Оптимизация складской работы с помощью документов

Мы с вами уже не раз касались темы упорядочения и описания различных аспектов работы складского хозяйства. Вопросы эти довольно остро стоят во многих организациях совершенно разных направлений деятельности, поскольку без складов не может обойтись большинство производственных и торговых предприятий независимо от формы собственности. К сожалению, пока не все руководители понимают значение руководящих документов (далее – РД) в формировании высокой культуры производства, торговли, организации труда и повышении внутренней корпоративной культуры организации в целом.

В нескольких своих статьях я уже довольно подробно рассматривала некоторые виды РД для складского хозяйства[1]. Сегодня предлагаю разобрать комплекс РД этого направления и то, как с помощью таких документов оптимизировать работу склада, ведь его хорошо организованная работа увеличивает рентабельность бизнеса.

Важность создания комплексной системы РД

Наш словарик

Руководящий документ – это документ, описывающий тот или иной бизнес-процесс. К РД относятся положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания и шаблоны различных документов.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание конечного продукта (товара или услуги) для потребителей.

Организация, качественно описавшая свои бизнес-процессы с помощью системы работающих РД, может гордо сказать о себе: влияние человеческого фактора минимизировано, система бизнес-процессов оптимальна и прозрачна. И, наоборот, в организации, работающей по старинке, сотрудники которой не желают переходить на стиль работы по «каким-то там РД», зачастую проблемы решают аналогично тушению пожара: пока не загорелось, делать ничего не будем, авось само рассосется. В таких организациях часто бывает, что процессы подразделения зациклены на нескольких ключевых сотрудниках, и их внезапное выбытие из процесса ставит функционирование подразделения на грань провала, поскольку никто толком не знает, как, в какие сроки, в какой последовательности производятся те или иные действия. Часто такое положение приводит к тому, что работники начинают манипулировать руководством и даже шантажировать его.

 

Важно помнить, что создание работающей и эффективной системы РД – процесс длительный. Это дело не одного дня и даже порой не одного года. Но, как говорится, дорогу осилит идущий! Кроме того, результат достигается усилиями не одного какого-то специалиста, а коллективным трудом многих людей. Не надейтесь, что нанятый со стороны «варяг»-аутсорсер напишет вам весь пакет РД быстро и качественно. Чудес не бывает, даже у продвинутых бизнес-аналитиков.

Некоторые направления работы склада и наиболее часто возникающие нарушения

Выделим некоторые проблемные направления работы склада, требующие описания и дальнейшей оптимизации (Схема):

Основные проблемные направления работы склада

Проблемных областей может быть гораздо больше. Я же предлагаю рассмотреть те, где может помочь написанная документоведом инструкция или положение.

Каждое направление должно быть описано целым комплексом РД, как говорится, на все случаи жизни. И при этом требования одного РД не должны противоречить требованиям другого, а каждый документ должен быть указан в разделе «Связанные документы» во всех остальных РД, с которыми он действительно в процессе исполнения связан по смыслу. И в каждом РД обязательно следует прописывать раздел «Ответственность».

Трудовая дисциплина на складе: проблемы и решения

Вначале давайте поговорим об РД, с помощью которых следует бороться с тем или иным видом нарушений: несвоевременным приходом на работу (опозданиями) и ранним уходом с нее, несоблюдением субординации, курением в неположенное время и пр. И рассмотрим, как решить основные и повсеместные проблемы, связанные с трудовой дисциплиной.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) являются основным документом, подлежащим обязательному исполнению всеми работниками организации. Он содержит сведения о начале/окончании смены, времени перерывов/перекуров. Это один из главных документов организации независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников, его наличие и содержание обязательно проверяет Государственная инспекция труда. С ПВТР все работники организации должны быть ознакомлены под подпись в день трудоустройства.

В ПВТР необходим раздел «Рабочее время и время отдыха», в котором четко прописывают время начала и окончания рабочих смен, всех перерывов и перекуров (Пример 1).

Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

В ПВТР также следует включить раздел об ответственности за нарушения трудовой дисциплины. Каждая организация выбирает сама для себя, насколько подробно этот пункт будет изложен (Пример 2).

Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

С нарушившего ПВТР работника необходимо потребовать объяснительную записку (обычно это обязанность кадровой службы, как и сама фиксация факта нарушения). После этого руководство будет решать, наказывать ли нарушителя, и если наказывать, то каким образом.


[1] Назарова Л.А. Как создать руководящие документы для склада? Часть 1: подготовительная работа // Секретарь-референт. 2019. № 8. С. 34–39; Назарова Л.А. Как создать руководящие документы для склада? Часть 2: инструкция по складским процессам и журнал учета // Секретарь-референт. 2019. № 9. С. 34–41.

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.

Оптимизация складской работы с помощью документов

Мы с вами уже не раз касались темы упорядочения и описания различных аспектов работы складского хозяйства. Вопросы эти довольно остро стоят во многих организациях совершенно разных направлений деятельности, поскольку без складов не может обойтись большинство производственных и торговых предприятий независимо от формы собственности. К сожалению, пока не все руководители понимают значение руководящих документов (далее – РД) в формировании высокой культуры производства, торговли, организации труда и повышении внутренней корпоративной культуры организации в целом.

В нескольких своих статьях я уже довольно подробно рассматривала некоторые виды РД для складского хозяйства[1]. Сегодня предлагаю разобрать комплекс РД этого направления и то, как с помощью таких документов оптимизировать работу склада, ведь его хорошо организованная работа увеличивает рентабельность бизнеса.

Важность создания комплексной системы РД

Наш словарик

Руководящий документ – это документ, описывающий тот или иной бизнес-процесс. К РД относятся положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания и шаблоны различных документов.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание конечного продукта (товара или услуги) для потребителей.

Организация, качественно описавшая свои бизнес-процессы с помощью системы работающих РД, может гордо сказать о себе: влияние человеческого фактора минимизировано, система бизнес-процессов оптимальна и прозрачна. И, наоборот, в организации, работающей по старинке, сотрудники которой не желают переходить на стиль работы по «каким-то там РД», зачастую проблемы решают аналогично тушению пожара: пока не загорелось, делать ничего не будем, авось само рассосется. В таких организациях часто бывает, что процессы подразделения зациклены на нескольких ключевых сотрудниках, и их внезапное выбытие из процесса ставит функционирование подразделения на грань провала, поскольку никто толком не знает, как, в какие сроки, в какой последовательности производятся те или иные действия. Часто такое положение приводит к тому, что работники начинают манипулировать руководством и даже шантажировать его.

 

Важно помнить, что создание работающей и эффективной системы РД – процесс длительный. Это дело не одного дня и даже порой не одного года. Но, как говорится, дорогу осилит идущий! Кроме того, результат достигается усилиями не одного какого-то специалиста, а коллективным трудом многих людей. Не надейтесь, что нанятый со стороны «варяг»-аутсорсер напишет вам весь пакет РД быстро и качественно. Чудес не бывает, даже у продвинутых бизнес-аналитиков.

Некоторые направления работы склада и наиболее часто возникающие нарушения

Выделим некоторые проблемные направления работы склада, требующие описания и дальнейшей оптимизации (Схема):

Основные проблемные направления работы склада

Проблемных областей может быть гораздо больше. Я же предлагаю рассмотреть те, где может помочь написанная документоведом инструкция или положение.

Каждое направление должно быть описано целым комплексом РД, как говорится, на все случаи жизни. И при этом требования одного РД не должны противоречить требованиям другого, а каждый документ должен быть указан в разделе «Связанные документы» во всех остальных РД, с которыми он действительно в процессе исполнения связан по смыслу. И в каждом РД обязательно следует прописывать раздел «Ответственность».

Трудовая дисциплина на складе: проблемы и решения

Вначале давайте поговорим об РД, с помощью которых следует бороться с тем или иным видом нарушений: несвоевременным приходом на работу (опозданиями) и ранним уходом с нее, несоблюдением субординации, курением в неположенное время и пр. И рассмотрим, как решить основные и повсеместные проблемы, связанные с трудовой дисциплиной.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) являются основным документом, подлежащим обязательному исполнению всеми работниками организации. Он содержит сведения о начале/окончании смены, времени перерывов/перекуров. Это один из главных документов организации независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников, его наличие и содержание обязательно проверяет Государственная инспекция труда. С ПВТР все работники организации должны быть ознакомлены под подпись в день трудоустройства.

В ПВТР необходим раздел «Рабочее время и время отдыха», в котором четко прописывают время начала и окончания рабочих смен, всех перерывов и перекуров (Пример 1).

Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

В ПВТР также следует включить раздел об ответственности за нарушения трудовой дисциплины. Каждая организация выбирает сама для себя, насколько подробно этот пункт будет изложен (Пример 2).

Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

С нарушившего ПВТР работника необходимо потребовать объяснительную записку (обычно это обязанность кадровой службы, как и сама фиксация факта нарушения). После этого руководство будет решать, наказывать ли нарушителя, и если наказывать, то каким образом.


[1] Назарова Л.А. Как создать руководящие документы для склада? Часть 1: подготовительная работа // Секретарь-референт. 2019. № 8. С. 34–39; Назарова Л.А. Как создать руководящие документы для склада? Часть 2: инструкция по складским процессам и журнал учета // Секретарь-референт. 2019. № 9. С. 34–41.

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам