Электронная версия журнала

Новый год в офисе

«Секретарь-референт» №12 2012 / Праздник

Вот и наступил декабрь – cамый суетливый месяц в году: сдача отчетов, встреча коллег из всех региональных предприятий/подразделений компании, обмен поздравлениями с компаниями-партнерами, покупка многочисленных подарков, поиск праздничных нарядов. Повсюду чувствуется такой манящий и праздничный аромат хвои и мандаринов, улицы украшены разноцветными гирляндами, на окнах – блестящая мишура, магазины переполнены елочными игрушками на любой вкус и цвет, а сердце беспокойно бьется в груди, на душе тепло и уютно, в воздухе витает что-то доброе и загадочное. Приближается самый волшебный праздник – Новый год!

Из всех корпоративных праздников Новый год – самый ожидаемый. Приятная предновогодняя суета, предвкушение волшебного праздника, завершение начатого, исполнение желаний. Как правило, новогодние корпоративные вечеринки проходят масштабно. Подготовка к Новому году начинается заранее – за 2–3 месяца, а то и за полгода, независимо от того, идет ли речь о крупной или о небольшой компании. Многие компании обращаются за помощью в event-агентства, которые организуют корпоратив под ключ: находят и оформляют ресторан, кафе или бар, обеспечивают музыкальное сопровождение, приглашают аниматоров, артистов, фотографов, определяют концепцию предстоящего торжества, оформляют и печатают приглашения. Такая организация корпоратива особенно актуальна для крупных холдинговых компаний: когда многочисленные сотрудники приезжают из разных региональных филиалов, официальная часть (поздравления руководства, награждения, благодарности) обычно достаточно длинная, а сам праздник – это повод для знакомства и встречи всех сотрудников, находящихся далеко друг от друга в течение года.

Распространен также вариант, когда вы сами резервируете ресторан или кафе, а далее за содержание корпоратива отвечаете либо вы сами, либо выбранное вами агентство по организации праздников.

Но если вы спохватились слишком поздно, поскольку долго раздумывали и тщательно выбирали, и в итоге нужного вам (по площади и стоимости аренды) банкетного зала не оказалось в наличии, то придется организовать празднование Нового года в офисе. И это не так уж плохо, ведь повторяющийся каждый год стандартный праздник в съемном банкетном зале поднаскучил уже практически всем. Новый год в офисе – другой формат праздника, у которого есть много преимуществ. Существует всем давно известное правило: наиболее эффективное мероприятие – то, которое «делают своими руками». То же можно сказать и в отношении организации новогоднего праздника в офисе компании.

Не так уж плохо отвлечься от банкетно-официальной атмосферы и остаться отмечать праздник в более домашней и простой обстановке – в офисе, где мы проводим большую часть времени и который становится для нас самым настоящим вторым домом. В такой обстановке сотрудники чувствуют себя удобно и расслабленно, ведь наверняка большинство из них устали от ежегодного новогоднего официоза. А если при этом для корпоративного Нового года не выделен отдельный день и празднование происходит прямо после работы, хлопот и забот еще меньше: не надо бежать домой переодеваться, делать праздничный макияж, вечернюю укладку, не надо ломать голову, с кем оставить детей, брать с собой супруга или нет… К тому же в данном случае у сотрудников гораздо меньшими будут собственные денежные затраты на новогодний корпоратив, что часто является немаловажным фактором.

На первый взгляд организация Нового года в офисе может показаться сложной и порой непосильной задачей, однако это не так. Как правило, если компания небольшая, организацией любого праздника занимается директор по персоналу или офис-менеджер. Очень часто у этих сотрудников уже есть опыт организации таких мероприятий, поэтому для них не составит большого труда устроить праздник.

Итак, решение принято: офис! На подготовку есть одна-две недели, и за это время необходимо написать сценарий, продумать программу, определиться с бюджетом (на который в идеале руководство не должно поскупиться), количеством гостей, меню. В данном случае к основным статьям расходов можно отнести организацию фуршета в офисе, поощрение отличившихся сотрудников, приглашение артистов.

Давайте обсудим основные компоненты офисной новогодней вечеринки.

Программа новогоднего праздника

Обычно праздник включает официальную и развлекательную части (новогоднюю программу и, конечно же, танцы). Соотношение этих частей должно быть в общей сложности 30 : 70. Тон празднику задает руководитель, который поздравляет, поощряет, благодарит сотрудников, подводит итоги, воодушевленно рассказывает о планах на будущее.

Должным образом продуманная и организованная новогодняя программа – залог успеха праздника. Она не должна быть банальной, избитой и изрядно всем поднадоевшей. Необходимо создать концепцию новогоднего праздника в полном смысле этого слова. Естественно, ориентиром должны быть мнения и настроения коллектива. Возможно, вы учтете предпочтения и пожелания коллег насчет предыдущих новогодних вечеров или организуете рассылку анкет с наводящими вопросами, а возможно, как опытный офис-менеджер вы просто знаете и чувствуете настроение всего офиса и сделаете все на свое усмотрение.

Тематика вечера. Традиционно праздник – это выступления приглашенных артистов, конкурсы от ведущего, совместные посиделки. Все эти компоненты должны быть объединены одной идеей. Например, вы можете устроить гангстерскую вечеринку, вечеринку альпийских эльфов, индейских племен, поп-групп 90-х годов, бал елочных игрушек и т.д. В любом случае лучше, чтобы все сотрудники разбились на группы и образовали несколько команд. Каждой из этих команд за несколько дней до праздника дается задание: представить команду, придумать девиз, соответствующее имя каждому участнику команды, быть в соответствующем наряде и с соответствующим макияжем.

Возьмите на вооружение ТВ! Сценарий новогоднего корпоратива может включать проведение кулинарного поединка между командами, КВН, «Поля чудес», «Фабрики звезд» или даже «Танцев со звездами». Конечно, это потребует предварительной подготовки сотрудников, однако такой праздник  запомнится надолго.

Праздник дает всем желающим прекрасный шанс продемонстрировать свой творческий потенциал, поэтому необходимо вспомнить все, чему вас учили в детстве: читать стихи, сочинять шарады, танцевать, разыгрывать, импровизировать. И как знать, может быть, именно на этом празднике ваши таланты будут отмечены не только коллегами, но и руководством.

В роли ведущего корпоратива может выступать приглашенный шоумен, но гораздо приветливее будет встречен яркий сотрудник компании: именно он знает контингент, тонкости внутренней офисной жизни и не допустит накладок, неточностей и неуместных шуток, которые иногда встречаются у приглашенных ведущих.

Когда нет возможности собрать всех сотрудников в одном зале (в офисе много небольших кабинетов, в каждом из которых находится тот или иной отдел), можно умело использовать и такое офисное пространство: организовать «островную» вечеринку. Каждый отдел решает, будет ли он Канарскими островами, Багамскими или Мальдивами (а может быть, Кипром?). Островные жители, переодевшись в самостоятельно сделанные национальные костюмы, представляют свое место обитания. Можно также придумать свой остров-мечту. Каждая команда готовит небольшое выступление и рассказывает об особенностях своей культуры. Обязательное условие – угощение гостей фирменным блюдом и фирменным напитком. Рецепт и название можно придумать самим. Команда должна как можно больше узнать о представляемом острове, о его традициях и обычаях, чтобы достойно рассказать о них гостям. В установленной последовательности жители островов «приезжают» друг к другу в гости, а после «кругосветного путешествия» по итогам голосования выбирается лучший остров.

Вместо островов могут быть города или страны, что не менее забавно и познавательно. Можно также предложить коллективу провести, например, итальянский Новый год: в Италии существует традиция выбрасывать в окно старые и ненужные вещи. У нас в стране из окон лучше ничего не выбрасывать, а вот избавиться от офисного хлама вместе с негативными эмоциями, скопившимися за год и написанными на клочках бумаги, вполне можно. Наряду с этим можно заказать итальянскую еду – пасту, пиццу, тирамису. Еще один колоритный вариант – испанский Новый год: яркие костюмы, фламенко, аппетитная кухня.

Словом, тема стран, народов, столиц неисчерпаема, так что на наш с вами век хватит источников информации для создания новогодних сценариев!

Новогоднее представление. Если в коллективе есть сотрудники постарше, то им не всегда удобно исполнять номера и участвовать в конкурсах. В таком случае вся надежда на более молодых сотрудников: они представляют концертную программу, а старшим сотрудникам доверена ответственная и строгая роль членов жюри.

Ну и без Деда Мороза и Снегурочки праздник не будет совершенным. Сотрудники из родного офиса, переодетые во всеми любимых дедушку и внучку, могут быть ведущими вечера или же прийти только для поздравления и вручения подарков. Можно заранее дать всем сотрудникам задание написать письмо Деду Морозу с рассказом о своей работе и пожеланиями. Дед Мороз будет зачитывать письма и поощрять лучших авторов.

Как украсить офис?

Прежде всего, не забудьте о необходимости уборки офиса, желательно генеральной.

И вот свежий и сияющий офис можно украшать (помните, что это все же место вашей работы, поэтому выбирайте достаточно сдержанные украшения).

Главное, конечно же, елка (обычно искусственная: меньше сора, а кроме того, ее можно использовать не один год). Если в офисе большой холл, то есть возможность установить «широкоформатную» елку, если нет – настольная новогодняя елка красиво дополнит ресепшен или приемную. Если нет ресепшена, украшение офиса нужно начинать со входа (прихожей, коридора).

Сейчас почти все украшают елку на европейский манер – однотонными шариками. А вот на Западе эта традиция потихоньку перестает быть популярной: для украшения все чаще используются пестрые шары.

Один из вариантов украшения – миниатюрные открытки (купленные или самостоятельно оформленные). Заранее сообщите всем сотрудникам, что эти открытки предназначены для новогодних пожеланий: вполне вероятно, что многие захотят поздравить коллег и написать им теплые слова, а непосредственно во время праздника можно вслух прочитать все пожелания.

Можно организовать «новогоднюю почту», декорировав коробку из-под канцтоваров, и предложить сотрудникам бросать туда открытки. Поводом украсить свое рабочее место для сотрудников может быть сообщение о конкурсе «Кто интереснее всего украсит рабочее место?», итоги которого будут подведены на новогодней вечеринке.

Превратить офис в сказочное место помогут также воздушные шарики: их можно связать в гирлянды, развесить гроздьями, также на них можно написать новогодние пожелания и поздравления. Яркие гирлянды, дождик, конфетти, мишура, позолоченные шишки, искусственный снег, маленькие елочки разных цветов, фигурки – символы наступающего года (2013 год – год Змеи) – новогодней атрибутике всегда найдется место под потолком, на стенах, окнах и даже на праздничных столах. Красочные плакаты с новогодними картинками и поздравлениями могут быть дополнительным украшением.

 

Помните: при использовании гирлянд, фейерверков, хлопушек, бенгальских огней нельзя забывать о правилах пожарной безопасности.

Располагайтесь поудобнее!

Наиболее подходящий вариант – наличие в офисе большого помещения, а лучше двух: холла, где состоится фуршет и торжественная часть (речь руководителя и награждения), и просторного кабинета, где будет проходить развлекательная часть. Не забудьте организовать импровизированную бригаду из мужчин, которые помогут освободить кабинет от офисной техники и рабочих столов.

 

Чтобы всем было комфортно

  • При распределении посадочных мест следует избегать деления по отделам, должностям или по каким-либо другим признакам. Либо команда празднует вместе, либо каждый отдел в разное время. Человек не должен чувствовать себя ущемленным из-за посадочного места за праздничным столом. В данном случае важен так называемый «принцип праздничного равенства».
  • Кроме большого помещения, где будет проходить основное действо, важно предусмотреть наличие небольшого, более тихого зала. Это своеобразная возможность уединиться для любителей тишины и для тех, кто решил немного отдохнуть от бурного веселья. Все сотрудники разные, важно, чтобы комфортно было всем. Когда возможности уединиться нет, чаще всего любящие тишину сотрудники рано покидают мероприятие.

Организуем угощение

Все большей популярностью пользуются не традиционные посиделки за общим столом, а офисный фуршет. Вы можете организовать его собственными силами или заказать в кейтеринговой компании или ресторане. Услуги профессиональных кейтеринговых служб имеют больше преимуществ по сравнению с услугами ресторана. Кейтеринговые компании могут разработать блюда согласно только вашим пожеланиям. У таких компаний возможностей для организации фуршета больше, чем у обычных ресторанов. Главное преимущество фуршета по сравнению с банкетом в том, что фуршет позволяет обслужить на той же площади, что и банкет, гораздо большее количество гостей. Кроме того, банкет обходится дороже на одного человека, нежели фуршет.

Наиболее рациональный размер фуршетного стола – 1 м в высоту и 1,5 м в ширину. Чтобы узнать, какой длины стол вам потребуется, умножьте количество гостей на 20 см. Длина одного стола не должна быть больше 10 м. Всегда лучше поставить несколько средних по длине столов, нежели один большой. Традиционно во время фуршета такие небольшие столы расставляют буквой «П» или «Т». Когда же речь идет о фуршете в офисе, то самый подходящий вариант – расстановка в виде буквы «Ш» или «Г». Таким образом площадь помещения будет использована более рационально.

Сервировка стола бывает односторонней и двусторонней. При односторонней стол накрывается с одной стороны и зачастую ставится у стены. Двусторонняя сервировка подразумевает накрытие стола с обеих сторон. Этот вариант более удобен и распространен. В этом случае гости имеют возможность подходить к еде и напиткам со всех четырех сторон и, двигаясь друг за другом (так положено по этикету), наполнять тарелки.

Существует несколько принципов расстановки столовых приборов:

  • На столах, накрытых скатертями, располагают стопками тарелки, справа от которых лежат ножи, а слева – вилки. Чуть правее от посуды расставляют бутылки с напитками и бокалы различных размеров. За приборами расставлены блюда с красиво оформленными и нарезанными порционно пирогами, салатами, жюльенами, тарталетками, закусками. Первый ряд занимают маленькие тарелки, ближе к центру – салатницы. Края стола оставляют свободными, чтобы было куда поставить наполненные тарелки.
  • На одном (самом большом) столе располагают еду, на другом – посуду и приборы, на третьем – напитки, бокалы и рюмки.
  • Во время проведения фуршетов не предусматривается наличие стульев возле столов. Сейчас достаточно популярны полуфуршеты (приглашенные рассаживаются только в начале праздника) и шведский стол (гости рассаживаются за столы без сервировки).
  • На столе должны быть только те блюда, которые можно взять вилкой, не пользуясь при этом ножом (слово «фуршет» происходит от фр. fourchette – вилка).
  • Одно из наиболее популярных блюд для фуршета – канапе (для их оформления часто применяют шпажки – отпадает необходимость даже в использовании вилок). Неотъемлемым блюдом фуршетов является также сырное ассорти.
  • Холодные закуски (сырные, мясные, рыбные) для фуршета нарезаются для удобства небольшими кусочками, т.к. гости едят стоя.
  • При расстановке блюд необходимо соблюдать чередование закусок: например, несколько закусок из мяса не должны располагаться рядом.
  • Для новогоднего офисного фуршета уместно украсить каждый стол новогодней атрибутикой.
  • Для курящих гостей (если таковые имеются) необходимо предусмотреть наличие столиков с сигаретами и пепельницами, которые размещаются подальше от остальных.
  • Для запасной чистой и грязной посуды должны быть предусмотрены дополнительные столики.
  • Общие правила при накрытии стола для фуршета: на заднем плане должны быть расположены блюда, которые с течением времени и при изменении температуры не теряют внешнего вида и вкусовых качеств; блюда с таким ингредиентами, как масло, майонез, икра, ставятся на первом плане. Блюда готовятся из расчета примерно 500 г на каждого гостя. Любой изысканный фуршет должен содержать как минимум 15 видов закусок и несколько горячих блюд. Для легкого фуршета необходимо несколько видов канапе, несколько закусок и десертов. Подходящие напитки для фуршета: шампанское, вина, водка, соки.

Для простого фуршета в скромной офисной обстановке существует минимальный набор: канапе, фрукты, овощи, пирожные, тосты, вино, шампанское, коньяк. Сервировать стол можно пластиковой яркой посудой с надписями «Happy New Year» и «С Новым годом!», салфетками с новогодней символикой, елочными букетами. Под каждую тарелку можно положить новогоднее пожелание или «предсказание» на следующий год.

Как себя вести?

Вспомним еще раз о правилах поведения (к сожалению, на корпоративах они не всегда соблюдаются).

По этикету руководство приходит на корпоратив чуть позже, а уходит чуть раньше остальных приглашенных. С вступительного слова руководителя и начинается праздник. От того, каким будет это слово, порой зависит дальнейший ход праздника. Когда компания небольшая, вы как грамотный секретарь можете сами побудить руководителя к произнесению благодарных или рекомендательных слов тому или иному сотруднику, заранее обсудив эти моменты с руководителем и составив соответствующую речь для выступления.

Пить слишком много спиртного, приходить в слишком вызывающих и кричащих нарядах – запрещенный прием. Для авантюр есть много клубов, кафе, ресторанов. Корпоративы же существуют не для этих целей. Помните о том, что испортить свою репутацию легко, а вот для ее восстановления потребуется много времени и усилий.

О чем еще следует помнить?

Конечно, нельзя забывать и о подарках для всех присутствующих на вечере и для участников конкурсов. Пусть это будут недорогие кружки, футболки, полотенца с символикой наступающего года или небольшие сувениры – сотрудникам в любом случае будет приятно.

В большинстве компаний сегодня предусмотрено предоставление подарков детям сотрудников: сладости, карточки в магазины игрушек, билеты на новогодние представления. Всем известно, что комплименты, подарки, а тем более премии способны творить чудеса.

Помните также о правильном приглашении всех сотрудников: либо это будет отдельное приглашение на открытке для каждого, либо общее письмо-приглашение в форме поздравительной открытки.

Обязательные элементы любого праздника сегодня – фото- и видеосъемка. Определить или найти (если необходимо) ответственных также задача организаторов корпоратива.

По отзывам, именно офисный «самобытный» Новый год получается особенно душевным и теплым. И пусть в процессе организованного самостоятельно праздника возникают небольшие организаторские накладки – кругом все свои и к вам обязательно кто-нибудь придет на помощь. Все чувствуют себя более свободно и раскованно, а праздник, в создании которого вы принимали активное участие, запомнится надолго!

 

С.В. Осипова, секретарь ОАО «Полиметалл УК»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.