Электронная версия журнала

Корпоратив за три моря

«Секретарь-референт» №11 2011 / Профессия


В последнее время в нашей стране, как и во всем мире, весьма популярны корпоративы – праздники, которые компании устраивают для своих сотрудников. Конечно, эта традиция появилась не вчера. Раньше Новый год, день рождения компании и прочие праздники отмечались на рабочих местах (в актовых залах, комнатах переговоров и даже просто кабинетах) и организовывались, как правило, силами самих сотрудников. В наше время это все еще характерно для бюджетных организаций. И все же многие компании стараются организовать что-то особенное: снять ресторан или концертный зал, заказать развлекательную программу и устроить для своих сотрудников настоящий праздник. Поводы могут быть самые разные: день рождения компании, Новый год, Восьмое марта или новый этап в развитии. И все же Новый год из праздников самый любимый и интересный.

Организация новогоднего праздника позволяет включить фантазию, воплотить в жизнь необычные идеи, развить свои умения, а также обзавестись полезными контактами. Но в то же время это очень трудоемкий и нервный процесс. Как правило, подготовку (поиск помещения, подбор артистов, утверждение меню) начинают уже летом. Конечно, подготовить все можно и в декабре, особенно если вы живете в большом городе, но выбор в это время будет ограничен, а цены не порадуют.

Хорошей альтернативой проведению корпоративного вечера в вашем городе является корпоратив за границей. Конечно, может показаться, что это  намного затратнее по ресурсам, однако есть ряд несомненных плюсов и дело того стоит. А если организовать процесс грамотно, то можно потратить вполне разумные средства.

Зачем проводить корпоратив за границей, если это чревато не только дополнительными расходами, но и сложностями с организацией перелетов, проживания, оформления виз и необходимых документов?

Праздник за рубежом – это хорошая форма поощрения сотрудников. В чем-то такой вариант даже лучше денежной премии, поскольку все сотрудники компании награждены одинаково, что, как следствие, сближает коллектив и повышает лояльность. Кроме того, смена обстановки в середине года благотворно влияет на эмоциональное состояние людей, а это значит, что в будущем году они станут лучше работать.

В общем, корпоратив за границей – свидетельство успешности компании, ее заботы о своих сотрудниках и отличное средство для улучшения настроения и отношений в коллективе.

В крупных компаниях организацией подобных мероприятий занимаются HR- или PR-отделы, а вот если компания не очень большая или в обязанности сотрудников данных отделов не входит организация праздников, заниматься этим приходится секретарю (или секретарям). Впрочем, даже при наличии в офисе «спецподразделения» без помощи секретаря все равно не обойтись, ведь праздник за границей предполагает покупку билетов, бронирование отелей, оформление виз и приглашений, т. е. все то, что традиционно входит в  обязанности секретаря.

С чего начать

Прежде всего нужно определить, чего именно вы хотите. Будет ли праздник проходить на берегу теплого моря или на горнолыжном курорте? Возможно, большинство сотрудников мечтают отдохнуть в тихом коттеджном поселке или предпочитают насладиться красотами одной из европейских столиц? Когда вы определитесь с этими пожеланиями, можно выбирать направление.На выбор конкретной страны могут повлиять материальные, транспортные и прочие факторы, которые мы рассмотрим ниже.

Затем необходимо решить, кто будет заниматься организацией праздника. Обратитесь ли в агентство полного цикла или разобьете организацию праздника на несколько этапов, каждым из которых будет заниматься отдельная компания? Это нужно решить исходя из бюджета, времени, а также собственных организаторских способоностей.

Агентства полного цикла – это компании, которые делают праздники «под ключ»: начиная с получения виз для сотрудников и заканчивая организацией собственно праздничной программы. Они возьмут на себя все проблемы с размещением, заказом питания, билетов, экскурсий. Это очень удобно, но может вылиться в крупную сумму, поэтому разумнее заказать праздничную часть, а с «путешественнической» справиться самостоятельно или с помощью обычного туристического агентства.

Для организации праздничной части лучше обратиться в специализированную компанию: для того чтобы корпоративный вечер (особенно новогодний) не превратился в обычные посиделки, он должен быть очень грамотно организован. Придумать идею вечеринки и нанять артистов для ее проведения – вполне достаточно, если ваша компания небольшая. Если же компания крупная, лучше довериться профессионалам. Они помогут определить тему вечеринки, займутся подбором артистов, развлекательных номеров, шоу-программы, а также организуют транспортировку реквизита и артистов и возьмут на себя полное техническое оснащение праздника.

Бюджет мероприятия

Из чего в итоге будет складываться стоимость корпоративного праздника за рубежом?

В первую очередь это, конечно, переезд, трансфер, проживание, оформление виз. Кроме того, нужно учесть расходы на фуршет или банкет (как правило, они составляют от 30 до 40 % от общего бюджета, включая аренду зала) и развлекательную программу (около 20 %). Если вы обращаетесь к услугам агентства, его гонорар может составить 5–10 % от общего бюджета мероприятия.

Если у вашего руководства появилась идея организовать корпоративный праздник за рубежом, то первоначальная задача – составить предварительную смету расходов. После этого руководство утверждает или не утверждает бюджет данного мероприятия. Вопрос утверждения средств на предстоящий праздник – первоначальный и определяющий все последующие действия.

Если вы организуете программу праздника не самостоятельно, а обращаетесь в агентство полного цикла, то вопрос про бюджет будет первым, который вам зададут. Менеджеры агентства, как правило, работают, когда принято конкретное решение – компания знает, сколько средств она готова потратить на предстоящее мероприятие. Довольно сложно найти агентство, которое сразу предложит вам список возможных вариантов проведения праздника и назовет хотя бы примерную стоимость каждого, чтобы вы сами могли выбрать, что вам подходит.

Как правило, если вы не можете обозначить бюджет, то самое большое, что сможет сделать менеджер, – это рассчитать стоимость туристической части праздника. В случае, если туристическую часть вы берете на себя, рассчитать стоимость можно самостоятельно. В данной ситуации начальству будет проще утвердить бюджет, зная хотя бы часть стоимости всего мероприятия.

Как выбрать страну?

К сожалению, придется руководствоваться не только мечтами и пожеланиями, но и рядом практических соображений. Итак, что для нас важно:

  • Безвизовый въезд. Это, конечно, идеальный вариант. Кроме того, подойдут и некоторые страны Шенгенского соглашения, из тех, кто не предъявляет особо строгих требований к оформлению визы (например, Чехия, Финляндия). Страны Шенгена хороши еще и тем, что в наше время у большинства работников компании может быть та или иная открытая виза.

  • Развитая индустрия туризма в стране/городе, который мы выбрали.

  • Относительная легкость дороги (один авиаперелет либо ночь на поезде или, возможно, даже автобусе). В любом случае дорога не должна быть долгой и трудной, иначе некоторые сотрудники будут вынуждены отказаться от поездки (или не доберутся до места назначения, потерявшись в аэропорту пересадки). Также нужно учитывать, с какой частотой совершаются рейсы. Направление, на которое существуют два рейса в неделю, лучше сразу исключить, чтобы избежать переплат и сложностей с покупкой билетов.

  • В том месте, куда вы едете, должна быть развита индустрия проведения досуга (варианты любые: от экскурсий в Европе до теплого моря в Африке – зимой такое море само по себе сойдет за шикарный досуг и чудесное развлечение).

Наиболее популярные направления

Пляжный отдых. Самым популярным направлением зимой является, конечно, Египет. Купальный сезон там не заканчивается практически круглый год, выбор отелей огромный (на любой вкус и кошелек), в большинстве из них есть рестораны, банкетные залы, зоны отдыха (например, у бассейна), где можно провести сам праздник. Кроме того, в стране отлично развита индустрия спорта и других развлечений. Другой важный момент – авиакомпании не отменяют чартеры на зимний сезон, самолеты из Москвы летают каждый день. Это значит, что проблем с транспортировкой сотрудников не возникнет. В качестве дополнительных бонусов можно назвать безвизовый въезд (точнее, виза ставится на границе), относительно невысокую стоимость поездки на человека (далеко не каждая компания может отправить своих сотрудников в Доминиканскую Республику). Кроме того, отдых не станет накладным для самих работников. Все мы знаем, как нужны деньги перед Новым годом, поэтому любые траты в поездке могут восприниматься как лишние и незапланированные.

Как правило, проживание в египетских отелях включает в себя завтрак, обед и ужин (если они вообще не работают по системе «все включено»), а это значит, что не нужно будет дополнительно озадачиваться организацией питания сотрудников (им не придется тратить деньги).

Горные лыжи. Здесь кроме стран Европы (Финляндия, Болгария, Польша, Австрия как крайне небюджетный вариант) можно также обратить внимание на страны ближнего зарубежья: Казахстан и Киргизию. Это обойдется намного дешевле, не возникнет проблем с визами, а также с коммуникациями с принимающей стороной. Однако помните, что индустрия туризма там развита весьма однобоко: хорошие склоны сочетаются с плохим сервисом большинства отелей. Впрочем, если в вашей компании коллектив молодой, веселый и спортивный, то на подобные мелочи можно не обращать внимания.

Экскурсионные программы. Традиционно самыми популярными являются Чехия и страны Балтики и Скандинавии (особенно для жителей Северо-Западного региона). До столицы Чехии удобнее всего добираться на самолете, благо, рейсы из Москвы и Санкт-Петербурга летают не один раз в день. Из Петербурга можно доехать до Риги, Таллина или Хельсинки на автобусе или поезде.

Подготовка к поездке сотрудников организации

Выезд за рубеж на корпоратив, как и любая другая заграничная поездка, требует подготовки определенных документов.

Итак, на что необходимо обратить внимание:

  • Cроки действия (и, собственно, наличие) загранпаспортов всех сотрудников. Например, для поездки в Чехию необходимо, чтобы загранпаспорт был действителен минимум три месяца с момента въезда в страну. В Египет российских туристов пускают, даже если срок действия паспорта истекает через два месяца.

Если у кого-то из сотрудников загранпаспорта нет или срок его действия истекает слишком рано, придется оформлять новый паспорт. Здесь нужно учитывать ряд моментов. В принципе сотрудники могут оформить паспорта и сами через ОВИР по месту жительства. В таком случае срок оформления – около одного месяца. Заплатить нужно будет только госпошлины. Ситуация может осложниться, если в штате есть работники с постоянной регистрацией в другом городе. Тогда для оформления загранпаспорта им придется или ехать по месту прописки, или оформлять временную регистрацию по месту работы.

Можно также оформить паспорта централизованно через центры оформления документов (учитывайте, что в настоящее время турфирмы не имеют права заниматься оформлением загранпаспортов). В этом случае можно значительно сократить сроки и увеличить расходы (оплата непосредственно центру оформления + доплата за срочность). Конечно, если решено оформлять паспорта через посредников, то нести расходы должна компания. Оформить загранпаспорта через ОВИР работники могут и за собственные средства.

  • Визы. Если вы выбрали страну, в которой действует визовый режим, следует разослать сотрудникам список необходимых документов и указать сроки, в которые нужно эти документы предоставить. Оформлять документы в таком случае можно через специальное агентство (возможно, через то, в котором вы заказываете билеты или бронируете гостиницы) или через визовый центр. Можно, конечно, сделать это через посольство или консульство, но если сотрудников много, то логичнее воспользоваться услугами посредника.

  • Страховки. Не забудьте оформить медицинские страховки всем выезжающим. Их наличие далеко не всегда проверяют на границе, некоторые страны вообще их не требуют. Но они необходимы, ведь всякое может случиться, особенно на празднике.

  • Список вещей, которые нужно взять с собой. Его рассылают по электронной почте ближе к празднику, когда ясна тема вечера, условия проживания и пр.е. Например, если в развлекательной программе планируются спортивные соревнования, напишите, что желательно взять с собой кроссовки, чтобы все могли принять участие. Если предстоит поездка на горнолыжный курорт, нужно заранее уточнить, что из снаряжения можно будет взять в прокат на месте, а что необходимо приобрести.

Наш совет. Как правило, минимальные сроки корпоративного выезда за границу –  три дня и две ночи. Однако лучше устроить выезд на четыре дня и три ночи, чтобы сотрудники не неслись с корабля на бал и имели в запасе один день на отдых после праздничного вечера, а также на ознакомление с тем местом, куда они приехали.

Выбор места проживания

Может показаться, что единственным возможным вариантом является отель (желательно большой). Но существуют еще различные туристические базы, коттеджи, дома отдыха. Например, в коттеджных поселках в Финляндии есть административные здания с рестораном (банкетным залом), где можно провести праздничный вечер, а сотрудников расселить по коттеджам.

В общем, выбор способа расселения зависит от страны и направленности отдыха. Если вы остановились на отеле, то существует он должен отвечать ряду требований. Количество номеров, конечно, будет зависеть от численности сотрудников вашей компании, но в отеле обязательно должен быть ресторан или конференц-зал, где можно организовать торжество. В стоимость номера должен входить хотя бы завтрак, но лучше дополнительно заказать еще и ужин.

Почему целесообразно выбирать отель с рестораном или банкетным залом? Можно арендовать отдельное помещение для самого праздника, но это повлечет за собой дополнительные расходы на аренду и трансфер сотрудников. Кроме того, в чужой стране поздней ночью после торжества лучше просто подняться в номер, чем куда-то ехать, пусть даже и на комфортабельном автобусе.

Где и как искать отель?

Если у вас есть агентство, с которым вы работаете на постоянной основе, можете обратиться за помощью туда. Если же нет или по какой-либо причине вы не хотите туда обращаться, можно подобрать отель самостоятельно, например через Интернет.

Сайты в помощь

http://www.booking.com/

Пожалуй, самый известный в России сайт-поисковик, где можно подобрать и забронировать отель. Плюсы: удобный интерфейс на русском и большое количество отзывов отдыхающих об отелях популярных направлений.

http://www.hotelscombined.com/

Замечательный международный поисковик, который работает с сайтами по бронированию отелей. При поиске он выдает предложения со всех сайтов, начиная с самого дешевого отеля. Вы видите стоимость и сайт, через который будет забронирован отель. Для работы можно выбрать русский язык.

http://www.hrs.com

Также очень удобный сайт для поиска и бронирования отелей. Можно ознакомиться с отзывами. Кроме того, работает телефонная линия поддержки.

http://www.onhotels.com/

Сайт, специализирующийся на европейских отелях. Его основной минус – интерфейс только английский. Но есть предложения, которых нет на booking.com, , и стоимость бывает намного дешевле.


На сайтах можно выбрать отель, забронировать его, оплатить. Но в случае если вы хотите заказать гостиницу под корпоратив, данный вариант не для вас. К помощи сайтов стоит прибегнуть, чтобы выбрать гостиницу, соответствующую вашим пожеланиям. Бронирование же номеров осуществлять лучше напрямую через сайт отеля. У большинства крупных отелей есть сайты и сотрудники, говорящие на английском. Поэтому, если вы решили бронировать отель самостоятельно, лучше написать туда письмо для выяснения, можно ли забронировать на нужные вам даты определенное количество номеров, может ли отель предоставить ресторан для банкета, трансфер и прочее. Конечно, эта переписка может затянуться, поскольку придется обсудить множество важных деталей. Возможно, придется составить договор о работе, или отель ограничится выставлением счета, который нужно будет своевременно оплатить.

Как ехать?

Выбор варианта обусловлен исключительно удобством. Если расстояния небольшие (например, Санкт-Петербург – Таллин), подойдет даже автобус.

В автобусных компаниях, осуществляющих международные рейсы, можно арендовать один или несколько автобусов для вашей организации. Это относительно недорого и очень удобно. Единственный минус – прохождение границы: чем ближе к Новому году, тем дольше может затянуться эта процедура.

Билеты на поезда и самолеты лучше покупать через агентства.

Кстати, для перелета большого количества человек совершенно необязательно арендовать самолет. Здесь все зависит от правильно выбранного направления: так, в декабре в Прагу из Москвы летает около пяти рейсов каждый день. Если коллектив небольшой, можно даже посадить всех в один самолет. Если в компании работает больше двухсот человек (примерное число пассажиров в аэробусе), то, конечно, придется перевозить сотрудников несколькими рейсами.

От аэропорта/вокзала до гостиницы сотрудников необходимо организованно довезти. Как правило, за организацией трансфера можно обратиться в специализированное агентство в вашем городе либо в том месте, куда вы едете (Интернет в помощь), или непосредственно в гостиницу. Чем раньше вы закажете трансфер, тем дешевле обойдется эта услуга.

Дополнительные развлечения. На пляже или горнолыжном курорте с этим проблем не возникнет. В случае поездки в один из европейских городов можно заказать обзорную экскурсию по городу (автобусную или пешеходную). Помощь в организации экскурсии часто оказывают отели, а можно обратиться в агентство в вашем городе. Только сделать это нужно заранее, особенно если коллектив большой, – в таком случае понадобится несколько гидов и автобусов.

Организация корпоративного праздника – это очень большая ответственность. Нужно, чтобы не только всем понравилась развлекательная программа, но также необходимо избежать форс-мажоров, грамотно организовать все этапы. Надеемся, наши советы помогут облегчить эту задачу.

 

Юдакова М.А., секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2011.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.