Электронная версия журнала

Когда без сопроводительного письма не обойтись?

«Секретарь-референт» №2 2011 / Делопроизводство

Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, т.к. на бланках документов этого не предусмотрено. Затем я отправляю документы по почте в сторонние организации. Раньше никаких проблем не возникало, пока в августе я не отправила бухгалтерские документы в одну из сторонних организаций заказным письмом с уведомлением и почтовым реестром. Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло. Мы пытаемся понять, кто виноват в этом. Бухгалтерия обвиняет меня, т.к. я не поставила регистрационный номер на документах, поэтому в суде (дело дошло до этого) мы не сможем доказать, что письмо действительно было отправлено.

Кто в организации должен вести учет и регистрацию поступающих и исходящих документов: бухгалтерия или канцелярия?

Как можно обязать бухгалтерию передавать документы в канцелярию с сопроводительным письмом?

Есть ли нормативные акты, в которых оговорены правила отправки бухгалтерских документов по почте в сторонние организации?

Счет-фактура является налоговым регистром

В соответствии с п. 3.2.1.3 ГСДОУ* регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные финансовые, бухгалтерские и др. Регистрация производится децентрализованно по группам документов.

Счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в установленном порядке (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации). Счет-фактура, по сути, является налоговым регистром, при ее заполнении необходимо руководствоваться налоговым законодательством, а это значит, что счет-фактура для целей исчисления налога на прибыль не рассматривается в качестве первичного учетного документа. По поводу регистрации счетов-фактур можно отметить следующее. В соответствии с п. 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (в ред. от 26.05.2009), покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы – журнал учета выставленных покупателями счетов-фактур, в котором хранятся их вторые экземпляры. Во всех организациях ведение вышеуказанных журналов для регистрации счетов-фактур осуществляется только в бухгалтерии. Поэтому проставление номера на счетах-фактурах, документах, используемых для налогового учета, также необоснованно.

В отличие от счета-фактуры товарная накладная, как и акты выполненных работ/оказания услуг, является первичным учетным документом. Унифицированные формы первичной учетной документации  по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, которым не предусмотрено проставление входящих/исходящих номеров на таких документах.

Обратите внимание. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; в ред. от 29.08.2010).

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Движение первичных документов (в т.ч. товарных накладных) в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым в каждой организации (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).


На практике во многих компаниях товарные накладные, счета-фактуры не регистрируются, а если и регистрируются, то на них не проставляются входящие/исходящие номера. Ведь очень часто сами ответственные исполнители передают указанные документы контрагентам, с которыми осуществляется сотрудничество, или, наоборот, получив их от контрагента лично или через курьера, передают их в бухгалтерию.

По-другому обстоит дело, если вам надо направить акты, счета-фактуры и товарные накладные централизованно через канцелярию предприятия, да возможно, еще и в другой город. Тут уж без сопроводительного письма не обойтись. И если правила ведения делопроизводства на вашем предприятии это не предусматривают, то следует внести изменения в них: добавить положение о том, что вся документация, которая не имеет адресной части, должна отправляться только с сопроводительным письмом. При этом ответственность за подготовку сопроводительного письма целиком ляжет на ответственного исполнителя, а на канцелярию будет возложена ответственность за регистрацию сопроводительного письма и, соответственно, проверку наличия всех приложений, организацию пересылки указанных документов по почте, и, что особенно важно, отслеживание своевременной доставки документации адресатам, а в случае несвоевременной доставки или недоставки вообще – по подготовке претензии в почтовое отделение связи (возможно, с помощью юристов).

Сопроводительное письмо упрощает процесс регистрации

Направление документов с сопроводительным письмом сегодня уже является нормой делового общения. Сопроводительное письмо используется для отправки документов, не имеющих адресной части, при этом их обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения (Пример 1). В этом случае задача регистрации упрощается, т.к. регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту. Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:

5.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.

5.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.

Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными). Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

Пример 1

Сопроводительное письмо

Открытое акционерное общество

«Северная корона»

ЗАО «ПромресСтрой»

Генеральному директору

Р.А. Сакулину

ул. Осенняя, д. 16, г. Москва, 145078

тел. (495) 541-62-10, факс (495) 161-62-10

ИНН 7622362839, ОКПО 14345193, ОКВЭД 33.10

01.11.201008.1-2345/10

На № ______ от ______________

О направлении документов

Уважаемый Роман Александрович!

Направляем Вам подписанные со стороны ОАО «Северная корона» акты выполненных работ по договору подряда № 398/05/АКЛ/10 от 10 мая 2010 года.

После подписания актов выполненных работ просим направить один экземпляр  в адрес нашей организации.

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Генеральный директор                               Буриков                                 А.В. Буриков

И.А.Борисова

(495) 299 -55-03, доб. 2011

Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи. Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо (документацию), которое следует доставить  по адресу, указанному на конверте. Иногда из-за невнимательности сотрудников канцелярии в конверт вкладывается совершенно другое письмо (документация), которое адресовано другому контрагенту, а иногда не вкладывается вовсе. Такая невнимательность может впоследствии грозить судом.  При этом и сами журналы регистрации исходящей документации нередко рассматриваются в суде в качестве доказательств. Приведем пример.

Постановление

ФАС Северо-Кавказского округа от 29.03.2010 № А53-23189/2009

По мнению ИФНС, налогоплательщик был извещен о времени и месте рассмотрения материалов проверки надлежащим образом. Уведомление было получено налогоплательщиком 30.12.2008. Одновременно с актом выездной налоговой проверки в конверт вложено уведомление о рассмотрении материалов проверки, что подтверждается копией почтового уведомления с отметкой о вручении. Акт описи вложения конверта, представленный налогоплательщиком, не может служить доказательством его ненадлежащего уведомления, поскольку названный акт составлен взаимозависимыми лицами, которые намерены умолчать о наличии уведомления о вызове.

Как указал суд, признавая позицию ИФНС неправомерной, акт выездной налоговой проверки был направлен в адрес налогоплательщика и получен в конверте с оттиском отделения связи об отправке. В конверте вместе с актом выездной налоговой проверки было обнаружено письмо другому налогоплательщику. ИФНС не пояснила, каким образом в конверте вместо уведомления оказались эти документы. Других документов, в том числе уведомления о рассмотрении материалов выездной налоговой проверки, в данном конверте не было. В подтверждение содержания почтового отправления налоговой инспекции представлен также акт вскрытия конверта. Заявляя о надлежащем уведомлении налогоплательщика, ИФНС не представила опись вложения. Из журнала исходящей документации, представленного налоговой инспекцией, невозможно определить, какое письмо направлено главе хозяйства.

 

Если почтовое отправление оказалось дефектным

Если все-таки ваша организация получит конверт, адресатом на котором будет указана ваша организация, а при вскрытии вы обнаружите письмо (документацию), адресованную совершенно другой организации, либо отсутствие полного комплекта документов, указанного в перечне, либо вообще получите пустой конверт, рекомендуем составить акт вскрытия конверта (Пример 2). Такой же акт можно составлять и в том случае, если вы получите дефектное почтовое отправление. В соответствии с п. 2 Правил оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221) дефектное почтовое отправление – почтовое отправление, вес которого не соответствует весу, указанному на нем, или по внешним признакам которого можно предположить повреждение либо порчу вложения (повреждение оболочки, перевязи, печати, ленты и др.).

Пример 2

Акт вскрытия дефектного почтового отправления

Открытое акционерное общество «Завод металлических конструкций»

 

АКТ

вскрытия конверта, поступившего в канцелярию

ОАО «Завод металлических конструкций»

 

Москва                                                                                                                       20.01.2010

Настоящий акт составлен сотрудниками канцелярии ОАО «Завод металлических конструкций»: начальником канцелярии Сорокиной А.В. и секретарем Пироговой А.В. в том, что при вскрытии конверта, полученного курьером канцелярии Ивановой А.А. 20.01.2011 года в 147-м почтовом отделении связи г. Москвы (доверенность № 34 от 11.01.2010) и поступившего в ОАО «Завод металлических конструкций» 20.01.2011 из ЗАО «Северный путь», не обнаружено никакого вложения.

Начальник канцелярии                                                                              А.В. Сорокина

Секретарь                                                                                                    А.В. Пирогова

Обратите внимание. Письма (документация) должны быть не просто отправлены, а отправлены в те сроки, которые предусмотрены соглашением сторон по договору, либо которые вытекают исходя из запросов соответствующих организаций. И это уже забота ответственного исполнителя, который непосредственно контактирует с контрагентом. А уж канцелярия только обеспечивает отправку соответствующих документов по почте.

При этом в инструкции по делопроизводству организации следует прописать сроки, в которые сотрудники канцелярии должны передать документы в почтовое отделение. На практике обычно эти сведения подтверждаются реестром передачи документов с отметкой отделения связи о приеме соответствующих документов. Ведь нередко встречаются ситуации, когда ответственный исполнитель, несвоевременно подготовивший документы,  пытается переложить всю вину на сотрудников канцелярии. В этом случае факт регистрации исходящих документов будет подтверждать дату передачи письма для отправки контрагенту.

О необходимости своевременного направления документов контрагенту говорит и судебная практика.

Определение

ФАС Уральского округа от 13.04.2010 № Ф09-1067/10-С4 по делу № А76-10662/2009-6-621

Арбитражный суд возвратил жалобу заявителю со ссылкой на статью 114 АПК РФ, установив, что сам по себе факт сдачи документов на почту не является устранением обстоятельств, послуживших основанием для оставления жалобы без движения. Документы, подтверждающие устранение соответствующих обстоятельств, должны отправляться заявителем с таким расчетом, чтобы к назначенному судом сроку они поступили непосредственно в суд.

Постановление

Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.03.2009 № 09АП-2259/2009-АК по делу № А40-93465/08-79-707

Суд отказал в удовлетворении заявления о признании незаконным постановления РО ФСФР по делу об административном правонарушении на основании ч. 2 ст. 15.19 КоАП РФ и пояснил, что факт сдачи на почту и отправка отчета и списка аффилированных лиц в ФСФР в последний установленный ст. 30 ФЗ «О рынке ценных бумаг» день не свидетельствует о выполнении обязанности, предусмотренной законом, поскольку общество обязано учитывать пробег почты и позаботиться о том, чтобы документы были представлены в ФСФР в установленный законом срок.

Примечание. Постановлением ФАС Московского округа от 04.06.2009 N КА-А40/4765-09 данное Постановление по данному делу оставлено без изменения.

Постановление

ФАС Московского округа от 26.02.2010 № КА-А40/1035-10

ИФНС привлекла налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 119 НК РФ, поскольку представленная копия описи вложения с отметкой почтового отделения от 13.07.2007 не может свидетельствовать о направлении налоговой декларации в срок. Из ответа УФПС следует, что корреспонденция в адрес ИФНС в приеме не значится, ксерокопия описи вложения без квитанции установленного образца не может служить подтверждением отправки ценного письма.

Как указал суд, признавая действия ИФНС неправомерными, налогоплательщик, применяющий УСН, должен представить налоговые декларации за 1 полугодие не позднее 25 июля. Направление налогоплательщиком налоговой декларации в установленный срок – 13 июля – подтверждается копией описи вложения в ценное письмо с отметкой почтового отделения.

Невручение налогоплательщику налоговым органом требования о представлении документов, необходимых для камеральной проверки, не может являться основанием для отказа в возмещении НДС при условии их наличия и предъявления налогоплательщиком в более поздний период. Суд правомерно принял к рассмотрению представленные налогоплательщиком документы, так как почтовое отправление с требованием о представлении документов было возвращено в налоговый орган с отметкой почты об отсутствии адресата по указанному адресу, при этом налоговый орган не представил доказательств уклонения налогоплательщика от получения требования о представлении документов.



* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

 

Е.Г. Юсипова,
зам. начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании,
член Гильдии Управляющих Документацией

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2011.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.