Электронная версия журнала

На зимние каникулы со спокойным сердцем

«Секретарь-референт» №12 2013 / Профессия

Ноябрь-декабрь – крайне сложное время в жизни секретаря: нужно подготовиться к корпоративу (причем имеется в виду не только организация, но и покупка платья, запись на укладку), поздравить коллег с праздником, отправить подарки партнерам, семью и друзей тоже забыть нельзя. Кажется, что немножко потерпеть, пережить корпоратив, детский утренник, новогоднюю ночь – и все, можно выдохнуть, расслабиться, впереди долгие праздники, что зимой очень кстати.

Но чтобы праздники прошли спокойно и у вас была возможность на каникулах хотя бы выспаться, к ним необходимо тщательно подготовиться. Казалось бы, что к ним готовиться? Если хотите куда-нибудь ехать, то нужно только собрать чемодан. Или посмотреть, что в городе происходит: столько выставок, музейных экспозиций, спектаклей дождались вас с прошлогодних каникул. В крайнем случае, если погода не балует, можно запастись книгами – всеми, на которые вы только читали рецензии, а добраться до них уже и не мечтали. Книжка, плед, горячий чай – вот лучшие зимние каникулы. Только предварительно в предновогодней кутерьме необходимо выделить еще немного времени и подготовить к праздникам все рабочие дела, чтобы они не заставили вас вылезать в метель из-под теплого пледа.

О чем именно нужно позаботиться на работе, на что обратить внимание в своих делах и делах руководителя перед тем, как отправиться на каникулы?

Обеспечиваем связь

Прежде всего: если ваша компания не работает в официальные праздники, это еще не значит, что вы будете полностью избавлены от своих обязанностей. У большинства наших компаний та же специфика работы, что и в Китае с их отличным от западного мира новым годом: государственные учреждения, многие предприятия закрыты на каникулы, но если компания ведет бизнес с иностранными партнерами, от которых зависит ее прибыль, то она будет работать, несмотря на праздники.

Вряд ли ваш начальник решит проводить на каникулах переговоры, но велика вероятность, что он сделает это сразу после каникул. И вы должны быть готовы получать и обрабатывать всю поступающую к вам информацию. Поэтому, если знаете, что в праздники вам может прийти письмо от начальника или коллеги, обратитесь в IT-службу и настройте удаленный доступ к рабочей почте. Если возникнут трудности, поставьте переадресацию на личную почту.

Как часто в отпуске проверять рабочую почту?

Если нет иных договоренностей, то достаточно это делать дважды в сутки: утром и вечером, начиная с 2 января.

Где будете проводить каникулы вы? А ваш руководитель? В течение этих десяти дней вы должны иметь возможность поддерживать связь. Следует заранее позаботиться о подключении роуминга руководителю. Выясните, есть ли Интернет в отеле, в котором будет отдыхать ваш шеф. Это может быть и Wi-Fi в лобби, и проводной Интернет в номерах отеля. Важно знать, какой именно, чтобы понимать, брать ли начальнику с собой ноутбук. Если Интернет только проводной (что редко, но все же встречается), одним мобильным не обойтись. Бывает и так, что в отеле нет Интернета. Многие дорогие отели, особенно на курортах, придерживаются такой политики: гостям нужно дать максимальную возможность отдохнуть, т.е. лишить их возможности работать и следить за новостями. Соответственно, если вашему руководителю в отпуске необходим Интернет, узнайте заранее, сколько ему будет стоить подобная услуга в роуминге. Как правило, оказывается, что дешевле пользоваться местной сим-картой, установив на местный номер переадресацию входящих вызовов.

С кем еще, кроме руководителя, придется поддерживать связь на каникулах? Вам понадобятся контакты всех заместителей шефа, а также графики их отпусков. Лучше всего будет составить таблицу, в которой отразить, кто, куда, когда уезжает и возвращается, и записать номера телефонов и адреса электронной почты, по которым с ними можно связаться. На обратном пути могут возникнуть задержки рейсов или форс-мажорные ситуации во время отпуска, а секретарь выступает координатором, ответственным за то, чтобы все участники бизнес-процессов были на связи.

Встречи и переговоры

Итак, вряд ли ваш руководитель будет назначать деловые встречи на новогодние каникулы – вероятно, он уедет отдыхать со своей семьей на горнолыжный курорт или тропические острова. Следует подготовиться к тому, что первая рабочая неделя будет заполнена встречами и переговорами, даже если вы не работаете с иностранными компаниями: и в нашей стране есть непрерывные производства, машины ездят каждый день, гипермаркеты не закрываются на каникулы… В итоге создается очень большой временной перерыв, грозящий различными задержками в продажах или, например, производственном цикле. Поэтому большинство руководителей стремятся как можно скорее запустить все рабочие процессы.

Почему нужно подготовить все встречи заранее, ведь перед Новым годом так много дел, а в январе не бывает аншлага в гостиницах? Это в гостиницах аншлага нет, а в конференц-залах на январь почти все расписано. Кроме того, согласитесь, после столь длинных праздников очень сложно войти в рабочий ритм. Большинству из нас хочется не работать, а обсуждать с коллегами прошедший отпуск или искать в Интернете диеты из разряда «как вернуться в форму за три дня». И этого не только вам хочется ‑ этого хочется работникам гостиниц, служб такси. Поэтому если у вас ожидаются гости сразу после праздников, позаботьтесь об их расселении и обо всем, что требуется для организации переговоров, в декабре. Забронируйте номера в гостинице, конференц-зал, по возможности подготовьте материалы. Оставить на январь можно только заказ машины для встречи гостей, т.к. за время праздников вашу заявку могут потерять или забыть (это касается и штатных водителей, и фирм, предоставляющих такси). Если же машину заказали заранее – обязательно проверьте свой заказ за сутки до приезда гостей.

Чтобы не забыть о намеченных встречах, обязательно внесите их в график. Выйдя на работу после праздников, свяжитесь с коллегами, запросите подтверждение того, что встречи состоятся.

Пополняем запасы

За две недели до Нового года начинается традиционное паломничество гостей в наш офис. Приезжают приглашенные сотрудники региональных предприятий, причем многие – из других городов, спешат поздравить партнеров сотрудники петербургских фирм: вот он, новогодний тур «по золотым заказчикам России». На это время моя приемная превращается в удаленный офис для всех гостей, кофейню и кондитерскую, представительство турагентства. Всем гостям надо оказать достойный прием: напоить чаем, к чаю предложить печенье, достать из холодильника воду, а к ней лимон… В итоге офисные запасы к концу года оказываются исчерпаны. Поэтому непременно позаботьтесь о том, чтобы в переговорной стояла вода, а в начале следующего года у вас в приемной было достаточное количество кофе. И не забудьте о наличии любимого печенья шефа, запасы которого гости доели за неделю до конца декабря.

Это также поможет вам рассчитать бюджет на будущий год. Если вы давно откладываете разговор с шефом о приобретении новой посуды в приемную или увеличении средств на продукты, сейчас для него самое время. Скорее всего, в предновогодней суете он согласится с вашими доводами, просто чтобы не тратить на это свое время.

А где коммерческие предложения от поставщиков продуктов и канцелярии? Возможно, стоит их еще раз пересмотреть. Начало года – удачное время для нового выгодного сотрудничества.

Команда

Как правило, с начала года вступает в силу новое штатное расписание. К этому же времени обычно приурочивают изменения в структуре компании. Ваша задача как секретаря ‑ быть в курсе грядущих перемен. Если это входит в ваши обязанности, подготовьте необходимые документы. Составьте списки рассылки с сообщением об изменении структуры и/или штатного расписания для тех, кого это касается. Если в компании были назначены новые специалисты на ведущие должности, можно также сделать корпоративную рассылку или разместить новости на информационном стенде.

Планы на будущий год

Занимаетесь ли вы составлением графика отпусков? Или, может быть, в ваши обязанности входит составлять график обучения для сотрудников? Самое время напомнить забывчивым работникам о необходимости выбрать время отпуска и профильные курсы. Если какие-то из курсов будут в январе, вам в срочном порядке придется заняться их оформлением: подтвердить место на семинаре, заказать билеты и гостиницу, если он проходит в другом городе. После праздников – оформить командировку.

Наш совет

Если кто-то из сотрудников едет в отпуск в январе или собирается задержаться на пару дней после каникул – отразите это в своем графике. Вы просто можете не вспомнить, где у вас тот или иной сотрудник, а по закону подлости именно он в первый же рабочий день понадобится шефу.

Разбор полетов

Обязательно найдите время разобрать документы. Возможно, вы найдете среди гор бумаги на столе счета, которые нужно срочно передать в бухгалтерию, письма, ждущие резолюции руководителя. Не придумывайте отговорки: мол, праздник на носу, подарки не куплены, офис полон гостей ‑ в бумагах должен быть порядок. Проверьте реквизиты на всех бухгалтерских документах: правильно ли они указаны, на ту ли компанию выставлены счета. В новом году бухгалтерии будет очень трудно предоставить вам верные документы.

Если вы ведете какие-либо взаиморасчеты за наличные деньги (например, покупаете шефу билеты), проверьте, все ли средства вы передали в агентство, верните руководителю сдачу, если таковая имеется, убедитесь, что вас корректно рассчитали. Все финансовые вопросы должны быть закрыты в этом году.

Работа в выходные

Вы или кто-то из сотрудников все-таки собираетесь посещать офис в выходные дни? В таком случае обеспечьте коллегам доступ к рабочим местам. Если в вашем бизнес-центре существует дополнительная процедура оформления пропуска в здание в выходные дни – отправьте заявки заранее и проверьте, получили ли их сотрудники охраны.

Приемная

Десять дней кабинет начальника и ваша приемная будут пустовать. Как сделать так, чтобы вам приятно было туда вернуться? Ведь сразу после отпуска придется вытирать пыль, спасать засохшие за каникулы цветы – в общем, первый рабочий день вы потратите на наведение порядка.

Задачу можно облегчить следующим образом: если администрация бизнес-центра не напоминает вам о необходимости отключения электроприборов, поставьте себе напоминание в телефоне, незадолго до ухода с работы 31 декабря. Хорошо, если есть возможность договориться с уборщицей о том, чтобы она протерла пыль в кабинете и полила цветы. Если такой возможности нет, наведите порядок перед уходом, выбросьте весь мусор, проверьте, не осталось ли в чайниках заварки, вымойте кофеварку.

Как быть с цветами в горшках?

В вашей приемной есть автоматический полив растений? Если нет, не страшно. Можно просто полить цветы, а потом на каждый цветок надеть полиэтиленовый пакет, чтобы не попадал воздух. Таким образом вы создадите отдельную экосистему в каждом горшке: влага будет испаряться, конденсироваться на пакете и стекать обратно. Чтобы пакет не упал на цветок, его можно подпереть простыми карандашами. Конечно, это не очень эстетично и затратно по времени, зато цветы гарантированно переживут зимние каникулы.

Кабинет руководителя

Наведите порядок в документах руководителя: забытые на столе письма нужно подшить в папки, невостребованные рекламные материалы – выбросить. Посмотрите, что происходит в шкафчиках и тумбочках. Не пора ли выбросить кружки с отколотыми краями, измятые полиэтиленовые пакеты (как они вообще там оказались?), пустые коробки из-под конфет? На освободившемся пространстве можно будет разместить подарки.

Руководитель

Тщательно подготовьте шефа к разлуке с вами. Если он уезжает в отпуск на время праздников, соберите и проверьте все необходимые документы: билеты, ваучеры на гостиницу, бумаги на аренду машины, билеты на различные мероприятия на отдыхе. Возможно, нужно будет заранее заказать столики в ресторанах. Убедитесь, что у шефа и членов его семьи есть медицинская страховка. Оставьте руководителю все ваши контакты (телефон, электронная почта), также составьте таблицу с контактами всех тех, кто может ему понадобиться в праздничные дни. Обязательно уточните, где именно будут находиться эти люди.

Итоги года

Конец года – традиционное время подведения итогов. Почти все компании подводят итоги своей деятельности и в зависимости от них выдают сотрудникам либо премии, либо нагоняй. А чем был примечателен для вас год работы в компании? Чего вы добились? Чему научились? Какие достижения можете записать в свое резюме? Есть ли какие-то улучшения в ваших условиях труда, а также в отношениях с сотрудниками и руководителем? Что вы обещали себе сделать еще в январе, но так и не успели? Чему еще вам нужно научиться? Это поможет вам составить планы на будущий год.

Также конец года хорошо использовать для разговоров с руководителем об изменении условий труда. Речь не только о зарплате, но и о порядке работы. Возможно, вы хотите предложить ввести новый регламент, иначе организовать делопроизводство или просто мечтаете о новом компьютере. Именно сейчас, в конце года, имеет смысл заявить о своих желаниях. Почему? Если они вызовут недовольство, есть шанс, что за каникулы руководитель успеет забыть о вашем разговоре. Если же он вас поддержит, тогда в начале будущего года вы сможете с новыми силами взяться за воплощение своих идей в жизнь.

Отдых

А теперь, когда все дела подготовлены, можно смело бежать за платьем для праздника, покупать недостающие подарки, читать рецензии на фильмы, на которые хотите пойти на каникулах, запасаться интересными книжками и новыми рецептами для новогоднего стола. У вас ведь еще осталось на это немного времени.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.