Электронная версия журнала

"Трудный" начальник

«Секретарь-референт» №11 2006 / Профессия

Трудности закаляют, не правда ли, дорогие читатели? Интуитивно чувствую, вы утвердительно киваете: «Правда, правда» – и добавляете с легкой иронией: «Только если они эпизодические». Что поделаешь, но в нашей секретарской деятельности они, увы, встречаются постоянно. Особенно если вам попался «трудный» начальник. Впрочем, вы когда-нибудь видели руководителя с легким характером? Лично я – нет. Поэтому давайте сразу перейдем к практике и будем учиться выстраивать свои отношения с «трудным» шефом.

Болезненная подозрительность

Предположим, ваш руководитель страдает излишней подозрительностью. Он уверен, что стоит ему только отлучиться из офиса, как сотрудники тут же расхолаживаются, начинают бездельничать, а то и вовсе покидают свои рабочие места. Поэтому, находясь вне офиса (на встрече, в командировке, на отдыхе), он беспрестанно, порой несмотря на большую разницу во времени, звонит, задавая один и тот же вопрос: «Как дела? Есть что-нибудь срочное?» Можно, конечно, попытаться сказать, что вы свяжетесь с ним, как только потребуются его указания, но, скорее всего, этот прием не сработает. Опасаясь, что вы ему так и не позвоните и он утратит над вами контроль, такой человек замучает вас звонками. Лучше поступить по-другому. Возьмите инициативу в свои руки. Установите временные рамки сами, как бы давая шефу понять, что звонить раньше нет никакого смысла.

Например, руководитель уже в четвертый раз перезванивает, интересуясь, не прислали ли перевод договора. Разумнее всего ответить так: «Я связывалась по этому вопросу с таким-то, он заверил, что перевод будет готов сегодня, но только к 17.00» Таким ответом вы подводите шефа к мысли, что раньше 17.00 звонить вам по этому вопросу не стоит. Безусловно, подозрительный человек найдет еще массу поводов для звонка, но тактика, я думаю, понятна: сами регулируйте время его следующего звонка. Это даст вам возможность избавиться от постоянного напряжения и незапланированного общения с руководителем.

Если не хватает информации…

Ничуть не меньше сложностей возникает в общении с теми руководителями, которые привыкли жестко дозировать информацию о своем рабочем графике, о ходе дел в компании, о посетителях, с которыми договорились о встрече. В чем причины таких недомолвок? Как правило, они такие:

  • шеф торопился и забыл предупредить вас или думал, что предупредил;
  • руководитель не считает нужным сообщать вам ту или иную информацию;
  • шеф подсознательно ощущает, что вы вторгаетесь в сферу его личных интересов, и не желает ограничивать собственную свободу действий, вводя вас в курс дела и т.д.

Одним словом, причин может быть множество. Другое дело, что последствия подобных действий руководителя всегда печальны. Как сести себя в подобных ситуациях?

Во-первых, учитесь задавать шефу быстрые, короткие и точные вопросы. Рассмотрим ситуацию, когда шеф пытается покинуть офис. Вот, например, какие вопросы могут возникнуть в этот момент у секретаря: «Иван Иванович, когда вас ожидать?», «Вы не назначили новых встреч в офисе на сегодня?», «Что отвечать, если будет звонить Сидоров по поводу договора?» и т.д.

Во-вторых, внимательно фиксируйте все, о чем шеф или коллеги говорят в вашем присутствии. Любопытство здесь ни при чем. Иногда в процессе разговора обсуждаются факты, решения, цифры, знание которых поможет вам выстроить цепочку последующих событий и получить представление о ходе дел по тому или иному вопросу или проблеме.

 

Мнение

Тамара С., секретарь финансового директора страховой компании, Санкт-Петербург: «Секретарь, не получающий должной информации от своего руководителя, чувствует себя некомпетентным, не владеющим ситуацией сотрудником, который на вопрос «Где шеф?» вынужден каждый раз лихорадочно придумывать очередную более или менее правдоподобную легенду, чтобы не ударить лицом в грязь и сохранить свой статус профессионала».

Галина Д., личный помощник Председателя Совета директоров одного из столичных банков: «Когда я встречаю нежданного гостя, о приходе которого шеф, уезжая на встречу, не поставил меня в известность, сначала всеми правдами и неправдами пытаюсь выведать, кто он и откуда, а потом дозваниваюсь до шефа и выясняю, не забыл ли он о визите этого посетителя. Безусловно, такая неорганизованность раздражает и мешает работе. Но самое удручающее – это состояние постоянного напряжения, в котором ты находишься, ибо всегда надо держать на лице хорошую мину при плохой игре».

Анна К., референт генерального директора аудиторской компании, г. Самара: «Помню, как однажды секретарь компании-партнера попросила меня переслать по электронной почте необходимые материалы для заключения контракта. Она утверждала, что мой шеф на утренней встрече заверил: они мною уже подготовлены и будут незамедлительно высланы, в то время как я впервые об этом слышала! Естественно, что остаток рабочего дня превратился в сплошной кошмар, поскольку мне предстояло за сорок минут проделать работу нескольких дней!»

Вопрос времени

Чрезвычайно сложно работать с руководителями, которые всегда и всюду опаздывают, не умеют просчитывать время и рационально его использовать. Для бизнесмена это серьезный недостаток, ведь, как известно, время – деньги. Исправить такого человека практически невозможно, а вот помочь ему можно и даже нужно. Вместо того чтобы каждый раз извиняться перед посетителями или бизнес-партнерами, ссылаясь на пресловутые пробки на дорогах, в которых якобы в очередной раз застрял ваш руководитель, лучше заранее начать теребить шефа напоминаниями о том, что пора ехать на встречу. Заблаговременно узнайте у водителя, сколько времени понадобится, чтобы доехать до места встречи, и накиньте сверху минут пятнадцать. Этого времени руководителю будет вполне достаточно, чтобы завершить дела в офисе. Также попросите водителя продумать наикратчайший маршрут и возможные варианты объезда на случай все тех же пробок.

Некоторые руководители грешат тем, что любят озадачивать своего секретаря в самый последний момент. «Напечатай мне быстренько», – говорит шеф перед самым отъездом и протягивает вам листиков эдак пять. Конечно, многое в этой ситуации будет зависеть от ваших профессиональных навыков печатания и умения сконцентрироваться. И все же вы не кремлевская машинистка, набивающая до 600 знаков в минуту, и не индийская шестирукая богиня. Поэтому первый способ выживания в такой критической ситуации – отсечь все лишние раздражители. Снимите телефонную трубку, водрузите на столе табличку с лаконичной, но безапелляционной надписью: «Просьба не беспокоить!» и набивайте себе текст на здоровье. Будьте готовы к тому, что шеф все это время будет стоять у вас над душой или через каждые две минуты выглядывать и кабинета и отвлекать вопросом: «Ты еще не закончила?»

Другой способ позволит вам сберечь множество нервных клеток, если, конечно, вам удастся склонить к нему шефа. Оцените объем работ и скажите начальнику, сколько вам понадобится времени на выполнение задания. Если это более, чем он может себе позволить, то смело предлагайте выход: вы будете печатать, пока он находится по пути на встречу, а готовый документ скинете ему по факсу или по e-mail. Минус данного способа –на месте встречи может не оказаться факса или принтера.

«Роман в письмах»

Многие руководители широко практикуют общение со своим помощником посредством электронной почты. Однако иногда это переходит все разумные границы. Вы, конечно, знаете, уважаемые коллеги, как важно задать шефу уточняющие вопросы именно в тот момент, когда он дает вам поручение. Сразу многие проблемы могут быть сняты, ситуация прорисуется четче, да и детали станут понятнее. Как же не повезло в этом смысле моей коллеге Юлии! Ее шеф, большой любитель компьютерных усовершенствований, поклонник технического прогресса, предпочитает общаться со своим секретарем только с помощью внутриофисной системы Lotus Notes. Даже чай просит ему принести не устно, а письменно! А теперь представьте себе, что каждый раз, когда у секретаря возникают вопросы по ходу выполнения того или иного поручения, ей приходится оформлять их в письменном виде. А если учесть, что ответ шефа может породить новый вопрос, то роман в письмах обеспечен. Моя подруга шутит, что за время общения с шефом научилась излагать мысли более грамотно и связно, чем в школе на уроках литературы. Впору в литинститут поступать! Тем не менее, шеф категорически отказывается менять стиль общения. Он мотивирует это тем, что секретарю в случае ошибки невозможно будет сослаться на то, что руководитель не оговаривал с ней те или иные детали поручения.

Ограничьте личное пространство

Бывают случаи, и весьма пренеприятные, когда руководитель пытается вторгнуться в ваше личное пространство. То он заглядывает на экран компьютера, пытаясь узнать, чем вы заняты. То прислушивается, какие разговоры и с кем вы ведете по телефону, причем сердится, если вы не прервали разговор и пренебрегли им ради невидимого абонента. То просматривает вашу записную книжку, которую вы случайно забыли на столе. То без приглашения (вы даже не успели открыть рот, чтобы предложить угощение) берет с вашей тарелки печенье, пирожное или фрукты. Согласитесь, дорогие коллеги, что подобное вторжение в вашу приватность нельзя назвать желанным. Будь это кто-нибудь из ваших коллег, вы, не задумываясь, поставили бы невежу на место. А как быть с шефом?

Промолчать – значит признать его право на дальнейшие поползновения подобного рода. Выказать недовольство его невоспитанностью? Рискованно. Реакцию руководителя предугадать сложно, а вы вряд ли готовы расстаться со своим рабочим местом из-за такого пустяка. Конечно, все зависит и от характера вашего руководителя. Все люди разные. Кто-то может оскорбиться подобным замечанием, а кто-то, напротив, даже принесет извинения за свой поступок. Самое оптимальное решение – показать, что вы видите действия руководителя, но относите их к автоматическим, так сказать, совершенным по рассеянности или в состоянии задумчивости. Поэтому дружелюбно, без язвительных и нравоучительных интонаций, в тот момент, когда вы говорите по телефону, а он материализуется рядом с вами, извинитесь перед абонентом, завесьте звонок и поинтересуйтесь: «Вы что-то хотели мне сказать, Иван Иванович?» Даже если он просто подслушивал, ему на ходу придется придумать для вас задание и ретироваться, так как, по логике вещей, дальнейшее его пребывание в приемной будет неоправданно. Если же страсть к подслушиванию окажется сильнее или он сделает вид, что решил почитать в приемной газету, смело продолжайте разговор. Пусть слышит, что вы звоните по рабочему вопросу. Если же разговор был сугубо личный, извинитесь перед абонентом и повесьте трубку.

«А что предпринять, если шеф протянул руку к моей записной книжке?» – спрашивает нетерпеливый читатель. Что предпринять? С энтузиазмом воскликните: «Как хорошо, Иван Иванович, что вы обратили внимание на мою записную книжку. Я ведь совсем про нее забыла! Так бы и оставила на работе!» И с улыбкой протяните руку за книжкой. Естественно, что шеф будет вынужден тут же вернуть вам вашу собственность.

Продолжая тему «вторжения», отдельно хочется сказать о том типе руководителей, которые считают своим долгом постоянно поправлять каждое действие сотрудника. Иными словами, такой начальник не способен делегировать вам все полномочия в рамках поставленной задачи. Даже если он обещает дать вам карт-бланш, знайте, он будет постоянно вмешиваться со своими советами и назиданиями. Любую вашу инициативу будет губить на корню и требовать от вас действий, строго им предписанных. Ваша задача, если вы не хотите исполнять роль марионетки, максимально деликатно, но решительно пресечь действия шефа. Апеллируйте к нему как к несомненному лидеру и наставнику (чуть-чуть лестных отзывов не повредит!). Скажите, что рассматриваете порученную работу как некий контрольный срез тех знаний, которые вы почерпнули, работая с ним. Отметьте, что для чистоты эксперимента хотели бы сделать ее самостоятельно от начала и до конца, а также заверьте, что всеми силами постараетесь оправдать его высокое доверие. Как сказали бы психологи, предложите ему игру: вы – экзаменуемый, он – экзаменатор. Как вы понимаете, принимая правила этой игры, которые исключают какие-либо подсказки со стороны экзаменатора, шеф вынужден будет отказаться от вмешательства. Более того, в нем наверняка проснется инстинкт охотника, пристально наблюдающего из засады за своей «жертвой». Но учтите, коллеги, вам действительно надо будет справиться с этой работой на «отлично», иначе руководитель больше никогда и ничего вам не доверит. И помните: даже если результат ваших усилий превзойдет все ожидания начальства, не ждите, что кто-то станет петь вам дифирамбы. Чаще всего руководители считают, что их задача – контролировать, направлять и критиковать за ошибки, в то время как любое хорошо и грамотно сделанное дело, отличный результат рассматриваются как само собой разумеющееся.

Безусловно, перечислить все трудные случаи, причиной которых может быть непростой характер руководителя, не только нереально, но и бессмысленно. Важно лишь уяснить, что всегда и в любой ситуации следует проявлять сообразительность, такт и выдержку – показатели вашего профессионализма и залог будущего успеха.

Н.В. Кучер, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2006.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.