Электронная версия журнала

Networking по-секретарски

«Секретарь-референт» №1 2009 / Профессия

Во Всемирной паутине нахожу новое для себя слово – networking. Как человек дотошный, сразу открываю словарь, читаю: networking (англ.) – умение открыто и искренне общаться с людьми, выстраивая сеть контактов. Оказывается, networking успешно работает в западном бизнесе уже не один десяток лет, и это слово прочно вошло в лексикон деловых людей Старого и Нового Света. В отечестве же нашем оно только начинает внедряться, приходя на смену уродливому меркантильному принципу «ты – мне, я – тебе».

Как это работает?

От обычного ежедневного общения networking отличает целенаправленность, регулярность и организованность. Этот процесс отнюдь не стихийный, а четко просчитанный и спроектированный. Цель networking’а – максимально расширить свои контакты, чтобы как можно большее количество людей узнало о вас или ваших потребностях и смогло дать необходимую информацию или рекомендовать вас своим знакомым.

Поскольку никогда не знаешь, с какой стороны к тебе придет нужная информация, то гуру networking’а советуют держать ухо востро и быть открытым к общению с абсолютно незнакомыми людьми.

Для секретаря networking – это нечто большее, чем просто выстраивание сети нужных контактов. Секретарь в силу своего служебного положения общается с первыми лицами компаний-партнеров, друзьями и личными знакомыми шефа, их секретарями, знаком со всеми сотрудниками компании, а не только коллегами по рабочей комнате. Все это дает возможность держать руку на пульсе окружающей жизни, быть в курсе того, что, где, когда и с кем происходит, чтобы в нужный момент предоставить шефу исчерпывающие сведения.

Networking не имеет ничего общего со случайностью. Он работает по принципу снежного кома или, как выразились бы математики, по закону больших чисел. Допустим, вы имеете шестерых друзей, у каждого из них есть, в свою очередь, еще шестеро. После знакомства с ними число ваших контактов возрастет уже до тридцати шести. Сродни сетевому маркетингу, не правда ли? Так создается множество довольно длинных цепочек, по которым вы и будете собирать интересующую вас информацию.

Систематизируйте контакты

Чтобы не потерять вновь приобретенные контакты, полезно их систематизировать. Как это сделать?

Память услужливо подкидывает мне пример из предыдущей практики. Еще в бытность мою начинающим секретарем я обратила внимание, как моя руководительница каждый новый контакт заносила в пухлую общую тетрадку (многие руководители на заре перестройки с компьютерами общаться не умели). Это было своего рода «досье»:

Ф.И.О.

Дата рождения

Название компании

Телефон

Источник контакта

Дата, тема и результат последнего разговора

Привычки, хобби, отличительные особенности

Такая система необходима, чтобы избежать путаницы или возможной потери ценного контакта, если у вас, скажем, трое Кузнецовых, и два из них работают в одной компании.

«Да, но как заполнить такую таблицу, если ты видишь человека впервые?» – резонно спросит читатель. Предвкушаю его удивление, ибо собираюсь отослать его к фильму «Место встречи изменить нельзя». Помните правила Глеба Жеглова? Говори с человеком о нем самом, о том, что ему интересно, и в процессе разговора ищи точки соприкосновения. Но только искренне! Постепенно человек раскроется, и вы сможете поведать о своей проблеме, задать интересующий вас вопрос или получить нужную информацию.

Чтобы общение было наиболее эффективным, постарайтесь усвоить несколько несложных правил:

  1. Не делите знакомых на «нужных» и «ненужных».
  2. Не стройте общение, рассчитывая на получение обязательного обратного «алаверды» за ваш добрый поступок.
  3. Не закрывайте цепочку, образуя только элитные связи.

Networking хорош тем, что позволяет двигаться вперед даже при получении отрицательной информации. Допустим, вы ищете домработницу для руководителя. Ну не хочет он обращаться в агентство! Прихоть у него такая! Найди среди знакомых, говорит, и все тут! Что делает в данной ситуации продвинутый секретарь, знакомый с технологией networking’а? Общаясь со своими знакомыми, знакомыми знакомых, соседями, он активно собирает информацию, задавая самый обычный вопрос: «Я ищу домработницу для шефа. Никто из ваших знакомых не хотел бы поработать? Приличная семья, хорошие условия, достойная зарплата и т.д.» Если собеседник отрицательно качает головой, подойдите с другой стороны: «Может кто-нибудь из ваших знакомых знает кого-то, кому эта информация будет интересна?» Даже если никто из ваших собеседников не обладает нужной информацией на данный момент, будьте уверены, что как только он услышит что-то относящееся к этой теме, автоматически вспомнит ваши слова. Порой приходится только удивляться, какими продолжительными могут быть цепочки общения.

«Хорошо, допустим, я обращаюсь к человеку с подобной просьбой, а он вовсе не собирается мне помогать. Что тогда? Получается, что ваша хваленая цепочка оборвется?» – допытывает меня читатель и в глубине души радуется, что вот сейчас я срежусь. Ан нет! Networking сработает даже в этом случае! И возможно даже еще лучше, поскольку человек, не желающий вам помогать, постарается побыстрее отправить вас к другому человеку, а значит, вы дополнительно получите новый контакт. Главное – не забыть:

  1. Грамотно выстроить диалог, продумать фразы, с помощью которых вы будете доносить свой вопрос до собеседника. Чем точнее звучит информация с вашей стороны, тем более подробные сведения вы получите в ответ.
  2. Уточнить у собеседника: «Могу ли я сослаться на вас, общаясь с человеком, к которому вы меня адресовали?»

Формула знакомства

Как только вы получили очередной контакт и готовы приступить к его обработке, вспомните основную формулу знакомства. Она довольно проста и, скорее всего, вы подсознательно ею уже пользуетесь.

  • Установление зрительного контакта. Глаза, как говорится, зеркало души. Ваш взгляд должен излучать доброжелательность и внимание, располагать к себе.
  • Рукопожатие. Тактильный контакт – это второй этап сближения людей. Энергичное, уверенное, спокойное рукопожатие вызывает положительные эмоции у собеседника.
  • Обмен визитками. Особую роль при использовании технологии networking’а следует отвести визитным карточкам, ибо они первыми представляют нас и содержат краткую информацию о владельце. Чем больше возможностей для контактов будет содержать ваша карточка, тем выше вероятность, что нужный человек до вас дозвонится. Поэтому кроме сотового и прямого рабочего телефона можно указать телефон ресепшн или секретаря отдела, пару электронных адресов, ICQ, факс и т.д. Подавая карточку, произнесите отчетливо свое имя и фамилию, чтобы человек сразу идентифицировал вас.
  •  Непосредственное ведение беседы.

Есть контакт!

Для активизации процесса общения полезно посещать различные массовые мероприятия, приемы, банкеты, деловые обеды, бизнес-ланчи совместно с другом, подругой, супругом, коллегой. Высока вероятность того, что вы можете встретить кого-нибудь из давних друзей, о существовании которых вы уже давно забыли, и тем самым приобрести новую ветвь контактов, или ваш партнер, в свою очередь, познакомит вас со своими приятелями.

Чрезвычайно важно постоянно поддерживать контакты в активном состоянии. Конечно, это не означает, что вы начнете названивать человеку по поводу и без – во всем хороша мера. В зависимости от конкретного человека и ситуации определите для себя частоту общения с ним. Возможно, вы будете поздравлять его только в канун Рождества или Нового года, а с кем-то станете общаться чуть ли не ежемесячно.

Интернет нам поможет

Networking хорош еще и тем, что дает возможность получить новую работу или продвинуться по месту предыдущей службы. Как невеста ищет жениха, уведомив всех знакомых о решении выйти замуж, так и вы в поисках работы доведите эту информацию до сведения всех мало-мальски известных вам людей. Особую помощь сегодня может оказать интернет с его пресловутыми сетями: «Одноклассники», «Мой круг», ЖЖ и т.д. Кроме странички «Мои друзья», есть еще «Друзья друзей», ознакомившись с которой вы начнете свое длительное путешествие по контактам ваших знакомых. Самое замечательное, что вы таким образом можете обзавестись не только новыми связями, но и получить рекомендации. В процессе поиска работы это даст вам дополнительный шанс и поднимет ваш рейтинг как работника, поскольку к человеку, которого рекомендуют, отношение более внимательное и серьезное, нежели к неизвестному кандидату, приславшему свое резюме по факсу.

Связи, как известно, накапливаются с годами. Этот процесс требует определенных усилий и большой самоотдачи. Но игра стоит свеч! А потому, дорогие секретари, не замыкайтесь в себе, смелее выходите на тропу общения, знакомьтесь, заводите нужные связи, получайте удовольствие от встреч и бесед с самыми разными людьми. Как знать, быть может, однажды такая встреча станет для вас судьбоносной. Желаю удачи!

МНЕНИЕ

П.В. Поплавская, управляющая делами ЗАО «НПКО "Меридиан"»

То, что любой секретарь, помощник должен сохранять все контакты, не подлежит никакому сомнению, но это, скорее, для того, чтобы он всегда мог напомнить своему руководителю нужную информацию или соединить его с человеком, с которым у него была встреча. Но если вы не умеете поддерживать связи в силу характера, сферы деятельности, то просто накапливать их нет смысла – они будут лежать мертвым грузом.

В любом случае, секретарю надо обязательно поддерживать хорошие отношения с секретарями первых лиц других компаний и, например, поздравлять с праздниками не только руководителей, но и их секретарей/помощников.

Стоит заметить, что необходимо ценить тех людей, с которыми вы поддерживаете рабочие отношения, а не тех, с которыми вы встретились один раз в приемной, и у вас с ними нет точек соприкосновения.

Умение общаться может помочь в работе, например, можно узнать о хороших тренингах, курсах, получить отзывы о ресторанах, местах отдыха, фирмах, гостиницах. Если у вас налажены связи, вам легче предоставят информацию, например о том, когда можно застать руководителя на месте. Мою знакомую пригласили в очень крупную компанию секретарем несмотря на то, что в предыдущей организации отношения с руководителем у нее не сложились. Мне известны случаи, когда решающее слово было за тем кандидатом, у которого репутация приятного в общении человека.

МНЕНИЕ

Т.В. Рыбченкова, заместитель директора Высшей школы референтов «Катюша» (Санкт-Петербург)

Впервые услышав это слово, я поискала информацию в интернете и выяснила, что это не что иное как система, много веков действующая в мире, – связи и рекомендации, только не хаотичные, а приведенные в порядок.  Разобравшись в сути вопроса, я узнала много интересного. Оказывается, существует так называемая теория «шести рукопожатий», в соответствии с которой все люди на планете отдалены друг от друга не более чем на шесть контактов (рукопожатий), и для знакомства с любым человеком Земли достаточно общения с друзьями друзей и знакомыми знакомых. И эта модель действенна во всех сферах деятельности.

Действительно, эта система контактов работает достаточно активно, и на память приходит старая (из советских времен) песенка: «Без друзей меня чуть-чуть, а с друзьями – много!».

Как формируется круг общения? Семья, родственники, знакомые и их друзья и родственники, соседи и их круг общения, партнеры по работе, спорту, увлечениям и т.д. Картотека или список контактов могут быть разнообразны, структурированы по направлениям деятельности, алфавиту персоналий, их социальному уровню либо по другим параметрам. Главное, чтобы в нужный момент мы могли найти и использовать именно тот ресурс, который необходим. Используется такая информация не только в личных контактах, но и для письменного общения, в телефонных переговорах.

В бизнесе эта система активно используется для привлечения инвестиций. В 2006 году в Петербурге прошел форум «Как привлечь инвестиции для развития бизнеса», одной из тем которого был доклад «Networking: формирование доверия для привлечения инвестиций» и практический курс по работе с этим ресурсом.

В 2007 году вышла книга Дарси Резака «Связи решают все. Бизнес-сказка о Царевне-лягушке»), в которой мне понравилось одно высказывание: «Вы ничего не можете сделать с длиной вашей жизни. Но можете кое-что сделать с ее глубиной и широтой». Будем формировать полезные позитивные контакты, улучшать свою личную жизнь и активно делать карьеру!

Н.В. Кучер, личный помощник генерального директора «ЗАО ТВК "Авиапарк"», член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2009.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.