Электронная версия журнала

Позвольте представиться: санитар-референт!

«Секретарь-референт» №1 2013 / Профессия

В последнее время тема здорового образа жизни увлекает меня все больше и больше, причем самые дельные мысли приходят в голову исключительно в офисе. Одна из них появилась буквально на днях. Как только авторы различных статей и пособий по секретарской практике не называют нас, секретарей и помощников руководителей: мы и хозяйки приемной, и ангелы-хранители офиса, и связующая нить коллектива, и «мальчики для битья», и глаза и уши шефа, и прочее. А по мне, так мы просто санитары! Возможно, моя мысль шокирует своей парадоксальностью. И все же смею настаивать. Вам нужны доказательства? Извольте…

Профилактическая работа

С чего начинается наш обычный рабочий день? У кого-то с чашечки кофе, чтобы взбодриться; у кого-то с просмотра электронной почты и документов, чтобы быть в курсе последних событий офисной жизни; а у кого-то даже с приема успокоительных валериановых капель перед приходом начальника. Да-да, и такое бывает! Иными словами, каждый из нас проводит своеобразную «профилактическую работу». Я, например, навожу последний лоск в офисе. Не дай бог, если осталась со вчерашнего дня грязная чашка какого-нибудь нерадивого сотрудника, запуталась и повисла в неприглядном виде полоска жалюзи, кто-то беспорядочно разложил на своем рабочем столе груду бумаг. Все это немедленно замечается шефом, и тогда гнев неминуем. Как тут не вспомнить блистательную пьесу А.Н. Островского «Гроза», колоритный образ Дикого и его жену, которая каждое утро всех со слезами умоляет: «Батюшки, не рассердите! Голубчики, не рассердите!», потому что «беда, как его поутру кто-нибудь рассердит! Целый день ко всем придирается».

Вот и я каждое утро стараюсь, чтобы ничто не вывело моего руководителя из состояния душевного равновесия. Его спокойствие – залог нормальной работы всего коллектива, да и моего собственного здоровья, ведь когда у начальника дурное настроение, не только руки опускаются, но и кусок в горло за обедом не лезет.

Поддерживающая терапия

Однако встретить руководителя утром – это еще полдела. Необходимо следить за переменами его настроения в течение дня, лишний раз не попадаться на глаза , при первом же вызове мчаться со всех ног (он ужасно нетерпелив и не любит ждать), вовремя предлагать чай или кофе. В качестве дополнительной «позитивной пилюли», улучшающей настроение, приношу ему что-нибудь сладкое: конфету, маленькую шоколадку, бисквитное печенье, кусочек торта. Переборщить не боюсь (мой начальник хоть и говорит, что придерживается правильного питания, раздельной диеты, сыроедения, но вкусности кушает регулярно.

Как оказалось, я не открыла Америку в этом вопросе. Моя коллега и соседка по офису Тамара С. специально изучила все кулинарные пристрастия своего руководителя и умело пользуется этими знаниями, периодически его подкармливая. Причем в отличие от меня она печет сама, так что пирожки и пирожные у них в офисе не переводятся, а ее начальника я постоянно встречаю в самом благодушном настроении.

Инъекции

Еще один тревожный симптом, который вносит в рабочий процесс некоторую нервозность, – постоянные недомолвки и тайны. И дело не в том, что мне хочется быть в курсе всех личных дел шефа, но зачастую успех дела зависит от того, каким объемом информации владеет человек. Так, например, половина усилий при решении рабочих вопросов уходит на поиск дополнительных сведений и мозговой штурм под девизом: «А что имел в виду шеф, когда сказал...?»

Как-то я поделилась своими мыслями на эту тему с бывшей соученицей по школе секретарей. Ирина слушала внимательно, хитро улыбалась, а потом неожиданно призналась: «Слушаю тебя и не могу отделаться от мысли, что наши начальники – близнецы: настолько похожи модели поведения. А твой мозговой штурм мне отлично знаком. Каждый раз после всех этих логических умозаключений меня не покидает ощущение, что шеф не наигрался в детстве в казаки-разбойники или ему до сих пор не дает покоя слава Штирлица. Кстати, чтобы застраховать себя от „ошибки резидента” в этой остросюжетной шпионской игре, прибегаю к «инъекциям»: небольшими дозами, как бы между делом, «ввожу» в разговор наводящие вопросы. Например, „Могу ли я назначить встречу на …?”, “Удобно ли Вам встретиться в ...?”, ”Главбух интересуется, может ли она перезвонить Вам через полтора часа?” и так далее. Вопросы могут быть самыми разнообразными в зависимости от ситуации. Затем я анализирую ответы и таким образом узнаю, когда и где шеф будет находиться, уезжает он или остается завтра в офисе. Знаешь, достаточно действенный способ. Очень советую».

Зондирование

Также мне приходится проявлять изобретательность и для подписания некоторых документов. Я прибегаю к такой хитрости. Интересуюсь у водителя, в каком нынче настроении наш «пациент». Если он раздражен, то лучше не нести документы на подпись: ваша инициатива в этот день будет действовать на начальника как красная тряпка на быка. Если руководитель подозрительно молчалив, то это состояние затишья перед бурей. Подходить к нему в этот день с вопросами, связанными с финансами, категорически запрещено: фиаско гарантировано. А вот если он в прекрасном расположении духа (что, к сожалению, в последнее время бывает крайне редко), то можно нести на подпись скопившиеся счета. И пока шеф едет от дома до работы, я подкладываю их в папку к прочим документам, предназначенным для визирования.

«Но некоторые счета не могут ждать! – резонно возмутится читатель. – Какую же предварительную „санитарную обработку” нужно проводить в этом случае?» Это вопрос не в бровь, а в глаз! Здесь одним профилактическим «зондированием» настроения не обойтись. Необходима специальная программа действий.

Гигиенические процедуры

Эту специальную программу я окрестила про себя «гигиеническими процедурами». Проводить их необходимо в строгой последовательности (я всегда держу про запас подходящую информацию для таких проблемных случаев).

1. Процедура «Очищающая». Слегка польстим шефу. Небольшой комплимент его внешности, уместному замечанию или действию (в зависимости от ситуации), чтобы он расслабился, бдительность притупилась.

2. Процедура «Тонизирующая». Можно запустить информацию об успешном выполнении того или иного поручения, ранее данного шефом мне или коллегам. Она порадует его и настроит на позитивный лад.

3. Процедура «Питательные маски», действующая как бальзам на душу. Самая эффективная «маска» – это наличные деньги. Даже банальный возврат сдачи после оплаты театральных или авиабилетов визуально увеличивает содержимое кошелька и улучшает настроение. Полезной окажется информация о возвратах займа, экономии денег при покупке мебели, оборудования и прочих товаров для нужд офиса. Чем больше будет «масок», тем лучше.

И только после всех вышеперечисленных «гигиенических процедур» можно вкрадчиво подать срочный незапланированный счет. Почему вкрадчиво? Просто реакция шефа даже после всех процедур может быть непредсказуемой. Поэтому я обычно говорю мягко, обращаюсь не от себя, а от имени руководителя того структурного подразделения, которое инициирует выставление счета, чтоб сделать просьбу более весомой. Если есть необходимость, апеллирую к срочности вопроса или негативным последствиям, которые могут возникнуть.

Скорая помощь

В пособии для секретарей-референтов написано, что секретарь/помощник руководителя – это палочка-выручалочка. У меня напрашивается другое название – скорая помощь. Почему? В трудную минуту мы рядом, прибегаем по первому вызову, все необходимое – в наличии, обо всем найдем подробную информацию, если что-то нужно – достанем, соединим в случае надобности, откачаем, успокоим и чаем напоим.

«Мне шеф вообще периодически напоминает беспомощного младенца, – улыбается Лиля Б., с которой я недавно познакомилась на конференции офисных работников. – Как-то раз он решил сделать таблицу в Eхсel самостоятельно (обычно все печатаю я). Он печатает, а программа автоматически редактирует ячейки. Только введет данные – программа по умолчанию переводит их в другой формат. Шеф заново пишет, а машина снова правит. Что тут началось! Зовет меня, да так громко, что я испугалась. Прибегаю, шеф красный от негодования, взъерошенный, пытается отменить действие и вернуть назад данные . Говорю ему, мол, ничего страшного, это нормальная работа программы, сейчас мы все исправим. Как поправили, повеселел, даже шутил над собой».

«А у нашего руководителя похожая история с кофемашиной приключилась, только он, в отличие от вашего, решил сам сделать кофе, – поддержала разговор Лариса, секретарь. – Готовить кофе – моя обязанность, поэтому он не знает, как с кофемашиной управляться. Кнопку-то шеф нажал, а аппарат выдает то одну надпись на английском, то другую и работать не хочет. Пытается разобраться, и все без толку. Сама я помочь не могла: уехала в теплицу за цветами для приемной. Пока не вернулась, так и сидел, бедняга, без кофе».

Диета

Среди санитарно-гигиенических мероприятий, направленных на формирование общего позитивного микроклимата в офисе и настроения шефа, одним из основных я считаю «диету». Но речь идет не о продуктовой (ранее мы уже говорили о вкусностях, чае и кофе), а об информационной и эмоциональной. «Почему это так важно, – может задаться вопросом читатель, – и что бывает, если такую «диету» не соблюдать?» Вместо ответа приведу рассказ Маргариты К., помощника руководителя логистической компании.

Этим летом у нас в офисе произошла целая баталия, разделившая коллектив на враждующие партии. Своими просьбами и жалобами они совершенно вымотали шефа, поскольку каждая группа старалась перетянуть руководителя на свою сторону. Повод был самый банальный. В компанию приняли сразу трех новых сотрудников. С помещениями у нас большие проблемы: расширяться некуда. Решено было уплотняться. (Сразу замечу, что наш руководитель, горячий поклонник всего иностранного, распланировал офис по западному образцу open space.)

Вот тут все и началось. Каждый сотрудник тянет одеяло на себя, пытаясь отвоевать место поудобнее. Мы совершенно замучились с расстановкой мебели. Одному от дверей дует, другому не хватает света в дальнем углу. Третий недоволен, что сидит близко к проходу, четвертый жалуется, что сосед громко разговаривает по телефону и мешает сосредоточиться, пятый не намерен сидеть возле кондиционера, т.к. у него бронхит. Шестого не устраивает, что свет из окна падает прямо на монитор и от этого устают глаза. Переделывали схему рассадки более десятка раз, но все было напрасно. Никто не хотел идти на компромисс.

Шеф, издерганный жалобами, предложениями и нареканиями, едва сдерживал готовое выплеснуться наружу раздражение. Напряжение в офисе нарастало. К исходу второго дня перестановок коллеги исподлобья смотрели друг на друга. Атмосфера в коллективе накалилась до предела. Я понимала, что необходимо ограничить общение начальника с подчиненными в момент перестановок, дозированно давать ему информацию по этому вопросу. Мои действия возымели успех. Дистанцировавшись от склок, шеф понемногу успокоился. Страсти улеглись.

Эта ситуация – хороший урок . Недавно я прочитала в одном из пособий, что бдительный секретарь пресекает возникающие конфликты среди сотрудников, ссоры, дрязги, сплетни, чтобы они не доходили до руководителя и не способствовали ухудшению его настроения. Вот теперь всеми силами стараюсь следовать данному правилу, хотя это и нелегко: так много агрессии, нервозности, недоброжелательности проявляют иногда коллеги по отношению друг к другу. Доброе слово, улыбка, заботливое отношение, взаимопомощь ‑ вот верные «добавки» к офисному «рациону» общения.

Как видите, от умения секретаря грамотно выстраивать систему взаимоотношений с коллективом и руководителем зависит и настроение шефа, и микроклимат в офисе, ведь только позитивно настроенный руководитель открыт для критики, расположен к общению, восприимчив к предложениям, готов к смелым экспериментам. Берегите его хорошее настроение!

 

Н.Н. Китаева, секретарь-референт

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.