Электронная версия журнала

Профессиональная уверенность: завести и приумножить. Критические заметки о качествах секретарей

«Секретарь-референт» №1 2016 / Профессия

Современный мир стирает границы между государствами и людьми, делает нас ближе не только друг к другу, но и к информации, науке, культуре, искусству. А еще он каждый день предъявляет новые требования, которые все растут и растут. Мы не только должны постоянно наращивать знания и компетенции, но и совершенствовать личностные качества.

И если раньше работодатели хором пели про стрессоустойчивость, то теперь в ходу такие понятия, как проактивность, ассертивность, лояльность и прочие «-сти», часто друг другу противоречащие. Что за ними стоит? Насколько разумны требования работодателей? Что из данного арсенала можно и нужно взять на вооружение хорошему помощнику руководителя? Какими качествами должен обладать секретарь, чтобы быть эффективным и работа не мешала его личной жизни и внутреннему комфорту? Давайте разбираться.

Понимаете, да? Нас долгие годы учат быть «хорошими девочками» (или мальчиками, но это в нашей профессии встречается куда реже). А быть хорошим в общественном сознании означает:

1. Всем помогать.

2. Никому не мешать в обеденный перерыв.

Все для шефа

С этой точки зрения профессия помощника руководителя – это идеальный способ воплощения в жизнь великой идеи о хорошей девочке, которая всем нравится. Только это ни у кого из нас не получается. И вовсе не потому, что невозможно нравиться всем. При желании очень даже возможно, вот только на это будут уходить все ваше время и силы, а на работу ничего не останется. Поэтому секретарь или помощник – пусть даже с небольшим стажем – умеет расставлять в этом вопросе приоритеты. Да и расставлять на первый взгляд ничего не нужно: нравиться вы должны шефу, доволен должен быть он же. Все остальные – по остаточному принципу.

А как же собственный комфорт?

Именно о том, чтобы нравиться шефу, думает преданный своему делу помощник и забывает о самом главном – о себе. Чтобы вашему шефу было комфортно, комфортно должно быть и вам тоже. Вывод парадоксальный, но только на первый взгляд. Ведь ваша основная задача – помогать своему руководителю работать: помнить огромные объемы информации, организовывать несколько процессов одновременно, налаживать коммуникации с различными людьми, при этом готовить документы и кофе, следить за расписанием и с ходу бросаться решать непредвиденные сложные задачи. А для всего этого куда важнее быть выспавшейся, чем стрессоустойчивой.

А ведь на собеседованиях принято задавать этот вопрос: «Вы стрессоустойчивый человек?» И мы как по команде отвечаем: «Да». Вот только если резко ударить рукой по столу, почти каждая из нас вздрогнет. Это ровным счетом ничего не значит, потому что быть стрессоустойчивым вовсе не равно в любой ситуации сохранять спокойствие. Это значит адекватно реагировать на ситуацию. То есть если ситуация требует орать, плакать и топать ногами, нечего сидеть с каменным лицом – нужно делать именно то, чего данная задача требует.

Поговорим о качествах секретаря

Тревожность. Тревожность – качество для секретаря просто необходимое: именно оно помогает почувствовать опасность прежде, чем произойдет что-то плохое. Оно же понуждает составлять расписание не по минутам, а с запасом времени (пробки, прочие непредвиденные обстоятельства), проверять по десять раз документы, трижды напоминать участникам о совещании и т.д. У тревожных людей наперед расписана не неделя, а год, все документы всегда находятся в идеальном порядке, а для каждой рабочей ситуации не просто алгоритм, но и планы А и Б, а то и В. На самом деле мы так программируем реальность, чтобы она не была к нам враждебна. Но это и нужно нашему руководителю: человек, который о нем позаботится, все предусмотрит и наведет порядок.

Ассертивность. Кто-нибудь вообще понимает, о чем идет речь? Википедия говорит нам, что это способность человека не зависеть от внешних влияний и оценок, самостоятельно регулировать собственное поведение и отвечать за него.

И если со второй частью определения все понятно (каждый взрослый здравый человек должен вести себя именно таким образом), то что делать с независимостью от внешних влияний? Уехать на необитаемый остров? Увы, мы не можем жить среди людей, взаимодействовать с ними и быть абсолютно независимыми от их мнений, отношения, оценки. Другое дело, что человек с возрастом учится регулировать количество и качество тех, чье мнение для него действительно важно. Но про это мы уже говорили: если человек работает минимум сорок часов в неделю, у него нет времени и сил нравиться всем (и желания тоже нет, что естественно).

Ответственность. С ответственностью за поступки и решения тоже не все так просто, как кажется на первый взгляд. Умение самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность – чуть ли не первое требование, предъявляемое к секретарю. Открою вам секрет: даже если вы никогда не работали секретарем, на первом же собеседовании можете на этот вопрос смело ответить «да». Через неделю в любом случае научитесь. Человек удивительно обучаем в ситуациях, когда у него нет выбора. А наши профессиональные будни почти целиком состоят из таких ситуаций.

К сожалению, вы по определению не можете взять на себя ответственность за все решения и справиться самостоятельно со всеми возникающими задачами. Почему? Потому что многое в рабочем процессе зависит от других специалистов, и не только тех, что работают в вашей компании. Некоторые вещи просто не входят в сферу вашей компетенции. Поэтому вам придется просить о помощи, требовать ее, манипулировать, заставлять – в общем, использовать весь доступный арсенал средств воздействия. Да, голову секретаря в основном занимает вопрос вроде: «Как сделать так, чтобы другой сделал так?» (например, прислал документы вовремя и нужные; изменил свое расписание; сообщил по телефону сверхсекретные сведения, а потом отнесся с пониманием, когда секретарь откажется делать в ответ то же самое).

Да, просить – травмирующий опыт, никто не спорит. Но Вам нужно запомнить главную заповедь своей работы: не можешь сделать сам – проси о помощи. Если сделать это совсем трудно, помните, что вы не для себя стараетесь, а для руководителя, компании, общего дела. Для общего дела можно горы свернуть – не то что попросить об одолжении. Кроме того, помните, что люди любят помогать и хорошо относятся к тем, кому помогли. С этим просто: человек всегда хорошо относится к тому, на кого он потратил время или силы. Так почему не воспользоваться этим свойством?

Если собственные возможности исчерпаны, а результат не достигнут…

В таком случае бегите к руководителю и докладывайте ему обстановку: он сможет задействовать для решения вопроса те рычаги, до которых вы не дотягиваетесь. Кстати, идти к шефу надо в самом крайнем случае. Чтобы у него не было сомнений в том, что если уж вы стоите с перепуганным лицом на пороге его кабинета, значит, использованы все возможные варианты.

Потому что быть самостоятельной хорошо и правильно, но куда правильнее – вовремя выполнить поставленную задачу.

 

М.А. Юдакова

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.