Факсимиле: где и как использовать

«Секретарь-референт» №1 2019 / Делопроизводство

Несмотря на активное внедрение СЭД и ЭЦП, в деловом документообороте активно применяются печати и штампы. В цикле статей расскажем, как организовать работу с печатями и штампами, учитывая юридические особенности. Первая статья посвящена использованию факсимиле.

 

Согласно ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» [1]:

  • печать – устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу;
  • оттиск – изображение клише печати на бумаге.
  • клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Официальных терминов мало, учитывая сложившуюся практику работы с документами. Разновидностей печатей несколько, и каждая из них имеет определенную задачу.

По назначению печать бывает:

  • печать – заверяет подлинность подписи должностного лица посредством нанесения оттиска на документ [2];
  • штамп – содержит текстовую информацию. Форма штампов – произвольная. Напомним, что апостиль также является штампом;
  • факсимиле – разновидность штампа, оттиск которого воспроизводит подпись официального лица;
  • штемпель – с его помощью почтовые работники проставляют печати на почтовых отправлениях.

По наличию на печатях государственной символики печать бывает:

  • гербовая;
  • обычная.

По форме печать может быть:

  • круглой – самая распространенная форма печати. Ее применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели;
  • треугольной – обычно используют медицинские учреждения;
  • овальной – для внутреннего пользования в библиотеках и организациях;
  • прямоугольной – это, как правило, штамп, штемпель.

ПРАВОВАЯ БАЗА

Казалось бы, что может быть проще – вместо подписи руководителя поставить факсимиле. Однако нет. Применение факсимиле требует соблюдения определенных законодательных норм. Иначе «подписанный» таким образом документ не будет иметь юридической силы.

Несмотря на то что понятие «факсимиле» законодательно не закреплено, Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) допускает такой способ «подписания» документов:

МНС РФ в своем информационном письме поясняет:

 

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ можно сделать вывод, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно. Но в этой статье не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. Факт согласия на использование факсимиле можно зафиксировать как непосредственно в договоре, заключаемом с контрагентом, так и в отдельном соглашении, иначе при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 № КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6, постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 № А56-30237/02):

Другими словами, разрешение применять факсимиле может быть «дано»:

  • федеральным законом;
  • иным нормативным правовым актом (НПА);
  • соглашением сторон.

С первыми двумя пунктами более или менее понятно: необходимо руководствоваться нормами законодательства. Подробнее их рассмотрим позже. Сейчас интереснее третий вид «разрешения» – соглашение сторон.

СОГЛАШЕНИЕ СТОРОН ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ФАКСИМИЛЕ

Приведем пример соглашения об использовании факсимиле только при переписке. Можно добавить пункт об использовании факсимиле в текст договора с контрагентом. Суды в большинстве случаев при отсутствии зафиксированного в письменной форме согласия сторон на использование факсимиле признают договоры, подписанные факсимиле, недействительными. Иногда суд занимает прямо противоположную сторону, считая, что поскольку стороны выполнили свои обязательства по договору, подписанному факсимиле, и ни одна из сторон не заявляет о его недействительности, то согласие об использовании факсимиле достигнуто. Но такая позиция суда касается рассмотрения иных споров, нежели признание договора недействительным.

ПРАКТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

На доверенности

Нельзя использовать факсимиле при подписании доверенности:


[1] В ред. от 04.03.2004.

[2] Пункт 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

[3] Выделено автором.

[4] Выделено автором. 

[5] Выделено автором.

Н.В. Артонкина, документовед, архивист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.