Электронная версия журнала

Характеристика – анахронизм или реальность?

«Секретарь-референт» №12 2017 / Отдел кадров

Всякого человека должно судить по его делам.

Мигель де Сервантес Сааведра

 

Умение грамотно написать характеристику пригодится руководителю любого уровня в любой сфере деятельности. Что такое характеристика и имеет ли она право на существование в современном деловом мире?

Характеристику выдает руководитель организации (учебного заведения) работнику (практиканту, студенту) при смене места работы, направлении в командировку или на учебу с отрывом от производства. Однако выдать характеристику может и руководитель структурного подразделения при переводе работника на другую должность, аттестации, прохождении производственной практики, а также при поощрении или наложении взыскания.

Виды характеристик. Различают следующие виды характеристик:

  • внутренняя – предназначена для использования внутри организации;
  • внешняя – предназначена для использования за пределами организации и составляется по запросам государственных, правоохранительных и иных органов, сторонних организаций (например, банковских или образовательных учреждений), а также самого работника.

Тип характеристики зависит, как правило, от того, для каких целей она составляется.

Представление (презентация) – понадобится:

  • при аттестации;
  • назначении на другую должность;
  • присвоении чина/ранга/звания (для ряда государственных органов);
  • принятии решения о поощрении;
  • применении мер дисциплинарного взыскания;
  • увольнении (для ряда государственных органов).

Отзыв – требуется:

  • при переводе в другое структурное подразделение/филиал/дочернюю организацию;
  • при применении мер дисциплинарного взыскания;
  • как ответ на запросы государственных, правоохранительных и иных органов, сторонних организаций;
  • при прохождении производственной практики.

Рекомендация – может оформляться:

  • при переводе в другое структурное подразделение/филиал/дочернюю компанию;
  • поступлении в вуз;
  • смене места работы.

Разумеется, можно выделить отзыв, рекомендацию и представление как отдельные документы. Однако классификация эта весьма условная. Например, применение мер дисциплинарного взыскания может оформляться и в виде представления, и в виде отзыва, а перевод в другое структурное подразделение, филиал/дочернюю компанию – в виде отзыва или рекомендации.

ВНЕШНЯЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

ХАРАКТЕРИСТИКА

Внешнюю характеристику составляет, как правило, руководитель структурного подразделения или кадровой службы. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченное (например, на основании доверенности) должностное лицо. При необходимости характеристику могут подписать сразу два должностных лица, например генеральный директор и руководитель кадровой службы.

Внешнюю характеристику можно оформить на фирменном бланке организации на листе формата А4, исходя из общих правил деловой переписки и работы с внешними исходящими документами. Как любой официальный документ, внешняя характеристика должна содержать набор обязательных реквизитов.

Состав реквизитов характеристики следующий (Пример 1):

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • адресат (по просьбе работника наименование адресата может быть заменено на фразу «по месту требования»);
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе.

Текст характеристики должен быть составлен официальным деловым языком, выверен логически и подтвержден фактами. Формулировки в тексте должны отвечать целям запроса. Например, рекомендация для нового места работы должна содержать информацию о профессиональных, деловых, потенциальных возможностях работника, а отзыв по требованию судебных органов может быть дополнен беспристрастными сведениями о социально-психологической устойчивости.

Что указать в тексте характеристики. В зависимости от целей написания характеристики в тексте указывают:

  • общие анкетные сведения, включая дату и место рождения (например, при ответе на запрос государственных органов или по просьбе работника);
  • полные сведения об образовании: наименование вуза, его местонахождение, год окончания, с указанием информации о присвоении специальности и квалификации;
  • краткую информация о предыдущих местах работы, согласно трудовой книжке (только при необходимости, например при ответе на запрос государственных органов или по просьбе работника);
  • стаж работы по специальности и/или стаж работы в данной организации;
  • информацию по трудовой деятельности на настоящем месте работы: дату трудоустройства, занимаемые должности, краткое описание должностных обязанностей по последней должности (при понижении в должности обязательно указываются причины);
  • краткую информацию о достижениях;
  • характеристику личностных и деловых качеств, уровень работоспособности, профессиональной компетенции, культуры, коммуникабельности, способность к самообразованию и саморазвитию и т.п.;
  • информацию о поощрениях, наградах или взысканиях (при наличии последних обязательно указываются причины);
  • сведения о профессиональной переподготовке (прохождение курсов повышения квалификации, профессиональных тренингов, других видов обучения);
  • характеристику общественной деятельности и т.д.

М.Е. Тарасова,
специалист по документационному обеспечению

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.