Электронная версия журнала

Приказ подписан. Что дальше?

«Секретарь-референт» №11 2011 / Делопроизводство



Когда отбушевали страсти вокруг согласования спорных моментов, когда выверены все слова и знаки препинания, когда скрепя сердце юрист одобрил согласованный всеми проект, когда у руководителя наконец-то нашлась пара минут для ознакомления с результатом творчества лучших умов компании и он, удовлетворенный этими результатами, размашисто поставил свою подпись под документом, приказ попадает в руки секретаря. С этого момента вся его дальнейшая судьба теряет какую-либо непредсказуемость или вариативность. Он пройдет строго установленным курсом, переживет процедуры, заранее предусмотренные не терпящей возражений инструкцией по делопроизводству, и будет подшит к собратьям в строго оговоренную папку. Ибо с момента подписания приказа приходят в действие рычаги, именуемые «техническое сопровождение прохождения распорядительного документа».

Регистрация или создание информационно-поисковых систем распорядительных документов

Подписанный приказ следует зарегистрировать, т.е. внести в информационно-справочную систему определенные сведения о документе: дату, порядковый номер, краткое содержание. Приказы по основной деятельности регистрируют валовой нумерацией в течение календарного года. Долгое время для процесса регистрации применялись книги учета пприказов, которые предписывалось прошивать с обязательным нумерованием листов во избежание каких-либо махинаций.

Однако сегодня классические книги уступают место электронным справочникам. Даже если у вас традиционная (рукописная) регистрация приказов, я рекомендую дублировать учет в электронном виде, благодаря которому при одновременном нажатии кнопок «CTRL» и «F» возможно в считанные минуты найти любой приказ по любому запросу, что особенно актуально, когда от секретаря требуется найти «какой-то приказ» без указания даты, номера, ориентировочно касающийся того или иного вопроса.

Кроме того, электронный учет позволяет легко преобразовать вносимую в течение года информацию во внутреннюю опись документов при подготовке приказов к передаче на архивное хранение.

Многие приказы могут дополнять, а также отменять целиком или частично действие ранее изданных приказов. Поэтому помимо реквизитов самого приказа в регистрационную форму следует внести соответствующие отметки в уже имеющиеся записи (Пример 1).

 Пример 1


Оформление учетной записи в журнале регистрации приказов


Дата

Краткое содержание

Примечание

1

11.01.2011

О составе тарифного комитета

Утратил силу.

См. приказ 45 от 2011

2

12.01.2011

Об утверждении Положения об архиве

Внесены изменения.

См приказ 77 от 2011;

приказ 104 от 2011

104

15.09.2011

О внесении изменений № 2 в Положение об архиве

Эффективному поиску приказа в будущем также способствует правильное формирование электронных версий документов. Для этого обяжите всех исполнителей одновременно с бумажным вариантом направлять вам электронную версию приказа со всеми приложениями. Формирование электронных папок с приказами осуществляется классически: создавайте разные папки для приказов разных годов, а также вкладывайте в каждую папку файл с описью приказов.

Обратите внимание. Присваивая название файлу с электронной версией приказа, строго придерживайтесь одного и того же шаблона. Я рекомендую всегда начинать наименование файла с номера приказа. При этом следите, чтобы номер содержал  строго определенное количество цифр: на одну цифру больше, чем содержится в номере  последнего в предшествующем году приказа. Например, если в прошлом году номер последнего приказа состоял из двух цифр (например, 56), то названия файлов для приказов этого года должны содержать 2 + 1 цифру, т.е. 001, 016, 089. Если в прошлом году вы зарегистрировали последний приказ трехзначным числом, то в этом году  перечень файлов с приказами должен выглядеть так: 0001, 0016, 0156. В противном случае некоторые программы могут отсортировать приказы на свой манер, разместив после 1 не 2, а 11. При сохранении приложений к приказу наименование файла следует начинать с номера, аналогично самому приказу. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», то файл с приложением может выглядеть так: «0034 приложение 1.doc» или «0034 инструкция по ОТ.doc». Расшифровывать или нет содержание приказа или приложения в наименовании файла – решать вам.



Помимо электронной версии в формате Word, для удобства в работе можно сохранить скан-копию приказа в формате jpg или pdf, что особенно актуально для компаний с широкой региональной сетью: наличие скан-копии позволяет отказаться от отправки в удаленные подразделения копий приказов с подписью руководителя на бумажном носителе. При сохранении скан-копии для наименования файла используйте название основного документа. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», его скан-копию следует сохранить как «0034.pdf» или «0034.jpg»

Любое изменение установленного порядка расположения слов и цифр в наименовании файла может привести к путанице, затрудняющей поиск нужного документа.

Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия приведен в Примере 2. Приказы расположены по порядку. Наличие у приказа приложения очевидно.

Пример 2

Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия

 

При несоблюдении принципа единообразия программа не может рассортировать приказы по порядку (Пример 3). Приложения приходится искать по всему списку. Поиск нужного документа в полном объеме затруднен.

Пример 3

Список файлов с приказами в электронном виде при несоблюдении принципа единообразия

 

Рассылка

Подписанный и зарегистрированный приказ, включая все поименованные в нем приложения, необходимо в максимально короткие сроки довести до сведения заинтересованных лиц.

Сегодня все больше компаний переходит на электронный документооборот или использует те или иные технические средства для обмена документами, в т.ч. для рассылки распоряжений руководства, например электронную почту, общий портал и т.д.

Однако есть и те, кто в силу сложившейся практики продолжает вывешивать приказы на информационные стенды или передает исполнителям бумажную копию. Выбор формы ознакомления с распорядительной документацией зависит от размера компании, ее территориальной распространенности, привычек руководителя и т.п. В любом случае форма и порядок рассылки приказов (распоряжений) должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству и отвечать требованиям целесообразности.

Рассылка документа исполнителям осуществляется по списку, подготовленному инициатором приказа. Такой список должен содержать всех лиц, прямо или косвенно задействованных в исполнении приказа. Список рассылки, наряду с информацией об инициаторе и согласователях, следует включить в перечень обязательных технических реквизитов при подготовке документа.

Пример 4

Образец оформления технической информации для распорядительного документа

(как правило, оформляется на обратной стороне последнего листа распорядительного документа)

Приказ подготовил

Наименование должности                   личная подпись                     И.О.Фамилия

Вн.тел 00-00

СОГЛАСОВАНО:

Наименование должности

куратора направления деятельности,

описываемого в приказе (как правило,

из числа зам.руководителя организации)            личная подпись        И.О.Фамилия

00.00.0000

Главный бухгалтер

(если приказ содержит финансовые вопросы)    личная подпись           И.О.Фамилия

00.00.0000

Специалист юридической службы                       личная подпись           И.О.Фамилия

00.00.0000

Иные руководители

С приказом ознакомлены*:

Наименование должности                                     личная подпись            И.О.Фамилия

и/или

Приказ разослан по электронной почте: наименования должностей, подразделений.

*Допускается оформление «Листа ознакомления с приказом» как самостоятельного документа.

В ряде организаций ограничиваются фразой «Секретарю довести приказ до сведения заинтересованных лиц», что категорически не правильно, т.к. секретарь в силу разных обстоятельств может не знать всех участников, задействованных в реализации тех или иных бизнес-процессов.

При отправке приказа по электронной почте (Пример 5) обратите особое внимание на то, чтобы все файлы, относящиеся к приказу, были прикреплены к электронному сообщению.

Пример 5

Отправка приказа по электронной почте

 

Рассылая приказ по электронной почте, всегда начинайте заполнение графы «Тема» по единому шаблону: следите за количеством пробелов, не чередуйте слова, знаки и т.п. Все это позволит в будущем быстро осуществлять поиск необходимой отправки.

Если графа Тема» в электронном сообщении оформлена правильно, то при формировании списка по данной графе все приказы будут показаны по порядку.

При неправильном оформлении графы «Тема» при формировании списка по данной графе приказы будут показаны вперемежку с другими отправленными электронными сообщениями, а сама очередность приказов будет нарушена.

Пример правильного оформления графы «Тема» в электронном сообщении

Пример неправильного оформления графы «тема» в электронном сообщении

ПРИКАЗ 001 о ревизии

Приказ № 1 о ревизии

ПРИКАЗ 002 о филиале

Приказ 2 о филиале

ПРИКАЗ 003 об архиве

Пр. № 3 об архиве

В крупных компаниях, особенно с обширной филиальной сетью, целесообразно в адресной книге составить списки рассылки, сформировав их по наиболее общим признакам, например «Филиалы» «Руководители подразделений» и т.п. (Пример 5). В данные списки помимо непосредственных руководителей следует внести электронные адреса заместителей или иных дублеров на случай отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) основного сотрудника.

Общие списки значительно облегчают рассылку однотипных по содержанию документов, а также документов, подлежащих исполнению большим количеством лиц.

Пример 6

Рассылка документов  с помощью списков рассылки

 

Ознакомление. Делим зоны ответственности

Своевременность и качество исполнения воли руководства во многом зависят от своевременного ознакомления исполнителя с приказом. На этом этапе важно, чтобы подписанный документ незамедлительно был доведен до сведения исполнителей установленным в компании способом: вывешен на общедоступном ресурсе, разослан по электронной почте, передан в виде бумажной копии. Данная обязанность, как правило, возлагается на секретаря или соответствующего сотрудника службы ДОУ, в чьи функции входит приказное делопроизводство.

Но порой сотрудники, ведущие активную переписку, не сразу обращают внимание на электронное сообщение, поступившее от секретаря. Многие полагают, что ответственность исполнителя наступает только после ознакомления «под роспись» с содержанием поручения. А как быть, если исполнитель на момент рассылки приказа отсутствовал на рабочем месте? Кто виноват в срыве сроков исполнения? Ответ на данный вопрос зависит от установленной в компании системы ознакомления с документами, прописанной в инструкции по делопроизводству. Поэтому пропишите в инструкции по делопроизводству ответственность каждого участника.

Во многих небольших компаниях ответственность за своевременное ознакомление исполнителей с распорядительной документацией лежит на секретаре. Однако возможны и иные варианты. Например, ответственность может переходить с секретаря на исполнителя в момент доставки электронного сообщения адресату. Ответственность также может полностью возлагаться на руководителей подразделений, которые не только обязаны регулярно самостоятельно просматривать информацию, публикуемую на общем портале, или своевременно знакомиться с содержанием поступающих электронных сообщений, но и доводить до сведения рядовых сотрудников вверенных им подразделений распоряжения руководства компании.

Кроме того, следует обязать руководителей подразделений и иных знаковых сотрудников предоставлять своим заместителям право доступа к своей служебной электронной переписке или обеспечить переадресацию корреспонденции на ответственного сотрудника на период отсутствия. Данный постулат особенно актуален в крупных компаниях, где секретарь не в силах отследить перемещения и отпуска многочисленного персонала.

Несмотря на новые технологии, по-прежнему актуально подтверждать личной подписью исполнителя факт его ознакомления с приказом. Для небольших компаний сбор подписей исполнителей можно осуществить на обороте последнего листа приказа, в крупных целесообразнее оформить «Лист ознакомления», в который обязательно следует внести все реквизиты приказа (дата, номер, краткое содержание).

Пример правильного оформления листа ознакомления

Пример неправильного оформления листа ознакомления

Лист ознакомления с приказом ООО «Ромашка» от 00.00.0000 № 000 «О чем приказ»

Наименования должностей, расшифровки подписей

С приказом ознакомлены

Наименования должностей и расшифровки подписи

Закрепите в инструкции по делопроизводству, что в случае электронной рассылки распорядительных документов датой ознакомления исполнителя с приказом следует считать дату отправки электронного сообщения, а не дату подписания листа ознакомления.

В случае оформления листа ознакомления как самостоятельного документа оригинал приказа подшивается в дело сразу после его рассылки, а к листу ознакомления подкалывается копия приказа. Дело с копиями может использоваться в текущей работе. Это позволяет обеспечить сохранность оригинала приказа, что особенно актуально в крупных и/или территориально разрозненных организациях.

Текущее хранение и передача приказов в архив

Приказы подшиваются в дело со всеми приложениями, поименованными в тексте приказа. При этом следует внимательно проверить наличие всех подписей как в графе «Согласование», так и на приложениях.

Основания, повлекшие издание приказа по основной деятельности, а также материалы по его исполнению формируются отдельно.

По мере накопления документов в папке целесообразно распечатывать имеющуюся у вас электронную версию учета приказов и подшивать в качестве поискового информатора.

Как правило, приказы по основной деятельности наиболее востребованы в течение первых двух лет. Следует помнить, что в целях обеспечения сохранности оригиналы приказов не должны покидать установленного для их хранения помещения. Для работы выдаются копии или выписки из приказов. Все популярнее становятся скан-копии приказов.

По истечении двух лет* экспертная комиссия изымает из общего массива приказы, касающиеся хозяйственной деятельности (о создании комиссий для списания ТМЦ, об установлении сезонных норм расхода бензина и т.п.). Срок хранения таких приказов составляет пять лет (ст. 19в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г.). Такие приказы не подлежат дополнительному оформлению.

Остальные приказы следует разложить в порядке возрастания (первый приказ сверху). В правом верхнем углу карандашом нумеруются листы, причем каждый том не должен превышать 250 листов. В начало дела вкладывается внутренняя опись, в конец – лист–заверитель (Пример 6), в котором поясняется содержание дела, наличие тех или иных нестандартных листов, иные требующие пояснения сведения.

Дело сшивается, вносится в опись дел постоянного хранения и передается на архивное хранение.

Пример 7

Лист-заверитель для дела с приказами

В дело № 000 «Приказы по основной деятельности за 0000 год. Том 00» включены приказы за период с 00.00.0000 по 00.00.0000 г.

В дело подшито и пронумеровано 00 (прописью) документов на  000 (прописью)  листах.

Нумерация приказов прерывается, т.к. в дело не включены приказы по хозяйственной деятельности, чей срок хранения составляет 5 лет (ст. 19в Перечня 2010)

Лист № 00 имеет пометки, выполненные авторучкой.

Наименование должности

сотрудника, составившего заверительную запись     личная подпись     И.О.Фамилия

00.00.0000



* Если в компании формируется дело с копиями приказов для повседневной работы, дело с оригиналами приказов можно передавать на архивное хранение по истечении календарного года.

 

Ю.С.Задорина

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2011.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.