Электронная версия журнала

Хранение электронных документов: что нового

«Секретарь-референт» №1 2019 / Архивное дело

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

 

Когда говорят об электронных документах, имеют в виду не только и не столько переписку по e-mail или служебные записки, которыми работники обмениваются в системе электронного документооборота (СЭД). Это документы с пятилетним сроком хранения, и о них можно не заботиться. Достаточно ежегодно «выгружать» их из СЭД и помнить, где их найти. Электронными могут быть:

• проектные чертежи;

• программные разработки (по определению);

• отчеты (от бухгалтерских до технических);

• учетные формы;

• рекламная продукция и многое другое, включая и близкие секретарю протоколы совещаний у генерального директора.

Многие из перечисленных документов имеют сроки хранения «постоянно», 10 лет и более. Помещая их в архив, к ним следует отнестись с особым вниманием.

В России действует нормативный (обязательный) для всех документ по архивному делу – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] (далее – Правила 2015). В 2018 году увидели свет Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [2] (далее – Методические рекомендации). Они уточнили и во многом дополнили требования Правил 2015 к хранению электронных документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Дела, которые ведутся в организации в электронном виде, в номенклатуре дел отражаются на общих основаниях. Никакой «дискриминации» по носителю устраивать не нужно. Заголовки дел располагаются в необходимом порядке. При этом электронные дела сопровождаются специальными отметками (Пример 1).

 

Ежегодно к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Для учета электронных дел лучше составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб (разд. 1.1.1.4 Методических рекомендаций). Только в форме итоговой записи, предложенной Правилами 2015, не содержится специального поля для отметки об объеме электронных дел, поэтому объем может быть указан произвольно. Можно включить для этого в итоговую запись отдельную графу (Пример 2). 

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОПИСЯХ

То, что электронные документы со сроками хранения свыше 10 лет и «постоянно» вносятся в специальные описи, делопроизводителям известно (п. 4.31 Правил 2015). Формы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения приведены в Правилах 2015 (приложения 17 и 18 соответственно). Вспомним общие правила составления описей дел:

1. Опись состоит из нескольких годовых разделов, начиная с самого раннего. Например, если мы принимаем в архив электронные документы начиная с 2015 года, то в описи будут разделы за 2015–2018 годы, первым из которых будет раздел за 2015 год. Все годовые разделы будут представлять собой одну опись – № 1.

2. Нумерация единиц хранения в описи (содержимое графы 1 «№ п/п») сквозная. Например, раздел за 2015 год может включать позиции с 1 по 5, тогда годовой раздел за 2016 год начнется с № 6, а не 1. Это будет продолжаться, пока число позиций в описи не достигнет 9999. Только после этого опись № 1 можно закрыть и начать опись № 2.


[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[2] Утв. Росархивом, 2018.

[3] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

 

 

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.