные закуски, напитки и вазы с фруктами.

Во время фуршета гости сами выбирают блюда и напитки, расставленные на столах.

Как правило, если планируется длительное мероприятие с большим числом приглашенных, сначала организуют фуршет. Когда все соберутся, гостям предлагают проследовать в другой зал, где будет организован банкет с полным или частичным облуживанием. Если начальник не выказал других пожеланий, лучше выбирать второй вид банкета как наиболее удобный и для организаторов праздника, и для гостей. Если есть возможность и желание, лучше совместить его с фуршетом, поскольку удобнее, когда все гости рассаживаются за столы практически одновременно и опоздавшие (а такие всегда есть) не ходят по залу, мешая ведущему и отвлекая юбиляра.

■ Чем будем угощать? При составлении меню также лучше подготовить несколько вариантов и предоставить их на выбор своему шефу. Если он не сможет или не захочет выбрать ничего конкретного, попросите совета у ресторана, где будет проходить банкет, или у агентства, которое организует праздничную программу. Используя свой опыт, они помогут подобрать такое меню, которое наверняка придется по вкусу большинству приглашенных.

День рождения без торта – не день рождения!

Торт делается на заказ в хорошей проверенной кондитерской. Его вкус, дизайн и размер бывает довольно сложно выбрать и утвердить. Здесь также можно вспомнить о хобби и увлечениях шефа.

Мелочи, которые тоже имеют отношение к празднику

Конечно, юбилей должен понравиться прежде всего вашему шефу. Однако после праздника должен оставить приятные воспоминания у гостей, и дело не только в том, чтобы всем хватило еды и выпивки (если вы выбрали для торжества хороший ресторан и обратились в хорошее event-агентство, то это совершенно не проблема). Дело в мелочах, в проявлении заботы о приглашенных, в том, чтобы создать у них ощущение, что каждый гость – самый желанный.

Рассадка приглашенных. Этим придется заниматься вам, предварительно все же проконсультировавшись с начальником: он может высказать свои пожелания или указать, например, что не стоит сажать за один стол директоров конкурирующих компаний. Рассадку гостей не следует пускать на самотек: от того, с кем рядом окажется за столом человек, зависит его комфорт и восприятие праздника.

Если праздник планируется нетрадиционный, скажем, выезд на природу, то лучше заранее написать гостям письмо, в котором указать форму одежды, вещи, которые необходимо взять с собой (сменную пару обуви, варежки, если планируется играть в снежки, и т.п.).

Многие из гостей, даже заграничных, приедут в ваш город только на один день. Возможно, они даже не будут ночевать в гостинице – в деловом мире это не редкость. Но для кого-то юбилей может стать поводом посетить город, в котором он никогда не был. Стоит заранее выяснить, будет ли у приглашенных свободный день – тогда можно организовать обзорную экскурсию или другое мероприятие.

Если гости приезжают из других городов и стран, лучше организовать их встречу в аэропорту. Необязательно каждый раз отправлять туда персонального водителя. Обратитесь в компанию, где вы постоянно заказываете такси, и попросите встречать гостей с табличкой (для удобства это может быть табличка с названием вашей организации, а не с именами прилетающих). Также следует отдельно позаботиться о доставке гостей после мероприятия, заказав автобус или микроавтобус для части гостей, отдельную машину для юбиляра и такси для наиболее высокопоставленных приглашенных.

Конечно, учесть все мелочи и предусмотреть все трудности бывает довольно сложно, однако организация праздника состоит в основном из каждодневных обязанностей секретаря (просто на период подготовки праздника объем работы многократно возрастет). Настоящий профессионал организует все так, что юбиляр и гости будут с удовольствием вспоминать этот день.

М.А. Юдакова,
секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.