Электронная версия журнала

Почтовый конверт: обработка, учет и хранение

«Секретарь-референт» №1 2018 / Делопроизводство

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так. Те, кто перестраховывается, таким образом доказывают при необходимости получение письма. В статье рассмотрим, что именно можно подтвердить при помощи почтового конверта и как лучше отправить письмо, чтобы иметь юридически значимое доказательство его получения.

ВХОДЯЩИЕ КОНВЕРТЫ

Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Таким образом, хранение конвертов оправдано, если:

а) получателю письма важны даты на почтовых штемпелях, которые проставляются в день отправки письма и в день поступления его в почтовое отделение;

б) адрес отправителя указан только на конверте, то есть отправитель не удосужился написать сопроводительное письмо к своим документам, а из присланного пакета не понятно, на какой адрес высылать ответ.

Когда конверты могут пригодиться…

Случаев, когда конверты играют важную роль, множество:

В некоторых организациях конверты к письмам прикладывают в качестве дополнительного доказательства того, что документ был получен. Это точно лишнее.

Во-первых, если документ уже в организации, то никаких дополнительных доказательств его отправления и получения не требуется: он сам по себе лучшее тому подтверждение.

Во-вторых, конверт даже со всеми штампами – доказательство малоубедительное. Кто поручится, что в этом конверте пришло именно письмо № 1234, а не, например, поздравительная открытка? А если организации состоят в постоянной переписке друг с другом, то уследить за тем, какой конверт соответствует «своему» письму, и вовсе невозможно.

Алгоритм работы с конвертами

Шаг 1: вскрыв конверт, откладываем его в сторону, но не выбрасываем.

Шаг 2: проводим первичное рассмотрение поступившего письма. Это обычная процедура. Удостоверяемся, что:

1) письмо адресовано нам;

2) все заявленные в нем приложения в наличии (эти два действия обязательны при первичном рассмотрении входящей почты, но к конвертам не относятся);

3) в письме нет сроков, которые истекают в ближайшие дни или уже пропущены;

4) присутствует обратный адрес.

Шаг 3: если первичное рассмотрение не выявило никаких проблем, выбрасываем конверт и переходим к следующему письму, начиная с Шага 1.

Шаг 4: если адрес отправителя можно установить только по конверту, прикалываем его к письму, но не скрепкой, а степлером.

Шаг 5: если в письме обнаружились «проблемные» сроки, изучаем почтовые штемпели.

Скорее всего, обнаружится, что или письмо было отправлено поздно, как в приведенном выше примере, или оно «гуляло» где-то намного дольше, чем того требуют почтовые регламенты. В этом случае тоже подкалываем конверт к письму. Для руководителя, который будет читать его и выносить резолюцию, можно написать записку на стикере, например такую:

Как правило, руководители с пониманием относятся к таким сообщениям на представляемой к рассмотрению корреспонденции.

Порядок хранения конвертов

Если конверт все же решено хранить, то делается это на общих основаниях.

Конверт – такой же документ, как и все остальные, и никаких исключений для себя не требует.

Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.

Спустя положенное время дело направляется на хранение. Большинство писем хранятся 5 лет, и специального оформления на хранение не требуют: в деле просто наводится порядок (письма располагаются по принципу «запрос-ответ», выстраиваются по алфавиту или хронологически и т.д.), и положенный срок дело хранится в папках-регистраторах.

Однако есть письма, хранить которые полагается 10, 15 лет и даже постоянно. Такие документы подлежат полному оформлению на хранение. Из дела будут сформированы тома.

Что касается конвертов, то придется изучить письма, к которым они относятся.

 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2018.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.