Локальный нормативный акт: приложение к приказу или самостоятельный документ

СИТУАЦИЯ

Юристы организации отказываются писать на локальном нормативном акте (далее – ЛНА) слово «Приложение», аргументируя, что ЛНА – самостоятельный документ, а не приложение к приказу. В качестве примера приводят образцы из разных сфер законотворчества.

Есть ли нормативный акт, в котором указаны случаи, когда ЛНА утверждается приказом и когда приказ не оформляется? Если ЛНА утверждается приказом, то является ли он приложением к документу, которым его утвердили?

При оформлении ЛНА наша главная (и единая для делопроизводителей и юристов) задача – обеспечить его юридическую силу. ЛНА должен быть в установленном порядке утвержден и введен в действие, доведен до сведения всех работников (с фиксацией этого факта – отметкой об ознакомлении в системе электронного документооборота или подписью в листе / журнале ознакомления). Кроме того, он должен храниться в течение установленного срока и быть управляемым – то есть в ЛНА должно быть удобно вносить изменения, а позднее – признать его утратившим силу. Процесс управления ЛНА необходимо тщательно продумать, чтобы действия в отношении каждого нового документа были понятными и применялся единый подход.

Какие варианты утверждения ЛНА существуют

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству[1] ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

Оговорено условие, при котором необходим приказ.

К мерам, которые необходимо принять в связи с утверждением ЛНА, относятся, например, организация ознакомления с ним работников, проведение обучения, инструктажей и/или проверки знаний работников и подобные.

Приказ оформляется и в еще одном случае: если срок, в который вступает в действие ЛНА, – позднее срока его утверждения. Это целесообразно тогда, когда к применению новых норм нужно успеть подготовиться.

Важно отметить и тот факт, что Примерной инструкцией по делопроизводству признается только один способ внесения изменений в ЛНА или его отмены – оформление приказа.

Конечно, обычная коммерческая организация, не обладающая таким богатым опытом и высоким уровнем нормирования как государственный орган, сталкивается с вопросами: как обеспечить учет ЛНА и изменений к ним, а работников – актуальной нормативной базой, удобной для понимания и использования, если ЛНА – самостоятельный документ, а изменения к нему издаются в форме приказа?

Эти вопросы необходимо решить внутри организации, и здесь могут потребоваться организационно-структурные и кадровые решения. Так, если ЛНА в организации много, то может быть создана специальная служба, которая будет вести базу документации нормативного характера. От специфики оргструктуры организации будет зависеть и подход к оформлению ЛНА.

Реквизит «Гриф утверждения»

При любом способе утверждения ЛНА (должностным лицом, коллегиальным органом или распорядительным документом) на его первом (титульном) листе оформляется реквизит «Гриф утверждения».

Согласно п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] при утверждении ЛНА распорядительным документом используется слово УТВЕРЖДЕН, согласованное с наименованием вида утверждаемого документа (инструкция – УТВЕРЖДЕНА, положение – УТВЕРЖДЕНО, правила – УТВЕРЖДЕНЫ), наименования распорядительного документа в творительном падеже, его дата и номер (Пример 1).

Обратите внимание: здесь не сказано, что ЛНА непременно должен быть приложением к распорядительному документу. То есть ЛНА может оставаться и самостоятельным документом.