Электронная версия журнала

Соло для второй скрипки, или Легко ли быть персональным ассистентом?

«Секретарь-референт» №2 2008 / Профессия

Она является живым воплощением идеала успешной женщины и будто сошла со страниц глянцевого журнала. Рядом с ней всегда преуспевающие мужчины и незаурядные женщины. Даже знаменитости не обделяют ее своим вниманием. Она всегда в гуще самых важных и ярких событий. Вот только события эти происходят не в ее жизни, хотя эта другая жизнь уже стала частью ее самой. Она – личный помощник vip-персоны, или, иными словами, персональный ассистент.

О такой карьере мечтает каждый секретарь. К этому стремятся, но не все достигают подобных высот. Но так ли прекрасна жизнь персонального ассистента, как кажется на первый взгляд? Можно ли реализовать на практике заманчивые перспективы и возможности, которые открывает эта должность?

  

Бремя ответственности

В какой-то степени работу vip-ассистента даже и работой назвать сложно. Ведь действительно хороший ассистент полностью живет проблемами шефа днем и ночью – современные средства связи легко преодолевают любые часовые пояса и расстояния. Персональный ассистент должен быть всегда на связи и иметь возможность в любой момент найти выход из сложной ситуации. В конечном итоге именно личный помощник ответственен за исход многих деловых операций, переговоров, встреч, и даже за личное счастье шефа и его семьи!

Первое время Аня была в шоке от навалившихся на нее проблем: забронировать билеты, номера в отелях, сделать визы, назначить встречи, проследить исполнение, сэкономить деньги шефа, компании… И если бы только это! В ее обязанности входил поиск обслуживающего персонала для загородного дома босса, покупка подарков для его жены и подруги, организация развлекательной программы для его родителей… и еще решение массы семейных и личных проблем этого во всех отношениях успешного бизнесмена. Ситуация усугублялась тем, что шеф Анны жил в Англии, а офис располагался в Москве. Иногда происходили совершенно абсурдные ситуации. Однажды жена шефа позвонила ей из Лондона и сообщила, что она через три часа должна быть на индийской вечеринке, а специально купленное по этому случаю сари ну никак не хочет надеваться! Нужно срочно найти человека, который поможет ей одеться. Гибкость ума и сообразительность помогли Анне найти решение проблемы – она начала звонить в индийские рестораны Лондона. Задача осложнилась тем, что перезвонить она просила в Москву, и ее принимали за сумасшедшую. Посудите сами: звонит вам человек из Москвы в Лондон и просит приехать по лондонскому адресу, чтобы помочь надеть сари, а держать связь предлагает через Москву! Проблема эта разрешилась успешно, и Аня почувствовала, что теперь уж точно она способна на многое.

Похожие ситуации часто возникают в работе персонального ассистента, особенно если шеф часто перемещается по миру. Что и говорить, персональный ассистент – почти член семьи: ему доверяют семейные секреты, он становится свидетелем не только радостных событий, но и семейных конфликтов. Он верный наперсник, но в то же время в случае неудачи именно он окажется виновным в случившемся. В этой работе, как и в бизнесе, ценится только результат, и никого не волнует, какие средства понадобились для его достижения.

  

Минусы

Персональный ассистент всегда остается «крайним». И неважно, что его подвели, все замыкается на нем.

Плюсы

Умение принимать решения и быстро действовать в нестандартных ситуациях – незаменимое качество для управленца любого уровня. А персональному ассистенту предоставляется отличная возможность тренироваться «в полевых условиях». Решая задачи различного уровня, ответственности и сложности, общаясь с высокопоставленными людьми, он учится быстро принимать решения и действовать, что впоследствии позволяет ему ставить перед собой все более амбициозные цели.

  

Эмоциональная зависимость

Высокая степень ответственности часто выливается в сильную эмоциональную зависимость. И эта зависимость обоюдна: шеф полностью доверяет помощнику и часто даже не представляет, как без него решить какие-либо вопросы. В свою очередь помощник зависит от эмоциональной реакции шефа на свою работу, поскольку включается в жизнь руководителя на все сто процентов.

Ирина, персональный ассистент с десятилетним стажем: «В некоторых ситуациях босс абсолютно беспомощен, потому что во всем привык полагаться на меня. Мне иногда кажется, что без меня он будет ощущать себя беспомощным ребенком, у которого отобрали опору».

  

Минусы

Такое доверие и незаменимость порождают эмоциональную зависимость самого помощника, и если шеф недоволен тем, как было выполнено поручение, персональный ассистент может воспринять это как личное оскорбление, что, в свою очередь, может привести к снижению самооценки.

Плюсы

Несмотря на минусы подобной эмоциональной привязанности, без нее было бы очень сложно работать друг с другом. Ассистент должен полностью принимать шефа, симпатизировать ему, иначе он просто не сможет 24 часа в сутки выносить рядом с собой абсолютно чуждого ему человека, а тем более выполнять его поручения, откладывая даже свои личные дела.

  

Дипломатия

Для решения некоторых вопросов, возникающих в деятельности персонального ассистента, требуется не только смекалка, но и знание законов разных стран.

Шеф Лены постоянно увольнял домработниц. И одну он уволил, когда та находилась в отпуске. Он просто позвонил Лене и попросил ее передать информацию ничего не подозревающей служащей. Дело было не в России, поэтому Лена предупредила разгневанного босса, что ему придется иметь дело с профсоюзами, которые активно действуют в этой стране и защищают права незаконно уволенных работников. Но он был настроен решительно и не собирался идти на компромисс. Все же после нескольких часов переговоров сначала с шефом, потом с домработницей (оба находились на разных концах земного шара) Лене удалось уладить конфликт. 

Персональный ассистент – это великий дипломат. Он должен уметь виртуозно взаимодействовать не только со своим шефом, постоянно подстраиваясь к его характеру и настроению, но и с разными людьми. Например, сегодня господин Петров чем-то расстроил шефа, и поэтому тот не хочет его видеть. Но опыт подсказывает, что завтра все может измениться, и поэтому персональный ассистент должен так поговорить с Петровым, чтобы он не расстраивался и в то же время сохранил уважение к боссу.

Личного ассистента все уважают (или делают вид) и добиваются его расположения, чтобы таким образом улучшить отношения с шефом. Поэтому очень важно сохранять дружелюбную дистанцию со всеми окружающими, противостоять манипуляциям и в то же время налаживать конструктивные отношения.

Минусы

Подчас очень тяжело сохранять самообладание, особенно когда имеешь дело с хамством и агрессией. Также нелегко держать дистанцию с людьми, которые симпатичны, ведь так много хочется им рассказать! Но персональный ассистент не имеет права допустить утечки информации.

Плюсы

Личный ассистент по справедливости считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком. Все эти качества необходимы и полезны не только на работе, но и в личной жизни.

  

Где вы, принц?

Полное включение в бурную жизнь шефа часто заставляет личного помощника забыть о своей личной жизни. А если все же у девушки – персонального ассистента есть любимый человек, то он рано или поздно начинает ее ревновать, выражать недовольство постоянной занятостью. В итоге она может оказаться перед непростым выбором: либо любимый, либо не менее любимая работа.

Если же возлюбленного нет, персональный ассистент может с удивлением обнаружить, что ему практически никто не нравится... кроме шефа! Никто из потенциальных претендентов на сердце не дотягивает до людей, с которыми он привык общаться. Эмоциональная привязанность к шефу переходит во влюбленность. Это легко объяснить, ведь их взаимодействие настолько тесно, что грань между работой и личной жизнью стирается, помощник просто перестает воспринимать шефа как работодателя. Бывает и так, что надежда на совместное счастье с шефом живет в сердце девушки годами. Иногда эти мечты сбываются. Но таких историй не много. И чаще всего это чувство, не нашедшее отклика, через некоторое время проходит.

  

Минусы

Полная поглощенность жизнью шефа, ненормированный рабочий день часто мешают персональному ассистенту устроить собственную жизнь.

Плюсы

Персональный ассистент постоянно общается с интересными и преуспевающими людьми, посещает мероприятия, о которых другие девушки могут только мечтать. Меняется его внутренний мир, образ мыслей, он настраивается на успех и поднимается на новый уровень развития. В его распоряжении масса полезных контактов и масса возможностей для их развития. И только он решает, как ими распорядиться. Возможно, в один прекрасный момент он познакомится с будущими инвесторами своего бизнеса или проекта либо найдет в этом кругу свою вторую половинку.

Что дальше?

Как показывает практика, хорошего персонального ассистента никогда не повысят и не переведут на другую должность. Ведь очень сложно найти человека, которому можно доверять и на которого можно положиться. Но возможен рост и самореализация в рамках этой должности: со временем круг обязанностей персонального ассистента может значительно расшириться, вырастет зарплата, возрастет уровень ответственности и изменится характер решаемых задач. Персональный ассистент даже может найти себе помощников и стать руководителем, не меняя должности.

Например, Маша уже через два года работы персональным ассистентом первого лица международной компании стала его представителем в московском офисе корпорации.

  

Минусы

В этой профессии нет возможностей для карьерного роста: вы либо остаетесь на уровне простого помощника, выполняющего в основном секретарские обязанности при vip-персоне, либо действительно становитесь правой рукой шефа, фактически его заместителем. И какие бы обязанности не выполнял персональный ассистент, название его должности меняться не будет. Рост происходит за счет повышения сложности задач, уровня доверия, зарплаты и привилегий. Если персональный ассистент работает с одним руководителем уже несколько лет, а желаемого повышения не происходит, то ему стоит задуматься о том, насколько хорошим специалистом он является.

Плюсы

Профессия персонального ассистента предоставляет широкое поле для самореализации. Каждый день есть возможности проявить свои организаторские, лидерские способности, реализовать свои амбиции, наладить полезные связи. Он настолько близок к бизнес-среде, к людям, которые успешно реализуют свои идеи, знаком с технологиями успеха не по книгам, а на практике, что вполне возможно, что со временем сможет реализовать себя в собственном бизнесе, наконец-то сыграв свое соло первой скрипки!

МНЕНИЕ

Н.В. Кучер, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Несмотря на то что почти двадцать лет наша экономика осваивает капиталистический путь развития, образ ведения бизнеса, общения с коллективом, корпоративная культура, увы, все еще слишком далека от западных стандартов. Безусловно, в Москве или, возможно, еще в Санкт-Петербурге и в нескольких крупных городах-миллионниках найдется с десяток фирм, уже приблизившихся к мировому уровню бизнес-отношений, но большая часть российских коммерческих компаний крайне далека от него. Поэтому не стоит много говорить о яркой и насыщенной жизни персонального ассистента, о богатых связях, перспективах и возможных амбициозных целях. В действительности это чаще миф, чем объективная реальность. И если молодая девушка, выбирая секретарскую стезю, рассчитывает стать «воплощением идеала преуспевающей женщины», сошедшей со страниц модных дамских журналов, то она заблуждается. Творческих моментов и ярких, эффектных страниц в работе персонального помощника до обидного мало. Внешний лоск – это всего-навсего имиджевая сторона вопроса. Фасад, вывеска, если хотите, за которой скрывается утомительная, подчас однообразная, очень напряженная будничная работа. Отчего это происходит?

Персональный ассистент, – это, прежде всего, помощник. В его деятельности важнее не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей, а желание помогать руководителю, облегчать ему жизнь и работу, заботиться о нем, преобразовывать окружающее пространство офиса, привнося в него уют и комфорт.

Однако по-настоящему высококлассный персональный ассистент не взваливает на себя все бремя забот, он умеет дистанцироваться от проблем шефа. Эта отстраненность не означает безразличие, а является всего лишь средством сохранить не только психическое и эмоциональное здоровье, но и ясность мысли. Помните русскую поговорку: «Чужую беду руками разведу, а к своей ума не приложу»? Народная мудрость, предвосхищая развитие событий, предостерегает: как только проблема шефа станет вашей личной проблемой, вы рискуете потерять контроль над ней, углубившись в сопереживание.

Далеко не каждый человек может быть хорошим персональным ассистентом. Для этой позиции, помимо профессиональных, необходим еще и ряд человеческих качеств. Так, персональный ассистент должен уважительно относиться к сотрудникам различного ранга, иметь чувство такта, знать, где, что и когда можно сказать и сделать. Он обязан помнить имена всех клиентов, друзей, приятельниц, партнеров шефа, но при этом не должен выражать своих личных симпатий и антипатий, заигрывать с друзьями шефа, чтобы добиться их расположения. В общем, держать строгий нейтралитет, всем своим видом демонстрируя, что не имеет понятия о тех взаимоотношениях, которые сложились у руководителя с тем или иным человеком. Точно такая же позиция приветствуется и по отношению к членам семьи руководителя. И, что особенно важно, ни при каких обстоятельствах персональный ассистент не должен позволять руководителю вести себя с ним так же, как со своими домочадцами. В противном случае, из персонального ассистента он превратится в «мальчика для битья».

Безусловно, для этой должности важны выдержка и умение выждать время. Погружаясь в суматошную жизнь шефа, персональный ассистент порой становится суетливым, в эмоциональном напряжении форсирует многие ситуации, начинает «продавливать» их из-за излишнего усердия или желания лишний раз продемонстрировать свою деловитость. Это заведомо провальный вариант. Как говорится, яблоко не упадет с ветки раньше, чем созреет. Личный помощник, которому не хватает осознания этой простой мудрости, не сможет быть достаточно успешным в своей деятельности.

Настоящий персональный ассистент никогда не рвется в лидеры, не выпячивает себя, не карабкается (всеми правдами и неправдами) вверх по карьерной лестнице. Он понимает, что даже хорошо сыгранная вторая роль в жизни может оказаться важнее роли заглавной. Недаром же в мире кино существует специальная номинация «Оскара» за лучшую роль второго плана! Пусть уж лучше вас считают «серым кардиналом», чем амбициозной куклой, украшающей приемную наравне с дорогостоящей мебелью. Во всяком случае, вы будете получать моральное удовлетворение от хорошо сделанной работы, а если по каким-либо причинам совершите промах, то он будет заметен минимальному количеству людей.

И наконец, несколько слов о лояльности. Демонстрация преданности своей фирме чрезвычайно приветствуется в западном бизнесе. У нас же в России это качество почему-то зачастую рассматривается в другой плоскости. Персональный ассистент проявляет излишнюю лояльность исключительно к личности босса. Отсюда появляются и многочисленные беды. Возникающая в процессе совместной работы «включенность» в дела своего руководителя постепенно переходит в привязанность, влюбленность, а иногда и более глубокие чувства. Профессиональный персональный ассистент может проявлять лояльность, но не по отношению к боссу, а к тому общему делу, которому оба призваны служить.

И последнее. Персональный ассистент никогда и ни при каких обстоятельствах не должен забывать себя, свою личную жизнь, свои принципы. Секретарь и руководитель в личностном и профессиональном плане – две равновеликие единицы, с той лишь разницей, что секретарь стоит на своей ступеньке иерархической лестницы. По сути, это равенство двух профессионалов, объединенных общей целью, но имеющих свои специфические задачи.

МНЕНИЕ

Т.В. Рыбченкова, референт генерального директора

Персональный ассистент – это действительно высшая ступень административной «обслуги» в хорошем понимании этого слова, работа, требующая знания законодательства, экономики, психологии, методов и технологий управления, ведения переговоров и многого другого. Но я бы не сказала, что эта должность – вершина карьеры. Из хорошего персонального ассистента получается отличный управленец или бизнесмен: административный, исполнительный директор, руководитель представительства или филиала. Вариантов множество. Другое дело, что кого-то устраивает работа персонального ассистента, незаменимой правой руки и дополнительной головы руководителя. Для кого-то этого вполне достаточно.

Настоящий профессионал всегда разделяет работу и личную жизнь. Если вся жизнь подчинена только проблемам шефа – это фанатизм, который, как любое отклонение от нормы, является опасным в психологическом плане.

МНЕНИЕ

П.В. Поплавская, управляющая делами ЗАО «НПКО "Меридиан"»

Работа помощника – это не сказка и, думаю, даже не мечта каждого секретаря.. К сожалению, хороших помощников действительно мало, ведь надо быть не только профессионалом, но и подходить своему руководителю в психологическом плане, и конечно же, не быть амбициозным. На первом плане всегда руководитель, а роль помощника незаметна. К сожалению, в России еще очень мало руководителей, которые понимают, для чего им нужен помощник. В нашей стране руководители очень осторожны в плане доверия, они легко используют помощника для решения своих личных вопросов, вопросов удобства, комфорта, контроля исполнения уже поставленных задач, но не решения вопросов, которые каким-либо образом могут повлиять на бизнес. Все ключевые вопросы руководитель решает сам, а помощнику чаще всего дают лишь выборочную информацию, по которой трудно понять суть вопроса.

И все же работа помощником руководителя дает колоссальный опыт: ты учишься общаться с разными людьми, быстро находить решения, противостоять агрессии других людей, выходить с достоинством из разных ситуаций, грамотно излагать свои мысли вслух и на бумаге, писать доклады, управлять своим и чужим временем.

  

Е.Г. Горшкова, психолог, бизнес-тренер

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2008.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.