Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Комментируем разделы 1–3

Федерации. По этой причине еще в 2009 году были разработаны и утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства 2009). Сейчас это действующий нормативный документ.

В 2016 году Росархив передан в ведение Президента Российской Федерации и стал федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Вследствие таких изменений Росархив получил полномочия утверждать Правила делопроизводства.

В п. 1.3 Правил делопроизводства 2019 сказано, что действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Речь идет о субъектах права, которые обязаны применять Правила делопроизводства 2019, но круг организаций, которые могут пользоваться этим документом, не ограничен. При желании документ могут использовать в работе не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и иные организации, в том числе и негосударственные.

СТРУКТУРА ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2019

Нормативный документ состоит из 8 разделов:

I. Общие положения.

II. Документирование управленческой деятельности.

III. Особенности подготовки отдельных видов документов.

IV. Организация документооборота.

V. Управление документами в системе электронного документооборота.

VI. Контроль исполнения документов (поручений).

VII. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Этот раздел определяет назначение нормативного документа, сферу его действия, порядок и особенности применения.

Назначение Правил делопроизводства 2019

В п. 1.2 раздела указано, что Правила делопроизводства 2019 разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов независимо от вида носителя и подготовки документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

В п. 1.8 Правил делопроизводства 2019 установлено, что на основе этого документа разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцию по делопроизводству до ее утверждения согласовывают так:

• федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
• орган государственной власти и иной государственный орган субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

Особенности применения Правил делопроизводства 2019

Требования Правил делопроизводства 2019 должны применять при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Действие документа не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа, организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляются, соответственно, в соответствии с федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Нормы по организации делопроизводства

Раздел «Общие положения» также включает нормы, касающиеся организационных аспектов делопроизводства: это положения об ответственности за организацию делопроизводства и документы, положения о службе делопроизводства.

В п. 1.10 отмечено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства 2019 возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Если в государственном органе не службы делопроизводства, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника). Вести делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления должны делопроизводители подразделений – государственные (муниципальные) служащие (работники) структурного подразделения. Их должностные обязанности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Регламентация организации работы с документами

Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, вернуть в архив.

Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.