Инструкция по делопроизводству: документирование управленческой деятельности

Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Сегодня рассмотрим раздел «Документирование управленческой деятельности», в котором излагаются общие требования к оформлению документов.

Организационно-распорядительные документы

Материал для подготовки этого раздела секретарь может взять:

• из Примерной инструкции по делопроизводству[1];
• ГОСТ Р 7.0.97-2016[2]. Большая часть раздела инструкции основывается именно на стандарте.

Хорошо также использовать Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[3], где подробно описываются правила оформления документов и отдельных реквизитов документов.

Раздел открывается общей информацией о том, что в организации создаются организационно-распорядительные документы – именно правила их создания и устанавливаются инструкцией по делопроизводству. Одновременно в компании могут создаваться и другие документы – кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. Правила их создания устанавливаются другими локальными нормативными актами (далее – ЛНА).

Необходимо упомянуть о роли электронного документооборота в делопроизводстве организации. Называется программа (программы), при помощи которой происходит документооборот. Говорится о том, что электронные документы создаются с применением электронных шаблонов.

После этого, составляя текст инструкции, можно переходить к конкретным правилам оформления документов.

Общие правила оформления документов

От информации о том, что шаблоны и бланки электронных документов и документов на бумажном носителе должны быть идентичны (эту информацию составитель корпоративной инструкции по делопроизводству берет из Примерной инструкции по делопроизводству), осуществляется переход к тому, что электронные документы оформляются по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе. Затем эти правила, общие для всех документов и не зависящие от носителя, перечисляются.

В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству[4] в локальной инструкции по делопроизводству необходимо перечислить следующие правила создания документов:

• размеры служебных полей на документе;
• правила нумерации страниц документа;
• гарнитура (гарнитуры) шрифтов;
• межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

Вся эта информация содержится в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и уточняется в методических рекомендациях к нему. Задача составителя корпоративной инструкции – не бездумно копировать общие правила, а индивидуализировать их, писать так, как принято именно в его организации.

К особенностям внешнего оформления документа относятся:

• нумерация страниц и место расположения номеров страниц;
• размещение текста документов только на лицевой или на обеих сторонах листа (с оговоркой для подписи и визы / грифа согласования: их нельзя переносить на новый лист документа);
• размер и гарнитура шрифтов;
• межстрочные интервалы;
• абзацные отступы;
• выравнивание текста на странице;
• интервалы между буквами и словами;
• выделение отдельных реквизитов полужирным шрифтом или более мелким (более крупным) шрифтом.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 организация вправе оформлять свои ЛНА с титульным листом. Если компания действительно использует титульный лист, то образец его оформления приводится в приложении к инструкции по делопроизводству.