Электронная версия журнала

Секретарь и вредные привычки

«Секретарь-референт» №12 2007 / Профессия

Отдельные случайные достоинства

не смогут затмить наших блестящих недостатков.
Офисная поговорка

«В крупный международный холдинг требуется личный помощник руководителя. Требования: женщина от 23 до 40 лет, высшее образование, опыт работы от 5 лет в аналогичной должности или секретариате, честная, целеустремленная, энергичная, организованная, требовательная, внимательная, аккуратная, интеллигентная, без вредных привычек, умеющая отстаивать свою точку зрения».

Не знаю, как вас, дорогие читатели, но меня это объявление слегка удивило и заставило задуматься. Что значит «без вредных привычек»? Да и какие привычки в характере секретаря или его манере работать можно назвать вредными?

Думаю, что под номером один в этом списке, безусловно, будет значиться курение…

«Работа есть небольшой перерыв между перекурами»

О вреде курения написано и сказано так много и так выразительно, что нет смысла возвращаться к этому в данной статье и лишний раз «стращать» читательниц жуткими картинами физиологических последствий этого пагубного пристрастия. Поговорим лучше о том, какую медвежью услугу оно способно оказывать и какие иметь последствия для вашей карьеры. За примером мне далеко ходить не пришлось, благо этажом выше в нашем офисном здании располагается довольно известная дизайнерская компания. О печальном опыте ее нового секретаря мне и хотелось бы вам рассказать.

Валерия сразу после студенческой скамьи оказалась в объятиях небольшого, но теплого и сплоченного коллектива. Все шесть дам этой компании были активными поклонницами продукции известной табачной компании. Лера, новый секретарь и «лицо компании», переключая входящие звонки на мобильный телефон, всякий раз спешила присоединиться к коллегам. Так начались для ее шефа золотые деньки. Приемная часто пустовала, а в присутствии Леры наполнялась запахом сигарет вперемешку с дорогими духами, которыми барышня тщетно пыталась приглушить исходящий от нее табачный дух. Жевательная резинка дополняла меры борьбы с последствиями никотинового допинга. Некурящий босс недовольно поводил носом, но деликатно молчал. Когда же перекуры стали занимать больше времени, чем присутствие Леры на рабочем месте, шеф не выдержал и попросил ее подыскать себе новое место работы. Лера недоуменно спрашивала подруг: «Почему всем можно курить в рабочее время, а мне нет?» Подруги сочувственно кивали головами и советовали Лере не обращать внимание на случившееся: мало ли чудаков на свете.

Но вы, дорогие читатели, без сомнения, поняли, что ни о каком чудачестве руководителя здесь и речи быть не может! Все объясняется значительно проще: Лера не профессионал! Настоящий, грамотный секретарь никогда не позволит себе оставить приемную без присмотра. Во-первых, потому, что его помощь в любой момент может понадобиться шефу. Во-вторых, потому, что в приемной хранится большой объем конфиденциальной информации, связанной как с личными делами руководителя, так и с делами компании. В-третьих, в отсутствие секретаря в приемную могут зайти посетители, которым назначена встреча, или заглянуть сотрудники, которым требуется помощь. В-четвертых, телефонное обслуживание, которое входит в обязанности секретаря, предполагает, что секретарь в любой момент может ответить на звонок, принять или передать необходимую информацию, записать данные и т.д. Вряд ли это можно сделать качественно, когда в одной руке у секретаря сигарета, а в другой – телефонная трубка. Кроме того, согласитесь, что посетителю и руководителю вряд ли приятно, когда чай или кофе подает девушка, руки которой «благоухают» табаком. Ведь этот въедливый запах так сильно впитывается в кожу рук, что любые предметы, к которым прикасается курильщик, приобретают этот характерный дух.

Минус 48 минут в день

Объективности ради предлагаю каждому секретарю, имеющему привычку покурить в рабочее время, как-нибудь, хотя бы даже из простого любопытства, подсчитать, сколько времени он затратил на курение в течение одного рабочего дня. Уверяю вас, результат превзойдет самые смелые ваши ожидания! Во всяком случае, социологи утверждают, что потери составляют (в среднем!) до 48 минут в день, т.е. 19 часов 20 минут в месяц или более трех рабочих дней. Полагаю, уважаемые курящие коллеги, что ваш работодатель имеет все основания удержать из вашей зарплаты деньги за эти три дня…

«День пропал не зря...»

Еще одна беда для современной офисной жизни – компьютер. При всех несомненных его достоинствах и безусловной пользе большего врага для здоровья и пустой траты рабочего времени найти сложно. Теперь никто уже и не вспоминает, что по рекомендациям врачей за компьютером следует проводить не более четырех часов в день. В конце концов, здоровье – ваше личное дело, но вот работа…

Почти каждый из нас определенную (и не самую малую) часть трудового дня проводит во Всемирной Паутине. Случалось ли вам, зайдя на какой-нибудь форум, клуб «любителей чего-то там», сайт знакомств и т.д., обнаружить там многочисленных «гостей», которые на ваш вопрос «Где ты сейчас находишься?» в один голос отвечают: «На работе!» Русский человек вообще любит общаться, а уж когда предоставляется возможность перекинуться новостями с родными, друзьями, любимыми, тут уж нас хлебом не корми, дай только высказаться. О чем только не успеваешь поговорить за 8 часов «плодотворного» трудового подвига: от обсуждения отношений с мужем/женой, свекровью или тещей до анализа международной ситуации или свежих скандальных новостей «из мира звезд». А чего стоит безобидная, на первый взгляд, «аська»? Так и слышишь из разных концов комнаты характерное «У-ху!» и понимаешь: коллеги при деле, общаются. А уж про игры я и не говорю! Пасьянс, маджонг, сапер… И не счесть всех компьютерных забав! И как наивно выглядят те сотрудники, которым кажется, что никто не замечает их нерабочего состояния.

 

На прошлой неделе мне довелось по служебным делам заглянуть в офис одной очень известной консалтинговой компании. Все было безукоризненно: обстановка, отношение, внешний вид сотрудников. Улыбка не сходила с лица персонала. «Да, – размышляла я, направляясь из переговорной комнаты в приемную генерального директора, – умеют и у нас в России работать не хуже, чем на Западе. И не надо ни над кем с кнутом стоять!» В таком радужном настроении я вошла в приемную и… успела заметить, как секретарь при моем появлении быстро щелкнула мышкой, переключаясь с пасьянса на текст дежурного документа.

 

Вдумайтесь, что может быть более дискредитирующим для имиджа организации и ее секретаря, как не это непрофессиональное поведение? Не говорю уже о том, что девушке понадобилось лишних пару минут, чтобы «вернуться» в поток текущих дел и вспомнить, кто я, откуда и по какому поводу. Представляете, как устает за день ее мозг, если она каждый раз так «ныряет» из виртуального пространства в реальное? Ведь чем больше усталость, тем меньше концентрация внимания, больше ошибок в работе и сильнее недовольство начальства. Вот и решайте сами, что вам выгоднее: играть на компьютере или выстраивать собственную карьеру. (И кто бы мог подумать, что эти две вещи так взаимосвязаны между собой?!) А на первый взгляд все выглядит так невинно и безобидно…

«Считать деньги в чужом кармане нехорошо, но интересно»

Капитализация отечественной экономики породила не только выдачу зарплат в конвертах, но и страстное желание служащих быть осведомленными о количестве денежных знаков в конверте у коллеги. Если уж в застойные советские времена, когда все получали одинаково, работники умудрялись сплетничать о заработках сослуживцев, то «конвертный» способ сделал этот интерес прямо-таки животрепещущим. И что печальнее всего, многие секретари входят в число любителей помуссировать эту тему.

Моей подруге Светлане сказочно повезло. Полгода назад она устроилась менеджером в крупную торговую компанию, занимающуюся реализацией канцелярских товаров. Заработок ее состоял из жестко фиксированного оклада плюс поощрение по итогам работы. Само собой разумеется, что Света изо всех сил старалась быть лучшей. И ей это удалось. Руководство отметило порыв новой сотрудницы, выплатив ей очень приличное денежное вознаграждение. Каково же было изумление Светланы, когда буквально через пару дней весь офис жужжал, как пчелиный улей: «Надо же, без году неделя, а уже такие деньги заколачивает!» – услышала Светлана разговор, выходя из бухгалтерии. «Интересно, как это люди умудряются давать такие проценты?» – поддела ее за обедом одна из коллег. «Ну, мы же не зарабатываем столько!» – упрекнула Свету менеджер по персоналу, разглядывая ее новую сумочку.

Светлана недоумевала: откуда они могли узнать, сколько она зарабатывает, ведь деньги ей вручал шеф лично, никого из посторонних в этот момент в его кабинете не было? И вдруг – словно озарение. Ну конечно! Выдав ей конверт, шеф сделал отметку в табличке, напечатанной на листе. Даже если предположить, что шеф печатал сведения самостоятельно (что, разумеется, вряд ли), все равно принтер находится в приемной. Значит, единственный человек, который мог видеть эту информацию и рассказать о ней остальным, – секретарь!

На следующий день Светлана постаралась внимательнее присмотреться к помощнице руководителя. Энергичная, даже слишком, весьма предприимчивая девушка из тех, кого называют «хваткая», она всегда была в курсе событий. По долгу службы и собственной инициативе владела всеми новостями, касающимися как жизни коллектива, так и ее руководителей.

Беседуя с кем-нибудь из «значимых» сотрудников, она и ее vis-à-vis внезапно замолкали, как только рядом проходил кто-либо из коллег. Суммировав свои наблюдения, Светлана заметила, как ее первое, довольно приятное отношение к этой внешне симпатичной и всегда улыбчивой девушке сменилось раздражением и недоверием. «У всех нас есть свои достоинства и недостатки, – жаловалась мне Светлана, – но то, что в обычной жизни легко прощается, профессионалу не должно сходить с рук. Я знаю, что любопытство – это удел почти всех женщин, но ведь на работе она, прежде всего, секретарь! А настоящий специалист не имеет права разносить по офису сплетни и подогревать нездоровый интерес сотрудников к личной жизни и успехам других членов трудового коллектива».

 

Я думаю, уважаемые читатели, невозможно не согласиться с этими словами. Беспокоит только одно: все ли мы так уж безукоризненны? Не из-за нас ли иногда появляются в офисе слухи и сплетни? Не порождаем ли мы, вольно или невольно, негативную атмосферу недоверия и подозрительности своими необдуманными поступками или желанием лишний раз продемонстрировать свою осведомленность и значимость? Ключевая фигура офиса – секретарь – это не столько привилегия, сколько ответственность. Высочайшая и безусловная.

«На своих ошибках учатся, на чужих делают карьеру»

Удивительно, как метко придумывает наш народ поговорки. Не далее как вчера я убедилась в этом лишний раз. Не успела я поднять телефонную трубку, как Марина, делопроизводитель компании, в которой я когда-то работала, огорошила меня внезапным известием: «Ты представляешь, а Настя-то уволилась!» «Неужели замуж удачно вышла?» – попыталась я пошутить, но осеклась. Тон у Маринки был нерадостный: «Какой там, замуж, подсидели…» – с отчаянием произнесла она и вздохнула. Выяснять подробности я не стала: цепочка событий представлялась мне довольно отчетливо.

Настя, личный помощник генерального директора, была не просто одним из лучших секретарей в нашем коллективе – ее ставили в пример всему секретариату. Человек она добрый, скромный и бесконфликтный. Оказывается, что и такие люди могут кому-то мешать… Собственно, дело было даже не в Насте, а в той должности, которую она занимала. Очень уж тепленьким казалось это местечко Татьяне, секретарю начальника отдела финансового контроля. Справедливости ради надо признать, что Татьяна – специалист отменный: умная, грамотная, находчивая, предприимчивая. Даже слишком предприимчивая… Мы догадывались, что Татьяне давно приглянулась должность личного помощника первого лица фирмы, но Настя казалась нам вне конкуренции. И тем не менее… Придя в компанию чуть более полугода назад как обычный ресепшионист, Татьяна через полтора месяца перебралась секретарем в операционный зал, а через четыре неожиданно заняла кресло в отделе финансового контроля. И вот теперь – помощник генерального директора. Нечего сказать, взлет ошеломительный!

При осуществлении своих карьерных планов Таня не останавливалась ни перед какими препятствиями. Шла буквально напролом и умело использовала для достижения своих целей чужие ошибки. В секретариате ее недолюбливали. Девчонки поговаривали, что порой она сама подталкивала коллег к ошибочному шагу. Так произошло и с Настей. «Желая ей помочь» в организации юбилейного корпоративного праздника, Татьяна порекомендовала обратиться в компанию, с которой она якобы неоднократно работала и которая зарекомендовала себя с самой лучшей стороны. Настя с благодарностью согласилась. Но не все оказалось так гладко. Компания-организатор не выполнила ряд обещаний, и при проведении праздника были допущены серьезные ошибки. Когда ей была выставлена рекламация и началось разбирательство, выяснилось, что организатор мероприятия получила крупный денежный «откат». Никто из сотрудников в это не верил. Настя пробовала доказать свою невиновность, но поняла, что это невозможно. Все улики были против нее. Вот тогда она и подала заявление об уходе.

Безусловно, что излишняя доверчивость Насти очень дорого ей обошлась, но это и серьезный урок. Хуже другое: есть те, кому чужие ошибки в радость. Мир очень коварен и многолик. Доверие к людям – хорошее качество, но его надо применять с осмотрительностью, иначе на вашем жизненном пути могут появиться люди, по меткому выражению Н.В. Гоголя, «имеющие страстишку нагадить ближнему».

Если кто-то из вас случайно обнаружил некоторое сходство с героями статьи в своих привычках, задумайтесь. В этой жизни все зависит от человека, только он сам способен побороть в себе дурное и негативное. Стоит только захотеть…

Н.В. Кучер, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2007.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.