Электронная версия журнала

Адаптация с комфортом

«Секретарь-референт» №11 2012 / Профессия

Итак, вас можно поздравить – вы приняты на новую работу! Позади долгие поиски подходящих вакансий, многоэтапные собеседования, блуждания по незнакомым районам города, не всегда приветливые менеджеры по персоналу. Поиск работы – задача не из простых и, будем честны, не из приятных. Но вы преодолели все испытания. Теперь можно выдохнуть, еще раз ощутить гордость за себя и выйти на новое место работы.

Однако очень часто настоящие испытания начинаются уже после того, как вас приняли на работу. Если менеджер по персоналу решил прибегнуть к стрессовому интервью, а вы подобные методы не приемлете, можно просто попрощаться и уйти или сделать для себя выводы о компании. А вот что делать, когда вас начнут игнорировать новые коллеги? Или шеф окажется совсем не таким душкой, каким выглядел на собеседовании? Что следует делать секретарю, чтобы не потерять вновь приобретенную работу, сохранив при этом чувство собственного достоинства и нервную систему?

Главное – не бояться! Пожалуй, это самое важное и одновременно самое сложное. При выходе на новую работу следует быть спокойной и уверенной в себе. Помните, что это ваша главная задача как секретаря. Кроме того, вряд ли сотрудники офиса в первые же минуты рабочего дня накинутся на вас, как пираньи, с целью растащить на куски. Однако и ждать, что вас будут встречать с хлебом-солью, тоже не стоит. Сложившийся коллектив всегда относится к новичкам со смесью любопытства и недоверия, и это естественная реакция. Некоторые сотрудники могут даже проявлять негативное отношение. Не стоит думать, что проблема кроется в вас. Вполне возможно, что агрессор принадлежит к тому типу людей, для которых «новое» означает «плохое», Наберитесь терпения, возможно, когда он привыкнет, то будет относится к вам намного лучше.

Чтобы успокоиться, еще раз вспомните все, что вы умеете. Подумайте о том, чем вы можете гордиться, какие у вас были достижения на прошлой работе, в учебе, в жизни. В конце концов, именно вас взяли на эту должность, а значит, вы оказались лучше многих других кандидатов. И уж адаптацию в новом коллективе вы пройдете успешно, по-другому просто быть не может.

Немаловажный момент – причина, по которой вы поменяли работу. Одно дело, если вы просто переросли свой функционал на предыдущем месте или ушли из-за лучшей зарплаты, и совсем другое, если поиски работы были вынужденными и неожиданными (например, вы даже не собирались ничего менять, но в компании начались кадровые перестановки и, в связи с этим, сокращения или был расформирован филиал). Многие в подобных ситуациях теряются, часто страдает самооценка. Очень важно помнить, что вы как были хорошим специалистом, так им и остались. Увольнение на ваших профессиональных качествах никак не сказалось. Поэтому не стоит на новом месте работы смотреть на руководителя как на спасителя, который принял вас, такую никудышную, из милости. Цените себя – и тогда вас будут ценить окружающие.

Подготовка

С чего начать? С предварительной подготовки. На собеседовании осмотрите офис, можете попросить показать вам рабочее место. Пока ожидаете приема, приглядитесь и прислушайтесь к проходящим мимо сотрудникам: как они одеты, каким тоном друг с другом разговаривают. Вы выбираете себе место работы, и очень важно уже на этапе собеседования понимать, что вам там будет комфортно.

Почему так важно приглядеться заранее? Помните пословицу о том, что встречают по одежке? К сожалению, она всегда работает. В первые рабочие дни вам стоит придерживаться общекорпоративного стиля. Вполне возможно, на прежнем месте вы ходили на работу в джинсах (как и вся компания во главе с директором) и прекрасно себя чувствовали. А в новом офисе вполне может быть строгий дресс-код. Что вы будете делать, если в вашем гардеробе нет ни одного костюма? Вряд ли покупка, сделанная в день перед выходом на работу, окажется удачной, так что этим вопросом следует озаботиться заранее.

В новом офисе все одеваются кто во что горазд? Это еще не повод доставать из шкафа дизайнерское платье. В случае если вы поймете, что приходить на работу (в т.ч. секретарю) можно в чем угодно, оденьтесь так, чтобы вам было удобно, и постарайтесь при этом не выглядеть слишком эпатажно. Вас и так в первый же день будут обсуждать во всех кабинетах. Зачем давать сотрудникам дополнительный повод?

Также во время собеседования следует уточнить важные вопросы, касающиеся офисного быта: например, есть ли в здании кафе или столовая? Возможно, есть кухня и сотрудники приносят еду с собой или в офис привозят готовые обеды. Где в таком случае обедают ваши коллеги? Если вы курите, уточните, есть ли специально отведенное для этого место или все выходят курить на крыльцо. Конечно, можно это узнать и в первый рабочий день, да вот только если столовая в здании на ремонте, а организацией обедов заниматься было некогда, то вы рискуете провести первый рабочий день голодной. Не самое лучшее состояние для того, чтобы справиться со стрессом от выхода на новую работу.

На этом же этапе необходимо узнать, кто будет вводить вас в курс дела. Возможно, вам предстоит общаться только с руководителем, а возможно, вы сможете обращаться за помощью к кому-либо из коллег. Это нужно для того, чтобы сразу настроиться на индивидуальную или коллективную работу. В первом случае вы будете понимать, что все задачи вам придется решать самой, а во втором – что надо будет найти общий язык с незнакомым человеком, которого вы будете отвлекать от выполнения непосредственных служебных обязанностей.

Вы вышли на новую работу

Для начала осмотритесь на новом рабочем месте и уточните у руководителя, когда можно будет зайти к нему для обсуждения принципов вашей работы. Внимательно осмотрите рабочее место. Понятно, что разгрести все завалы и разобраться во всех документах у вас не получится, но пыль вытереть можно!

Постарайтесь в первые же дни оформить все необходимые документы в отделе кадров, получить пропуск в здание, если он нужен. Это позволит вам чувствовать себя увереннее.

Первые дни – самые сложные. Вы, конечно, бесценный специалист, но в каждой компании существуют свои тонкости работы, которые вам предстоит изучить. И именно в это время уйти с головой в работу у вас не получится, потому что будет необходимо познакомиться с сотрудниками офиса, и самое главное – суметь наладить с ними контакт.

Все переживают стресс в новом коллективе, но секретарю, пожалуй, приходится сложнее, чем многим другим. Почему? Как правило, в первый же день вам придется начать работать! Это рядовые менеджеры могут себе позволить входить в курс дела несколько дней. А у вас в первый же день постоянно звонит телефон, опаздывает водитель, сотрудник едет в командировку, шеф просит чай. И всех их совершенно не интересует, что вы утром впервые пришли в офис. Ваше незнание, где стоят чашки для шефа, не повод оставить его без чая. Что вы можете сделать, чтобы справиться с этой ситуацией? Принять ее с азартом! Секретарю не привыкать делать десяток дел одновременно.

С чего начать знакомство? Если руководитель вас не представил, вы можете представиться сотрудникам сами. Первой здоровайтесь с каждым из них и называйте свое имя. Хороший вариант – сделать по электронной почте рассылку. В ней укажите свои имя, фамилию, должность и внутренний номер телефона.

Общение в коллективе

И вот вы одеты подобающим образом, представлены сотрудникам и начали вникать в работу. К сожалению (или к счастью), вам предстоит общаться не только с начальником, но и с коллегами. И для того, чтобы это общение не стало обузой, а также чтобы влиться в новый коллектив, нужно соблюдать определенные правила.

Наш совет. Психологи в один голос говорят о том, что на адаптацию работника в новом коллективе требуется в среднем полгода. В силу особенностей профессии у секретаря этого времени нет. Вы должны как можно скорее узнать и запомнить всех сотрудников офиса и суметь наладить с ними контакт. Иначе пострадает ваша работа, а это допустить нельзя.

Прежде чем вы приступите к знакомству с коллегами и выяснению бытовых вопросов (где находится курилка, есть ли поблизости кафе с вкусной кухней), постарайтесь усвоить важное правило: самое главное на этапе знакомства с коллегами не говорить, а слушать.

Особенно это касается того человека, который будет вводить вас в курс дела по рабочим вопросам. В нашей компании существует практика обучения новых секретарей. Новичка прикрепляют на пару дней к кому-нибудь из опытных секретарей. Таким образом он может увидеть, как принято отвечать на телефонные звонки, общаться с руководителем и сотрудниками, понять, как организовано делопроизводство. Кроме того, опытный коллега знакомит новичка с правилами оформления документов, рабочими тонкостями и структурой компании. Когда новый секретарь начнет работу в своей приемной, ему будет значительно легче адаптироваться на месте. Практика хорошая, если бы не одно «но». Как вы думаете, доставляет ли секретарю удовольствие трижды объяснять новому коллеге правила согласования бюджета командировки или в четвертый раз рассказывать, каким образом оформляется протокол заседания тендерного комитета? У него ведь есть своя работа, и в связи с обучением нового сотрудника на секретаря ложится дополнительная нагрузка.

Поэтому будь вы хоть трижды опытным специалистом, если на новом месте работы есть человек, который вводит вас в курс дела (тратит на это свое рабочее время!), пожалуйста, слушайте его! Потому что это приятно ему. Потому что это полезно вам. Потому что если после первого объяснения вы сделали все правильно, то у вашего наставника появится чувство, что он потратил свое время не зря. Таким образом вы добьетесь расположения коллеги и в дальнейшем сможете спокойно обращаться к нему по рабочим вопросам, не вызывая раздражения.

Правила, которых следует придерживаться в общении с новыми коллегами:

  • Улыбайтесь! Приветливо улыбайтесь всем, кто заходит в приемную, даже если вы чувствуете себя неуверенно или человек не вызывает у вас с первого взгляда никакой симпатии. Улыбка не только помогает установить доброжелательные отношения, но и защищает вас. Многие сотрудники любят нападать на новичков просто так, из спортивного интереса. Если у вас испуганное выражение лица, вы легко можете стать жертвой такого коллеги, а вот улыбка его обезоружит.
  • Здоровайтесь первой. Вы пришли в коллектив позже всех, поэтому здоровайтесь со всеми первой. Не стесняйтесь при этом спрашивать у сотрудников Ф.И.О. и должность. Чтобы было легче всех запомнить, можете завести специальный блокнот с пометками наподобие такой: «Иванов Петр Георгиевич. Начальник отдела комплектации. В очках и с бородой». Только держите этот блокнот подальше от посторонних глаз.
  • Кто старое помянет… Не стоит в разговоре с коллегами при каждом удобном случае упоминать: «А у нас в компании было вот так». Помните, что в чужой монастырь со своим уставом не ходят. Кроме того, «у нас» – актуально для нового места работы, даже если вы к этому еще не привыкли. И не стоит обижать коллег. Они могут быть даже согласны с вами по какому-либо вопросу, но сопоставление «у нас» – «у вас» может вызвать обиду и закономерный вопрос: «Если “у вас” было так хорошо, то почему же вы поменяли работу?». А вот если вас спросят о том, как что-либо было организовано на прежней работе, обязательно расскажите. Только излагайте факты, на давайте личных оценок.
  • Не выкладывайте всю правду. На вопрос, почему вы поменяли работу, не всегда стоит говорить правду. Даже если причиной стало банальное недовольство заработной платой на прежнем месте, не спешите его озвучивать. Желание больше зарабатывать, конечно, понятно всем, но такой ответ может дать повод говорить о вас как о человеке, озабоченном исключительно деньгами, которому все равно, где применять свои знания. Кроме того, подобный ответ может повлечь за собой вопросы о том, сколько вы зарабатывали на прежнем месте и каков размер вашего нынешнего оклада, а подобных тем в общении с коллегами лучше всегда избегать. Поэтому приготовьте заранее нейтральные ответы, вроде тех, что использовали на собеседовании: вы переросли прежнюю работу, хотели бы развиваться в другой сфере, интенсивнее использовать иностранный язык и т.д.
  • Не критикуйте свою предшественницу. Даже если приемная досталась вам вместе с паутиной, тоннами документов, не сданных в архив, сухими палками вместо цветов и полной неразберихой в делах, не стоит делиться с новыми коллегами: «Какой ужас! Ну, ничего, я скоро все приведу в порядок». Вполне возможно, что кто-то из сотрудников дружит с предыдущим секретарем, и даже если замечания объективны, вы наживете себе недоброжелателя. Кроме того, подобные высказывания говорят о вашем непрофессионализме: коллеги могут решить, что вы не ответственный специалист, а злая сплетница.
  • Не стремитесь всем понравиться. Это просто невозможно. Как секретарь вы должны ориентироваться в работе прежде всего на своего руководителя. Кроме того, вы приходите в офис не дружить, а работать, поэтому самое главное – выполнять свою работу хорошо. Это, кстати, лучше всего способствует приобретению новых друзей.
  • Держитесь в стороне от любых коалиций. Сотрудники отделов вполне могут себе позволить организовывать партии: производственный отдел винит в переносе запуска завода снабженцев, снабженцы, в свою очередь, ругают производственников. Они образуют коалиции по профессиональному признаку, и это нормально. А вот секретарь не имеет права поддерживать даже на словах какую-либо из сторон. Ваша задача – сохранять нейтралитет и сделать свою приемную зоной, свободной от любых конфликтов.
  • Не задерживайтесь на работе. Если в вашем контракте не прописан ненормированный рабочий день и ситуация того не требует, не стоит часто засиживаться на работе, демонстрируя всем трудовой энтузиазм. Поначалу вам может быть неловко отказать сотруднику, который в 18:00 просит отсканировать срочные документы, но когда окружающие привыкнут пользоваться вашей добротой и безотказностью, объяснить, что ваш рабочий день закончен, будет гораздо сложнее.
  • Не реагируйте на манипуляции. Не удивляйтесь, когда новые коллеги начнут вам рассказывать о том, что Таня приходила на работу в 08:00 (притом что рабочий день начинается в 10:00), соединяла всех сотрудников со всеми необходимыми им людьми (хотя в ваши обязанности входит соединять со всем миром только руководителя) и т.д. На это всегда можно ответить «Меня зовут Анна». Помните, то, как работала ваша предшественница, не имеет отношения к вам, вы не должны копировать ее стиль, чтобы всем угодить. Да и как проверить, правду ли говорят сотрудники или делятся мечтами об идеальном секретаре (а эти мечты у всех разные)?
  • Не давайте сваливать на себя чужую работу. Внимательно изучите должностную инструкцию. Тогда вы сможете с полным основанием и чистой совестью отказаться делать то, что в ваши обязанности не входит.
  • Не будьте высокомерной! Близость к шефу заставляет многих секретарей смотреть на сотрудников свысока. В результате коллеги могут решить, что новый секретарь страдает «звездной болезнью».

О чем говорить с новыми коллегами?

Еще раз напомним, что самое главное в первое время все-таки не говорить, а слушать. Чтобы было что слушать, задавайте вопросы! Ведь множество вещей, не имеющих непосредственного отношения к работе, могут быть крайне важны для того, чтобы вы как можно скорее вписались в коллектив, да и просто начали себя чувствовать уверенно и комфортно.

  • Вопросы питания всегда самые актуальные! Да и тема хорошая – нейтральная, но в то же время всегда есть, что обсудить. Поинтересуйтесь мнением коллег о ближайших к офису кафе, узнайте, принято ли приносить еду с собой, кто заказывает чай и кофе в офис, чем можно пользоваться на офисной кухне и т.д. И разговор с коллегами завяжете, и время и деньги сэкономите. 
  • Как в офисе отмечают праздники? Устраивают ли новогодние или другие корпоративы? Принято ли поздравлять коллег с днем рождения? Собираются ли сотрудники отделов на 8 марта и 23 февраля? Знание традиций коллектива сблизит вас с новыми коллегами. 
  • Если офис находится далеко от метро, поинтересуйтесь, как добираются до работы сотрудники. Наверняка они знают самые удобные маршруты, которые помогут вам сэкономить время на дорогу. 
  • Если в компании есть дресс-код, выясните, существуют ли послабления в пятницу. Вы будете неловко себя чувствовать в строгом костюме среди радостных коллег в джинсах и цветных футболках. 
  • У женщин всегда можно спросить, есть ли поблизости хороший салон красоты. Вдруг вам после работы понадобится срочно сделать маникюр (или в обеденный перерыв, но об этом лучше молчать).

Как секретарь вы всегда будете в центре внимания. Сотрудники будут проявлять интерес к вашей персоне. Поэтому держите наготове несколько тем, на которые можете поговорить с коллегами. Здесь нет четких рекомендаций. Вы можете рассказать коллегам о своем образовании, о выставках, на которые ходите, о хобби или о странах, которые вы посетили. Только помните, что ваш рассказ, например, о путешествии должен содержать больше информации о стране, чем о вас.


О чем НЕ говорить с новыми коллегами?

  • Не отзывайтесь плохо о прежней работе и сотрудниках. Даже если вам действительно плохо работалось на старом месте, не стоит говорить об этом новым коллегам. 
  • Никогда не обсуждайте шефа. Ни прежнего, ни нынешнего. Это табу. 
  • На вопрос «Как тебе у нас?» смело отвечайте: «Нравится!». Если действительно нравится, расскажите почему. 
  • Не спешите делиться с коллегами подробностями своей личной жизни. Если не хотите отвечать на какой-либо вопрос, скажите об этом, например: «А почему ты не замужем? – Давайте поговорим на другую тему». 
  • Как мы уже говорили, тему зарплаты также стоит обходить стороной. 
  • Не ввязывайтесь в обсуждения кого-либо из коллег, даже если это обсуждения в положительном ключе. 
  • Не критикуйте заведенные в компании порядки, будь то ведение делопроизводства, уборка офиса и т.п. Придет время – и вы сможете выступить с инициативой. А пока, если вам что-то не нравится, держите свое мнение при себе.

Как начать сближение

Хотите вы того или нет, но общаться с коллегами более тесно вам со временем все же придется. Если вам хочется со всеми познакомиться, а рабочих поводов для этого не представляется, можете завязать контакты следующими способами:

  • здоровайтесь, улыбайтесь, представляйтесь сотрудникам;
  • задавайте вопросы;
  • не стесняйтесь просить помощи и пояснений к заданию у сотрудников;
  • примите приглашение вместе пообедать. Вы можете предложить и сами, но вдруг у коллеги уже есть планы на обед. Не вынуждайте его вам отказывать. Первое время лучше ждать приглашений – поверьте, они будут!

Ваши коллеги сформируют свое впечатление о вас не только по тому, как вы выглядите и говорите, но и потому, что именно вы делаете. Поэтому даже если вам не нравится внешний вид новой приемной, не торопитесь вносить изменения. Конечно, порядок навести необходимо. Но вот выбрасывать вещи, уносить цветы, просить переставить мебель на первых порах не стоит. Кружку с трещиной мог забыть кто-то из сотрудников, и он очень огорчится, когда вернется за ней и обнаружит, что ее выбросили. Если ваша предшественница превратила помещение в оранжерею, а вы не любите ухаживать за цветами, не нужно начинать их пристраивать (или выбрасывать!) в первый же рабочий день, делайте это постепенно. Если же вы, наоборот, хотите принести цветок в пустую приемную, выясните, нет ли у шефа и сотрудников аллергии. Вполне возможно, что приемная до вас не зря пустовала. Не переставляйте в приемной мебель, даже если вам неудобно. Подождите пару недель, чтобы сотрудники к вам привыкли.

Будьте осторожны с инициативами. Компания, в которую вы пришли работать, существует уже много лет. И сотрудники офиса каким-то образом решают вопросы с питанием, заказом канцелярии и воды. Если вы ранее пользовались услугами другой фирмы, попробуйте поработать с новой. Вдруг их продукция и условия понравятся вам больше? И потом, инициатива наказуема. Предложите заказывать обеды в офис – и на вас ляжет обязанность все организовать, отправлять заказы, собирать деньги… Поэтому, прежде чем предложить что-либо менять, решите для себя, хотите ли вы этим заниматься.

В первое время не стоит сидеть на работе в социальных сетях или на развлекательных сайтах. Даже если политика фирмы этого не исключает и даже если у вас есть свободное время. Лучше наведите порядок в документах. Чтобы заработать в глазах сотрудников право слегка отвлечься на рабочем месте, вы сначала должны зарекомендовать себя как хороший профессионал.

Не опаздывайте. Казалось бы, всем понятно, что нельзя опаздывать на работу. Увы, многие из нас этим грешат. Но если на прежнем месте вы могли себе позволить опоздать на 15 минут и при этом все равно прийти раньше всех, то на новом, прежде чем допускать такие вольности, убедитесь, что среди сотрудников нет ранних пташек, приезжающих на работу к семи утра.

Духи с резким запахом, жевательная резинка, лак для ногтей кислотных цветов – все это может вызывать раздражение, порой бессознательное. За всем этим может быть не видно вас – замечательной девушки и отличного работника.

И напоследок о мобильном телефоне. Выключать его, конечно, не нужно, а вот перевести в беззвучный режим стоит. И постарайтесь не говорить в рабочее время на личные темы!

Конечно, все мы очень разные. Невозможно, да и не нужно нравиться всем в новом офисе. Но чтобы получить право демонстрировать особенности своего характера, вкуса и открыто высказывать свое мнение, нужно сначала заслужить профессиональное доверие коллег. Если вы проявите себя как человек, на которого всегда можно положиться, как отличный специалист и будете следовать нашим рекомендациям, ваши коллеги будут прощать вам некоторые недостатки. Возможно, однажды они скажут о вас что-то вроде: «Она такая вредная, с ней лучше вообще не спорить. Зато любой вопрос она решит за считанные минуты и на нее можно положиться». Да, право быть собой надо заслужить. И вы отлично справитесь с этой задачей.

 

М.А. Юдакова, cекретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.